Budżet w projektach IT – jak i po co go szacować?

175

“Ile TO właściwie będzie kosztować”? To jedno z pytań, które poprzedza rozpoczęcie każdego projektu, zwłaszcza w IT. Jak szacować budżet, po co i dlaczego warto mówić o nim otwarcie?

Cel projektu

Realizację projektu IT warto zacząć od odpowiedzi na podstawowe pytania – po co wdrażamy rozwiązanie informatyczne? Co ma być jego efektem? W jakim miejscu firma ma się znaleźć po jego implementacji? Jakich korzyści oczekujemy? Dobrą praktyką wdrażania nowych rozwiązań IT jest zdefiniowanie celu projektu jako sytuacji idealnej, a następniej weryfikacja tego, co i jakim kosztem można rzeczywiście osiągnąć.

Jak oszacować swój budżet?

Jeśli celem projektu IT jest usprawnienie procesów w firmie, wtedy punktem wyjścia będzie określenie mierzalnej korzyści, jaka ma zostać osiągnięta poprzez jego realizację.

Przykład: firma generuje roczny raport sprzedaży. W jego przygotowanie jest zaangażowanych wiele osób, dlatego jest to proces koszto- i czasochłonny. Jeśli firma wdroży narzędzie, dzięki któremu będzie mogła wygenerować raport szybciej, to zaoszczędzi czas, a przez to i pieniądze. Ta oszczędność będzie mierzalną korzyścią z wdrożenia narzędzia, służącą do wstępnego oszacowania budżetu projektu. Mówimy tu o zwrocie z inwestycji, czyli ROI (return of investment) – przy założeniu, że zwrot z narzędzia ma nastąpić po roku od jego wdrożenia, wtedy firma na jego implementację potrzebuje przeznaczyć równowartość kosztu raportu w ujęciu rocznym.

Budżet projektu IT, a także jego ROI można oszacować samodzielnie korzystając z dostępnych w sieci narzędzi, np. tego kalkulatora. Jako że ROI jest obiektywnym wskaźnikiem, te obliczenia warto przedstawić zarządowi, motywując konieczność i sens inwestycji w system IT w danym dziale.

Aby poznać dokładną wysokość budżetu, należy najpierw zebrać dokładne wytyczne i przygotować dokumentację projektową.

Analiza i zbieranie wymagań


To zadanie dla wewnętrznego działu IT, dla zewnętrznej firmy/analityka biznesowego lub dostawcy oprogramowania. Proces zbierania wymagań jest różny i zależy od specyfiki projektu i firmy. Z założenia obejmuje: warsztaty z reprezentantami grup interesariuszy, pozwalające zdefiniować cel projektu, mapowanie procesów, opracowanie dokumentacji, a także zebranie informacji o dostępnych na rynku rozwiązaniach, informacji cenowych czy ofert od dostawców oprogramowania.

Plusem powierzenia analizy wymagań wewnętrznemu zespołowi IT jest względnie niski koszt jej  przygotowania. Minusem może być niepowodzenie całego projektu, jeśli do zebrania wymagań oddelegujemy osoby bez doświadczenia i o niedostatecznych kompetencjach.

Doświadczenia i kompetencji nie zabraknie niezależnym firmom lub analitykom. Zaletą współpracy z nimi jest to, że otrzymujemy obiektywny projekt wraz z rekomendacją rozwiązania i partnera dla realizacji projektu.

Odpowiednią wiedzę w zakresie analizy i zebrania wymagań posiadają także dostawcy oprogramowania. Z uwagi na wagę etapu zbierania wymagań, zaangażowanie zarówno wewnątrz firmy, jak i partnera IT powinno być duże i obejmować kompetencje:

  • po stronie wykonawcy: project managera, analityka biznesowego, UX designera i osoby technicznej dbającej od początku o jakość, wykonalność oraz złożoność projektu,
  • wewnątrz firmy – przedstawicieli wszystkich grup interesariuszy – przyszłych użytkowników systemu.

To powoduje, że proces zbierania wymagań jest czasochłonny, dlatego do ofert bezpłatnej analizy należy podchodzić z dystansem – one nie będą niosły zaangażowania potrzebnego do sukcesu projektu. Pozorna oszczędność na tym etapie może spowodować stratę kilkudziesięciu, a nawet kilkuset tysięcy złotych poprzez wdrożenie systemu niespełniającego założeń.

Niezależnie od tego, komu zostanie powierzone zadanie zebrania wymagań, ten proces będzie trwał i kosztował. Jednak warto zapłacić za wieloletnie doświadczenie i dobre praktyki w budowaniu rozwiązań IT, a także za wnikliwą analizę procesów firmy. To one dają przedsiębiorstwu przewagę konkurencyjną, która ma być wspierana i umacniana przez system.

Komunikowanie budżetu projektu


W sytuacji, gdy firmy mają ściśle określony budżet na realizację projektu IT, wtedy:  

  • mogą przedstawić jego wysokość potencjalnemu partnerowi IT,
  • mogą zachować wysokość budżetu w tajemnicy.

Firmy często decydują się nie ujawniać wysokości budżetu z uwagi na domniemane zmniejszenie przewagi negocjacyjnej. Nie ma obowiązku przedstawiania kosztorysu firmie wytwarzającej oprogramowanie, jednak w takiej sytuacji warto dostarczyć jej finalną dokumentację projektową. Dzięki temu parter będzie miał na czym oprzeć analizę i dostarczy racjonalną wycenę projektu IT.

Dlaczego jednak warto otwarcie mówić o budżecie?


Po pierwsze, to oszczędność czasu zarówno dla partnera, jak i firmy zlecającej projekt.
Przygotowanie informacji cenowej trwa m.in. kilka dni (a wiążącej oferty nawet kilka tygodni!) i angażuje wiele osób, także wewnątrz firmy.

Po drugie, budżet jest jedną ze zmiennych w procesie wytwarzania oprogramowania.
Nie istnieje szablonowe rozwiązanie, które odpowie na wszystkie zdefiniowane potrzeby firmy. W zależności od m.in. czasu, w jakim przedsiębiorstwo planuje wdrożyć projekt czy budżetu, jakim dysponuje, otrzyma różne propozycje rozwiązań, które choć realizuje ten sam cel biznesowy, to w odmienny sposób (inaczej się z nich korzysta, inne są opcje ich dalszego rozwoju etc.)
. Podając partnerowi konkretną kwotę, ułatwiasz mu przygotowanie najlepiej dostosowanej do Twoich potrzeb propozycji.

Niski budżet to nie przeszkoda


Po zdefiniowaniu celu projektu i określeniu korzyści, jakie firma chce osiągnąć dzięki wdrożeniu rozwiązania IT przychodzi czas na wycenę realizacji projektu. Co zrobić w sytuacji, gdy po otrzymaniu oferty od partnera okazuje się, że jej wartość nie mieści się w założonym budżecie?

Można wdrożyć MVP.
Inaczej – ograniczyć zakres projektu i wdrożyć tylko niezbędne funkcjonalności tj. takie, które pozwolą narzędziu poprawnie działać i generować korzyści. Wtedy koszt wdrożenia będzie dużo niższy, a z czasem narzędzie można rozwijać, dodając kolejne funkcjonalności.

Można podzielić projekt na etapy.
Realizację projektu warto zacząć od wdrożenia jego najważniejszej części, która szybko zacznie na siebie zarabiać. Kolejne etapy można realizować z kolejnymi budżetami na projekty IT.

Nic nie jest szczególnie trudne, jeśli podzielić to na etapy.

Henry Ford

 


Autor: Paweł Elbanowski, CEO Programa™ software house
Planujesz projekt IT w 2018 roku i potrzebujesz jego wyceny? 
Porozmawiajmy: www.programa.pl/pl#kontakt

 

 

Komentarze
var __collector_config = { publisher: '62CD5834-C757-4F9F-A4EA-7451478E0D3C', };