Jak zwracać uwagę pracownikowi, by nie stracił motywacji do działania?

Większość ludzi potrzebuje wskazania tego, co mogą zrobić, by uniknąć dalszych porażek, jak im o tym mówić?

447

Odważne stawianie czoła problemom jest kompetencją wymaganą od szefa. Ważne, aby zwracać uwagę skupiając się na problemie, wskazać drogi wyjścia oraz rozmawiać na osobności.

Skuteczne zarządzanie, podobnie jak wychowanie, to wpływanie na rozwój naszych podopiecznych. Brzmi to trywialnie. Każdy z nas wie, że rozwój to nauka. Najlepiej uczymy się na błędach. „Jak się nie przewrócisz, to się nie nauczysz” – to stare powiedzenie jest ponadczasowe. Dopiero porażka sprawia, że przystajemy i szukamy sposobu, by następnym razem poszło lepiej.
Ta sama zasada dotyczy naszych podwładnych. Dopiero popełnienie błędu i ściągnięcie na siebie (i organizację) przykrych konsekwencji jest lekcją, która uczy jak działać, a czego unikać.

Nauka na błędach

Skoro błędy i porażki są codziennością naszych ludzi, to naszym chlebem powszednim jest zwracanie uwagi, udzielanie informacji zwrotnej i reprymendy.
Trudno zakładać, że błąd zignorowany przez przełożonego, będzie źródłem refleksji i poprawy pracownika. Sytuacja konfrontacji jest trudna zarówno dla szefa, jak i dla podwładnego, więc niekiedy kierownicy udają, że nie widzą problemu, by uniknąć trudnej rozmowy.
Przy takim podejściu, mniejsze błędy mają tendencję do wywołania większych i jeszcze większych.
Dlatego biorąc na swoje barki odpowiedzialność za innych, potrzebujemy przyjąć do wiadomości, że ocenianie, zwracanie uwagi i udzielanie informacji zwrotnej jest jednym z naszych obowiązków.
Jak zwracać uwagę, by kształtować dobre zachowania i podtrzymać motywację pracownika?

Problem, a nie osoba

Głównym wyzwaniem w skutecznym udzielaniu informacji zwrotnej są nasze podstępne skróty myślowe, które szybko przechodzą od złego zachowania do oceny osoby („Skoro zrobiła tyle błędów w raporcie, to musi być głupią i nieogarniętą dziewczyną. Co taka idiotka robi w naszym zespole?!”) Potem na spotkaniu z podwładną na usta cisną się słowa oceniające osobę („Skoro nie potrafi Pani pisać, ani myśleć, to proszę się zastanowić, co Pani tutaj robi?!”).
Rzecz jasna nie tędy droga. Błędy w raporcie mogły faktycznie wynikać z niewydolności intelektualnej pracownika, ale mogły też mieć setki innych przyczyn, o których nie mamy pojęcia. Może były pisane po dwóch nieprzespanych nocach, bo dziecko było chore. Może były pisane za nieobecną koleżankę z innego, słabo znanego działu itd.
Reprymenda ma dotyczyć zachowania, a nie osoby. Np. „Nie możemy tolerować raportów z tak dużymi błędami. Raport, który mi Pani przesłała był na nieakceptowalnie słabym poziomie.”

Informacja rozwojowa

Drugim zagadnieniem jest przekazywanie wskazówek, jak pracownik ma poprawić swoje błędy. Przekazanie informacji o problemie to dla większości podwładnych zbyt mało, by cokolwiek z tym zrobili.
Tylko nieliczni pracownicy samodzielnie znajdą wyjście, gdy usłyszą: „Notorycznie spóźniasz się do klientów, którzy przez Ciebie tracą cenny czas!”
Większość ludzi potrzebuje wskazania tego, co mogą zrobić, by uniknąć dalszych porażek. Na przykład: „Planuj czas podróży w taki sposób, by zawsze być pod biurem klienta na kwadrans przed spotkaniem, a zamiast tracić czas na szukanie miejsc parkingowych, może poruszaj się taksówkami.”

Dyskrecja

Jeśli ocenianie ma kształtować dobre zachowania, to najlepiej spełni swoją rolę, gdy jest przekazywane na osobności.
Większość ludzi źle znosi zwracanie uwagi, trudno jest im zachować zimną krew, a wskazówki odnoszą głęboko do siebie.
Dokładanie do tego publicznego zawstydzania, to już wrzucanie na takiego pracownika ciężaru ponad miarę.
Dlatego ważne, aby wypracować u siebie nawyk przekazywania informacji zwrotnej w sposób zapewniający komfort psychiczny. Zwykle jest możliwa rozmowa w cztery oczy, za zamkniętymi drzwiami. Niekiedy potrzebny jest świadek rozmowy z działu personalnego lub związków zawodowych, ale także wtedy starajmy się, aby jak najmniej osób postronnych było zaangażowanych w rozmowę.

Reasumując, podtrzymanie motywacji do pracy nie powinno być pretekstem do unikania przekazywania pracownikom informacji zwrotnej. Odważne stawianie czoła problemom jest kompetencją wymaganą od szefa. Ważne, aby zwracać uwagę skupiając się na problemie, wskazać drogi wyjścia oraz rozmawiać na osobności.

Komentarze
var __collector_config = { publisher: '62CD5834-C757-4F9F-A4EA-7451478E0D3C', };