Płacę, wymagam i …komplikuję? 4 sposoby na ułatwienie wdrożenia nowego systemu IT w firmie

697

Szybko. Bezboleśnie. Nieinwazyjnie. Takiego właśnie wdrożenia projektów oczekują obecnie wymagający klienci firm informatycznych. Dostawcy zatem dwoją się i troją w poszukiwaniu kompromisowych strategii implementacji swoich systemów. Tymczasem bezproblemowy przebieg wdrożenia może zagwarantować wyłącznie współpraca zbudowana na zaangażowaniu obu stron. Nie dziwią wobec tego dane, zgodnie z którymi tylko 10 do 30% rozpoczętych przedsięwzięć kończy się sukcesem (The Standish Group). Jak wobec tego pracować, aby nasz projekt nie okazał się wielką porażką? Poznajcie cztery zasady, dzięki którym wprowadzenie nowego systemu elektronicznego w firmie będzie o wiele łatwiejsze!

  1. Spychologia, czyli jak na starcie strzelić sobie w kolano.

Wdrożenie nowego systemu elektronicznego wymaga nierzadko gruntownej przebudowy dotychczasowej infrastruktury, a co za tym idzie, doskonałej znajomości zasad funkcjonowania danej firmy i jej organizacyjnych możliwości. To kilkumiesięczna praca wymagająca zrozumienia interesu tak pracodawcy, jak i personelu oraz dostosowywania się na bieżąco do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości. Tymczasem niektórzy klienci wciąż całkowicie zrzucają odpowiedzialność za zarządzanie zmianą w ich przedsiębiorstwach na dostawców, unikając jak ognia większego zaangażowania w proces. Nietrudno się domyślić, że bardzo ciężko jest zewnętrznemu wykonawcy poznać politykę i kulturę pracy organizacji bez kontaktu z wyspecjalizowanymi pracownikami z jej wnętrza. To dlatego tak ważne jest wcześniejsze zbudowanie zespołu projektowego i wyznaczenie kierownika, który będzie podejmował kluczowe dla powodzenia prac decyzje.

– Odpowiednio dobrany zespół projektowy to najważniejszy element decydujący o powodzeniu całego procesu wdrożenia. Kompetentne osoby, które znają dotychczas używane systemy i reprezentują interes każdego działu w firmie są nieocenionym źródłem wiedzy nawet dla najlepszego dostawcy. Bardzo ważne jest również wyznaczenie lidera, który posiada autorytet wśród pozostałych pracowników. Z doświadczenia wiem, że bez decyzyjnego kierownika na czele zespołu, projekt po prostu rozpłynie się w morzu rozproszonej odpowiedzialności i braku porozumienia – mówi Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu w BrainSHARE IT, który jest producentem i dostawcą aplikacji SaldeoSMART.

Choć może to zabrzmieć banalnie, nie bez znaczenia jest również pozytywne nastawienie – o wiele łatwiej pracuje się z osobami, które wierzą w powodzenie przedsięwzięcia i widzą korzyści, jakie przeprowadzana zmiana przyniesie całej organizacji.

  1. Przechytrzamy lęk przed zmianą.

Wizja konfrontacji z zaawansowaną technologią może skutecznie przerazić pracowników, zwłaszcza tych, którym z cyfryzacją nie jest po drodze. Jest to zupełnie normalne i zrozumiałe – ludzie boją się rzeczy, których nie znają. Dlatego zamiast marszczyć czoło ze zdziwienia na widok braku entuzjazmu wśród personelu, o wiele lepiej będzie przygotować zespół na zmianę i krok po kroku zapoznać go z planowanymi etapami wdrożenia. Szczegółowe informacje o nowym systemie docenią nawet Ci pracownicy, którzy z ową technologią nie będą mieć bezpośredniej styczności. Ludzie bowiem czują się pewniej kiedy wiedzą, jakie zmiany zachodzą w ich najbliższym otoczeniu.

Co ważne, w przezwyciężaniu lęku przed zmianą najbardziej liczy się czas. Im szybciej zespół dowie się o planowanym przedsięwzięciu, a tym samym pozna jego cele, korzyści oraz rolę poszczególnych osób we wdrożeniu, tym mniejszy będzie strach przed zmianą dotychczasowego systemu na bardziej nowoczesny.

  1. Sztuka wykorzystywania potencjału, czyli jak porzucić metodę 1:1

Mimo że współczesna technologia może znacznie zwiększyć wydajność całego przedsiębiorstwa, to wciąż zdarzają się sytuacje, kiedy potencjał jaki w niej drzemie jest skutecznie blokowany. Dzieje się tak w przypadku systemów projektowanych na wzór swoich poprzedników. Niestety, przełożenie starych procesów na nowe jest niemożliwe i przynosi organizacji więcej szkody niż pożytku. I tak na przykład wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest z góry skazane na porażkę, jeżeli klient oczekuje, że nowe procesy będą działały w oparciu o zasady starego schematu organizacji pracy w firmie. To po prostu nie ma prawa zadziałać.

Jak zatem uniknąć takiego nieporozumienia? To bardzo proste: wystarczy, że klient sprecyzuje swoje oczekiwania i wyjaśni, co chciałby usprawnić za pomocą nowego systemu. Rolą dostawcy jest natomiast wskazać optymalną drogę do realizacji tych celów, ale w oparciu o znajomość możliwości stosowanej technologii.

– Wypracowanie wspólnej wizji to już połowa sukcesu. Ważne jest też zrozumienie, że nowoczesne systemy informatyczne pozwalają na automatyzację monotonnych czynności i potrafią same się uczyć, a także oferują szereg możliwości nieosiągalnych dla starszych rozwiązań. Jednym z nich jest zrównoleglenie prac: nie jesteśmy w stanie podzielić oryginalnego dokumentu papierowego na kilka części tak, aby każdy mógł na nim równolegle pracować, ale w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów jest to już możliwe. Stosowanie zaawansowanej technologii pozwoli nam też zoptymalizować i zwiększyć wydajność pracy, np. dzięki automatycznemu raportowaniu i controllingowi – podkreśla Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

  1. Nie wszystko naraz!

Trudno wyobrazić sobie dobre oprogramowanie, które wdrażane jest natychmiastowo, bez podziału na poszczególne etapy procesu. Na szczęście takie praktyki już dawno odeszły do lamusa, ponieważ stworzenie gotowego produktu zajmowało zbyt dużo czasu, w trakcie którego realia biznesowe ulegały całkowitej zmianie. Nieefektywny workflow zastąpiły metodyki zwinne, mające swój początek w branży programistycznej. Ich naczelną zasadą jest jak najszybsze dostarczenie klientowi jakiejś wartości i przeprowadzanie wdrożenia etapami – dzięki temu już od samego początku klient uczy się całego systemu i wie, czego może się po nim spodziewać. Co istotne, pozwala to również na bieżącą weryfikację zadowolenia użytkowników z wprowadzonych zmian.

– Podział wdrożenia na etapy umożliwia kierownikowi projektu wskazanie obszarów do ewentualnej konfiguracji czy też rozszerzenie całego procesu o nowe elementy. To ciągła praca, dlatego też osoba zajmująca to stanowisko powinna być wnikliwa i cierpliwa. Mimo że jesteśmy producentem oprogramowania i zajmujemy się jego kodowaniem, a wdrożeniami nasi partnerzy, to uważamy, że każdy system wymaga nieustannych udoskonaleń i zmian. System, który się nie rozwija, po prostu umiera – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes i architekt systemu w SaldeoSMART.

Wdrożenie elektronicznego systemu w firmie to proces wymagający zaangażowania nie tylko dostawcy oprogramowania, ale również jego przyszłych użytkowników. Sukces jest wtedy, kiedy po zakończonym procesie każdy pracownik potrafi prostymi słowami sam odpowiedzieć na pytanie, jak działa nowe rozwiązanie. To dlatego wybór najlepszej technologii czy firmy informatycznej nie gwarantuje tutaj powodzenia – warunkuje je bowiem odpowiedzialne (czyli świadome!) podejście do zarządzania zaplanowaną zmianą w organizacji. Dlatego zanim zaczniemy myśleć o rewolucji infrastrukturalnej w firmie, najpierw zacznijmy od modyfikacji własnych przekonań na temat przebiegu procesu wdrożenia.

 

Komentarze
var __collector_config = { publisher: '62CD5834-C757-4F9F-A4EA-7451478E0D3C', };