ROI w projektach IT. Jak mierzyć efektywność inwestycji w system informatyczny i dlaczego się to opłaca

288

Jak mądrze podjąć decyzję o wdrożeniu systemu IT, który zostanie w firmie na lata? Przede wszystkim mierzyć ROI z inwestycji w projekt IT. Jak je obliczyć?

Peter Drucker, jeden z najwybitniejszych myślicieli i teoretyków zarządzania XX wieku, powiedział kiedyś:  

„Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać”.
P. Drucker

W rzeczywistości firmy rzadko są w stanie powiedzieć, w jakim stopniu ich obecne narzędzia informatyczne usprawniają pracę poszczególnych osób. Nie mierzą tego.

Jeszcze rzadziej są w stanie określić, jakie konkretne korzyści (w liczbach) ma przynieść system, który dopiero planują wdrożyć i kiedy inwestycja w system się zwróci.

“Jeśli czegoś nie możesz zmierzyć, nie możesz tego ulepszyć”.
L. Kelvin

Jeśli firmy nie mierzą efektywności procesów wewnętrznych, nie mogą podjąć racjonalnej decyzji odnośnie tego, jaki system IT wdrożyć i czy w ogóle. Nie potrafią także ocenić, czy i kiedy wdrożenie się opłaci.

Jak więc podejść do realizacji projektu IT pod kątem mierzenia efektywności danej inwestycji i podjąć właściwą decyzję o wdrożeniu systemu IT? Pomoże w tym ROI.

 

Czym jest ROI i jak się je mierzy?

 

W dużym skrócie ROI (zwrot z inwestycji) to podstawowy wskaźnik rentowności, wykorzystywany do zmierzenia efektywności danego działania. Wzór na obliczenie ROI jest prosty:

ROI % = (Przychód – Koszt inwestycji) / koszt inwestycji  x 100

W branży IT stosuje się go do badania efektywności inwestycji w systemy informatyczne. Wskaźnik ROI daje jasną odpowiedź na pytanie, czy dany projekt przyniesie firmie wymierną korzyść w określonym czasie. Dzięki jego obliczeniu zarządzający przedsiębiorstwem są w stanie podjąć racjonalną decyzję, w które działanie warto się angażować.

Im wyższy ROI, tym lepiej.

Dla przykładu: osiągnięcie 300% ROI w ciągu 3 lat oznacza, że dana firma notuje 3-krotny zwrot z inwestycji po upływie tego czasu. Wskaźnik może przyjmować wartość ujemną, co będzie oznaczać, że w rozpatrywanej perspektywie czasowej projekt nie jest rentowny – inwestycja może się zwrócić, ale w dłuższym okresie. Przykład: wskaźnik ROI na poziomie -50% po upływie 1 roku od inwestycji oznacza, że w tym czasie projekt będzie generować straty. Inwestycja zwróci się po 2 latach, a po 3 latach firma odnotuje 50% zysk z wdrożenia.

 

Kiedy warto mierzyć ROI

ROI liczymy zawsze wtedy, gdy możemy zdefiniować twarde, mierzalne efekty wdrożenia systemu IT.

Przykłady łatwo mierzalnych efektów inwestycji:

  • oszczędność czasu (zmniejszenie liczby roboczogodzin) wynikająca ze zmniejszenia liczby błędów,
  • oszczędność czasu wynikająca ze zwiększenia produktywności,
  • oszczędność czasu wynikająca z przyspieszenia obsługi klienta,
  • oszczędność czasu wynikająca z poprawy „jakości” systemu (mniej błędów do naprawy).

 

Kiedy nie warto mierzyć ROI

Istnieją sytuacje, w których wskaźnik ROI nie daje wartościowej informacji. Dzieje się tak np. wtedy, gdy realizacja projektu z założenia przynosi wyłącznie niemierzalne korzyści lub nie generuje zysku/oszczędności.

Przykłady trudno mierzalnych efektów inwestycji:

  • wymiana zepsutego sprzętu IT na nowy.
  • wzrost satysfakcji klientów,
  • szybsza i bardziej dokładna informacja zwrotna,
  • możliwość zaoferowania klientom lepszej obsługi,
  • usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,
  • bardziej dokładne prognozowanie rozwoju firmy.

Case study

Firma z branży meblowej co kwartał mierzyła się z wyzwaniem przygotowania raportu ze sprzedaży. Zanim prezentacja o wynikach przedsiębiorstwa wylądowała na biurku prezesa, pracownicy niższego szczebla przez kilka tygodni agregowali informacje potrzebne do jej opracowania. Po kolei: dyrektor sprzedaży prosił o dane kierowników regionalnych, którzy ich dostarczenie uzależniali od wkładu dostarczonego przez kierowników salonów. Ci, żeby spełnić prośbę szefów, potrzebowali uzyskać informację od poszczególnych pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż w salonach. Sytuacja kształtowała się następująco:


Koszt przygotowania rocznego raportu sprzedaży

 

ROI


Analizujemy zwrot w perspektywie 1 roku.

Zysk rozumiany jako potencjalna oszczędność po wdrożeniu systemu to w tym przypadku koszt roboczogodzin przeznaczonych w roku na ręczne wykonywanie tego zadania, czyli 98 000 zł.

Koszt inwestycji, czyli ile firma zapłaciła za system w pełni automatyzujący ten proces, tj. 60 000 zł.

Podstawiając zmienne do wzoru:
ROI % = (Przychód – Koszt inwestycji) / koszt inwestycji  x 100

otrzymujemy następujące równanie:
ROI = (98 000 zł – 60 000 zł)/60 000 zł = 63,33%.

 

Jak teraz to przeczytać?

ROI to 63,33 %, co oznacza, że zwrot z inwestycji wyniósł ponad 1,5 tylko w pierwszym roku. Wdrożenie systemu nie dość, że się zwróciło, to firma jeszcze odnotowała oszczędność w wysokości więcej niż połowy kosztów inwestycji.

W praktyce oznacza to, że firma – po roku od inwestycji – zaczęła generować oszczędności na przygotowywaniu kwartalnych raportów sprzedaży w kwocie 98 000 zł rocznie. W międzyczasie jej pracownicy zostali odciążeni od tego przykrego obowiązku i mogli poświęcić swój czas na obsługę klientów i bezpośrednią sprzedaż. 

Oczywiście jest to duże uproszczenie.

Nie bierzemy tutaj pod uwagę np. zmian podatkowych czy inflacji, które mogą mieć istotny wpływ na ostateczne ROI danej inwestycji. Nie analizujemy również pozytywnych efektów wdrożenia IT, które trudno zmierzyć np. czy zaoszczędzony czas pracowników salonu nie przełożył się na wzrost jakości obsługi klienta, a jeśli tak, to czy miało to odzwierciedlenie w postaci wzrostu liczby poleceń sklepu itd.

“Miękkie” efekty inwestycji są z reguły tak samo istotne jak “twarde”, jednak ich bezpośrednie przełożenie na wynik finansowy jest skomplikowane. Z tego powodu nie należy ich uwzględniać przy obliczaniu ROI. 

 

Kalkulator ROI

Nie istnieje uniwersalne ROI dla wszystkich projektów IT. Każda firma obliczając ROI dla swojego biznesu powinna zadać sobie kilka pytań:

  1. Czy spodziewane oszczędności/zysk są mierzalne i możliwe do osiągnięcia?
  2. Czy korzyści z projektu IT są jednorazowe?
  3. A może jego realizacja będzie pozytywnie wpływać na rozwój firmy w innych, nieuwzględnionych wcześniej obszarach (to ważne, by uniknąć podwójnego liczenia)?

Trzeba też określić, jakie są  “twarde” mierniki sukcesu inwestycji, np. oszczędność czasu wynikająca ze zmniejszenia liczby błędów / zwiększenia produktywności / zwiększenia bezpieczeństwa systemu / przyspieszenia obsługi klienta etc.


W szacowaniu ROI mogą także pomóc dostępne w sieci narzędzia, np. ten kalkulator ROI.

 

Komentarze
var __collector_config = { publisher: '62CD5834-C757-4F9F-A4EA-7451478E0D3C', };