Event na kilkaset osób w czasach pandemii? Imagine Nation przedstawia 9 kroków do sukcesu

219

Nowa rzeczywistość oznacza dla branży eventowej nowe wyzwania. Wiele wydarzeń musi albo zostać odwołanych, albo… przenieść się do wirtualnej rzeczywistości.

Takie rozwiązanie wybrał Dell Technologies, który dzięki agencji eventowej Imagine Nation stworzył ogromne wydarzenie dla 345 gości z aż 39 krajów. Organizatorzy postawili na coś więcej niż prostą wideokonferencję – i wyznaczyli nowy kierunek w branży.

Jak zorganizować takie wydarzenie? Poznaj 9 kroków opracowanych na przykładzie 1st Dell Technologies Virtual CEE Distribution Forum.

Krok 1 – Sprecyzuj cele

Zacznij od określenia, do kogo jest skierowane wydarzenie i co chcesz osiągnąć, realizując je online. Dzięki temu będzie można zarówno dobrać odpowiednie narzędzia, jak i opracować optymalny scenariusz wydarzenia. Dell Technologies za zadanie postawił sobie prezentację najnowszych rozwiązań technologicznych, przedstawienie planów na przyszłość oraz podtrzymanie kontaktów z partnerami z Europy Środkowej i Wschodniej.

wirtualna scena
fot. Imagine Nation

Krok 2 – Ułatw widzom udział

Chcesz, aby w Twoim evencie wzięło udział jak najwięcej osób? Spraw, aby Twoi odbiorcy mieli jak najwygodniej. Dla Dell Technologies powstała dedykowana strona internetowa, za pomocą której można było łatwo się zarejestrować oraz wziąć udział w wydarzeniu.

Virtual CEE Distribution Forum
fot. Imagine Nation

Krok 3 – Wybierz sprawdzonych partnerów

Sukces zależy od przygotowania i dobrej współpracy. Pamiętaj, że każdy event dla optymalnego efektu wymaga nie tylko czasu, ale też wyboru solidnych partnerów. Imagine Nation we współpracy z Dell Technologies korzystało z pomocy aż 6 podwykonawców, same przygotowania trwały 5 tygodni, a na próby poświęcono 3 dni.

wirtualne studio DELL
fot. Imagine Nation

Krok 4 – Zaaranżuj studio

Ważne, aby wydarzenie przyciągało i utrzymywało uwagę widza. Dlatego warto zadbać o to, by wirtualne studio miało wiele dynamicznie zmieniających się aranżacji i funkcji – tak jak to miało miejsce w przypadku wydarzenia Dell Technologies.

studio zestawienie aranżacji
fot. Imagine Nation

Krok 5 – Połącz występujących

Widzowie powinni mieć jak najlepsze wrażenie po udziale w wydarzeniu online.
Dlatego największym wyzwaniem jest takie opracowanie strony technicznej, aby całość eventu przebiegła bez jakichkolwiek zakłóceń. Podczas wydarzenia Dell Technologies udało się przeprowadzić płynne rozmowy, w których jednocześnie Host wydarzenia w studiu w Warszawie, wirtualnie przeniesiony do studia współprowadzący ze Słowacji oraz gość specjalny łączący się z Danii wspólnie poprowadzili wydarzenie.

wirtualne studio videocall
fot. Imagine Nation

Krok 6 – Umiejętnie łącz różne rozwiązania technologiczne

Chcesz, aby Twoje wydarzenie wyglądało naprawdę profesjonalnie? Zadbaj o wybór najlepszych technologii. Znając cele oraz jednocześnie ograniczenia, jakim jest brak fizycznej obecności prelegentów wydarzenia w studio, umiejętnie dobieraj rozwiązania, które pozwolą Ci jakościowo zrealizować wydarzenie. W wirtualnej rzeczywistości nie ma rzeczy niemożliwych. Imagine Nation podczas realizacji 1st Dell Technologies Virtual CEE Distribution Forum użyło studia diodowego oraz greena do kluczowania uczestników w czasie rzeczywistym.

green screen
fot. Imagine Nation

Krok 7 – Optymalizuj koszty

Po co zapraszać wszystkich występujących do studia, skoro wydarzenie i tak odbywa się zdalnie? Wystarczy dostarczyć prelegentom biorącym udział w wydarzeniu narzędzia do przeprowadzenia prezentacji bezpośrednio z ich domów. A potem umiejętnie wkomponować uzyskane materiały w stream całego wydarzenia, aby całość wyglądała i przebiegła tak, jakby każdy z występujących był fizycznie w studiu.

aranzacja studia
fot. Imagine Nation

Krok 8 – Zaangażuj odbiorców

Współczesne eventy online to coś znacznie więcej niż nudne transmisje na żywo czy wideokonferencje. Możesz utrzymywać uwagę uczestników i angażować ich dzięki szerokim możliwościom realizowanym w czasie rzeczywistym. Podczas wydarzenia Dell Technologies obiorcy mogli na żywo uczestniczyć w quizach i chatach.

chat webinar
fot. Imagine Nation

Krok 9 – Połącz online ze światem rzeczywistym

Szczególnie dobrze i efektownie zadziała połączenie rzeczywistości wirtualnej z realną. Organizator wydarzenia – Imagine Nation – przesłało koszulki z logo eventu do uczestników z aż 39 krajów, których zaproszono do zrobienia sobie zdjęcia. Tak powstało wspólne zdjęcie, a scenografia z selfie uczestników pokazała prawdziwą siłę takich wydarzeń.

wydarzenie online scena
fot. Imagine Nation

Nowoczesne eventy online to nowe zjawisko. Z tego powodu na początku to zagadnienie może wydawać się skomplikowane. A jaka jest prawda? Tak naprawdę wystarczy kilka kroków, aby zorganizować naprawdę profesjonalne widowisko. Najlepiej zrobić to we współpracy z profesjonalistami z wyspecjalizowanej agencji eventowej.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Przydatne informacje znajdziesz na stronie Imagine Nation: newreality.imagine-nation.pl


Autorka:

Weronika Jarzębowska, Senior Project Manager w agencji Imagine Nation Sp. z o. o.

Komentarze
Ładowanie...