E-przetargi w marketingu stają się coraz bardziej transparentne. Jakie technologie pozwalają przyspieszyć ten proces?

przetarg marketingowy

Według badań przeprowadzonych przez platformę brief4U.com, co 3 polski marketer oczekuje od rozwiązań technologicznych automatyzacji i przyspieszenia poszczególnych etapów przetargowych. Tymczasem obecnie, dobrze przeprowadzony proces może trwać nawet kilka miesięcy. A jak wiadomo, czas to pieniądz. Jeszcze 5 lat temu, Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR wyceniło koszty przygotowania ofert do ponad 650 przetargów na blisko 136 mln złotych. Wyliczono również, że w tym przypadku zoptymalizowanie procesu wyboru agencji mogłoby przynieść nawet 40 mln złotych oszczędności, co z kolei, przełożyłoby się na obniżenie cen na rynku reklamowym. Jest to szczególnie ważne w obliczu cięć budżetowych w branży usług marketingowych w czasie pandemii. Z jakich narzędzi online może skorzystać marketer, by maksymalnie uprościć i przyspieszyć ten żmudny proces?

Mechanizm wydaje się być bardzo prosty. Firma szuka dostawców określonych usług, wysyła do wybranych podmiotów zapytanie ofertowe, zbiera oferty, na podstawie których podejmuje decyzję. W praktyce, wygląda to jednak nieco inaczej. Selekcja grupy potencjalnych dostawców, przeanalizowanie profili działalności tych firm, ich kompetencji, przygotowanie potrzebnych dokumentów i przeprowadzenie przetargu bywa problematyczne nie tylko dla sektora MŚP, ale i dla międzynarodowych korporacji. Według badań brief4U.com ponad połowa polskich marketerów poszukuje w rozwiązaniach technologicznych oszczędności czasu w procesie wyboru agencji reklamowej. Ponad 40 proc. liczy na ograniczenie prac administracyjnych, a prawie 1/3 badanych marketerów dodatkowo oczekuje również automatyzacji procesu przetargowego.

Dekadę temu, rozpisanie przetargu czy konkursu ofert odbywało się na kanwie dobrych relacji klient-agencja i często bez większych formalności oraz skomplikowanych procedur. Dzisiaj, sam proces przetargowy nadal nie jest w pełni ustrukturyzowany. Każdy marketer czy organizacja, w której pracuje, ma wypracowane pewne schematy, w ramach których zazwyczaj się porusza. Istnieją na rynku komunikacji marketingowej rozwiązania, które pokazują jak ten proces należałoby przeprowadzić, ale nadal są to często tylko teoretyczne wskazówki, które w praktyce niekoniecznie mogą się sprawdzić. W rezultacie, rozbieżność w postrzeganiu standardów oraz problemy z komunikacją na linii klient – agencja prowadzą do nieporozumień, a sam proces staje się nie tylko kosztowny, ale także po prostu mało efektywny.

Marcin Chyliński, Founder & Co-owner, brief4U.com

Biała Księga SAR – krok w stronę standaryzacji

Bez integracji obu środowisk, poznania wzajemnych potrzeb, celów i standardów, usługodawcom i zleceniobiorcom trudno byłoby rzetelnie podejmować decyzje o zaproszeniu i udziale w przetargu. Dlatego też pierwszym krokiem do zoptymalizowania tego procesu, było powstanie tzw. Białej Księgi Komunikacji Marketingowej opracowanej przez Stowarzyszenie Agencji Reklamowych, która jest zwieńczeniem 2-letnich prac w ramach dialogu przedstawicieli agencji z reklamodawcami.

Księga wyznacza ogólne standardy i dobre praktyki dotyczące zakupów marketingowych, którymi warto się kierować. Jako platforma brief4U.com przygotowaliśmy rozwiązanie w oparciu o zbadanie potrzeb i wyzwań marketerów, będących drugą stroną postępowań przetargowych, zestawiając je z perspektywą i wyzwaniami po stronie agencji. Przenieśliśmy oczekiwania obydwu stron postępowań na obszar e-usługi, dostarczając marketerom narzędzia do usprawniania procesów zakupu usług marketingowych, które jednocześnie w bardzo wielu obszarach jest zbieżne z rekomendacjami Białej Księgi SAR.

Marcin Chyliński

Cyfryzacja może przyspieszyć przetargi marketingowe

Rynek zautomatyzowanych technologii, w tym również tych funkcjonujących w obszarze działań marketingowych, rośnie w siłę. Według Grand View Research, zrobotyzowana automatyzacja procesów biznesowych (RPA) osiąga średnią roczną stopę wzrostu w wysokości 32,8 proc., a wartość tego rynku może sięgnąć wartości 13,74 miliardów dolarów do 2028 roku. W obszarze realizacji żmudnego procesu przetargowego od niedawna marketerzy mogą również liczyć na narzędzie służące do efektywnego i optymalnego kwalifikowania dostawców, zautomatyzowanego przeprowadzenia procesu ofertowego, a także do wymiany informacji i w końcu, finalizacji przetargu czy konkursu ofert.

W jakich dokładnie obszarach możemy szukać wsparcia technologicznego?

 

Usprawnienie 1. Wybór agencji do przetargu

W branży komunikacji marketingowej funkcjonuje obecnie ponad 1200 agencji, jednak marketerzy zazwyczaj poruszają się w obrębie tylko kilku znanych sobie podmiotów, docierając tym samym do zaledwie mniej niż 1% przypadkowych usługodawców. Z badań wynika, że przy wyborze agencji 73 proc. marketerów opiera się na własnych doświadczeniach, a ponad połowa z nich korzysta z rekomendacji bardziej doświadczonych współpracowników. Zaledwie 15 proc. marketerów w ramach poszukiwań agencji bierze również pod uwagę wyniki konkursów i rankingów branżowych. Dla marketerów, często już samo dotarcie do pełnych informacji o nowej agencji może być bardzo problematyczne i niezwykle czasochłonne.

Z mojego doświadczenia najbardziej czasochłonny i zarazem problematyczny jest etap wyboru agencji do przetargu, ponieważ w tym zakresie, bazuję głównie na własnym doświadczeniu, czyli opieram swój wybór na agencjach, z którymi już wcześniej współpracowałam. Często korzystam również z rekomendacji znajomych z branży. Natomiast mam świadomość, że na rynku komunikacji marketingowej agencji reklamowych jest coraz więcej. Wiele z nich ma świeże pomysły i wysoki poziom wiedzy eksperckiej, ale przez to, że są to jeszcze stosunkowo mało rozpoznawalne podmioty, nie mam pojęcia o ich istnieniu. Dlatego też, nasze zapytania ofertowe zazwyczaj kierowane są do znanych mi firm, aczkolwiek istnieje duże prawdopodobieństwo, że te nieznane mi agencje mogłyby zaproponować nam coś znacznie świeższego i ciekawszego. Dlatego też uważam, że dostarczenie rozwiązań, które pomogłyby nam w szybki i łatwy sposób dotrzeć do usługodawców o profilu działalności zbieżnym z potrzebami naszych projektów marketingowych, znacząco ułatwiłoby i skróciło czas realizacji samego przetargu.

Aneta Kosior, menedżer ds. marketingu w IdeaMoney

Przy wyborze agencji do przetargu warto zwrócić uwagę na takie aspekty jak specjalizacja agencji oraz konkretne obszary komunikacji marketingowej w jakich posiada ona doświadczenie. Warto również zweryfikować czy agencja specjalizuje się w branży, którą nasza firma reprezentuje, gdyż ten aspekt często ma istotny wpływ na jakość zaplanowanych przez nią pomysłów i następnie możliwość ich realizacji. Dobrze jest też sprawdzić, czy agencja należy do organizacji branżowych, jak IAB, SAR itp. – co może wskazywać na spełnianie przez nią standardów narzucanych przez branżę. Pozostałe istotne w wyborze agencji informacje to: liczba zatrudnionych przez nią pracowników, główni klienci oraz otrzymane przez nią w ostatnim czasie nagrody i wyróżnienia

Wybór odpowiednich agencji reklamowych z jednej sprofilowanej bazy danych był dotychczas niemożliwy. A przecież dostęp do takiego miejsca, w którym zawarte są wszystkie istotne informacje o potencjalnych usługodawcach, już na wstępie zaoszczędziłby nam wiele godzin pracy. Na szczęście od niedawna, dzięki technologicznym nowinkom na rynku komunikacji marketingowej, marketerzy są w coraz lepszej sytuacji. Algorytmy stworzone przez nas są w stanie w szybki i prosty sposób wspomóc proces poszukiwania agencji na podstawie wprowadzonych przez klienta wymagań, w oparciu o największą w kraju bazę agencji. Platforma brief4U.com generuje listę podmiotów dopasowaną indywidualnie do potrzeb każdego projektu marketingowego. Na jej podstawie klient może wybrać najlepsze dla siebie agencje spośród prawie 600 usługodawców.

Marcin Chyliński

Usprawnienie 2. Briefing i debrifing, czyli sprawna komunikacja

Ograniczona komunikacja na linii klient-agencja, to jeden z głównych problemów procesów przetargowych. Niezwykle istotnym, jeszcze przed rozpoczęciem procedury konkursu, jest określenie, kto jest odpowiedzialny za kontakt po obydwu stronach procesu. Wzajemna szczerość i otwartość na dialog, to klucz do sukcesu. Dla agencji kluczowe jest zrozumienie briefu i celu biznesowego, z kolei marketerzy powinni zapewnić agencjom dostęp do potrzebnych informacji w ramach przedmiotu przetargu. Dlatego też najważniejszym elementem usprawniającym komunikację jest brief marketingowy. Według BetterBriefs Project aż 90 proc. marketerów i agencji uważa brief za jedno z najcenniejszych i paradoksalnie najbardziej zaniedbanych narzędzi marketingowych. Dobrze przygotowany dokument pozwala wykluczyć z konkursu podmioty, które nie pasują do profilu naszego zapytania ofertowego oraz jednocześnie stanowi bazę wiedzy dla tych agencji, które są kompetentne w obszarze zlecanego projektu i gotowe na rozpoczęcie współpracy z nami. Okazuje się, że i tutaj marketerzy mogą liczyć na wsparcie technologii. Na rynku pojawiają się e-usługi ułatwiające przygotowanie briefu. Usprawniają one pracę marketerów dodatkowo przeprowadzając ich również przez proces przetargu online. Agencjom z kolei dają możliwość zadawania pytań do briefu, co niezaprzeczalnie sprzyja komunikacji zainteresowanych stron i wyrównuje poziom wiedzy pomiędzy nimi

Brief marketingowy jest niezwykle ważnym dokumentem, a im bardziej jest on precyzyjny, tym oferta przygotowywana przez agencje będzie w wyższym stopniu dopasowana do potrzeb naszego projektu marketingowego. Już na tym etapie jesteśmy w stanie ocenić, czy firma może zaoferować usługę, która jest nam w tym momencie potrzebna oraz czy posiada odpowiednią wiedzę ekspercką do tego, żeby zrealizować dany projekt. Im bardziej szczegółowy brief, tym lepiej agencja jest wprowadzona w wyzwania, które mamy do zaadresowania. Dzięki temu, w kolejnych etapach proces przetargowy jest znacznie płynniejszy. Ogranicza to również ryzyko podjęcia niewłaściwego wyboru.

Aneta Kosior

Usprawnienie 3. Wybór agencji

Ostatnim etapem przetargu jest ocenienie i porównanie przez marketera ofert nadesłanych przez agencje oraz wyłonienie tej, która w najwyższym stopniu spełnia wyznaczone przez nas kryteria. Dlatego, już w pierwszym etapie procesu ofertowego zalecane jest przygotowanie kryteriów wyboru zwycięskiej oferty i procedury informowania o wynikach. Takie podejście znacznie ułatwia i usprawnia dalszy przebieg procesu.

Jeżeli cały proces przetargowy sprowadzimy do jednego miejsca w przestrzeni online, umożliwiającego jego pełną realizację, to oszczędzamy czas nie tylko na przeprowadzenie samego procesu, ale również wybór najlepszych agencji reklamowych pod kątem realizowanych przez nas projektów marketingowych. Dlatego też firmy coraz częściej decydują się na wdrożenie nowych technologii w procesie ofertowania takich jak np. brief4U.com oszczędzając przy tym zarówno czas jak i środki finansowe związane z przeprowadzeniem takiego procesu.

Marcin Chyliński


Źródło: brief4you.com 

Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.

BRIEF

E-przetargi coraz bliżej. Co czeka zamawiających i wykonawców?

18 października 2018 roku wchodzi w życie nowelizacja ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zmiany dotkną wszystkich, którzy biorą udział w przetargach publicznych. Do nowych przepisów przygotowuje się także administracja publiczna. Już 65 jednostek, w tym Kancelaria Prezydenta RP, 12 ministerstw, m.in. Ministerstwo Cyfryzacji, Ministerstwo Obrony Narodowej, Ministerstwo Zdrowia oraz Urzędy Wojewódzkie, od 31 lipca 2018 roku może przeprowadzać przetargi publiczne drogą elektroniczną.

Nowelizacja ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP) zmieni dotychczasowy sposób realizacji zamówień publicznych. Wszystkie postępowania powyżej progów unijnych będą musiały być przeprowadzane drogą elektroniczną. Co oznacza, iż w sposób elektroniczny będzie się odbywać komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, składanie ofert, wniosków i oświadczeń. Nowe prawo da wykonawcom możliwość wzięcia udziału w przetargu publicznym bez wychodzenia z biura, kserowania i skanowania dokumentów. Będzie szybciej, łatwiej, bezpieczniej.

Rozwiązanie informatyczne, które pozwoli na wprowadzenie nowych przepisów w życie, składa się z rządowej platformy e-Zamówienia oraz zintegrowanych portali e-Usług, z których korzystać będą zamawiający i wykonawcy.

– Całościowa elektronizacja rynku zamówień w Polsce to Platforma e-Zamówienia, której celem jest nadzór nad realizacją zamówień, jako centralne repozytorium danych, oraz portale e-Usług, jakim jest Platforma Marketplanet. W dniu wejścia w życie ustawy to portale e-Usług będą pełnić kluczową rolę w realizacji i obsłudze zamówień, to z ich wykorzystaniem realizowane będą czynności elektroniczne, takie jak składanie ofert, komunikacja elektroniczna w toku postępowania. To dlatego do przeprowadzenia postępowania powyżej progów unijnych konieczne będzie wsparcie portalu e-Usług. Obowiązek posiadania odpowiednich narzędzi ciąży na zamawiających – tłumaczy Grzegorz Filipowski, członek zarządu Marketplanet, firmy, która dostarczyła wspomnianym jednostkom administracji publicznej platformę zakupową zgodną z nowymi przepisami.

Za wdrożenie portali e-Usług, które umożliwiają elektroniczną komunikację między stronami przetargu, odpowiada każdy zamawiający. Z ramienia 65 jednostek administracji publicznej za zakup odpowiedniego narzędzia odpowiedzialne było Centrum Obsługi Administracji Rządowej (COAR). 23 kwietnia tego roku COAR w wyniku przetargu wybrało ofertę firmy Marketplanet. Zaproponowana przez dostawcę platforma zakupowa pozwala na elektroniczną komunikację w zgodzie z wymaganiami ustawy PZP, w tym na komunikację na wszystkich etapach postępowania, obsługę wszystkich trybów postępowań o udzielenie zamówień wymienionych w ustawie, integrację z platformą e-Zamówienia, wsparcie procesu oceny ofert oraz publikację i udostępnianie dokumentów z postępowania.

– Od 31 lipca wszystkie jednostki objęte wdrożeniem mogą przeprowadzać swoje postępowania za pomocą naszej platformy zakupowej. Co ważne, to naprawdę prosty i intuicyjny system, przyspieszający pracę i wspierający realizację zamówień publicznych od rozpoczęcia postępowania przez wybór wykonawcy aż po publikację wyniku oraz elektroniczne zawarcie umowy – dodaje Grzegorz Filipowski.

W ramach dostarczanych usług poszczególne jednostki mogą również podpisywać elektronicznie umowy oraz prowadzić elektroniczny rejestr umów i aneksów.

Rozwiązanie dostępne jest przez przeglądarkę, dzięki czemu nie wymaga zakupu ani instalowania dodatkowego oprogramowania zarówno przez zamawiających, jak i wykonawców. Jedynym wymogiem korzystania jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego do prowadzenia komunikacji pomiędzy stronami, w tym składania ofert i oświadczeń. W przypadku elektronicznego podpisywania umów obowiązek posiadania kwalifikowanego podpisu dotyczy także zamawiającego.

Projekt był adresowany do podmiotów korzystających z usług Centrum Usług Administracji Rządowej. Należą do nich m.in. jednostki administracji rządowej, Kancelaria Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Ministerstwo Cyfryzacji, Ministerstwo Obrony Narodowej, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Urzędy Wojewódzkie i wiele innych.

Przepisy, które wchodzą w życie 18 października, dotyczą na razie postępowań powyżej progów unijnych. Zmiany nie ominą jednak także pozostałych przetargów.

– W przypadku postępowań poniżej progów unijnych nowe przepisy zaczną obowiązywać w styczniu 2020 roku. Teoretycznie firmy i instytucje organizujące takie postępowania mają jeszcze trochę czasu na przystosowanie się do zmian. Doświadczenie podpowiada mi jednak, że nie warto czekać do ostatniej chwili. Lepiej efektywnie wykorzystać czas, który pozostał, i już dziś realizować wszystkie przetargi w formule elektronicznej – wyjaśnia Grzegorz Filipowski z Marketplanet. – Nic nie stoi na przeszkodzie, aby rozwiązanie wybrane przez COAR w ramach przetargu zostało zaimplementowane w każdej jednostce czy instytucji zobowiązanej nowelizacją ustawy do wdrożenia narzędzi informatycznych wspierających elektronizację.

Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.

BRIEF