...

BRIEF dociera do polskich firm i ich pracowników – do wszystkich tych, którzy poszukują inspiracji w biznesie i oczekują informacji o ludziach, trendach i ideach.

Skontaktuj się z nami

Jak zarządzać zaangażowaniem uczestników eventów online?

eventy online kobieta spotkanie

O tym, jak pandemia zmieniła (i nadal zmienia) świat, napisano już wiele. Każdy niemal aspekt naszego codziennego funkcjonowania ucierpiał z jej powodu. Obecnie więcej nam nie wolno niż wolno, ale natura istot żyjących jest taka, że starają się jak najszybciej dostosować do panujących warunków i to w sposób, zapewniający im jak największy komfort i jak największy pożytek. Paradoksalnie są też dziedziny, którym pandemia może finalnie wyjść na dobre. Jakie? Na przykład eventy. Nie możliwe? A jednak.

Wracając na chwilę do czasów „przedpandemicznych” – choć dziś w kontekście eventów myślimy o nich z rozrzewnieniem, jak o krainie wiecznej szczęśliwości, w której chodzimy na koncerty, konferencje i inne absorbujące wydarzenia – rzeczywistość często była przecież zgoła inna. Szczególnie, gdy byliśmy managerem ds. marketingu czy sprzedaży i próbowaliśmy wytłumaczyć naszym przełożonym, jakie realne korzyści przynoszą naszym organizacjom eventy, pokazać twarde dane czy wykazać ROI. Trudno je było mierzyć, trudno było z nich pozyskiwać wartościowe dla organizatorów informacje, które mogłyby, po wylądowaniu w firmowym CRM-ie, stać się wartościową bazą do dalszych działań marketingowych czy sprzedażowych. I ten aspekt pandemia paradoksalnie zmienia na lepsze. Przenosząc eventy do online, gdzie mamy nieporównywalnie większe możliwości nie tylko pozyskiwania danych, ale i zrobienia z nich użytku szybko i efektywnie.

Zapełniamy firmowe CRM-y rekordami o klientach w jednym, nadrzędnym celu: by mieć następnie podstawę do „zaczepienia” danego klienta, porozmawiania z nim, nawiązania długofalowej relacji – ni mniej ni więcej:  zainicjowania procesu sprzedaży. W świecie „przed pandemią” firmy organizowały wydarzenia, uczestniczyły w nich, ale z punktu widzenia CRM była to „czarna dziura”. Dlaczego? Na samym evencie nie było kontroli nad tym, co realnie się dzieje – kto dokładnie przyszedł? W jakim celu? Jakie ma wrażenia? Czy treść eventu jest dla niego satysfakcjonująca? To trochę tak, jakby korzystać z opcji mailingów w CRM, ale w ogóle ich nie analizować – wysyłać wiadomości, ale nie interesować się następnie, czy ktoś je otrzymał, czy przeczytał, czy zareagował na zawarte w mailingu treści i informacje.

Event, wydarzenie firmowe, konferencja – to też są przecież narzędzia, wykorzystywane w strategii firmy w określonym celu. Bez względu na to, czy przeznaczamy na nie budżet HR’owy, marketingowy czy sprzedażowy – każde z nich ma określone cele do spełnienia, wartości do dostarczenia. Dziś wydarzenia online ułatwiają nam sprawę – dostarczają w końcu dane. I to dokładnie takie, jakich organizator wydarzenia potrzebuje. Jest jednak jeden ważny warunek do spełnienia i wyzwanie, z którym w dobie eventów online należy sobie poradzić: utrzymanie zaangażowania i uwagi uczestników.

Kluczem jest zaangażowanie

Jak wiemy z raportów, zaangażowanie jest problemem nie od dziś. Wg raportu Gallupa w ogóle nie zaangażowanych jest 71% klientów i 70% pracowników. Teraz, gdy często jedyną opcją interakcji z klientami firmy lub jej pracownikami są eventy online – staje się to jeszcze większym wyzwaniem, np.jak utrzymać uczestnika wydarzenia przed ekranem przez całe 90 minut, kiedy w domu są dzieci na nauce zdalnej, gotuje się obiad, a pralka informuje o skończonej pracy?

Firmy, które myślą, że dziś wystarczy zrobić studio nagrań, by zachwycić i zaangażować odbiorcę w wydarzenie online muszą zmienić podejście. I to szybko. Nigdy nie uda im się dojść do poziomu, jaki widzimy codziennie wieczorem w serwisach informacyjnych największych stacji TV. A na tym właśnie poziomie, choćby zupełnie nieświadomie, odbiorca ustawia swój pułap oczekiwań względem takich transmisji. Można pokazać, że robi się to profesjonalnie, tyle że bez jednoczesnego pomysłu na zaangażowanie uczestnika ten trud może okazać się zwyczajnie daremny.

Jak powinien wyglądać idealny event online?

Dziś większości wydaje się, że wystarczy w miarę dobrej jakości przekaz wideo, jakiś czat i zadawanie pytań lub głosowanie i … „mamy to!”. Taki zestaw stał się obecnie standardem czy też minimum, koniecznym do organizacji eventów online i wiele firm tak właśnie zapełnia dziurę powstałą po wydarzeniach stacjonarnych. Tylko, czy to aby na pewno jest event, który każdy z nas chciałby przeżywać?

Angażujące uczestników eventy to takie, które w jakimś zakresie mogą oni współtworzyć i współkreować. Nie sugeruję tu bynajmniej, że te cele były zawsze zaspokajane eventami offline – z reguły uczestnik do końca niemal nie miał wiedzy, jak wygląda miejsce, w którym event się odbywa, jak wygląda sala, otoczenie, wystrój, czy kogo tam spotka. Tymczasem w eventach online wyeliminowane są praktycznie wszystkie przygotowania związane z logistyką, a organizator może skupić się na tym, co realnie niesie dla uczestników wartość – na współtworzeniu eventu razem z nimi. Jak? Pozwalając im wpływać na to, o czym będzie opowiadał prelegent i na jakich, interesujących czy ważnych dla uczestników zagadnieniach skupi się podczas swojego wystąpienia; dając uczestnikowi eventu możliwości zadania pytań lub wysłania swoich sugestii czy próśb już na etapie przygotowań do eventu – dajemy takiej osobie poczucie, że realnie wpływa ona na to, co zobaczy czy czego doświadczy podczas właściwego wydarzenia. Chcąc jednocześnie zaangażować większą liczbę uczestników możemy zaproponować im, np. ankietę czy głosowanie – by na bazie ich wskazań ustalić tematykę wystąpień poszczególnych gości i mówców. Jest to próba i opcja angażowania ludzi od początku do końca danego wydarzenia.

Angażowanie krok po kroku

Punktem wyjścia jest dobra strona internetowa wydarzenia. W jednym miejscu mamy informacje o evencie, strona informuje o wszelkich aktualizacjach. Uczestnik jest w stałym kontakcie z organizatorem, otrzymuje powiadomienia o tym, co nowego i jak przygotować się do wydarzenia. Ale co istotne – ma realny wpływ na agendę i treść wydarzenia. Innymi słowy zachodzi tu pełna, dwustronna komunikacja. Łącząc się online otrzymuje jasną i pełną instrukcję, jak poruszać się po wirtualnej przestrzeni. Może umówić się na spotkanie online z innym uczestnikiem i na dobrą sprawę z jednego narzędzia brać czynny udział w wydarzeniu poprzez zadawanie pytań, czat, głosowania czy rozmowy z prelegentami. Po wydarzeniu ma zaś możliwość, dużą łatwość i swobodę wyrażenia opinii. Tymczasem brak choćby jednego z tych elementów, np. opcji komunikacji dwustronnej – drastycznie zmniejsza doświadczenia uczestników.

Brzmi to dosyć skomplikowanie. Tymczasem właśnie po to mamy dziś do dyspozycji rozwiązania attendee experience management. Są one pigułką funkcji i funkcjonalności wielu osobnych narzędzi, by móc prościej
i efektywniej dostarczać uczestnikom jeszcze lepszych doświadczeń i zwiększać w ich oczach wartość danego eventu.

Era attendee experience management

Narzędzia attendee experience management to rodzaj platform, które pozwalają planować i reagować na interakcje z klientami (lub pracownikami) podczas wydarzeń – tak, aby spotkały się one z oczekiwaniami uczestników danego wydarzenia i prowadziły do zwiększenia ich satysfakcji oraz lojalności. Co bardzo istotne, pozwalają także zbierać jakościowe informacje o uczestnikach, które w kolejnym etapie wpływają na polepszenie współpracy lub są wartościowym punktem wyjścia do działań sprzedażowych. Bardzo istotnym bowiem aspektem, często nie branym pod uwagę na etapie planowania eventu online, jest fakt, że aby przeprowadzić go sprawnie (a na koniec mieć opcje pozyskania danych, informacji i feedbacku od uczestników) firma lub pracująca dla niej agencja eventowa potrzebują wielu różnych, najczęściej w żaden sposób nie połączonych ze sobą narzędzi. Tu przygotować i zabezpieczyć trzeba choćby system do mailingu, system do transmisji, do spotkań 1 na 1 i wideokonferencji pomiędzy uczestnikami, narzędzie do segmentacji uczestników czy aplikację do ich networkingu. Innymi słowy: dużo oddzielnych narzędzi, które trzeba ze sobą połączyć i nad nimi zapanować, by zapewnić uczestnikom jak najlepszy experience podczas eventu, a organizatorowi  dostarczyć dane.

Słabą stroną takich łączeń i scalania różnych, odrębnych narzędzi jest fakt, że organizator  niejednokrotnie (a może wręcz najczęściej) traci kontrolę nad własnymi danymi – a więc nad tym, co realnie na takim evencie się wydarzyło. Finalnie otrzymuje dużo rozproszonych danych, których potem nie sposób przeanalizować.

Narzędzia attendee experience management (AXM), tak jak kiedyś systemy CRM, wprowadzają w firmach optymalizację w zakresie event marketingu czy wydatków firmowych przeznaczanych na wydarzenia
w ogóle, nie tylko te dotyczące bezpośrednio działań marketingowych czy sprzedażowych. Optymalizuje on procesy i działania na poziomach strategicznym, organizacyjnym i funkcjonalnym.

Strategiczne korzyści to te, z których czerpie zarząd. Ten ma bowiem na celu zwiększenie sprzedaży oraz zmniejszenie ryzyka i kosztów. Rozwiązania AXM to element, który pomaga zapanować nad budżetami, ale także pozwala zbierać wiarygodny feedback od pracowników coraz klientów.
Na poziomie operacyjnym, czyli poszczególnych działów w organizacji, system taki daje możliwość ujednolicenia procesów organizacji wydarzeń. Dyrektorzy mogą oczekiwać zwiększenia efektywności zespołów oraz łatwego dostępu do danych, na podstawie których mogą przygotować dowolne raporty dla zarządu czy akcjonariuszy.
Na poziomie funkcjonalnym rozwiązania AXM najbardziej wpływają na pracę event managerów, czy w ogóle osób odpowiedzialnych w organizacjach za tworzenie wydarzeń – tak wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Rozwiązania attendee experience management dają im jedno narzędzie, (ujednoliconą platformę) skupiające w sobie możliwości i funkcjonalność kilkunastu innych – po to, by event managerowie mogli skupić się na dostarczeniu uczestnikom doświadczeń i budować ich zaangażowanie, zamiast przeznaczać siły i zasoby na skoordynowanie ze sobą wielu narzędzi.

Ponadto platforma attendee experience management pozwala na szybki przesył danych, np. do CRM. Jeśli organizujemy akurat event sprzedażowy, to już w jego trakcie, dane i feedback o osobie z którą teraz rozmawiamy, lądują w naszym CRM, a dział sprzedaży może niemal w czasie rzeczywistym zareagować i zacząć działania, w dodatku wiedząc, jakie są potrzeby tego klienta.

Eventy, konferencje, spotkania – wszelkie organizowane przez firmy wydarzenia były i są jednym z najlepszych narzędzi do budowania relacji z grupami otoczenia. Natomiast problemy z zaangażowaniem uczestników sprzed pandemii są nadal aktualne, a niejednokrotnie nawet większe. Dziś, w dobie wszechobecnego online’u i faktu, że firmy są niejako skazane na ten kanał komunikowania się z otoczeniem, dobranie odpowiedniej platformy do ciągłej wymiany informacji, przekazywania feedbacku, interakcji w komfortowej dla wszystkich przestrzeni jest i konieczne i kluczowe dla osiągania zamierzonych efektów i postawionych celów. W tym obszarze zyskają Ci, którzy postawią na rozwiązania attendee experience management.


Autor:

Andrzej Targosz , CEO Eventory

 

 

Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.

BRIEF

Business Fashion Environment Summit – pierwsza konferencja o zrównoważonym rozwoju w regionie CEE

Business Fashion Environment Summit

Business Fashion Environment Summit to pierwsza konferencja w Europie Środkowo-Wschodniej, poświęcona zrównoważonemu rozwojowi w biznesie i modzie. 22 września 2020 roku w Muzeum Polin w Warszawie światowi eksperci i aktywiści spotkają się na inauguracyjnej edycji konferencji, aby dyskutować o przyszłości biznesu w zgodzie z zasadami zrównoważonego rozwoju i czynnikami ESG. Na zaproszenie Vogue Polska, organizatora wydarzenia, w roli głównych prelegentów zgodzili się wystąpić między innymi: JNW Maksymilian Książe Liechtensteinu, Samata Pattinson, Alexi Lubomirski i Robert van de Kerkhof. Partnerem merytorycznym konferencji jest Boston Consulting Group - ekspert w dziedzinie sustainability.

Vogue Polska inicjatorem dyskusji w regionie CEE

Idea zrównoważonego rozwoju od wielu lat wpływa na reguły działania międzynarodowej gospodarki i nadaje kierunek światowej dyskusji o branży fashion. Już teraz przemysł odzieżowy i obuwniczy odpowiada aż za 10% emisji węgla i 20% zużycia wody w skali globalnej. Będzie jeszcze gorzej, bo zapotrzebowanie na produkcję odzieży ciągle wzrasta, a szacunki wskazują, że do 2030 roku odpady osiągną skalę 148 ton. Konieczność zmian w biznesie modowym i potrzeba opracowania nowych rozwiązań dla przemysłu stały się motywacją do stworzenia Business Fashion Environment Summit – pierwszej tego typu konferencji w Europie Środkowo-Wschodniej.

Za organizację wydarzenia odpowiada Vogue Polska – lider w dziedzinie branży fashion. Głównym partnerem merytorycznym jest Boston Consulting Group – międzynarodowa firma doradztwa strategicznego i ekspert w dziedzinie sustainability.

Celem konferencji jest kształtowanie strategii biznesowych, zgodnych z ideą zrównoważonego rozwoju, zwiększanie świadomości w zakresie możliwych rozwiązań problemu nadmiernej degradacji środowiska przez przemysł oraz stworzenie platformy wymiany wiedzy i doświadczeń, które pozwolą realnie poprawić funkcjonowanie branży.

Inauguracyjna edycja BFES odbędzie się w formule hybrydowej – prelegenci będą występować zarówno ze sceny auli w Muzeum Polin jak i zdalnie z wybranych lokacji na całym świecie. Słuchacze będą mogli obejrzeć całą konferencję online w formie live streamingu, który będzie dostępny bezpłatnie.

BFES_Vogue Polska
Źródło: VOGUE Polska

Światowej sławy leadearzy podczas BFES

Na konferencji wystąpią światowej sławy eksperci i aktywiści związani z branżą modową, przemysłem i biznesem. Pośród głównych speakerów znajdą się: JNW Maksymilian Książe Liechtensteinu – CEO LGT Group – największa prywatna grupa w obszarze bankowości i zarządzania aktywami, projektantka i filantropka Samata Pattinson, fotograf i aktywista Alexi Lubomirski, Robert van de Kerkhof – CCO Lenzing AG – największego producenta włókien syntetycznych na świecie oraz modelka i aktywistka Anja Rubik. Nie są to jedyne wielkie nazwiska, które pojawią się na BFES. Pełna lista prelegentów, razem z harmonogramem wydarzenia, zostanie ujawniona wkrótce.

Moda w zgodzie ze środowiskiem

Zrównoważony rozwój, czyli sustainability, to wciąż umacniający się sposób zarządzania gospodarką, u którego podstaw leży środowisko naturalne, a który za cel obiera zapewnienie dobrobytu społeczeństwa w kolejnych pokoleniach. Eksploatacja zasobów naturalnych, szczególnie nieodnawialnych źródeł, nadmierna emisja zanieczyszczeń, prowadząca do degradacji ekosystemu to problemy, które w dobie gwałtownego rozwoju przemysłu stają się coraz bliżej nas, grożąc nieodwracalnymi zmianami. Zaangażowanie największych producentów i przedsiębiorców jest niezbędne dla odwrócenia szkodliwej tendencji i poprawienia kondycji naszej planety. W model sustainability wpisane są czynniki ESG (environment, social responsibility, governance), których analiza pozwala ocenić firmę pod kątem tego, czy prowadzi biznes w sposób korzystny dla środowiska. Niezwykle istotne pozostaje także kreowanie świadomych praktyk pośród konsumentów, którzy robiąc zakupy mogą wybierać spośród marek działających w zgodzie z sustainability. Społeczna odpowiedzialność jest niezwykle ważnym elementem zrównoważonego rozwoju. Wydarzenia pokroju Business Fashion Environment Summit mają zasadnicze znaczenie dla kształtowania nowych modeli biznesowych i wypracowywania rozwiązań, mających realny wpływ na naszą przyszłość.


Źródło: informacja prasowa VOGUE Polska 

Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.

BRIEF

Kulisy pracy event managera, czyli jak przygotować ofertę dla Klienta?

kulisy pracy event managerów

Praca Event Managera składa się z wielu elementów. Samo przygotowanie odpowiedniej oferty dla Klienta wymaga często znacznie więcej czasu, niż może się to teoretycznie wydawać. A ponieważ zawsze najtrudniej jest zacząć, nie można zapominać, że to właśnie koncepcja jest fundamentem każdego eventu i wymaga czasu, precyzji i zdecydowanego flow! To ona, niczym zapowiedź hitu kinowego, nadaje kierunek i delikatny posmak tego, jakich emocji może doświadczyć uczestnik podczas planowanej imprezy.

Na początku było słowo, a potem był… event!

Bo wszystko zaczyna się od POMYSŁU, który następnie, w odpowiednich słowach, należy przelać na papier!

John Maynard Keynes powiedział kiedyś: Problemem nie jest tworzenie nowych koncepcji, tylko pozbywanie się starych

W branży eventowej gotowe scenariusze już od dawna są passe, dlatego agencje kreatywne obecnie charakteryzują się indywidualnym podejściem do klienta. Otrzymując ofertę eventową, zleceniodawca powinien poczuć, że została ona stworzona specjalnie z myślą o nim. Właśnie dlatego kwestia stworzenia ciekawej i niebanalnej koncepcji dedykowanej danej firmie, wymaga od eventowca nie lada zachodu.

Zanim przejdziemy do etapu tworzenia koncepcji, warto odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań. Mimo że branża marketingowa wymaga ciągłej orientacji w aktualnych wydarzeniach i gromadzenia podstawowych informacji, to nawet najlepszemu event managerowi może umknąć jakaś drobnostka albo trop na genialny pomysł.

Przy zbieraniu podstawowych informacji na temat Klienta, warto zastosować metodę 5W+H. To akronim sześciu pytań, który pozwoli Ci stworzyć wyczerpujący opis dotyczący briefa.

  • kto? (who?)
  • co? (what?)
  • kiedy? (when?)
  • gdzie? (where?)
  • dlaczego? (why?)
  • jak? (how?)

Przedstawiony zestaw może być modyfikowany i rozszerzany. Ważne, aby zgromadzić kluczowe informacje, które pozwolą Ci stworzyć pełną i nietuzinkową ofertę. 

To musisz wiedzieć, jeśli nie chcesz, żeby event okazał się klapą!

Naszej uwadze oczywiście nie może umknąć podmiot, od którego wszystko się zaczyna, czyli “kto?” i “co?”. 

KTO?

Pytanie skłania nas do przeanalizowania potrzeb Klienta oraz jego gości.

  • W jakiej branży działa firma?

Z reguły nie jest to wyznacznikiem tematyki eventu, jednak warto uwzględnić ten aspekt przy tworzeniu koncepcji – może skutkować to porządną dawką inspiracji, która posłuży jako motyw przewodni eventu. Postaraj się poznać klienta i historię jego działalności, co pozwoli Ci na jego lepsze zrozumienie.

  • Jaka jest grupa docelowa?

Czy są to pracownicy, klienci,  czy także osoby towarzyszące lub dzieci? Dana informacja jest kluczowa przy ewentualnym uwzględnieniu atrakcji oraz menu dla młodszych uczestników imprezy, a także przy dostosowaniu charakteru imprezy. Casino Night raczej nie byłoby dobry pomysłem.

  • Ile będzie osób?

Określenie liczby gości pozwala na dobór odpowiedniego obiektu i wyceny m.in. cateringu czy atrakcji.

  • Do jakiej generacji należy klient?

Jak wiadomo, nasze społeczeństwo dzieli się na kilka generacji, charakteryzujące się innymi zachowaniami, zainteresowaniami i poglądami. Oczywiście nie należy kierować się stricte przekonaniami przypisanymi do poszczególnych pokoleń. Skupienie się na konkretnej generacji, może skutkować przypływem sporej dawki inspiracji i fali niecodziennych pomysłów. 

Załóżmy, że organizujesz urodziny dla firmy produkującej zabawki dla dzieci.

Kto jest grupą docelową? – Dzieci i ich rodzice. 

Wykorzystaj to! Przenieś swojego klienta do krainy gier i zabaw w nieco innej formie np. poprzez lata 90, automaty i Pacmana. Mamy nawiązanie do charakteru działalności, a przy tym dostosowanie także do wybranej grupy docelowej z uwzględnieniem klientów i przyjaciół firmy. 

CO?

Zwykle nie zdajemy sobie sprawy z wagi tego pytania, mając konkret podany “na tacy”. Często jest tak, że Klient rzuca myśl, a Ty w jakiś sposób musisz to ograć. Ważne jest, aby zleceniodawca wyraźnie sprecyzował, czego dokładnie od Ciebie oczekuje, aby nadać eventowi odpowiedni charakter. 

To określenie jest kolejnym kluczowym elementem przy tworzeniu oferty eventowej, ponieważ na tej podstawie, możemy doprecyzować wszystkie szczegóły.

  • Czy będzie to impreza indoorowa czy outdoorowa?
  • Jaki ma być jej rodzaj? Gala, bankiet, konferencja, piknik, urodziny czy może wypad integracyjny?
  • Czy należy uwzględnić nocleg dla gości? 

A może to Ty musisz coś zaproponować?

Określenie rodzaju eventu pozwala na nadanie spójności całej koncepcji, dobór odpowiedniej przestrzeni, aranżację scenerii, dostosowanie menu, a także zorganizowanie atrakcji adekwatnych do charakteru imprezy.

 

Jeżeli dalej nie wiesz, od czego zacząć – wypisz wszystkie skojarzenia związane z eventem – a nuż doznasz tzw. efektu “Eureki”, a reszta pójdzie już swoim rytmem?

Na przykład w przypadku imprezy urodzinowej mogą to być: 

*tort – bez ciasta się nie obejdzie, trzeba go uwzględnić w ofercie!

*rodzina, przyjaciele – czy w skład gości wejdą członkowie rodziny pracowników, najważniejsi klienci, dawni zatrudnieni, czy najbliżsi podwykonawcy?

*zaproszenia – czy powinny być w formie elektronicznej w celu podnoszenia świadomości ekologicznej, czy może w wersji tradycyjnej lub nieoczywistej (np. jako ciasteczko z wróżbą)

*świętowanie –  w jaki sposób? jakie atrakcje można zaproponować? Które z nich wpisują się w motyw przewodni?

*alkohol – w jakiej formie powinien zostać uwzględniony? Szampan, piwo, wódka, drinki? Czy klient preferuje open bar, czy raczej formę bonów z ograniczoną ilością? 

*prezenty – jak urodziny, to i prezenty! Czy powinny to być drobne upominki dla wszystkich gości, czy raczej nagrody za wzięcie udziału w konkursach i różnego rodzaju atrakcjach? A może w formie CSR-u i podarunku dla potrzebujących?

Właśnie poprzez wypisywanie różnych skojarzeń, mogą nasunąć się kolejne tematy i nowe pomysły, które można uwzględnić i zaproponować Klientowi. 

KIEDY?

Równie ważna jest data. Na przykład w przypadku sezonu zimowego, automatycznie będziemy szukać rozwiązań indoorowych, które z reguły okazują się bezpieczniejszym rozwiązaniem ze względu na zmiany pogodowe. Oczywiście kto nie ryzykuje, ten nie pije szampana, bo zawsze można postawić namiot (np. w formie igloo), rozpalić ognisko i rozłożyć mnóstwo ogrzewaczy, jednak to nie konkurs na najbardziej ekstremalny event; chociaż… jak kto woli, bo szampana każdy chce się napić.

Wybrana data może być także połączona z innymi okazjami.

  • Organizujesz jubileusz na koniec roku? Połącz to ze świątecznym spotkaniem firmowym! Klient nie tylko będzie mógł podsumować bieżący rok, ale także wszystkie lata działalności firmy.
  • Urodziny Prezesa i firmy w jednym? To idealne połączenie, które uhonoruje zarówno Klienta, jak i jego sukces.
  • Wyjazd integracyjny w Dniu Pizzy? Wykorzystaj to i zaproponuj ciekawą atrakcję w swojej ofercie!
GDZIE?

Przy określonych wyżej punktach, możemy z łatwością zaproponować dedykowane lokalizacje, czy destynacje odpowiadające oczekiwaniom Klienta. To równie istotny punkt przy tworzeniu koncepcji, ponieważ odpowiednie podejście i zaskakująca aranżacja może wpłynąć na pozytywne wrażenia uczestników eventu już na samym wejściu.

Jeśli firma składa się z kilku filii w Polsce, najodpowiedniejszym miejscem na event niewątpliwie będzie Centralna Polska (Warszawa, bądź Łódź) lub miasto, w którym znajduje się główna siedziba Klienta.

Charakter eventu również pozwala na zaproponowanie interesującej lokalizacji na organizację imprezy. Park, hotel, czy jakaś nieoczywista, surowa przestrzeń, są jednymi z pierwszych elementów, na które zwrócą uwagę goście eventu. 

Przy wyborze lokalizacji nie zapomnij o uwzględnieniu jej odległość od firmy, odpowiednim dojeździe oraz wystarczającej ilości miejsc parkingowych.

DLACZEGO?

Zebrane dotychczas informacje pozwalają uzyskać wstępny obraz tego, w jakim kierunku chcemy poprowadzić naszego Klienta. W tym momencie, ze wszystkich informacji, warto przeanalizować, dlaczego dany pomysł jest dobry i jaką wartość przyniesie on uczestnikom eventu. Drogą eliminacji możesz dojść do tego, co będzie najlepiej wpisywało się w oczekiwania i budżet Klienta. 

Pamiętaj, że z wyborem odpowiednich propozycji jest tak samo, jak z odwiecznym krakowskim dylematem – na dwór czy na pole. Każdy ma inne gusta i nigdy nie wiadomo, czego ktoś jest większym zwolennikiem.

JAK?

No i od pomysłów, przechodzimy do działania! Czyli, krótko mówiąc, sprawdzamy, czy i jak da się je wcielić w życie.

Załóżmy, że chcemy zorganizować dla Klienta akcję CSR. Wiemy CO, dla KOGO, mamy POMYSŁ, ale…no właśnie!… JAK go wcielić w życie? Otóż musimy się zastanowić nad doborem optymalnych rozwiązań, które mogłyby spełnić postawiony cel – tj. np. zaangażować i zaktywizować jak najwięcej ludzi oraz przysłużyć się budowaniu pozytywnego wizerunku firmy. 

 

Pomysł na event jest, a czy pomysł na jego realizację też? 

Inspiracja bierze się znikąd i nie ma na nią prostego przepisu. Właśnie dlatego stworzenie ciekawej oferty wymaga czasu, wiedzy i kreatywności. 

A skoro już wiemy, że wszystko zaczyna się od słowa…

 

Nadajmy temu kształt, czyli stwórzmy prezentację i kosztorys

Po zebraniu najpotrzebniejszych informacji i intensywnej burzy mózgów przychodzi czas na przygotowanie ciekawej prezentacji i wyceny proponowanych założeń, wykorzystując umiejętności “lekkiego pióra” i zaawansowanego researchu w Internecie. Podczas gdy maile w Twojej skrzynce pocztowej dwoją się i troją od wycen potencjalnych podwykonawców potrzebnych do oszacowania budżetu, popracuj nad ofertą, która powinna być spójna i zawierać wszystkie istotne informacje będące wizją planowanego eventu. Ładna, czytelna prezentacja powinna być Twoją wizytówką. Wykorzystaj chwytliwe hasła, lekkie opisy i spersonalizowane grafiki, a także nie zapomnij o przejrzyście przedstawionym kosztorysie – najlepiej sprawdzi się w osobnym załączniku w excelowskiej tabelce.

 

Czy jest to jedyny przepis na przygotowanie oferty eventowej? Nie! Sposobów jest wiele, a artykuł może posłużyć jedynie za wskazówkę, jak można to robić. Wszystko zależy tak naprawdę od zapytania ofertowego. Metoda 5W+H niewątpliwie jest pomocna przy gromadzeniu informacji, jednak zawód event managera nie charakteryzuje się wyłącznie dobrym researchem, ale też kreatywnością i samoorganizacją. Pamiętaj jednak, że wiedza jest zawsze bazą. A od czegoś trzeba zacząć.

 

Cyrek Events to agencja eventowa, która powstała by łączyć dwie rzeczywistości: offline i online, zamiłowanie do nowych technologii i miłość do eventów. Wiemy, że coraz trudniej zaskoczyć czymś uczestników, dlatego uważnie śledzimy, (a czasem wyprzedzamy!) bieżące trendy, aby zapewnić naszym klientom niepowtarzalne doznania i efekt WOW! cyrekevents.com

Cyrek Events

Reklama to nie wszystko – jak skutecznie wypromować agencję eventową?

Agencje eventowe mierzą się ze szczególnym problemem reklamowania swoich usług, aby mogły wyróżnić się na tle innych firm. Ale ponoć nic tak nie rozkręca firm jak rosnąca konkurencja, prawda?

Event to nie produkt. Nie postawisz go na półce w sklepie, żeby mógł się rzucić w oczy.

Tak samo, jak nie zaczniesz rozdawać ulotek na ulicy. Forma przekazu musi być dostosowana do oferowanych usług i wybranej grupy docelowej. 

Spójrzmy na to na własnym przykładzie. Szukasz lub potrzebujesz informacji na jakiś temat. Czy nie zaczniesz od wpisania kluczowych fraz pod kolorowym napisem “Google”? 

 

Idziemy w internety, czyli stawiamy na pozycjonowanie i stronę internetową

Obecnie wiele agencji eventowych pozycjonuje swoje strony internetowe, aby mogły wyświetlać się możliwie jak najczęściej i jak najwyżej. Rzadko kto przechodzi do następnej strony wyszukiwania w momencie, kiedy “topowe” agencje pokazały się jako pierwsze. 

Z tego względu, jeśli nie masz firmowej strony www, to tak naprawdę nie istniejesz. Niestety, konkurencja jest zbyt duża, a internet powszechny. To przecież pierwsza rzecz, do której zajrzy potencjalny klient, zanim zdecyduje się z Tobą skontaktować. 

– zadbaj o odpowiedni opis: czym zajmuje się Twoja agencja, jakie eventy tworzycie?

– pokaż portfolio i doświadczenie swojego teamu

– ułatw do siebie kontakt: nr telefonu, adres biura oraz mailowy (którego nie trzeba kopiować, a po kliknięciu automatycznie otworzy “Nową wiadomość” w skrzynce pocztowej)

 

Musi mieć to “coś”

Wybór agencji eventowej można porównać do rzutu kostką lub monetą. Ciężko tak naprawdę ocenić która ekipa spisze się lepiej. Czasami ładniejsza oferta i niższa wycena niekoniecznie będą świadczyć o idealnym wykonaniu i efektywnej komunikacji ze strony agencji. U dobrego event managera oprócz perfekcyjnie zrealizowanej imprezy, liczy się także indywidualne podejście do klienta i budowanie biznesowych relacji. Steve Jobs powiedział kiedyś: Bądź na tyle blisko swoich klientów, aby powiedzieć im czego chcą, zanim sami się na to zdecydują. A czy nie powinno to dotyczyć także potencjalnych klientów? Zaproponowane rozwiązania, zwrócenie na siebie uwagi poprzez zindywidualizowany, ale jakże kreatywny prezent dla prezesa firmy może przyczynić się do nawiązania owocnej współpracy. 

Na samym starcie działalności naszej agencji eventowej, jak wszystkie startupy, walczyliśmy o klientów. Wysyłaliśmy mailingi, dzwoniliśmy, reklamowaliśmy się w sieci, ale wciąż ciężko było dotrzeć do konkretnych klientów. Postawiliśmy na eksperyment: do kilku interesujących nas firm w Krakowie, wysłaliśmy relaksacyjne kolorowanki (wraz z zestawem kredek!) obrandowane ich i naszym logo, malujące im przed oczami naszą przyszłą współpracę. No i co? Zadziałało! Od kilku z nich dostaliśmy pozytywny feedback i pierwsze zapytania ofertowe.

Co osiągnęliśmy?

  • poinformowaliśmy, że działamy
  • zwróciliśmy na siebie uwagę
  • pokazaliśmy, że jesteśmy kreatywni
  • przedstawiliśmy się jako agencja, która stawia na indywidualne podejście (na zasadzie H2H)

Agencje eventowe nie należą do świata, w którym wszystko jest czarne albo białe, a dwa plus dwa zawsze równa się cztery. Przecież o to chodzi, żeby być kreatywnym i zaskakiwać. 

 

 

Zadowolony klient to Twoja najlepsza reklama

Ludzie mogą zapomnieć, co powiedziałeś, mogą zapomnieć, co zrobiłeś, ale nigdy nie zapomną tego, jak się dzięki Tobie poczuli – powiedziała Maya Angelou. A jak wiadomo, klient zawsze chce mieć spokojną głowę; i choćby się waliło i paliło nie z Twojej winy, to on i tak będzie pamiętał, że podczas współpracy z Tobą coś było nie tak. 

Ludzie mają tendencję do przypisywania swoich emocji pewnym wydarzeniom. Przyznaj, że u dentysty w sumie nie jest tak strasznie, jak kiedyś nam się wydawało, a jednak mimo wszystko, na samą myśl o wizycie odczuwamy lekką niechęć. Częstym powodem mogą być wykreowane już w dzieciństwie silne, a zarazem negatywne emocje związane z wizytą u stomatologa; czasami nawet u tego jednego konkretnego.

W eventach jest bardzo podobnie. Całość wrażeń, jakich doświadcza klient przekłada się na dalszą współpracę.  Coraz więcej firm zwraca uwagę na tzw. user experience, czyli doświadczenie użytkownika, jakie towarzyszy mu podczas korzystania z produktu czy usługi. Rozumiejąc potrzeby klienta możemy skupić się na zaproponowaniu i dostosowaniu rozwiązań mu dedykowanych. Jeżeli zorganizowany przez Ciebie event, szkolenie, kampania czy inne zlecenie spotka się z dużą aprobatą, a po drodze nie wkradnie się żadna wpadka – możesz liczyć na to, że dany klient nie ucieknie do konkurencji.

 

Wszystko zależy od wzajemnych relacji

Lojalni klienci nie tylko wrócą, nie tylko polecą Cię innym, ale ZMUSZĄ swoich przyjaciół do robienia interesów z Tobą. Autorem tego zdania jest Chip Bell – konsultant w zakresie lojalności klientów.

Właśnie z tego względu w branży eventowej najskuteczniejszy okazuje się marketing szeptany. Od słowa do polecenia – głównie tak agencje zdobywają nowych klientów. W końcu od 2018 roku influencer marketing uważa się za jedną z najpopularniejszych form promocji stosowaną przez większość marek; a czym innym jest wykorzystanie twórcy internetowego do zareklamowania oferty firmy, niż poleceniem? 

 

Daj się poznać czyli wszystko kręci się wokół PR-u

Zapewne każdy z nas ma swojego idola, który służy mu jako wzór do naśladowania. Osoby te często są uznawane jako eksperci w danej branży. Niemal zawsze książka Philipa Kotlera uważana jest za lekturę obowiązkową dla początkującego marketera (w końcu Kotler uchodzi za ojca nowoczesnego marketingu), William Szekspir służy za wzór zamiłowanym pisarzom, a Leonardo da Vinci – malarzom i wynalazcom. Nie chodzi przecież o to, żeby napisać kolejną książkę o marketingu, która nie wniesie nic nowego, ale zawsze można dzielić się swoją wiedzą eksperta w formie artykułów, komentarzy, czy wywiadów. Przede wszystkim ważne jest, aby być obecnym w świecie i dzielić się swoją wiedzą, która może nieść jakąś wartość dodaną dla innych. W ten sposób nie tylko zbudujesz wizerunek eksperta, ale także zwrócisz uwagę na swoją osobę. Jeśli ludzie poznają Ciebie, to także Twoją agencję. Pamiętaj, że nie musisz występować w roli Jana Kowalskiego. Możesz sygnować swoje wypowiedzi jako agencja eventowa. W ten sposób dajesz innym do zrozumienia, że znasz się na tym co robisz.

 

Social media – niewykorzystany potencjał?

Czasy, kiedy portale społecznościowe były stworzone wyłącznie do użytku prywatnego, już dawno minęły. Obecnie wykorzystywane są jako dodatek do budowania wizerunku marki, a w przypadku firm online – jako główny kanał sprzedaży. Agencje eventowe często lekceważą potencjał mediów społecznościowych, które mogą stać się najbardziej pożądanym źródłem wiedzy o firmie. 

Jak je wykorzystać?

Z pomocą social mediów można dać się poznać ludziom od kuchni – odbiorcy uwielbiają sceny zza kulis, a w internecie liczy się przede wszystkim autentyczność i wzbudzenie emocji.  Instagram może służyć jako Twoje portfolio, a Facebook jako źródło najważniejszych informacji; od ciekawostek branżowych, poprzez linki do aktualnych wydarzeń, aż po dokonania Twojej agencji. Wybór należy do Ciebie! Dzięki portalom społecznościowym możesz także promować swoją firmę i docierać do wybranych grup docelowych dzięki reklamom sponsorowanych, które mogą “podbić” zasięgi i zwiększyć wyświetlenia posta. 

 

Czy tylko w ten sposób można wypromować agencję eventową? Z pewnością nie. Każdy ma swoje sposoby. Z własnego doświadczenia wiemy, że ile ludzi, tyle opinii. A jaka jest Twoja?

 

Cyrek Events to agencja eventowa, która powstała by łączyć dwie rzeczywistości: offline i online, zamiłowanie do nowych technologii i miłość do eventów. Wiemy, że coraz trudniej zaskoczyć czymś uczestników, dlatego uważnie śledzimy, (a czasem wyprzedzamy!) bieżące trendy, aby zapewnić naszym klientom niepowtarzalne doznania i efekt WOW! cyrekevents.com

Cyrek Events

Eventy online – eventy przyszłości?

eventy online eventy przyszłości

O tym, że epidemia COVID-19 „uziemiła” tradycyjne eventy i wymusiła przeniesienie ich do świata digital nie trzeba nikomu przypominać. Jednak pandemia i związane z nią izolacja, czy restrykcje, kiedyś w końcu się skończą – bo muszą.

Wisława Szymborska w jednym ze swoich wierszy pisała:

„Czemu ty się, zła godzino,
z niepotrzebnym mieszasz lękiem?
Jesteś – a więc musisz minąć.
Miniesz – a więc to jest piękne”.

Ale czy wraz z końcem epidemii pożegnamy się też z wirtualnymi eventami?

Eventy online – utopia czy realna alternatywa?

To przede wszystkim nie jest tak, że eventy wirtualne pojawiły się dopiero jako odpowiedź na koronawirusa i próba przystosowania się do nowej, niecodziennej rzeczywistości. Istniały wcześniej i były realizowane, czy to w formie webinarów, konferencji online, czy nawet wirtualnych targów. Ale bądźmy szczerzy – istniały – to fakt, ale stanowiły niepodważalną mniejszość i były raczej uzupełniającym i wzmacniającym kanałem komunikacji niż realną konkurencją dla spotkań bezpośrednich.

Branża eventowa, idąc z duchem czasu, oczywiście sukcesywnie korzystała na potrzeby organizowanych wydarzeń z narzędzi digital i rozwiązań high-tech, sprawiając, że te tak z pozoru odmienne światy – online i offline – przenikały się i dopełniały, dostarczając uczestnikom jeszcze większych emocji. Teraz jednak agencje eventowe musiały pójść o krok dalej – chcąc utrzymać się przy życiu, zmuszone były przenieść swoje usługi całkowicie do przestrzeni internetowej, a uczestników z sal konferencyjnych i hal targowych na platformy do videokonferencji i wirtualnych „pokoi”.

No i stało się – nastąpił „boom” – prawdziwy wysyp eventów online wszelkiej maści – od tych organizowanych przez branżę dla branży – udowadniających, że się da, że można, a nawet trzeba, po te pierwsze wirtualne eventy już dla klientów, którzy z początkową „pewną taką nieśmiałością” mieli się przekonać, że technologia (+ wsparcie doświadczonych specjalistów i agencji) daje całkiem dobre rozwiązania do tworzenia naprawdę ciekawych i angażujących spotkań, które są czymś więcej niż tylko połączeniem przez komputer. Okazało się też, że na koncert np. „Męskiego Grania” można udać się w kapciach, zajmując wygodne miejsce w pierwszym rzędzie przed ekranem komputera, a żeby spotkać się z ulubionym autorem i otrzymać autograf nie trzeba już ustawiać się w długiej kolejce do stoiska na Targach Książki; można to zrobić w bezpiecznej przestrzeni zacisza domowego przy wirtualnych stoiskach wydawców.

Czy tak oto znaleźliśmy antidotum na całe to zło: kolejki – do recepcji, toalet, bufetów, brak wolnego terminu w hotelu, czy niewystarczającą ilość miejsc noclegowych, niedostępność artystów, nieoczekiwane zwroty akcji spowodowane prozą życia codziennego, jak np. tym, że z powodu korka prelegent nie dotarł na czas? Czy zatem możliwe jest, aby eventy wirtualne na dobre „wygryzły” te tradycyjne?

Eventy online – no to hit czy kit?

Wiele standardowych eventów, takich jak prezentacje produktów czy szkolenia można z łatwością przenieść z offline do online – co do tego nie ma wątpliwości. Wystarczy zorganizować webinar, który oprócz wideo i dźwięku umożliwia również udostępnienie prezentacji, plików itp. lub wynająć studio z podstawowym sprzętem do transmisji, gdzie właściwie wchodzi się na gotowe i mówi do uczestników słuchających Cię na całym świecie.

Bieżąca interakcja, możliwa dzięki moderowanym czatom, opcji dodawania komentarzy, czy dodatkowym narzędziom do angażowania odbiorców jak np. ankiety czy quizy lub inne aktywności z elementami grywalizacji, tylko dopełnia całości.

Za tego typu spotkaniem online przemawia też sama formuła, wymuszająca, z powodu trudności skupienia uwagi widza przed ekranem, kondensację treści do absolutnego meritum.

Oczywiście należy być ostrożnym, co do wyboru samej platformy, za pomocą której chcemy połączyć się z użytkownikami, bo jak pokazały ostatnie wydarzenia – nie wszystkie (a zwłaszcza te darmowe) są bezpieczne i można paść ofiarą ataków hakerskich, czego miała doświadczyć jedna z polskich firm – producent obuwia – podczas wideokonferencji poświęconej wynikom finansowym firmy. Niestety zamiast nich, na ekranie pojawiły się swastyki i treści pornograficzne.
Wiadomo – ideałów nie ma, ale umówmy się – podczas tradycyjnego eventu też może zdarzyć się awaria, jak np. ta najpopularniejsza, zwana powszechnie „złośliwością rzeczy martwych”.

No dobra – ale co np. z konferencjami branżowymi, które oprócz walorów edukacyjnych, niosły ze sobą jeszcze te wszystkie „smaczki”, dla których człowiekowi chciało się fatygować na drugi koniec Polski? Welcome packi, catering, atrakcje towarzyszące czy wieczorna część integracyjna z niebanalnym programem artystycznym?

Jakby się uprzeć możemy mieć namiastkę tego wszystkiego w onlinie:

– welcome packi? – nic prostszego! Kurier doręczy je do uczestników tuż przed wydarzeniem! (chociaż co do tego to akurat nigdy nie można mieć 100% pewności)
– catering? –  każdy z gości interaktywnego wydarzenia może otrzymać voucher do jednej z platform pozwalających zamówić jedzenie w dostawie – takie na jakie tylko ma ochotę i w porze, która będzie dla niego najbardziej dogodna
– atrakcje? – co powiecie na koncert gwiazdy czy stand up na zakończenie wydarzenia?
– nagrody? – nie tylko będą, ale i będzie można je wybrać! – do zwycięzców trafią kupony, które będą mogli zrealizować w wybranym miejscu, bądź na wybranej stronie internetowej.

Warto tu przy okazji zauważyć, jak sytuacja odwróciła się o 180 stopni: kiedyś to digital stanowił swoisty dodatek i uzupełnienie spotkań stacjonarnych, dziś to offline pod postacią, czy to tradycyjnego zaproszenia, czy przesłanych do uczestnika wydarzenia gadżetów, ma dopełnić event cyfrowy.

Ale wracając do tematu – organizacja konferencji biznesowych online paradoksalnie może okazać się nie tylko tańsza i prostsza – nie płaci się w końcu za transport uczestników, hotele, parkingi, catering, montaż sceno-techniki, hostessy czy wydruki – ale i efektywniejsza. W przeciwieństwie do tradycyjnego wydarzenia, spotkanie online daje błyskawiczną mierzalność, a dane zebrane o wszystkich osobach, które wzięły udział w danym wydarzeniu, dają olbrzymie możliwości kolejnych działań networkingowych i remarketingowych.

Czyli jednak HIT? Gdyby odpowiedź była tak oczywista, prawdopodobnie na wysyp eventów online nie musielibyśmy czekać aż do czasów pandemii – zalałyby nas wcześniej. W eventach w realu jest więc coś unikatowego i niepodrabialnego, coś co sprawia, że nie pozwolą się wygryźć, coś co każe nam jechać z północy na południe i ze wschodu na zachód w poszukiwaniu czegoś, czego nie znajdujemy w Internecie i eventach wirtualnych. Co to takiego?

Wirtualne eventy, ale czy prawdziwe emocje?

Eventy online z pewnością są świetnym rozwiązaniem na obecną sytuację. Technologia jest teraz naszym sprzymierzeńcem, Internet i platformy streamingowe plastrem na ranę zadaną przez COVID-19. Ale gdy sytuacja się unormuje i świat znowu wciśnie play, wrócimy na stare śmieci, czyli do eventów stacjonarnych, bo tylko te mogą nam dostarczyć prawdziwe emocje w najczystszej postaci – a o to w tym wszystkim naprawdę chodzi. Nie bez powodu mówi się przecież, że ludzie nie będą pamiętali, co się do nich mówiło, ale jakie emocje się w nich wzbudziło, a z pewnością łatwiej to zrobić na żywo, gdy możemy się spotkać twarzą w twarz.

Człowiek w końcu nie jest samotną wyspą, ma określone potrzeby związane z byciem w grupie, nie zawsze zaspokajalne za pomocą łącza internetowego. Potrzebujemy spotkań, bliskości i emocji, potrzebujemy human connection. Więc owszem – podczas wirtualnego eventu możemy mu zapewnić dostawę cateringu pod same drzwi, czy obdarować go voucherem, który trafi na jego skrzynkę mailową, jednak nie przekażemy mu emocji płynących z kontaktu i obcowania z drugim człowiekiem – nawet jeśli podczas spożywania najbardziej przeciętnego dania, czy słuchania nie tak zabawnego kabaretu. Eventy w swym założeniu mają kreować doświadczenia i wspomnienia, zakorzenić się w naszej pamięci i być przestrzenią do spotkania człowieka z drugim człowiekiem.

I właśnie to budowanie trwałych i niezapomnianych doświadczeń emocjonalnych stanowi o przewadze eventów stacjonarnych i odróżnia je od spotkań wirtualnych.

Jaka jest więc konkluzja? Czy eventy online znikną wraz z ustaniem pandemii?
Nie do końca, ale powoli wrócą tam, gdzie ich miejsce – jako skuteczne wsparcie eventów stacjonarnych. Na pewno je też wzbogacą! Z pewnością z większą łatwością będziemy przenikać pomiędzy światami offline i online i z większą odwagą korzystać z asortymentu narzędzi digitalowych i rozwiązań technologicznych, które, skoro się już raz sprawdziły, mogą być też wsparciem w przyszłości!

 

Cyrek Events to agencja eventowa, która powstała by łączyć dwie rzeczywistości: offline i online, zamiłowanie do nowych technologii i miłość do eventów. Wiemy, że coraz trudniej zaskoczyć czymś uczestników, dlatego uważnie śledzimy, (a czasem wyprzedzamy!) bieżące trendy, aby zapewnić naszym klientom niepowtarzalne doznania i efekt WOW! cyrekevents.com

Cyrek Events

Lepiej zapobiegać niż leczyć, czyli 5 sposobów na uniknięcie eventowej wtopy

Są koszmarem każdego event managera. Śnią nam się po nocach albo nie dają zasnąć tuż przed realizacją. Jeśli zapytać nas o znienawidzone prawo, większość zapewne wskaże Prawo Murphy’ego. Choć niektórych wpadek nie da się uniknąć, doświadczony event manager wyczuje większość z nich, zanim te pojawią się na horyzoncie i zdążą popsuć mu wydarzenie. Gdzie zatem tkwi sekret udanego eventu?

  1.   Wizja lokalna

 Zabrzmi banalnie, ale najważniejszy jest plan. Nie tylko ten samego eventu, ale również przestrzeni, w której ma się odbyć nasze wydarzenie. Nie wierz na słowo, gdy ktoś zapewnia Cię, że dana lokalizacja jest skrojona na miarę Twoich potrzeb. Jeszcze przed podpisaniem umowy pojedź na miejsce i sam sprawdź, czy dany obiekt ma dogodny dojazd, wejście dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, szerokie ciągi komunikacyjne, wystarczającą ilość toalet, czy dojścia do prądu w miejscach, w których planujesz ustawić dodatkowe atrakcje. Checklista jest oczywiście długa i każdorazowo inna, ale zawsze chodzi o to samo – pewność, że dane miejsce dysponuje odpowiednim zapleczem. Będąc w danej lokalizacji osobiście, nie tylko masz okazję empirycznie poczuć jej klimat i zauważyć/wykorzystać rzeczy, o których wcześniej nie pomyślałeś, ale również zobaczyć, jak zachowują się zatrudnieni tam ludzie – czy pracujące tam osoby to doświadczony i zgrany zespół, czy łapanka sezonowych pracowników. Kto doświadczył kiedyś tego drugiego wie, że ta informacja jest na wagę złota.

Nasza wskazówka: Gdy masz już plan przestrzenny, pamiętaj, że ludzie często nie przykuwają uwagi do wydrukowanych map i znaków, więc będą szukać wsparcia u napotkanych osób. Przed rozpoczęciem wydarzenia poświęć zatem kilka minut briefingu hostess na oprowadzenie ich po całym obiekcie by wiedziały, gdzie kierować gości, kiedy ci zapytają je o drogę. Bo zapytają na pewno, daję Ci na to słowo.

  1.   (Dys)proporcje

Niekończąca się kolejka do recepcji lub punktu gastronomicznego? Za ciasne przejścia pomiędzy stołami bankietowymi? Chyba każdemu zdarzyło się być na takiej imprezie i zapewne nie ma o niej dobrego zdania. Odpowiednia wielkość sali, liczba obsługi czy punktów wydawczych to obowiązkowy element każdego udanego eventu i nie można iść tu na kompromisy.

Nasza wskazówka: Przy planowaniu atrakcji zawsze pytaj dostawców o przepustowość ich stanowiska i trzymaj się tego, co usłyszysz. Bądź asertywny i nie daj się nikomu namówić by zamiast 4 stanowisk były 2, jeżeli 4 to wyraźna rekomendacja Twojego partnera. To on wie, jakie możliwości mają jego sprzęt i ludzie oraz ilu uczestników będzie w stanie obsłużyć przy zachowaniu właściwych dla siebie standardów. To samo tyczy się np. cateringu. Nawet najlepsza atrakcja czy jedzenie, do którego nie można się dostać przez niebotyczną kolejkę, zamiast radości wywoła frustrację uczestników i wpłynie na negatywny odbiór imprezy, a to finalnie będzie postrzegane jako Twoja wina, bo to Ty jako organizator odpowiadasz za całokształt wydarzenia.

  1.   Lista „to do”

Multitasking, z którym się mierzymy to też multiodpowiedzialność, a ponieważ pamięć ludzka bywa zawodna, najlepiej notować wszystkie rzeczy, których musimy dopilnować przed realizacją wydarzenia. Nieważne czy wolisz klasyczny papierowy kalendarz czy bardziej nowoczesne aplikacje do zarządzania zadaniami – ważne, by było to rozwiązanie, z którym jest Ci wygodnie i które sprawia, że zawsze masz dostęp do swojej listy i możesz wykreślać, jak i dopisywać do niej kolejne pozycje. 

Nasza wskazówka: Nie musisz wszystkiego robić sam! Planując i projektując event podziel go na mniejsze zadania i w miarę możliwości przypisz je do kilku innych osób. Dzięki temu będziesz mógł pilnować wyznaczonych deadline’ów i „spinać” wszystko w całość, ale nie zatracisz się w tysiącu spraw, które należy załatwić. Więcej osób w projekcie, to też większe szanse na wyłapanie potencjalnego ryzyka.

 

  1.   Sprawdzaj, sprawdzaj …i jeszcze raz sprawdzaj

 Wydaje Ci się, że wszyscy wszystko wiedzą. Dziesięć razy mówiłeś, że meble eventowe mają być rozstawione do 14.30, florystka zaczyna pracę o 14.00, a barmani ubrani w granatowe koszule ze swoim stanowiskiem mają być gotowi na 18.00. Ale czy na pewno? Sprawdź jeszcze raz. A najlepiej napisz maila z podsumowaniem, a nawet podsumowanie podsumowania. 9 na 10 osób będzie o wszystkim pamiętać, ale prawie zawsze znajdzie się ta 1, której wydawało się, że umawialiście się inaczej. Nieporozumienia są tym bardziej prawdopodobne, im więcej osób pośredniczy w komunikacji, a w sytuacjach kryzysowych „Mówiła Pani, że…” nie działa. Liczy się to, co masz na piśmie i tylko to możesz egzekwować.

Nasza wskazówka: Zawsze proś o bezpośrednie kontakty do osób, które będą obsługiwać twoją imprezę i niezależnie od wcześniej wymienianej korespondencji staraj się jeszcze raz omówić z nimi ich udział w evencie. Lepiej wyjść na control freak’a, niż 2h przed piknikiem dowiedzieć się, że dostawca leżaków nie wjedzie na teren imprezy, bo nie zabrał ze sobą potrzebnych dokumentów.

  1.   Przezorny zawsze ubezpieczony

Eventowe pudełko, zestaw Mary Poppins, magiczny plecak lub event kit. Jakkolwiek by tego nie nazwać, chodzi o podręczny zestaw rzeczy, który może się przydać podczas Twojego eventu. Jeżeli to konferencja w hotelu, nie ruszaj się bez dodatkowych markerów, taśmy klejącej, nożyczek, czegoś na ból głowy dla gości na drugi dzień i mini zestawu do szycia. Jeżeli wybierasz się na offroad koniecznie zabierz ze sobą jeszcze wielofunkcyjny scyzoryk, apteczkę, plastry na otarcia, żel antybakteryjny, dodatkową paczkę chusteczek higienicznych i krem do rąk (dla żeńskiej części wyprawy). Niezależnie, gdzie jedziesz, zawsze miej przy sobie taśmę silver tape i trytytki, bo to one w 90% przypadków uratują Ci życie.

Nasza wskazówka: Najlepszym sposobem na wyłapanie potencjalnych problemów podczas zbliżającego się eventu, jest wyobrażenie sobie, że jest się jego uczestnikiem i przejście całej ścieżki imprezy z jego perspektywy. Kiedy mamy już gotowy scenariusz wydarzenia warto też zagrać z resztą swojego zespołu w „3 trudne pytania” – każdy myśli wtedy, co podczas realizacji imprezy może się nie udać i swoje wątpliwości wyraża w pytaniu „Co jeśli…” Jeżeli mamy odpowiedź na każde pytanie, jesteśmy gotowi do eventu. 

 

Na koniec pamiętaj, że cechą branży eventowej jest jej zmienność, a zatem prędzej czy później zmierzysz się z sytuacją, kiedy mimo zachowania wszystkich środków ostrożności coś pójdzie nie tak. Co wtedy zrobić? Najlepiej zatrzymaj się na chwilę, weź głęboki oddech i… po prostu zacznij działać. 

Jeżeli pracujesz w tej branży na pewno nie brak Ci kreatywności, a “fackupy” rozwiązujesz od ręki. Z tymi cechami, dasz sobie radę ze wszystkim.

 

Cyrek Events to agencja eventowa, która powstała by łączyć dwie rzeczywistości: offline i online, zamiłowanie do nowych technologii i miłość do eventów. Wiemy, że coraz trudniej zaskoczyć czymś uczestników, dlatego uważnie śledzimy, (a czasem wyprzedzamy!) bieżące trendy, aby zapewnić naszym klientom niepowtarzalne doznania i efekt WOW! cyrekevents.com

Cyrek Events

Jak zorganizować eko event?

cyrek_ekoevent_cover

O ekologii słychać teraz na każdym kroku, a nasza świadomość w tym temacie stale rośnie. Segregujemy śmieci, używamy toreb wielokrotnego użytku, rezygnujemy z butelek plastikowych, a nawet inwestujemy w bajery typu drewniana szczoteczka do zębów. Wiele firm stara się iść z duchem czasu i dostosować swój biznes pod obecny trend wycofując plastikowe słomki lub wprowadzając papierowe torby.

W branży eventowej również jest ważne, aby zadbać o zrównoważony rozwój, nie tylko ze względu na panujący trend, ale głównie dlatego, aby zwiększyć świadomość ekologiczną innych.

 

1. Zaproszenia

Najlepszym rozwiązaniem będzie wysłanie zaproszeń mailem. W ten sposób zredukujesz koszty i materiały przeznaczone na ich produkcję.

Innym sposobem może być również zastosowanie nowoczesnych technologii i stworzenie dedykowanej aplikacji, przez którą trzeba będzie potwierdzić swój udział w wydarzeniu. Taka aplikacja może również zawierać wszystkie najpotrzebniejsze informacje związane z eventem bez konieczności drukowania kolejnych materiałów (np. agenda, ankieta, lista gości itp.)

Oprócz tego istnieją również innowacyjne formy zaproszeń typu growing paper. Jest to papier czerpany z dodatkiem nasion, który po otrzymaniu od organizatora, można zasadzić w ziemi i oczekiwać na pierwsze łodygi.

 

2. Dekoracje

Żywa scenografia jest zdecydowanie jednym z głównych must-have na eko eventach. Jeżeli sytuacja na to pozwala dobrym pomysłem jest impreza plenerowa pośród zielonych terenów, w przeciwnym wypadku warto wykorzystać coraz popularniejsze ścianki z żywych kwiatów, czy prawdziwego mchu. Dodanie do tego drewnianych mebli lub tych typu DIY, niewątpliwie nadadzą eventowi klimat przyjaznemu środowisku. Pamiętaj, że czasami mniej znaczy więcej! Szczególnie teraz, kiedy większość stawia na minimalizm.

 

3. Organizacja

Ważny jest nie tylko sam event, ale także cała organizacja z nim związana. Wybór odpowiednich podwykonawców jest kluczowy w celu dostosowania wszystkich usług jako proekologicznych. 

O czym należy pamiętać?

  • zajmij się utylizacją odpadów
  • dostarcz kontenery do segregacji śmieci
  • postaw na materiały wielokrotnego użytku

 

4. Catering

Nie wystarczy zadbać o zielony wystrój, aby event mógł być eko. Równie ważny jest catering i sposób jego podania. Na co należy zwrócić uwagę? 

1) Zadbaj o eko zastawę 

Plastikowe talerze i sztućce są w tym momencie nie na miejscu. Zamiast tego lepiej sprawdzą się naczynia drewniane lub wielokrotnego użytku.

2) Ogranicz marnowanie jedzenia 

Dobrym pomysłem jest przygotowanie cateringu w stylu finger foods lub serwowanie mniejszych porcji. Takie rozwiązanie jest idealne w przypadku, gdy chcemy ograniczyć wyrzucenie pozostawionego jedzenia. Zawsze istnieje jednak możliwość, kiedy możesz przeznaczyć nadającą się do spożycia żywność po evencie na działalność charytatywną (Caritas, jadłodajnie, schroniska dla bezdomnych).

3) Zaoferuj lokalne i zdrowe produkty 

Zadbaj o dużą ilość warzyw i owoców, piwo z beczki, czy wodę z saturatora. 

4) Dostosuj catering pod wegetarian i wegan, a także osoby z nietolerancjami pokarmowymi

O tym punkcie należy pamiętać w przypadku każdego rodzaju eventu.

5) Wykorzystaj kawę i herbatę oznaczoną certyfikatem Fairtrade

 

5. Atrakcje

Kolejną kwestią podnoszącą świadomość ekologiczną uczestników eventów są atrakcje! Takim przykładem może być zorganizowanie warsztatów lub konkursów nawiązujących do tematyki eventu. Tak naprawdę, opcji może być wiele. Pamiętaj tylko, żeby w jak największym stopniu ograniczyć zużycie zbędnych materiałów. Takie atrakcje powinny być praktyczne, edukacyjne, a zarazem sprawiać uczestnikom frajdę. 

Poniżej przedstawiamy parę naszych propozycji.

  • warsztaty malowania ekotorby
  • live cooking z lokalnymi dostawcami
  • wykorzystanie eko rowerów jako źródła energii (np. do podładowania telefonu)
  • warsztaty decoupage
  • technologie VR i AR 
  • warsztat tworzenia eko kuli
  • konkurs plastyczny (wykorzystując naturalne surowce)
  • warsztaty robienia lasu w słoikach
  • sportowa olimpiada 
  • eko quiz 

i wiele innych.

 

6. Upominki

Jak konkursy to i prezenty! Ta kwestia również powinna być dobrze przemyślana i dostosowana pod tematykę ekologii. Oprócz upominków, które uczestnicy otrzymają podczas warsztatów, jak ekotorby, czy las w słoiku, warto zadbać również o inne propozycje. Możesz wykorzystać smakołyki i różnego rodzaju rękodzieła od lokalnych przedsiębiorców, a także zamówić eko gadżety reklamowe obrandowane logo Twojej firmy. Takimi upominkami może być butelka wielokrotnego użytku, drewniany zestaw łamigłówek, czy nawet notatnik korkowy.

 

Wpływ naszych działań na ekologię jest ogromny. Warto dostosować organizację eventów pod ekorozwój ze względu na pozytywny feedback uczestników imprezy. Oprócz tego, zastosowanie takich rozwiązań niewątpliwie przełoży się na poprawę wizerunku firmy.

 

Cyrek Events to agencja eventowa, która powstała by łączyć dwie rzeczywistości: offline i online, zamiłowanie do nowych technologii i miłość do eventów. Wiemy, że coraz trudniej zaskoczyć czymś uczestników, dlatego uważnie śledzimy, (a czasem wyprzedzamy!) bieżące trendy, aby zapewnić naszym klientom niepowtarzalne doznania i efekt WOW! cyrekevents.com

Cyrek Events

Event w czasie kwarantanny – jakie marketingowe techniki zastosować by zgromadzić uczestników przed komputerami?

eventy w kwarantanie wydarzenia online

W typowych warunkach na wydarzenie, które branżowo nazywamy eventem, składa się kilka czynników. Najważniejsze z nich to: organizator, czyli podmiot który za sprawą spotkania chce osiągnąć jakiś cel (społeczny lub marketingowy), grupa uczestników dla których dane wydarzenie jest organizowane, koncept kreatywny, którego celem jest zrobienie jak największego wrażenia na uczestnikach oraz zestaw narzędzi wykorzystywanych do zrealizowania postawionych wcześniej celów biznesowych. Równie ważne są elementy takie jak lokalizacja czy catering. Mowa tu jednak o normalnej sytuacji, gdzie pracę wykonuje się z biur, ludzie spotykają się na mieście, a środki komunikacji publicznej są wypełnione po brzegi podróżnymi.

No właśnie… A co możemy zrobić podczas pandemii, gdy wszyscy podlegamy czasowej izolacji i nie możemy, albo nie chcemy się fizycznie spotykać?

Cyfrowy nomadyzm – pracuj skąd chcesz, spotykaj się jak chcesz

Żyjemy w czasach cyfrowego nomadyzmu. Dzięki rozwojowi szybkiego internetu i różnego rodzaju platform do pracy zdalnej możemy wykonywać nasze obowiązki skądkolwiek tylko chcemy. Dla pracodawcy ważne jest by praca została wykonana, a pracownik był zadowolony i przede wszystkim – bezpieczny. Coraz więcej osób doświadcza tego rodzaju pracy i nie są to już tylko informatycy. Dzięki rozwojowi technologii przedstawiciele wielu różnych branż zyskują taką możliwość.

Obecna sytuacja w kraju i skala epidemii jest czymś zupełnie nowym, wyzwaniem na które nie byliśmy gotowi i wyzwaniem, które weryfikuje naszą umiejętność do szybkiego dostosowywania się do nieprzewidzianych sytuacji. Tylko czas pokaże jakie unikatowe i nowe rozwiązania zostaną opracowane w tym niespokojnym okresie.

Na szczęście jesteśmy przyzwyczajeni do oglądania treści wideo w sieci i nie mam tu na myśli filmików z kotkami z You Tube. Na myśli mam liczne szkolenia dostępne w formie online, które często traktujemy jako immanentny element naszego rozwoju zawodowego. Kursy w takiej formie dają realne certyfikaty potwierdzające nasze nowo nabyte umiejętności i zdobytą wiedzę. Operatorzy platform ze szkoleniami twierdzą, że posiadanie cyfrowego certyfikatu poświadczającego dane kompetencje przekłada się na ponad sześciokrotnie większy ruch na naszym profilu LinkedIn. W chwili obecnej większość kursów online udostępnionych jest za darmo. Jest to doskonała okazja żeby zapoznać się z różnego rodzaju platformami, dostępnymi na nich narzędziami i znalezieniem możliwości do wykorzystania ich w prowadzonej przez nas działalności.

Poza doskonaleniem naszych umiejętności zawodowych mamy również możliwość organizowania spotkań. Niegdyś nowoczesne czaty ewoluowały w platformy do prowadzenia wideokonferencji, które są jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w pracy marketingowej. Ile razy każdy z nas prowadził długą rozmowę telefoniczną, podczas której próbował dojść z rozmówcą do consensusu, a w rzeczywistości tylko nakręcaliśmy negatywne emocje i brak wzajemnego zrozumienia? Za pomocą wideoporad/konferencji mamy możliwość fizycznego, wręcz namacalnego, wskazania danego problemu skupiając się na tym co ważne, a nie na tym czyja racja jest „najmojsza”. Możemy prezentować plany, schematy, założenia, możemy dzielić się ekranem i udostępniać go wszystkim obecnym na konferencji, możemy ich rzeczywiście angażować dzięki czemu ich rola zmienia się ze zwykłego odbiorcy, do współtwórcy.

Co ciekawe, duże koncerny przed wprowadzeniem nowych pracowników do pracy szkolą ich w przestrzeni wirtualnej nie od dziś. Za pomocą gogli VR pracownicy przechodzą przez cały zestaw procesów związanych z ich stanowiskami pracy, jak i cały zestaw możliwych awarii wraz z instrukcjami, jak sobie w danej sytuacji poradzić. Może nie jest to wgrywanie baz danych do mózgu, jak to miało miejsce w Matrixie, ale kierunek zaczyna się z grubsza zgadzać. Volkswagen Group przeszkoliło w wirtualnej rzeczywistości 10 tysięcy robotników z zakresu obowiązków pracy w fabryce, zanim ci mieli możliwość realnego wejścia na jej teren. BP przeprowadza wirtualne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i ewakuacji z platform wiertniczych, ExxonMobil prowadzi wirtualne zajęcia dla operatorów stacji benzynowych, a KFC uczy przyszłych pracowników jak najlepiej i najszybciej przyrządzić smacznego kurczaka za pomocą gry VR.

Dzięki rozwojowi technologii mamy możliwość pracy z dowolnego miejsca na ziemi oraz organizowania spotkań w jednym miejscu, mimo że uczestnicy takiego spotkania pochodzą z różnych kontynentów. Tylko od nas zależy jak szybko dostosujemy te możliwości do naszych obowiązków.

Technikalia – od niezbędnego minimum, do eventu premium

Posiadając laptop z kamerą i mikrofonem, podobnie wyposażony smartfon wraz z podłączeniem do internetu, dysponujemy tak naprawdę narzędziami do zorganizowania mikroeventu w świecie digital dla mniejszego lub większego grona uczestników. Dzięki nim jesteśmy w stanie zrobić jednostronny stream lub wideokonferencję. Wieloosobowa konferencja, gdzie każdy streamuje swój obraz przeznaczona jest jednak dla mniejszych grup uczestników. Daje poczucie większej intymności i jest o wiele bardziej skuteczna. Dlaczego? Dlatego, że jeżeli w konferencji bierze udział pięciu uczestników to jesteśmy w stanie obserwować ich reakcje na prezentowane przez nas treści i zależnie od nich zmieniać styl przekazywania wiadomości, bądź wciągać uczestników w dyskusję powodując, że przestaną być tylko odbiorcami treści.

Powstało wiele ciekawych narzędzi programowych takich jak Zoom Cloud Meetings, którego twórcy na czas pandemii postanowili odblokować funkcje wycinania postaci z tła, tak aby każdy mógł streamować wideo z domu bez pokazywania tego co się w nim znajduje, za to z możliwością pokazania wcześniej wybranego i wgranego przez nas tła.

Istnieją również możliwości przygotowania naprawdę profesjonalnych streamingów, jednak wymagają one wyboru lokalizacji (jak przy klasycznych eventach), stworzenia dedykowanej scenografii oraz wynajęcia firmy, której zadaniem będzie realizacja wideo z reżyserią i streamingiem online. W tym wypadku wszystko wygląda pięknie i profesjonalnie, jakość streamu powala, a scenografia nadaje teatralności naszemu wydarzeniu. Jednakże w dalszym ciągu pozostaje to „płaski”, jednostronny przekaz do wirtualnego widza. Dobry event to taki, który transformuje cele biznesowe klienta w realne przeżycia konsumenckie nadając im pewien wymiar emocjonalny. W tej branży relacja z uczestnikami wydarzeń jest podstawą decydującą o sukcesie projektu. Tak więc jak możemy te relacje nawiązać? Możemy wykorzystać technologie live chat z moderatorem, który na bieżąco śledzi wpisy odbiorców, a najciekawsze kwestie przekazuje prowadzącemu. Niezależnie od tego czy są to pytania od publiczności, czy uwagi na temat prowadzenia prezentacji. Dzięki temu prezentujący ma możliwość reakcji i wciągnięcia uczestników jeszcze bardziej w wydarzenie, które przestaje być jednostronnym przekazem. Mimo tego, iż jest to tylko jeden, drobny element interakcji, to nadaje on głębszego wymiaru naszemu wydarzeniu online.

Human Touch – o aspekcie ludzkim

Finalnie to widz decyduje o tym co ogląda. Naszą relację możemy upublicznić na wiele sposobów. Od płaskiego streamu, przez stream z wielu kamer, który jest moderowany i reżyserowany, aż po możliwości streamu 360, co jest ukłonem w stronę posiadaczy gogli VR mających możliwość wejścia jeszcze głębiej w przedstawiane treści.

Zazwyczaj widz/uczestnik oczekuje czegoś więcej, niż suchej relacji okraszonej dźwiękami, bądź statycznymi grafikami. Można tu znaleźć analogię do świata gier komputerowych, gdzie najpopularniejsze z nich oferują możliwość rywalizacji z ludzkim przeciwnikiem, który za pomocą awatara zanurza się w cyfrowy świat i rzuca nam angażujące wyzwanie. Ta sama zasada wydaje się być spiritus movens dla przyszłych wydarzeń online. Komputer, kamera i światłowód to tylko narzędzia, content to tylko mniej lub bardziej interesująca treść, sednem każdego wydarzenia jest nawiązanie relacji między ludźmi i nadanie tej relacji pewnej wartości emocjonalnej. Eventy mają kreować doświadczenia i wspomnienia, zakorzenić się w naszej pamięci. Tylko wtedy możemy mówić o dobrze zorganizowanym wydarzeniu. W każdym innym wypadku mamy do czynienia z jednostronnym wykładem, a jak doskonale wiemy – takie formy prezentacji wpadają jednym, a wypadają drugim uchem 😉

Dlatego też każda forma uatrakcyjnienia eventu będzie bardziej i efektywna, i efektowna, jeśli po drugiej stronie znajdzie się człowiek z krwi i kości, a nie aplikacja czy maszyna. Oczywiście hybrydowe rozwiązania już istnieją i będą się coraz szybciej rozwijać, co może stanowić zupełnie nową niszę dla chociażby animacji online-eventowych, jednakże to czynnik ludzki jest w dalszym ciągu decydującym faktorem podczas organizowania każdego rodzaju wydarzenia.

Jest to ciekawy i skomplikowany temat, który wymaga pewnych umiejętności w prowadzeniu eventów online. Zawodowi streamerzy doskonale wiedzą jak przykuć uwagę widza i to od nich możemy nauczyć się kilku zasad, które później zaimplementujemy w naszej pracy. Ze względu na format wydarzenia techniki prezentacji będą musiały się zmienić. W dalszym ciągu merytoryka pozostanie najważniejszym elementem składowym wystąpienia, jednak to jego oprawa, elementy angażujące odbiorców i charyzma prezentera będą przekładać się na ocenę całości wydarzenia.

Interaktywność

Co dalej? Jest mnóstwo narzędzi, które bez instalowania dodatkowych aplikacji umożliwiają, poprzez wejście na daną stronę, wzięcie udziału w interaktywnych prezentacjach. Pollev, Sli.do czy Kahoot! to tylko niektóre z nich, które dodatkowo wprowadzają elementy grywalizacji do naszego wydarzenia. Najlepsze jest jednak to, że wszystkie działają w czasie rzeczywistym. Dzięki temu jesteśmy na bieżąco nie tylko z reakcjami uczestników wydarzenia, ale w bardzo przyjazny sposób angażujemy publikę w interakcję z nami i naszą prezentacją. Poprzez grywalizację możemy wprowadzić system punktacji do pytań, które zamierzamy zadać słuchaczom. A punktacja z kolei może przełożyć się na zdobycie realnych nagród dostarczanych do zwycięzców za pomocą przesyłek kurierskich.

Co z cateringiem? Mimo tego, że restauracje są tymczasowo zamknięte to w dalszym ciągu realizują zlecenia na dostawy. Każdy z gości naszego interaktywnego wydarzenia, po zalogowaniu w odpowiednie miejsce, otrzyma kupon do jednej z platform pozwalających zamówić jedzenie w dostawie – takie na jakie tylko ma ochotę i w porze, która będzie dla niego najbardziej dogodna. Zazwyczaj podczas „normalnych” eventów zawsze znajdzie się ktoś, komu jedzenie nie będzie smakować. W tym wypadku decyzyjność przekazana jest w ręce gości wydarzenia i to oni dokonują wyboru, a nie organizator. Brzmi smacznie? Jak najbardziej!

Na horyzoncie pojawiają się również bardzo innowacyjne platformy do spotkań w wirtualnej rzeczywistości. Przykładowo Facebook Horizon (obecnie w wersji beta), który za pomocą gogli VR umożliwia przeniesienie się do wcześniej stworzonego świata i interakcje z innymi użytkownikami czy nawet stworzenie własnego „świata”, np. przestrzeni eventowej (przypomina Simsy prawda?).

Koncepcja cyfrowych przestrzeni do spotkań mocno kojarzy się z filmem Stevena Spilberga „Ready Player One”, ale nie mówimy już o stworzeniu konceptu na potrzeby kina, a o rzeczywistości w której żyjemy i która dalej będzie się rozwijać – czy wejdziemy w ten świat lub nie, to zależy tylko od nas samych.

Atrakcje eventowe online i moderacja real time

Moderowanie komentarzy w czasie rzeczywistym jest czymś co doskonale znamy z telewizji, gdzie na paskach informacyjnych pojawiają się treści wysyłane przez widzów. Przy organizacji wirtualnego wydarzenia będziemy musieli jednak skorzystać z doświadczenia ekspertów od reżyserii czy realizacji telewizyjnych.

Dlaczego? Jeśli chcemy by nasze wydarzenie online było czymś więcej niż zwykłą wideokonferencją, to musimy kierować się takimi samymi wyznacznikami, którymi kierowalibyśmy się przy organizowaniu klasycznej imprezy, gdzie w realizatorce siedzi operator i reżyser sterując wszystkim zza kulis. Percepcja uczestników eventów online będzie się zmieniać z roku na rok i będą oni wymagać coraz więcej. Najstarsi użytkownicy internetu pamiętają jaką radość sprawiało wgranie obrazka JPG na stronę i ile to zajmowało. Teraz niezaładowanie jakiegokolwiek elementu, bądź wszelkiego rodzaju opóźnienia (lagi) powodują irytację i wpływają na finalną ocenę prowadzonego projektu. Celowo używam tu terminów wziętych z gier, takich jak lagi, albowiem świat gier komputerowych i jego „natychmiastowość” powinien być inspiracją dla organizatorów wydarzeń online. Należy zadbać o to, aby wszystkie elementy działały płynnie i były ze sobą powiązane, im więcej „lagów” i „glitchy” – tym bardziej narażamy się na niezadowolenie uczestników. W dalszym ciągu jedną z najważniejszych części składowych eventu jest customer journey i jej odpowiednie przygotowanie. Brak osób, które będą nadzorować realizację naraża nas na dużą liczbę problemów, których można było uniknąć. Oczywiście wszystkie treści merytoryczne będą nagrywane z możliwością wielokrotnego powrotu do nich w czasie, chociaż z drugiej strony poprzez ograniczenie czasowe dostępności treści czy dodatkowych atrakcji możemy wpływać na niepowtarzalność i prestiżowość wydarzenia. A niepowtarzalność ma znaczenie.

Zastanawiam się czy i kiedy pojawi się rozwiązanie, bądź narzędzie służące w roli muzycznego przerywnika odgrywanego gdzieś na żywo, a streamowanego w naszych prezentacjach lub wydarzeniach. Idąc dalej tego rodzaju atrakcje eventowe mogą też odbywać się w postaci hybrydy analogowo-cyfrowej. Co przez to rozumiem? Weźmy na przykład atrakcję rodzaju łapa szczęścia, gdzie zamiast przedmiotów do wygrania możemy zdobyć kody na dane produkty. Wyobrażam sobie sytuację, w której uczestnik naszej, załóżmy „warszawskiej” konferencji w przerwie kawowej słucha streamu z koncertu na żywo w Londynie i gra w grę na automacie znajdującym się w kasynie w Las Vegas – na ekranie widzi obraz z kamery, jak porusza joystickiem za pomocą swojej klawiatury i wygrywa kupon na daną nagrodę, którą może zrealizować w wybranym miejscu, bądź na wybranej stronie internetowej.

Idąc dalej – fotobudki można zamienić w filtry/skórki do wykorzystania w różnego rodzaju social mediach, które będą dostępne tylko dla użytkowników wydarzenia i tylko podczas trwania eventu, a elementy grywalizacji w eventach online są praktycznie niczym nieograniczone! No może tylko naszą własną wyobraźnią…

Najbliższe kilka miesięcy pokaże nam jak rozwinie się branża eventów online. Podstawowym elementem nadal będą „części stałe” takie jak goście wydarzenia, prelegenci i odpowiednie przygotowanie merytoryczne. Natomiast to drobne „smaczki” sprawią, że dane wydarzenia będą zapamiętywane, a inne już nie. To do nas, jako przedstawicieli branży eventowej, należy zadanie tworzenia sytuacji, przeżyć i wartości, które emocjonalnie poruszą uczestnika i pozwolą mu zachować wspomnienie wydarzenia na dłużej 😊


Tomasz Podkowa

Autorem tekstu jest: Tomasz Podkowa, Tech R&D Manager, Imagine Nation

Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.

BRIEF

Weź udział w DIMAQ DAY i poszerz kompetencje w obszarze digital marketingu

DIMAQ DAY konferencja Katorice Wrocław Poznań

DIMAQ DAY to wydarzenie, podczas którego kompleksowo pokażemy najskuteczniejsze obecnie możliwości promocji online dla Twojej firmy. Podczas dwunastu praktycznych wystąpień dowiesz się m.in. jak tworzyć kreatywny content w kanałach social media, jak planować skuteczne kampanie digitalowe, a także na czym polega programmatic i automatyzacja w SEM. Konferencja odbędzie się już na początku marca aż w trzech miastach. Zapraszamy!

Jeśli chcesz zgłębić tajniki marketingu cyfrowego oraz szukasz praktycznych wskazówek i inspiracji, DIMAQ DAY jest dla Ciebie. Wybierz dogodny dla siebie termin i lokalizację.

Konferencja odbędzie się w:

  • Katowicach (4 marca 2020 r.),
  • Wrocławiu (5 marca 2020 r.),
  • Poznaniu (6 marca 2020 r.).

Co w programie?

Podczas DIMAQ DAY nasi eksperci – praktycy z branży – wygłoszą w każdym mieście 12 inspirujących prelekcji z zakresu kluczowych obszarów digital marketingu, m. in.: SEM, content marketing, analityka, programmatic, mobile marketing, e-commerce. Nie zabraknie case studies oraz najważniejszych trendów, którymi żyje branża digital. Wszystko po to, aby pokazać Ci, jak skutecznie zarządzać marketingowym budżetem.

Po konferencji odbędą się warsztaty na których dowiesz się m.in. jak efektywnie prowadzić profil na Instagramie, jak szybko zbudować landing page do generowania leadów, a także jak zarządzać panelem reklamowych na Facebooku.

Szczegółowa agenda oraz rejestracja dostępne są na stronie: https://day.dimaq.pl/

Program wydarzenia jest zgodny z DIMAQ – międzynarodowym standardem kwalifikacji e-marketingowych.

Dla kogo?

Na DIMAQ DAY zapraszamy szczególnie:

  •  osoby odpowiedzialne za działania marketingowe w firmach;
  •  właścicieli i zarządzających firmami, którzy chcą się dowiedzieć, jak wdrożyć skuteczną strategię marketingową, wykorzystując kanały cyfrowe;
  •  project managerów, analityków, pracowników działów zakupów, IT i HR, którzy są zaangażowani w procesy cyfryzacji;
  •  osoby początkujące w e-marketingu oraz takie, które na co dzień nie zajmują się e-marketingiem, ale chcą/muszą się dowiedzieć na czym polega.

Wydarzenie objęte jest akredytacją DIMAQ. Oznacza to, że uczestnicząc w nim, posiadacze certyfikatu otrzymują punkty recertyfikacyjne i mogą skorzystać z dodatkowego rabatu na zakup biletu.

Patroni medialni: Brief, Gazeta.pl, Korpo Voice, Medialna Perspektywa, My Company, Nowa Sprzedaż, Nowy Marketing, Online Marketing Magazyn, Poradnik Pracownika, Poradnik Przedsiębiorcy, portalmedialny.pl, studentnews, Wirtualna Polska.
Partnerzy: Sektorowa Rada ds. Kompetencji, Górnośląska Wyższa Szkoła Handlowa im. Wojciecha Korfantego, Collegium da Vinci.

Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.

BRIEF

Event kreujący zdrowy styl życia – kluczowe cechy

organizacja skutecznych eventów

W promocji produktów, usług, a także popularyzacji określonych wartości, powszechnie cenionych, bardzo często wykorzystywane są eventy. Jednak wiele z nich, nawet tych organizowanych cyklicznie i będących coraz silniejszymi markami, niekoniecznie realizuje cele założone przez organizatorów.

Od lat to właśnie cele imprez bywają największym wyzwaniem – od etapu wstępnego (czyli ich wyznaczenia), przez spójność z priorytetami sponsorów, uczestników i innych interesariuszy – po rzeczywistą ich realizację.

Tak jak wszyscy

Przez blisko 25 lat uczestnictwa w różnorakich eventach – organizowanych przez pasjonatów, administrację publiczną czy biznes, w Polsce i za granicą – zebrałem swoje obserwacje, również okiem organizatora i ewaluatora projektów, i połączyłem z wiedzą teoretyczną, by pomóc przyszłym i obecnym organizatorom eventów organizować i planować je bardziej skutecznie. I bardziej efektywnie. Zebrałem je w poradniku Organizacja imprez. Kreowanie zdrowego stylu życia (Wyd. Difin, 2018).

To autorska koncepcja imprez i przedstawienia – krok po kroku – zasad organizacji, dla początkujących i doświadczonych, pozwalających im podnieść jakość eventu, wzbogacając go o wartości prozdrowotne.
Jakże często bowiem „zdrowy styl życia” jest hasłem-wydmuszką, widniejącym w regulaminach imprez, nie tylko sportowo-rekreacyjnych. Można w nich przeczytać, że celem organizatora jest poprawa jakości życia uczestników i kibiców – tylko jak mierzona? Jak szacowany jest realny wpływ na zmianę nawyków na zdrowsze, zmianę stylu życia, wykraczającą poza udział w evencie i ewentualnie korzystanie z wiedzy popularyzowanej w mediach społecznościowych czy newsletterach przez organizatora?

Coraz więcej imprez w obszarze rekreacji fizycznej i zdrowia organizują fundacje, tworzone przy firmach z różnych branż (od branży paliwowej i wydobywczej po ubezpieczenia) w ramach działań CSR (i nie tylko), a także przez placówki ochrony zdrowia, osoby z sektora okołomedycznego (fizjoterapeuci, dietetycy), szkoły wyższe, administrację publiczną, organizacje pozarządowe. Wszyscy przekonują, że edukują, popularyzują zdrowy styl życia, zagospodarowują czas wolny z pożytkiem dla zdrowia. Niestety efekciarstwo wciąż często wygrywa z efektywnym realizowaniem misji i szczytnych celów. Niekiedy przegrywają też marketerzy.

Niski poziom antycypacji, co może się wydarzyć podczas imprezy – w tym akcje innych marek niż sponsorów podczas imprezy, których działania stają się dominujące i bardziej medialne, przypadkowe inicjatywy w miejscu imprezy – mogą skraść show. Dobrym przykładem jest chociażby „żywa” maskotka jakiejś firmy, rozdająca sample, angażująca do zdjęć i zabawy uczestników. Jej późniejsza obecność na setkach zdjęć w mediach społecznościowych bywa główną pamiątką i wspomnieniem eventu, mimo iż promowała markę nie związaną w żadnej mierze z eventem, a jej obecność była nieuzgodniona. Niczym ambush w mikro wydaniu, który jednak może okazać się skuteczny, choć realizowany kosztem organizatora i sponsorów.

Jednak to nieumiejętność pogodzenia celów – sponsorów, organizatorów, uczestników (promowanie zdrowia a sprzedaży piwa i wizerunku marki browaru) jest kluczowym problemem i wyzwaniem organizatorów. Przegląd regulaminów dobitnie pokazuje, że dominują typowo sportowe, wspierające rywalizację, bądź stricte profilaktyczno-zdrowotne, choć wszyscy organizatorzy w programach eventów wypisują cele dotyczące kreowania zdrowego stylu życia. Wiele z tych programów i regulaminów jest niestety kopią innych, bezrefleksyjnie przeklejoną od konkurencji.

Nasila się problem z rozdźwiękiem pomiędzy tym, co widnieje w dokumentacji (sporządzanej na różne potrzeby, m.in. na rzecz pozyskania patronów medialnych czy sponsorów oraz program dla uczestników) a efektem prowadzonych działań, odbiegającym od początkowych założeń. Dlaczego tak się dzieje?

Organizatorom trudno pogodzić nie do końca wspólne interesy sponsora, partnera medialnego, patrona honorowego, aktywnego uczestnika – oczekującego satysfakcji z realizacji treści programowych, do których się przygotowywał, jak i uczestników biernych – kibiców, którzy mają nadzieję na obejrzenie emocjonującego spektaklu. Z badań przeprowadzonych przez Polskie Stowarzyszenie Trenerów Zdrowia (2017) wynika, iż zdrowy styl życia jest sloganem nadużywanym w imprezach o sportowym charakterze, a rozumienie idei promocji zdrowia, edukacji zdrowotnej nie jest do końca właściwe.

Entuzjazm nie wystarcza

Przy organizacji imprez ważna jest kreatywność, ale w obrębie pewnych zasad. Razi mnie powszechne przekonanie, że najważniejsze są kompetencje miękkie, że wystarczy być mieć głowę pełną pomysłów i rozumieć kulturę grupy docelowej.

Wiele osób kieruje się wyłącznie intuicją i tym, co podpatrzą u innych, uważając, że entuzjazm zespołu organizacyjnego to cecha najważniejsza, żeby nie powiedzieć – jedyna istotna. A przecież organizacja skutecznych eventów to pewnego rodzaju określona technologia postępowania – i ta metodyka działań, krok po kroku, została przez mnie opisana w książce.

Trwałe oddziaływanie – ale jak?

Wiele osób uważa, że eventy to działania okazjonalne i nie można za ich pomocą skutecznie i trwale oddziaływać edukacyjnie, wychowawczo. Wziąłem sobie do serca ten zarzut i starałem się wyjaśnić wątpliwości, przekonując do eventów jako narzędzi skutecznych w procesie wychowania do zdrowia. Warunek jest jeden – musi to być przedsięwzięcie zorganizowane w odpowiednio przemyślany sposób. Jakie zatem są kluczowe cechy imprezy kreujących zdrowy styl życia? Jakie cechy koniecznie powinien mieć taki event?

Z całą pewnością musi angażować, zakładać aktywne uczestnictwo, wymagać wcześniejszego przygotowania się do roli aktywnego uczestnika. Tego rodzaju imprezy powinny zawierać w swym programie działania edukacyjne (tu: w zakresie zdrowego stylu życia). Organizator powinien oczywiście popularyzować sposoby i narzędzia służące realizacji zachowań prozdrowotnych.
Bardzo ważne jest wyzwalanie emocji (oczywiście pozytywnych i najlepiej związanych z przynajmniej kilkoma elementami zdrowego stylu życia), które powinny być znaczące, ale kontrolowane przez organizatora. Emocje można zaplanować, zarówno oddziałując treściami programowymi, jak i takimi elementami organizacji, jak chociażby miejsce realizacji przedsięwzięcia (generalnie niedostępne na co dzień dla przeciętnego człowieka). A zatem nie tylko treść, ale i forma organizacji ma znaczenie dla przebiegu emocjonujących doświadczeń uczestników.

Jest to istotne za względu na fakt, iż tego rodzaju eventy powinny stanowić impuls do dalszych samodzielnych działań, motywować do pracy nad sobą, oddziaływać wychowawczo. Aktywność fizyczna jest integralnym składnikiem zdrowego stylu życia, więc nie może jej zabraknąć w programie tego typu eventu. Najlepiej byłoby, gdyby organizator pozwolił na dokonanie profesjonalnego pomiaru i samooceny wybranych parametrów sprawności, wydolności fizycznej czy zdrowia, bowiem impreza powinna stanowić diagnozę aktualnych problemów zdrowotnych określonej społeczności.
O kreacji pożądanego stylu życia przesadza jeszcze kilka cech – jak cykliczność przedsięwzięcia, jego rodzinny charakter, elementy integrujące uczestników, którzy (w odbiorze społecznym i własnym mniemaniu) będą stanowić zbiorowość ludzi sukcesu.

Realizacja prozdrowotnych idei przez organizatora jest de facto zbieżna z celami sponsorów i patronów, którym zależy na promocji marek, produktów, usług. Wszyscy osiągną swoje cele, gdy event będzie otwarty – będzie niska bariera wejścia, gdy będzie cechował się dobrowolnością, fakultatywnością co do poziomu zaangażowania. Nade wszystko musi mieć również postać barwnego widowiska, emocjonującego spektaklu, by zaistniała szansa na znaczną medialność, co się przełoży na masowość w odbiorze treści i wartości, jakie chcą przekazać organizatorzy i marketerzy.

Rynek eventów wciąż rośnie, szczególnie w branży sportowo-rekreacyjnej i profilaktyczno-zdrowotnej. Najlepszą strategią wyróżnienia się jest kreowanie doświadczeń uczestników, którzy poszukują właśnie nowych, emocjonujących przeżyć. A zatem organizator powinien postawić na marketing doświadczeń i dobrze rozumieć jego filozofię.

Jakie doświadczenia powinien z rozmysłem tworzyć? Choćby gościnnej atmosfery, profesjonalizmu, wspólnoty, sukcesu i – oczywiście – zabawy. Takich przecież oczekują uczestnicy każdej imprezy.

Znajomość najnowszych trendów w marketingu eventów, rozumienie filozofii marketingu doświadczeń to dzisiaj kluczowe kompetencje w tym obszarze. Zbyt wiele jest wciąż słabych eventów, a ich ogrom nie ma niestety nic wspólnego z jakością. Najwyższa pora to zmienić.


Paweł Nowak eventy książkaPaweł Fryderyk Nowak – edukator zdrowia; doktor nauk o kulturze fizycznej, autor ponad 90 artykułów z dziedziny promocji zdrowia, treningu zdrowotnego i sportu rekreacyjnego; trener biznesu, organizator eventów prozdrowotnych i rekreacyjnych, aktywny uczestnik kilkuset imprez sportowo-rekreacyjnych.

Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.

BRIEF