Tag: komunikacja biznesowa

Prawie dwumiesięczna kwarantanna i konieczność pracy zdalnej pozwoliły nam przyjrzeć się, jak wypadamy podczas spotkań online i jak zachowania naszych rozmówców wpływają na ich odbiór. Wbrew pozorom, wirtualna rozmowa z klientem lub przełożonym nie pozwala na większą swobodę niż spotkanie w cztery oczy. Niezbędne jest natomiast dostosowanie – a niekiedy stworzenie – zasad savoir-vivre komunikacji zdalnej.

Savoir-vivre to nic innego jak właściwe zachowanie w określonych miejscach i sytuacjach. A jak wiemy dobre maniery to podstawa – warto o nich pamiętać zarówno w biznesie jak i w życiu prywatnym. A że ostatnio wszystko łączy nam się nieubłaganie w jedno, musimy godzić na jednej powierzchni wszystkich domowników oraz wszystkie czynności jakie ci domownicy wykonują, warto przyjrzeć się swojemu otoczeniu i temu, jak wpływa na nasze zachowanie. Zebrane porady przydadzą się zarówno podczas prowadzenia spotkania online, ale także podczas uczestnictwa w live’ach, webinarach i prezentacjach, oficjalnych jak i nieoficjalnych.

Nie szata zdobi człowieka?

Ubierz się stosownie do okazji – w zależności czy to spotkanie z klientem, zespołowa operatywka, święta – te zasady są praktycznie takie same jak w realu. Dbając o swój wygląd dbamy o swój wizerunek, o estetykę spotkania, o właściwy odbiór oraz o samopoczucie odbiorców. Warto, aby strój był we w miarę jednolitym kolorze, raczej jasnym – małe wzorki na tkaninach nie są wskazane. Stój biznesowy nie będzie przesadą, a doda powagi i pewności siebie, pomagając osiągnąć cel postawiony przed spotkaniem.

Zadbaj, o to co widać za Tobą

Zadbaj o tło, czyli o to, co masz za plecami – zapewniam Cię, że 99% osób zagląda Ci przez ramię. Przypomnij sobie, jak reagujesz oglądając wystąpienie polityka czy eksperta i widząc nietypowe rzeczy za jego plecami. Warto, aby tło było w miarę jednolite, jasne – np. gładka ściana, ewentualnie przy szkoleniach, kursach, warsztatach, webinarach naukowych może to być Twoja biblioteka (wówczas zadbaj, aby książki były poukładane). Nasze tło może stanowić również obraz lub kalendarz. Ważne, aby poszczególne elementy tła były uporządkowane. Wybierzmy miejsce rozmowy odpowiednio wcześniej i dostosujmy nasz ubiór do tła.

Postawa

Usiądź / stań w taki sposób, abyś czuł się komfortowo. Ten punkt może być szczególnie trudny do zrealizowania przez osoby, które potrzebują ruchu aby zebrać myśli, ponieważ spacerowanie jest wykluczone, nie możemy też bawić się pilotem do zmiany slajdów. Podczas wybierania miejsca uwzględnij okna i wpadające do wnętrza słońce – jeśli będzie skierowane wprost w obiektyw kamery, odbiorca zobaczy jedynie jasną plamę z ciemną sylwetką w pierwszym planie. W niektórych przypadkach lepiej jest zacienić pomieszczenie i wykorzystać delikatne, sztuczne oświetlenie.

Patrz jej prosto w oko

Mów do kamery – patrz w kamerę, gdy zabierasz głos. Usiądź do spotkania wiedząc, że wyglądasz dobrze i nie musisz kontrolować swojego wyglądu przez nieustanne spoglądanie na ekran.

Nie stwarzaj niepotrzebnego szumu

Wyłącz mikrofon, gdy nie zabierasz głosu, a najlepiej załóż słuchawki. Często to co się dzieje w tle mocno utrudnia komunikację. A jak wiemy dziś, mając dookoła siebie w jednym mieszkaniu wszystkich domowników na raz, nie da się za bardzo nad tym zapanować. Jeśli masz profesjonalne słuchawki z mikrofonem, które nie przepuszczają dźwięków z zewnątrz, skorzystaj z nich nawet, jeśli wydaje Ci się, że psują Twój wizerunek.

Rosół poczeka

Powstrzymaj się na czas spotkania od jedzenia i picia (chyba że jest to jeden z elementów spotkania – np. firmowe Coffee Time lub impreza świąteczna lub urodzinowa). Bez względu na rodzaj spotkania kontroluj odruchy, które pojawiają się, gdy czujemy się zbyt swobodnie, a więc drapanie się, sprawdzanie paznokci czy dłubanie w uszach. Jeśli starannie przygotujesz się do spotkania i nie dołączysz do niego w ostatniej minucie, zakładając jedynie górę garnituru, będzie Ci łatwiej przestawić się w tryb profesjonalny.

Solidne przygotowanie to podstawa

Przygotuj się. Ważne, abyś w momencie rozpoczęcia spotkania mógł skupić się na merytoryce, a nie na szczegółach, które są niedopracowane lub niesprawdzone. W zależności od rodzaju spotkania przygotowanie będzie inne, niemniej najważniejsze elementy to:

• jeżeli będziesz zabierał głos przez większą część czasu – zrób scenariusz swojej wypowiedzi. Napisz lub wydrukuj go dużą czcionką, abyś mógł skupić się na wypowiedzi, a nie na czytaniu drobnych liter.
• włącz kamerę przed spotkaniem i skontroluj wszystko co masz dookoła. Warto z wyprzedzeniem ustawić komputer / telefon w docelowym miejscu, zająć odpowiednią pozycję, sprawdzić tło, światło.
• zapoznaj się z obsługą narzędzia, które będziesz musiał w trakcie spotkania obsługiwać – abyś, gdy zajdzie taka potrzeba, szybko potrafił zmienić slajd, dołożyć prezentację, przełączyć tryb z webinarowego na spotkanie.
• sprawdź połączenie z Internetem – upewnij się, ile czasu potrzebujesz aby skorzystać z wariantu awaryjnego, gdy Twój Internet odmówi posłuszeństwa. Przy tak dużym obciążeniu sieci, jakie mamy obecnie zdarza się, że potrafi nas zawieść w najmniej oczekiwanym momencie.
• w miarę możliwości zadbaj, aby inni domownicy wiedzieli o Twoim spotkaniu i aby je uszanowali. Podczas spotkania potrzebujesz skoncentrowania, a nie uspokajania biegających dzieci czy gaszenia pożarów. To czasami bywa najtrudniejsze, niemniej warto próbować.
• zrób kilka ćwiczeń – w zależności od spotkania: fizycznych na pobudzenie energii (10 przysiadów z pewnością nie zaszkodzi); kilka ćwiczeń z mimiką twarzy, pomyśl o czymś przyjemnym i uśmiechnij się do siebie.

I pamiętaj: kaizen kaizen kaizen – po każdym spotkaniu skup się na chwilę i zastanów, co mógłbyś poprawić przy okazji kolejnego spotkania i sukcesywnie nad tym pracuj.

Warto mieć na uwadze, że każde spotkanie jest organizowane w jakimś celu i im lepiej wypadniesz, tym łatwiej osiągniesz ten cel. Bez względu na to, kiedy wrócimy do pracy w miejscu pracy, zdalna komunikacja na zawsze pozostanie już jednym z elementów naszego życia i naszej pracy. Warto zatem wziąć pod uwagę powyższe wskazówki i być lepszą wersją siebie z każdym kolejnym wystąpieniem i potraktować to jako część niezbędnych kompetencji, które zaprocentują w przyszłości.

---

Autorka:

Renata Kałużna – pomysłodawczyni i założycielka International Happiness at Work Institute oraz powermeetings.eu, promotorka zarządzania szczęściem pracowników jako jednym z filarów budowania kreatywnego i profesjonalnego zespołu.