Tag: komunikacja wewnątrz firmy

1. Zdefiniowanie nowych wyzwań i przygotowanie odpowiednich rozwiązań

W pierwszym etapie pandemii większość pracowników Intrum – blisko 70 proc. przeszła na zdalny tryb pracy. Mimo że w firmie już wcześniej funkcjonował taki model pełnienia obowiązków (w określonych sytuacjach i dla wybranych pracowników), to jednak nowa rzeczywistość okazała się wyzwaniem dla wszystkich – zarówno dla kadry kierowniczej, jak i reszty zespołu. Praca zdalna, czyli brak możliwości codziennych spotykań w biurze i załatwiania spraw „w cztery oczy” była nie tylko problemem organizacyjnym, ale potencjalną przeszkodą w komunikacji na linii przełożony – pracownik i między pracownikami, i mogła przerodzić się w kryzys. Dlatego trzeba było działać szybko, by uniknąć rozwoju takiego scenariusza.

Wraz z klientem wytypowaliśmy w Lightscape listę wyzwań, pytań i trudności, które wiązały się z nowym modelem pracy oraz stworzyliśmy spis dobrych praktyk, które powinni poznać pracownicy, by odnaleźć się w nowej rzeczywistości. Menedżerowie jako osoby zarządzające zespołami i autorzy znacznej części komunikacji wewnętrznej, stanęli przez zupełnie innymi wyzwaniami niż pracownicy niższego szczebla czy osoby, które w firmie mają mniejszy poziom odpowiedzialności, co zostało odzwierciedlone w przygotowanych przez Lightscape nowych narzędziach z obszaru employer brandingu:

Poradnik dla menedżerów Intrum:

• jak efektywnie zarządzać pracownikami pracującymi zdalnie
  – zestawienie DOs i DON’Ts,
• jak walczyć z izolacją w zespole pracującym na zasadach home office,
• dlaczego mikrozarządzanie nie pasuje do covidowej rzeczywistości,
• komunikacja na czas kryzysu – jakich tematów unikać, by nie doprowadzić do kolejnego kryzysu,
• jak być dobrym menedżerem na złe czasy, czyli jak być emocjonalnym wsparciem dla pracowników w czasie pandemii,
• jak rozwiązywać konflikty w zespole, kiedy nie ma Cię w biurze.

Poradnik dla pracowników Intrum:

• organizacja domowego biura, czyli jak się przygotować do pracy w trybie zdalnym,
• jak zadbać o work-life balance na home office,
• wellbeing jest ważny, czyli jak zadbać
  o samopoczucie,
• DOs i DON’Ts spotkań online, które wszyscy powinni znać.

Czas pokazał, że przygotowana komunikacja i zaproponowane narzędzia odniosły cel, bo pracownicy korzystają z nich także dziś, a w pierwszych tygodniach pandemii, które były najtrudniejsze pozwoliły uniknąć kryzysów komunikacyjnych (taki był jeden z głównych celów) i zapewnić wszystkim w Intrum komfort pracy w niełatwej rzeczywistości.

2. Zachowanie poczucia „normalności” i stworzenie listy tematów „zakazanych”

Jedno z kluczowych pytań przy tworzeniu strategii komunikacji wewnętrznej na czas pandemii dotyczyło tego, czy ma ona być tematem obecnym w tym planie i czy z konieczności trzeba zmienić istniejące narzędzia i pomysły na komunikowanie się z pracownikami.

W tym przypadku sprawdził się złoty środek. Nie dało się ukryć, że coś się zmieniło i nagle wszyscy zostaliśmy wrzuceni w nową rzeczywistość. Nie chodziło tylko o to, że pracownicy Intrum zaczęli pracować zdalnie, więc realnie odczuli tę zmianę. Pandemia stała się tematem numerem 1 w mediach, więc nie można było jej przemilczeć. Dlatego od pierwszych dni lockdownu uruchomiono dedykowaną komunikację w dwóch streamach.

Osoby pracujące zdalnie otrzymywały regularne wsparcie pozwalające usprawnić wykonywanie obowiązków na zasadach home office. Z kolei kadra menedżerska była wspierana wskazówkami, które ułatwiały zarządzanie zespołami na odległość. W komunikacji w szczególny sposób zadbano o osoby z konieczności pracujące z biur w czasie pandemii, które doświadczały dodatkowego stresu wynikającego z codziennego narażania się na niebezpieczeństwo. Dla nich została przygotowana specjalna akcji komunikacyjna „Bezpieczni z Intrum”. Pracownicy otrzymali jasną informację, co robi firma, by zadbać o
ich bezpieczeństwo i w jaki sposób ograniczono do minimum możliwość rozprzestrzeniania się koronawirusa w biurach Intrum. Istotne również było przekazanie konkretnych wytycznych, jakie środki ostrożności należy stosować w miejscu pracy w pandemii, by chronić zdrowie swoje i innych pracowników. Wyniki ankiety przeprowadzonej wśród pracowników pokazały, że taka akcja komunikacyjna była potrzebna i została bardzo dobrze odebrana przez zespół. Wszyscy w Intrum, bez względu na formę pracy, otrzymywali specjalny newsletter, w którym dział HR informował na bieżąco o sytuacji epidemiologicznej w naszym kraju. Były to stosunkowo proste narzędzia komunikacji, ale odegrały bardzo ważną rolę, szczególnie w pierwszych tygodniach pandemii.

A co z pozostałymi tematami komunikacji? Korona-kryzys jej nie zdominował. Przy całym chaosie i stresującej atmosferze niepewności jutra, ważne było zachowanie „resztek normalności”. Dlatego Intrum kontynuowało organizację kolejnych edycji konkursów dla pracowników – ”Intrum Values Awards” i ”Intrum Leader of the Year”, które odbyły się zdalnie, co zostało docenione przez zespół. Online obywało się również cykliczne wydarzenie, a jednocześnie bardzo istotne narzędzie employer brandingowe (w pandemii okazało się jeszcze ważniejsze niż dotychczas) – „Dni Komunikacji Intrum”. Podczas spotkań z kadrą menedżerską pracownicy mają okazję zadać pytania o nurtujące ich kwestie. Poza tym, pracownicy byli również zachęcani do organizowania kolejnych akcji charytatywnych czy działań z obszaru CSR, z których Intrum jest znane.

Istotne było również ustalenie „listy tematów zakazanych”, ponieważ nie każdy wątek mógł i powinien być obecny komunikacji w czasie pandemii. Wytypowano te najbardziej newralgiczne. Co to dokładnie było, niech pozostanie tajemnicą Intrum.

3.  Odwrócenie uwagi od korona-kryzysu lub wykorzystanie pozytywnych stron lockdownu

Jednocześnie jednak zastosowano odwrotną taktykę, która wpisuje się w zasadę: jeżeli coś jest „brzydkie” i nie możesz tego ukryć, wyeksponuj to i zmień w zaletę. Jak to się ma do obszaru komunikacji wewnętrznej? Wdrożyliśmy z klientem wiele pomysłów.

Przez lockdown pracownicy zostali zmuszeni do pracy zdalnej, spędzania długich godzin
w domu z najbliższymi. Otrzymali więc podpowiedź, jak wykorzystać ten czas efektywnie, np. na rozwinięcie lub naukę nowych umiejętności. Stąd w komunikacji pojawiły się takie cykle jak „Kulinarne Czwartki”, „Rodzinne Środy”, „Kulturoteka Intrum”, a także wiele konkursów wewnętrznych zupełnie niezwiązanych z pracą, w które pracownicy mogli angażować również swoje rodziny. Pomagały one również dbać o zachowanie work-life balance.

4. Rozpoznanie nowych potrzeb pracowników

 Zachowanie równowagi między pracą a obowiązkami domowymi podczas home office stało się wyzwaniem dla bardzo wielu osób w naszym kraju. Nie każdy potrafił mu sprostać, co dodatkowo budziło frustrację w i tak już stresującej rzeczywistości. Jeżeli chodzi do działania dla Intrum, problem został zidentyfikowany, pozostało znaleźć „lekarstwo”.

Okazała się nim „filozofia” wellbeing, czyli dbanie o dobre samopoczucie, która zakłada holistyczne spojrzenie na potrzeby człowieka. Pracownicy Intrum od pierwszych dni pandemii do dziś otrzymują w atrakcyjnej formie porady jak dbać o siebie w covidowej rzeczywistości, czyli m.in. jak walczyć ze stresem, spadkiem motywacji, jak się odżywiać, by dbać o zdrowe ciało i zdrowy umysł, co jest podstawą dobrego samopoczucia. Ono z kolei przekłada się na efektywność w pracy, dlatego ten temat jest też ważny dla pracodawcy. Komunikacja przyniosła świetne efekty. Pracownicy skorzystali z otrzymanej „wędki” i zaczęli organizować oddolne inicjatywy z obszaru wellbeingu.

Co więcej te działania, za które była również odpowiedzialna agencja Lightscape, zostały docenione przez ekspertów. Zostały opisane w raporcie Forum Odpowiedzialnego Biznesu pt. „Odpowiedzialny biznes w Polsce 2020. Dobre praktyki”, który jest największym i najważniejszym w Polsce przeglądem wysiłków polskich firm na rzecz CSR i zrównoważonego rozwoju.

5. Monitoring 24/7

Po przygotowaniu „idealnego” planu komunikacji wewnętrznej nikt nie spoczął na laurach.
W „normalnych” warunkach należy stale kontrolować to, jak zaprojektowane narzędzia czy ustalone tematy komunikacji działają w praktyce, jak na nie zareagowali pracownicy, o czym wie każdy PR-owiec. A w czasach kryzysu (a pandemia zdecydowanie przyniosła nam taką rzeczywistość), to już must have!

Dlatego firma Intrum w 2020 r. dwukrotnie przeprowadziła w zespole ankietę, pytając m.in., o to, jak pracownicy oceniają prowadzoną komunikację – czy w zadawalający sposób informuje o tym, jakie kroki podejmuje pracodawca w kontekście pandemii, w jaki sposób dba o bezpieczeństwo pracowników i jaka jest jakość tej komunikacji po przejściu na zdalny tryb pracy. Pierwsze badanie zostało zrealizowane kilka tygodni po pierwszym lockdownie, drugie jesienią. Pracownicy potwierdzili, że firma zdała na 5. egzamin z komunikowania się w korona-kryzysie (oceny bliskie 5. w skali ocen 1-5). Co ważne, oceny udzielone w drugim badaniu były jeszcze wyższe. To właśnie efekt nieustannej analizy prowadzonych działań z obszaru employer brandingu, wyciągania odpowiednich wniosków i przede wszystkim reagowania w real time, kiedy coś nie działa tak jak należy oraz oczywiście wprowadzania „ulepszonych”, dodatkowych działań, jeżeli jest to konieczne. Agencja Lightscape wspiera Intrum we wszystkich tych procesach.

dr Agnieszka Jagusiak
Marketing Manager w agencji Lightscape, w której prowadzi działania zespołu Finance. Posiada doświadczenie w obsłudze firm z sektora finansowego, technologicznego, nieruchomości komercyjnych, także w obszarze employer brandingu. Pracowała m.in. dla: Expander Advisors, Avivy, Związku Firm Pośrednictwa Finansowego, Polskiego Związku Zarządzania Wierzytelnościami, Tax Care, Linux Polska.

W Lightscape odpowiada m.in. za kompleksową obsługę Intrum, lidera w branży zarządzania wierzytelnościami, w zakresie komunikacji zewnętrznej, public affairs, employer brandingu czy konsultingu marketingowego. Z PR związana od wielu lat. Uważa, że kryzysy w HR nie istnieją, tylko ciekawe wyzwania! Prywatnie miłośniczka seriali i dobrej kawy.

[1] Badanie ”My Voice 2021”. Skala punktowa 0 – 100 pkt.