Jak usprawnić audyt wewnętrzny? Poznaj możliwości systemu APS
W firmach, w których realizuje się działania w myśl filozofii Lean Management, wykonuje się także audyty. Audytorzy regularnie przemierzają więc hale produkcyjne, magazyny i biura, sprawdzając poprawność przestrzegania standardów i wymaganych procedur. Kompetentni pracownicy poświęcają swój cenny czas na manualne tworzenie analiz, a wyniki z audytów gotowe są kilka dni później. Teoretycznie efekty tych działań powinny być pozytywne. Jednak czy to na pewno wpisuje się w ideę Lean Management? Działanie w zgodzie z tą koncepcją jest możliwe dzięki oprogramowaniu do automatyzacji procesu audytu.
Audyty wewnętrzne a Lean Management
Audyty wewnętrzne (m.in. audyt 5S, LPA, BHP czy TPM) to zestawy technik i metod, których głównym celem jest ustanowienie i utrzymanie bezpieczeństwa i wysokiej jakości pracy. Audyt wewnętrzny, połączony z weryfikacją zgodności ze stosowanymi standardami operacyjnymi, kompetencją operatorów i właściwym działaniem urządzeń, zapewnia optymalną organizację środowiska pracy, wpływa na doskonalenie kultury organizacyjnej oraz sprzyja stabilności procesów. Z kolei głównym celem Lean Management jest racjonalna, a jednocześnie prosta we wdrożeniu poprawa działania organizacji, oparta na wyszczuplaniu przepływu materiału i informacji. Jak się okazuje, tradycyjne podejście do przeprowadzania audytów nie do końca realizuje tę ideę.
Oprogramowanie do automatyzacji procesu zamiast tradycyjnego audytu?
Tradycyjny audyt to proces, który wymaga sporo czasu – począwszy od samej inspekcji, po mozolne uzupełnianie ocen po audycie i przygotowywanie raportów oraz statystyk. Tymczasem niezmiernie cenną dla przedsiębiorstwa wartością jest dyspozycyjność i zasoby czasowe specjalistów. To sprawia, że ich koszty działań w obszarze funkcjonowania firmy związanej z audytowaniem, mogą okazać się nieuzasadnione. Jak temu zaradzić? Czas na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań zgodnych z ideą Lean Management. Realizowanie audytów i zarządzanie zgromadzonymi informacjami można wesprzeć nowymi technologiami. W jaki sposób? Wykorzystując dedykowane narzędzie, jakim jest System APS (Audit Process Support), oferowany przez firmę Etisoft. To narzędzie, które powstało właśnie po to, by usprawnić techniki i metody przeprowadzania audytów przy realizacji filozofii Lean Management.
Nie tylko Lean Management, czyli jakie korzyści daje wdrożenia APS-a?
Jakie są konkretne korzyści z wdrożenia systemu APS? Oto kilka z nich. Po pierwsze jest nią możliwość tworzenia i zarządzania kontami użytkowników (wraz z kontrolą dostępów) oraz zdefiniowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa (Wydziały, Działy, Obszary). System APS pozwala zarówno na tworzenie prostych audytów w formie check-listy, jak i dużo bardziej złożonych, takich jak grupy pytań, elastyczne formy odpowiedzi, skala punktowa – przypisanie punktów (wag) do odpowiedzi.
Ponadto w narzędziu można skonfigurować różne typy audytów, takie jak: audyt 5S, LPA, TPM, ISO, Facility Management (Zarządzanie infrastrukturą), BHP czy audyty behawioralne. Tym, co zasługuje na uwagę, jest także szybkie zgłoszenie przez system APS wszelkich niezgodności, m.in. sytuacji potencjalnie wypadkowych czy awarii.
Mariusz Adamus, ekspert z Etisoft Smart Solutions
Wdrożenie systemu APS oznacza automatyzację, usprawnienie i przyspieszenie procesu audytowania. To także szansa na porównywanie wydajności w zakresie utrzymywania standardów i procedur (metodologia ciągłego doskonalenia) w różnych obszarach czy wydziałach oraz obserwację trendów. Automatyzacja audytu przyczynia się do podniesienia efektywności utrzymywania standardów i procedur. Pozwala na stałe ulepszanie stanowisk pracy i upraszczanie działań, kontrolę poprawności procesów oraz utworzenie standardów i dziennych rutyn. Zaawansowany rejestr niezgodności z rozbudowanym action plan’em i zaawansowany moduł harmonogramowania, umożliwiają koordynowanie działań korygujących. System APS potrafi przeprowadzać analizę Pareto niezgodności oraz wyznaczać dysfunkcje krytyczne i akceptowalne, pozwalając na ciągłą edukacje audytorów. Stanowi przy tym motywację dla pracowników do przestrzegania standardów i procedur.
System APS – elastyczny i wielofunkcyjny
System APS to elastyczne narzędzie, które można skonfigurować tak, aby osadzić w nim strukturę organizacyjną wraz z poszczególnymi obszarami tej struktury. Każdy użytkownik otrzymuje dostęp pozwalający na działanie zgodne z zakresem swoich kompetencji. Przejrzysty i intuicyjny interfejs pozwala na swobodne poruszanie się po obszarach funkcjonalnych. Aplikację można uruchomić na wszystkich urządzeniach z dostępem do internetu i działających na systemach operacyjnych Windows, Android czy IOS. To jeszcze nie koniec jego możliwości.
System APS może funkcjonować jako element zintegrowanej platformy w połączeniu z tablicami synoptycznymi oraz aplikacjami zewnętrznymi. Wersjonowanie produktu pozwala na dopasowanie go do indywidualnych potrzeb w organizacji. 30-dniowa bezpłatna wersja testowa umożliwia zapoznanie się z funkcjonalnością narzędzia oraz pozwala ocenić, czy rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania, a decyzja o rozpoczęciu wdrożenia jest uzasadniona biznesowo.
Mariusz Adamus, Etisoft Smart Solutions
System APS jest dostępny w dwóch modelach wdrożeniowych. Są one oparte o wersję licencyjną oraz chmurową usługę dostępu do aplikacji, z jednoczesnym zachowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych. Lean Management wymaga poszukiwania coraz to lepszych rozwiązań. Warto więc korzystać z generujących oszczędności narzędzi wsparcia, dzięki którym audyty przynoszą szybkie i wymierne efekty.
Źródło: Etisoft
Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.