Poradnik pracownika – jak pracować wspólnie nad dokumentami na dowolnym urządzeniu z Microsoft 365?

Microsoft 365 oraz zawarty w nim pakiet Office od lat gości na naszych osobistych i służbowych komputerach. Popularne aplikacje do pracy biurowej mocno ewoluowały i stały się częścią rozbudowanej platformy Microsoft 365. Dzięki ciągłemu rozwojowi środowiska Office 365 mamy do dyspozycji wiele wygodnych funkcji, które poprawiają komfort i efektywność pracy. Jedną z nich jest współpraca nad dokumentami online w czasie rzeczywistym.

Czego potrzebujesz, aby współtworzyć dokumenty online w czasie rzeczywistym?

Podstawa wspólnej pracy nad plikami online jest niezwykle prosta do osiągnięcia. Aby współpracować na elektronicznych dokumentach w czasie rzeczywistym, potrzebujesz:

  •       komputera, smartfona lub innego urządzenia z dostępem do internetu,
  •       profesjonalnych licencji Office 365.

Jakie korzyści niesie ze sobą współpraca online? Na pewno jest Ci znana metoda wymiany dokumentów między użytkownikami za pomocą poczty e-mail. Niby operujemy dokumentami elektronicznymi i oszczędzamy papier, jednak nie oszczędzamy czasu i narażamy nasze środowisko pracy na brak porządku.

Każdy mail z załączonymi poprawkami, to tak naprawdę wysyłka innego dokumentu za każdym razem. Pobieranie załącznika, nanoszenie zmian i ponowna wysyłka to coraz wyższa „sterta” dokumentów, nad którymi trzeba zapanować. Przy takiej komunikacji łatwo o pomyłkę, a nawet nieporozumienia między użytkownikami. Gdyby okazało się, że np. używają różnych wersji Office’a i nie wszystkie poprawki i komentarze są widoczne u drugiego, można by uznać, że wykonana praca była daremna.

Współpraca online w czasie rzeczywistym eliminuje tego typu utrudnienia, ponieważ każdy użytkownik korzysta z aktualnego pakietu Office 365, dzięki czemu nie ma opcji, by funkcje poszczególnych aplikacji różniły się między sobą. Ponadto pracownicy edytują dokładnie ten sam dokument jednocześnie i zachowują w ten sposób porządek na swoim dysku.

Wspólna praca nad plikami online z Microsoft 365

Rozbudowane środowisko Microsoft 365 pozwoli Ci używać aplikacji Office na dowolnym urządzeniu, nawet jeśli nie masz zainstalowanego pakietu na komputerze.

W zależności od wybranej licencji otrzymujesz narzędzia do pracy również w przeglądarce i w ramach aplikacji mobilnych. Jak w praktyce wygląda edytowanie dokumentów online w czasie rzeczywistym?

Przeglądarkowe aplikacje Office 365 na dowolnym komputerze

To, co wystarczy do szybkiego wprowadzania zmian na udostępnionych plikach, to podłączony do internetu laptop lub komputer stacjonarny z dowolną przeglądarką. Najbardziej polecaną jest oczywiście Microsoft Edge, która naturalnie wspiera wiele dodatkowych funkcji pakietów Microsoft 365 i ułatwia synchronizację danych na różnych urządzeniach.

Aby edytować udostępnione dokumenty, arkusze czy prezentacje wystarczy, że otworzysz przeglądarkę i zalogujesz się do swojego konta Microsoft 365 na stronie producenta. Jeśli inni członkowie Twojego zespołu również mają otwarty w danej chwili ten sam plik, na bieżąco będziesz śledzić wprowadzane przez nich zmiany i vice versa.

Pamiętaj jednak, że webowe aplikacje Office posiadają funkcje o ograniczonym zakresie. Dlatego, jeśli zależy Ci na wszystkich zaawansowanych opcjach w Wordzie czy Excelu, skorzystaj z pełnych aplikacji instalowanych na dysku komputera.

Mobilne aplikacje Microsoft 365 – edytuj pliki na smartfonie i tablecie

 

Teoretycznie na urządzeniach mobilnych również możesz edytować pliki w przeglądarce. Jednak dużo bardziej efektywną metodą będzie skorzystanie z mobilnych aplikacji Office 365, które pobierzesz ze sklepu Google Play lub App Store.

Kiedy zainstalujesz wybrane aplikacje na smartfonie lub tablecie i zalogujesz się swoim służbowym kontem Microsoft, będziesz mieć dostęp do wszystkich plików, które przechowujesz w chmurze. Zmiany w pliku, wprowadzone za pomocą urządzenia mobilnego, będą od razu widoczne dla osób, które w danej chwili korzystają np. z firmowego laptopa.

Współpraca z pełnym pakietem desktop – oprogramowanie Office 365

Pełny pakiet zawsze aktualnych aplikacji Microsoft jest najwygodniejszym narzędziem do współpracy online na plikach. Pojedyncza licencja Office 365 umożliwia instalację klasycznego oprogramowania na 5 komputerach użytkownika, co pozwala zachować dostęp do zaawansowanych narzędzi biurowych w prosty sposób.

Po pobraniu instalatora i zainstalowaniu pakietu Office na komputerze wystarczy, że zalogujesz się danymi swojego konta Microsoft i uruchomisz wybrany program. Przy połączeniu z internetem uzyskasz dostęp do wszystkich zasobów, przechowywanych w chmurze i rozpoczniesz wspólną pracę na udostępnionych plikach.

Dostęp do wszystkich własnych oraz udostępnionych plików uzyskasz dzięki aplikacji OneDrive. Za pomocą dowolnej metody (przeglądarka, aplikacja mobilna, komputer stacjonarny) możesz zarządzać danymi, które przechowujesz w jednej, wygodnej chmurze Microsoft 365.

Udostępnianie dokumentów w chmurze Microsoft 365

Jeśli korzystasz z licencji Office 365 lub planujesz zacząć korzystać z nich w swojej firmie, zobacz jak łatwo udostępnić dokumenty i inne dowolne pliki członkom swojego zespołu:

1. Stwórz lub zacznij edycję dowolnego dokumentu, a następnie wybierz opcję udostępniania.

 

2. Wpisz adresy mailowe osób, które mają z Tobą pracować nad danym plikiem i nadaj im uprawnienia edytora.

Gdzie kupić firmowe licencje Microsoft 365?

Producent udostępnia wiele rodzajów biznesowych licencji Office 365. W zależności od potrzeb Twojej firmy możesz wybrać pakiety z przestrzenią pocztową na serwerach Microsoftu czy dodatkowymi funkcjami zabezpieczeń, jak Microsoft Intune.

home.pl jest oficjalnym partnerem Microsoftu i świadczy sprzedaż oraz wsparcie techniczne dla licencji Office 365. Aby efektywnie współpracować nad dokumentami, skontaktuj się z przedstawicielem home.pl i poznaj jeszcze więcej korzyści związanych z Microsoft 365.

Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.

BRIEF

5 niezbędnych narzędzi do efektywnej pracy z domu

home office

Praca z domu dla wielu z nas stała się już codziennością. Część firm zrezygnowała z przestrzeni biurowej, wprowadzając obowiązek pracy zdalnej, a druga część wprowadziła hybrydowy model pracy. Tego typu kroki zmuszają nas nie tylko do zorganizowania sobie miejsca do pracy z domu, ale również do wyposażenia się w odpowiednie narzędzia, które umożliwią nam efektywne wykonywanie swoich obowiązków zawodowych. Stworzyliśmy listę 5 podstawowych narzędzi, które ułatwiają pracę z domu, a także sprawiają, że home office staje się znacznie przyjemniejszy.

1. Programy do zarządzania projektami

Tego typu programy mają niezwykle uniwersalne zastosowanie – pozwalają organizować pracę, rozdzielać obowiązki pomiędzy różnych pracowników, a także porządkować własne zadania. Dzięki nim możemy z łatwością uniknąć chaosu, o co nietrudno, zwłaszcza jeśli nasza praca wymaga od nas pamiętania o wielu rzeczach jednocześnie.

Programy do zarządzania projektami to świetna alternatywa dla notesu lub tradycyjnego wpisywania notatek w kalendarzu. Pozwalają one z łatwością rozpisać zadanie do wykonania, określić jego status, a także przypisać do niego odpowiednie osoby. Dzięki nim możemy kontrolować realizację zadania na różnych etapach. Co więcej, niektóre programy do zarządzania projektami posiadają wiele dodatkowych funkcji np. czat, kalendarz oraz powiadomienia o zmianie statusu danego tasku.

W ramach programów wspierających pracę projekt managera można wyróżnić:

Darmowe programy do zarządzania projektami, np.:

  • Asana;
  • Trello;

oraz płatne programy wspierające koordynowanie projektów, np.:

  • PM Compass;
  • TeamWork Project.

Zazwyczaj płatne wersje są bardziej rozbudowane, mają więcej funkcji i może korzystać z nich wiele osób jednocześnie. Z kolei jeśli planujemy wykorzystywać tego typu programy do celów indywidualnych (np. do planowania pracy własnej), to z powodzeniem możemy korzystać z wersji bezpłatnych.

2. Pakiet Microsoft 365

Trudno wyobrazić sobie wykonywanie codziennej pracy bez pakietu narzędzi biurowych Microsoft 365, dzięki którym można: redagować i edytować dokumenty tekstowe, korzystać z inteligentnych funkcji, a także tworzyć prezentacje biznesowe. Word, Excel i Power Point – to trzy programy, które są absolutnie niezbędne dla większości osób, które pracują z domu.

Warto jednak pamiętać, że pakiet Microsoft 365 oferuje znacznie więcej. Obecnie dostępne są różne warianty tego pakietu, które różnią się od siebie przeznaczeniem oraz zawartością. Dzięki temu możemy z łatwością dostosować je do swoich potrzeb i oczekiwań.

Jeśli zdecydujemy się na zakup pakietu Microsoft 365 dla firm, to warto zwrócić uwagę nie tylko na aplikacje, ale również na:

  • typ licencji (np. darmowa czy komercyjna)
  • jej rodzaj (jednorazowa czy subskrypcyjna)
  • ważność (terminowa czy bezterminowa)
  • liczbę użytkowników (na ile urządzeń może być wykorzystywana).

3. Wirtualny dysk

Praca w domu u wielu osób opiera się w dużej mierze na wymianie „ciężkich” plików. Nie zawsze chcemy, m.in. ze względów bezpieczeństwa, przechowywać je na własnym komputerze. W takiej sytuacji z pomocą przychodzą dyski w chmurze, których zaletą jest nie tylko bezpieczne przechowywanie danych, ale również dostęp do nich z każdego miejsca, w którym mamy łączność z internetem. Wirtualny dysk jest również wygodny z tego powodu, że dzięki niemu nie musimy się martwić o utratę plików i danych w przypadku awarii komputera. Jeśli zapiszemy je w chmurze, to możemy z łatwością uzyskać do nich dostęp z dowolnego urządzenia.

Dysk w chmurze jest także świetną opcją dla rozproszonych zespołów. Dzięki wirtualnym dyskom z jednego pliku może korzystać nawet kilkanaście osób jednocześnie, co w znaczący sposób skraca czas potrzebny na pracę i wymianę informacji.

Bezpłatny dysk w chmurze, np. Dysk Google, jest świetną alternatywą dla subskrypcji przestrzeni wirtualnej, jednak trzeba pamiętać, że darmowe rozwiązania mają bardzo niskie limity na przechowywanie danych. W krótkim czasie może okazać się, że 15 GB bezpłatnej przestrzeni na Dysku Google szybko się zapełni. Stąd, do celów biznesowych, ale również prywatnych, jeżeli chcemy przechowywać np. albumy ze zdjęciami, muzykę czy dokumenty w chmurze – warto wybrać subskrypcję wirtualnego dysku w chmurze, np. Dysk Google w Google Workspace lub OneDrive w pakiecie Microsoft 365.

4. Komunikatory

Praca zdalna wymaga również stałej komunikacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu, a także ze współpracownikami zewnętrznymi. Częściowo można tę potrzebę pokryć poprzez rozmowy telefoniczne, ale nie wszystko da się załatwić w ten sposób. Niekiedy niezbędne są kilkugodzinne meetingi, na których omawiane są ważne – często strategiczne – tematy, a także prezentowane są różne wykresy, tabele i inne ważne informacje. W sytuacji, gdy spotkania fizyczne nie są możliwe (m.in. ze względu na znaczne rozproszenie poszczególnych członków zespołu), z pomocą przychodzą różnego rodzaju komunikatory, które w znaczący sposób ułatwiają codzienną komunikację w zespole. Wśród programów, które cieszą się dużą popularnością, można wymienić m.in.: Microsoft Teams (pakiet narzędzi Microsoft 365), Google Meet (Google Workspace), Zoom i Skype.

5. Aplikacje do zarządzania czasem

Jednym z największych wyzwań związanych z pracą w domu jest zarządzanie własnym czasem i zachowywanie równowagi pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym. Nie jest to zbyt łatwe – zwłaszcza w przypadku, gdy nasze miejsce zamieszkania pełni również funkcję biura. Ponadto w domu nietrudno o rozpraszacze, przez co niekiedy możemy nie wywiązywać się należycie ze swoich obowiązków zawodowych.

W takiej sytuacji niezwykle przydatne mogą być aplikacje do zarządzania czasem, których podstawowym celem jest poprawa produktywności. Przykładem takiej aplikacji jest Toggl Track, który jest świetną opcją dla osób chcących pracować nad poprawą swojej wydajności w pracy. Aplikacja ta pozwala wprowadzać różnego rodzaju zadania oraz oszacować czas, który będzie potrzebny na ich wykonanie. Dzięki temu pod koniec dnia, tygodnia lub miesiąca, będziemy mogli precyzyjnie określić, co zostało zrobione i jak dużo czasu nam to zajęło. Wśród ciekawych aplikacji do zarządzania czasem można wymienić również: Harvest, RescueTime, Kiwake i Pomidoro.


Źródło: Microsoft 

Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.

BRIEF