Praca zdalna jest formą znaną jeszcze sprzed czasu epidemii. To forma świadczenia pracy, która umożliwia wykonywanie pracownikowi swoich zadań poza stałym miejscem pracy, najczęściej z domu, o ile charakter pracy na to pozwala. Obecna sytuacja wymusza jednak aby ten sposób wykonywania pracy mocniej opisać w przepisach prawa, jak i w regulacjach wewnętrznych pracodawcy.
W głównej mierze praca zdalna dotyczy pracowników biurowych, którzy swoje codzienne obowiązki pracownicze mogą wykonywać z domu, za pomocą takich narzędzi jak laptop czy telefon. Od czasu, kiedy został ogłoszony w Polsce stan epidemii tj. od marca b.r., w wielu przedsiębiorstwach praca zdalna stała się zjawiskiem powszechnym i coraz częściej wykorzystywanym. Ustawodawca umożliwił pracodawcom skorzystanie z tej formy świadczenia pracy, poprzez wprowadzenie do porządku prawnego możliwości wykonywania pracy zdalnej na mocy tzw. ustawy antycovidovej[1]. Po kilku miesiącach obowiązywania tych przepisów, regulacje w zakresie pracy zdalnej nadal budzą wiele pytań zarówno ze strony pracowników, jak i pracodawców. Ustawodawca postanowił więc doprecyzować przepisy w tym zakresie, a ponadto wprowadzić pojęcie pracy zdalnej do kodeksu pracy, co może świadczyć o tym, że praca zdalna zagości na stałe w polskim porządku prawnym.
Dotarliśmy do projektu nowelizacji Kodeksu Pracy, który w najbliższym czasie ma trafić pod obrady Sejmu (aktualnie projekt jest w fazie konsultacji społecznych) i w niniejszym artykule postaramy się przybliżyć jego najważniejsze założenia.
Głównym celem ustawodawcy jest uregulowanie zasad i warunków dotyczących wykonywania pracy zdalnej. Dla pracodawców może oznaczać to obowiązek wprowadzenia w organizacji dodatkowych procedur, regulaminów oraz wzorów oświadczeń.
Wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej
Pracodawca ureguluje zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Regulamin będzie uwzględniał takie elementy jak grupy pracowników objęte pracą zdalną czy też zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego w przypadku wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi stanowiących jego własność. Ponadto w regulaminie trzeba będzie określić również zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem wykonującym pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy, a także sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. W przypadku, gdy u pracodawcy nie zostanie wprowadzony regulamin, zasady wykonywania pracy zdalnej będą mogły być określone w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu z pracownikiem, z uwzględnieniem uzasadnionych potrzeb pracownika.
Natomiast jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, to zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową.
Praca zdalna nie dla wszystkich
Wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe w przypadku, gdy charakter świadczenia pracy umożliwia pracownikowi wykonywanie pracy poza stałym miejscem pracy, a także pod warunkiem, że pracownik będzie posiadał warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca będzie mógł dopuścić pracownika do wykonywania pracy zdalnej pod warunkiem, że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie zawierające potwierdzenie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu wskazanym przez niego zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W przypadku wykonywania pracy zdalnej, za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej będzie odpowiadał pracownik.
Dodatkowe obowiązki organizacyjne po stronie pracodawcy
Pracodawca będzie miał obowiązek dostarczenia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Ponadto koniecznie będzie także zapewnienie pracownikowi pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi służących do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca poniesie także wszelkie koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi.
Pracodawca będzie musiał także określić zasady ochrony danych przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną oraz przeprowadzić wśród pracowników instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
Prawo do ekwiwalentu
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana zarówno przy pomocy środków technicznych zapewnionych przez pracodawcę, jak i przy pomocy narzędzi oraz materiałów należących do pracownika. W przypadku korzystania przez pracownika ze swoich narzędzi, będzie miał on prawo do ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie swoich materiałów oraz narzędzi przy wykonywaniu pracy zdalnej. Wysokość ekwiwalentu określają pracodawca i pracownik w porozumieniu, biorąc przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe.
Kontrola pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej
Pracodawca zyska nowe uprawnienie: prawo do kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną w miejscu wykonywania pracy. Jeśli praca zdalna będzie wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika wykonującego pracę zdalną, pracodawca będzie miał prawo w godzinach pracy pracownika, w miejscu jego zamieszkania przeprowadzić kontrolę. Kontrola będzie musiała być poprzedzona wyrażeniem przez pracownika zgody na jej przeprowadzenie. Kontrola będzie mogła być przeprowadzona w zakresie:
- wykonywania pracy,
- w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonych narzędzi, a także ich instalacji,
- w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Należy zauważyć, że wykonywanie przez pracodawcę czynności kontrolnych nie będzie mogło naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Nowa ocena ryzyka oraz zmiany w informacji wydawanej na podstawie art. 29 § 3 kp
Pracodawca będzie miał obowiązek sporządzenia oceny ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą oraz opracowania informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej uwzględniające w szczególności wpływ tej pracy na wzrok oraz układ mięśniowy i szkieletowy.
Z kolei w informacji wydawanej pracownikowi na podstawie art. 29 § 3 kodeksu pracy, trzeba będzie dodatkowo określić jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną, a także wskazać osobę odpowiedzialną za współpracę z pracownikiem oraz upoważnioną do przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Mając powyższe na uwadze warto wyprzedzić planowane zmiany i wprowadzić stosowne regulacje do regulaminów pracy. Możliwe jest także wprowadzenie całkowicie nowego regulaminu pracy zdalnej. W tym kontekście pojawia się nadto rekomendacja, aby działania podjąć możliwie wcześnie, gdyż należy uwzględnić czas potrzebny na ich konsultację z pracownikami oraz należytą publikację w zakładzie pracy
*Niniejszy materiał ma charakter informacyjny i został sporządzony na podstawie projektu ustawy o zmianie ustawy kodeks pracy, wersja z dnia 18 września 2020 r.
[1] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1842.z późn. zm.)
Autor:
Maksymilian Graś, partner w kancelarii Graś i Wspólnicy
Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.
BRIEF
Powszechna praca zdalna obudziła w nas potrzebę migracji. Ponad połowa ankietowanych przyznaje, że myśli o przeprowadzce. Jednak kiedy przeanalizujemy powody zmiany miejsca zamieszkania możemy dostrzec wyraźnie dwie grupy respondentów, których oczekiwania znacząco się różnią. Cześć pracowników planuje przeprowadzkę ze względów zawodowych i chce po prostu mieszkać w bardziej rozwiniętym regionie, który oferuje więcej możliwości w życiu zawodowym i osobistym. Druga grupa natomiast to osoby, które niejako uciekają z wielkich aglomeracji, szukając miejsc gdzie będą mogli wieść spokojniejszy, a zarazem bardziej ekonomiczny tryb życia i korzystać z uroków natury. Biorąc pod uwagę, że ponad 90% naszych ankietowanych przyznała, że częściowo lub całkowicie pracuje zdalnie, możemy przypuszczać, że na takie decyzje duży wpływ mają zmiany na rynku pracy i pozwolenie pracownikom na wykonywanie swoich obowiązków poza biurem. Praca zdalna otworzyła przed pracodawcami i kandydatami nowe możliwości. Aspekt lokalizacyjny przestał być barierą, na czym zyskują zarówno kandydaci, jak i pracodawcy. Osoby z mniejszych miejscowości mogą aplikować na stanowiska w dużych miastach. Firmy zlokalizowane w mniejszych miastach mogą natomiast rekrutować pracowników z całej Polski, co zwiększa ich konkurencyjność na rynku pracy oraz pozwala pozyskać specjalistów o unikatowych kompetencjach, których do tej pory mogło brakować „na miejscu”.
