Ile może kosztować firmy uregulowanie pracy zdalnej?

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy, regulujący m.in. zasady pracy zdalnej, trafił do dalszych prac w komisji. Z dużym prawdopodobieństwem nowe przepisy zaczną więc obowiązywać w ciągu kilku miesięcy. Jak wskazują eksperci W&W Consulting oraz kancelarii CMS - obok szeregu dodatkowych obowiązków wymaganych przepisami ze strony pracodawców, warto zwrócić uwagę również na stronę kosztową nowych przepisów.

 

Po wejściu przepisów w życie, każda firma, której pracownicy wykonują pracę poza jej siedzibą, będzie zobligowana do dopełnienia obowiązków określonych w Kodeksie pracy.

W tym celu konieczne będzie dostosowanie regulacji wewnętrznych do nowych przepisów. Chodzi głównie o przygotowanie polityki pracy zdalnej bądź regulaminu, którego treść zostanie uzgodniona (a przynajmniej skonsultowana) z organizacjami związkowymi albo przedstawicielami pracowników, co może stanowić pewnego rodzaju wyzwanie, szczególnie w dużych firmach. Co istotne z punktu widzenia pracodawcy i ewentualnych przyszłych sytuacji spornych, polityka może precyzować m.in. zasady dostępności pracowników w godzinach pracy, zasady postępowania z informacjami poufnymi, ale również jasno określać skutki naruszania przepisów polityki. Warto więc już teraz, z pewnym wyprzedzeniem, skonsultować z przedstawicielami pracowników i sfinalizować treść dokumentów konicznych do przygotowania w związku z nowelizacją Kodeksu pracy. Chodzi m.in. wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, polecenie pracy zdalnej, oświadczenie pracownika dot. warunków lokalowych czy wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej – wyjaśnia adwokat CMS Maciej Andrzejewski, specjalizujący się w prawie pracy.

Natomiast największe zainteresowanie w kontekście nowych przepisów wydają się budzić zapisy wskazujące na konieczność wypłacania ekwiwalentu bądź ryczałtu za pracę zdalną. Od momentu rozpoczęcia epidemii w Polsce i przejścia zatrudnionych na tzw. home office, część firm podejmowała indywidualnie decyzje dot. przyznania dodatkowych środków pracownikom na pokrycie kosztów związanych z pracą w domu. W momencie wejścia w życie zmian w prawie pracy, będzie to obowiązek każdego pracodawcy.

Projekt ustawy zakłada dwa rozwiązania w tej kwestii. Pierwszym jest zwrot kosztów – czyli dokładnej kwoty, jaką pracownik musiał ponieść z własnych środków w związku z wypełnianiem obowiązków służbowych poza firmą. To rozwiązanie wymaga indywidualnego podejścia do każdej z zatrudnionych osób i comiesięcznego wyliczania kosztów np. prądu, internetu, co wydaje się zadaniem bardzo trudnym lub wręcz niemożliwym. Drugą opcją jest ryczałt – stała comiesięczna kwota wypłacana w zależności od liczby dni przepracowanych zdalnie. Projekt ustawy nie precyzuje sposobu obliczania ryczałtu, natomiast firmy mogą w tym wypadku zastosować uproszczony model uwzględniający dwa podstawowe koszty: energię oraz internet. Przy założeniu zużycia prądu na poziomie 30 MWh miesięcznie przy komputerze stale podłączonym do prądu, to koszt na poziomie ok. 40 zł. Rachunek za dekoder z internetem to średnio ok. 100 zł miesięcznie – przy czym do pracy wykorzystujemy go przez ok. 8 godzin dziennie, czyli internet do celów służbowych kosztuje nas ok. 40 zł. Oczywiście ryczałt powinien uwzględniać dodatkowe elementy – jak np. koszt wydruków, stąd optymalnym rozwiązaniem byłoby ustalenie ryczałtu w wysokości 100 zł miesięcznie, co powinno pokryć koszty standardowego wykorzystania sprzętów. Co ważne, ryczał będzie zwolniony z opodatkowania. Jednakże ustalenie kwoty ryczałtu na poziomie znacznie wyższym, niż wynikający z rzeczywistych kosztów ponoszonych przez pracownika może być ryzykowne. W ślad za tego typu działaniami mogą pojawić się interpretacje podatkowe wskazujące, że zwolnienie dotyczy jedynie rzeczywistego kosztu, a nadwyżka ponad rzeczywiste koszty pracownika będzie podlegała opodatkowaniu. Nie zmienia to jednak faktu, że nawet ryczałt na poziomie 100 zł miesięcznie w przypadku firm zatrudniających kilkaset osób będzie stanowił znaczny, dodatkowy koszt – dodaje adwokat Maciej Andrzejewski.

Łukasz Wawrzyniak, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting zwraca uwagę również na możliwe konsekwencje finansowe niedopełnienia obowiązków pracodawcy dot. miejsca wykonywania pracy zdalnej. Pracownik ma bowiem obowiązek wykonywać obowiązki w miejscu, które zgłosił pracodawcy, a pracodawca je zaakceptował. Przewiduje się oczywiście, że najczęściej będzie to miejsce zamieszkania pracownika.

Wskazane przez pracownika miejsce zamieszkania jako miejsce wykonywania pracy zdalnej musi odpowiadać wymogom bezpieczeństwa w zakresie co najmniej wymogów ergonomicznych oraz bezpieczeństwa użytkowanych instalacji. Pracodawca zanim podejmie decyzję dotyczącą możliwości wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, musi dokonać rewizji warunków pracy. Owa rewizja może być dokonana za pomocą tzw. ankiety samooceny stanowiska pracy, gdzie pracodawca niejako określa minimalne wymagania stawiane stanowisku pracy zdalnej, a pracownik określa stan faktyczny miejsca wykonywania pracy odpowiadając na pytania stawiane w ankiecie samooceny. W sytuacji niespełnienia minimalnych wymagań stawianych przez pracodawcę, a będących parafrazą przepisów dotyczących ergonomii przy pracy przed komputerem, pracodawca może nie wyrazić zgody na wykonywanie pracy zdalnej. Istotnym tłem całej sprawy jest przecież zdrowie pracownika, a co za tym idzie przeciwdziałanie wypadkowym czy chorobom zawodowym. W sytuacji dopuszczenia pracownika do pracy zdalnej bez ówczesnego sprawdzenia warunków jej wykonywania, pracodawca naraża się na konsekwencje finansowe związane z ewentualnymi odszkodowaniami z tytułu chociażby choroby zawodowej czy wypadku przy pracy. Dlatego też kluczowym elementem dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest określenie wymagań stawianych stanowisku pracy zdalnej z poszanowaniem zasad bezpieczeństwa i ergonomii – wyjaśnia Łukasz Wawrzyniak, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

Lista kontrolna powinna zawierać punkty dotyczące m.in.: oświetlenia stanowiska pracy, powierzchni do pracy, która powinna być płaska i stabilna (np. biurko) oraz umożliwiająca rozłożenie wszystkich niezbędnych elementów w sposób komfortowy i wygodny dla pracownika (np. klawiatura musi być położona na biurku), siedziska do pracy umożliwiającego podparcie odcinka lędźwiowego i łokci oraz informacji dotyczących odpowiedniej odległości oczu od monitora. Ponadto po stronie pracodawcy leży zapewnienie odpowiedniego sprzętu oraz szkolenia BHP uwzględniającego środowisko pracy zdalnej – czyli najczęściej mieszkanie lub dom – i uwzględnienie nowych zmiennych w ocenie ryzyka zawodowego

Co istotne – wypadki podczas pracy wykonywanej w domu to również wypadki przy pracy, w konsekwencji których firma ponosi nie tylko koszty związane z absencją pracownika, ale również ryzyko wzrostu składki wypadkowej. Koszty uregulowania pracy zdalnej mogą więc być nieprzyjemnym zaskoczeniem dla wielu przedsiębiorców, dlatego tak istotne jest odpowiednie przygotowanie firmy na nadchodzące zmiany dot. pracy zdalnej.

Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.

BRIEF

Polska wśród 10 najtrudniejszych do prowadzenia biznesu państw w Europie

Polska znalazła się na 10. miejscu w Europie wśród państw posiadających najbardziej złożone przepisy regulujące prowadzenie biznesu, wynika z najnowszego raportu opracowanego przez TMF Group, globalną firmę świadczącą usługi biznesowe dla firm działających lokalnie i międzynarodowo.

W raporcie zatytułowanym Global Business Complexity Index , eksperci TMF Group porównali główne wymagania poszczególnych krajów w ramach 76 jurysdykcji na całym świecie, w zakresie wymagań administracyjnych i zapewnienia zgodności działalności z regulacjami prawnymi stawianych przed przedsiębiorcami planującymi prowadzić swój biznes na wybranym rynku. 

Z raportu wynika również, że Polska znalazła się na 21. miejscu na świecie pod kątem złożoności środowiska biznesowego. Oznacza to m.in., że w Polsce można prowadzić firmę łatwiej niż na Słowacji i w Niemczech (odpowiednio szóste i siódme miejsce w zestawieniu), ale trudniej niż w Czechach (48. miejsce) czy w Rosji (44. miejsce). 

Raport jest kombinacją opracowania statystycznego oraz analizy jakościowej dokonanej przez lokalnych ekspertów firmy działających w ponad 80 krajach. Przy jego opracowaniu wzięto pod uwagę trzy obszary: zasady, przepisy oraz kary obowiązujące w danym kraju, uwarunkowania podatkowo – księgowe oraz przepisy dotyczące zatrudniania, zwalniania oraz wynagradzania pracowników. 

Stosunkowo wysokie miejsce Polski w rankingu oznaczające złożone warunki do prowadzenia biznesu wynika z często zmieniających się przepisów prawa; relatywnie trudnego dla inwestora zza granicy procesu zakładania firmy a także wyjątkowo uciążliwych wymogów administracyjnych w obszarze sekretariatu korporacyjnego. 

Firmy z zagranicy chcące rozpocząć działalność w Polsce spotykają się z dużym wyzwaniem. Wszystkie dokumenty korporacyjne muszą być wypełnione w języku polskim, a założenie firmy w przypadku podmiotów, których spółki-matki zlokalizowane są poza Polską może trwać bardzo długo. Takie czynniki powodują, że tak istotny rynek europejski jak Polska ma wysokie bariery wejścia, co z kolei zmusza inwestorów do bliskiej współpracy z lokalnymi partnerami, poruszającymi się swobodnie w zakresie krajowych regulacji – tłumaczy Dagmara Witt-Kuczyńska, Dyrektor Operacyjny TMF Group w Polsce. 

Z raportu TMF Group wynika, że najłatwiej obecnie założyć i prowadzić firmę na Kajmanach (terytorium zależne Wielkiej Brytanii), Curaçao (terytorium zależne Holandii), na wyspie Jersey (de facto terytorium zależne Wielkiej Brytanii) i w Tajlandii. Wśród lokalizacji o warunkach najbardziej wymagających dla biznesu na pierwszym miejscu znalazła się Grecja, a za nią Indonezja, Brazylia i Zjednoczone Emiraty Arabskie. 

Zrozumienie jak prowadzenie biznesu w danej lokalizacji może być skomplikowane jest kluczowe, szczególnie wtedy, gdy planuje się ekspansję zagraniczną. Każda jurysdykcja na świecie różni się pod względem sposobu prowadzenia księgowości i rozliczania podatków, naliczania wynagrodzeń dla pracowników i prowadzenia innych spraw związanych z ich zatrudnieniem. Analiza i rozeznanie się w tych zawiłościach pozwala firmom uniknąć problemów i skupić się na swojej podstawowej działalności – mówi Juraj Gerzeni, dyrektor TMF Group na obszar EMEA, obejmujący Europę, Bliski Wschód i Afrykę. 

 

Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.

BRIEF