Tag: zarządzanie projektami

1. Programy do zarządzania projektami

Tego typu programy mają niezwykle uniwersalne zastosowanie – pozwalają organizować pracę, rozdzielać obowiązki pomiędzy różnych pracowników, a także porządkować własne zadania. Dzięki nim możemy z łatwością uniknąć chaosu, o co nietrudno, zwłaszcza jeśli nasza praca wymaga od nas pamiętania o wielu rzeczach jednocześnie.

Programy do zarządzania projektami to świetna alternatywa dla notesu lub tradycyjnego wpisywania notatek w kalendarzu. Pozwalają one z łatwością rozpisać zadanie do wykonania, określić jego status, a także przypisać do niego odpowiednie osoby. Dzięki nim możemy kontrolować realizację zadania na różnych etapach. Co więcej, niektóre programy do zarządzania projektami posiadają wiele dodatkowych funkcji np. czat, kalendarz oraz powiadomienia o zmianie statusu danego tasku.

W ramach programów wspierających pracę projekt managera można wyróżnić:

Darmowe programy do zarządzania projektami, np.:

• Asana;
• Trello;

oraz płatne programy wspierające koordynowanie projektów, np.:

• PM Compass;
• TeamWork Project.

Zazwyczaj płatne wersje są bardziej rozbudowane, mają więcej funkcji i może korzystać z nich wiele osób jednocześnie. Z kolei jeśli planujemy wykorzystywać tego typu programy do celów indywidualnych (np. do planowania pracy własnej), to z powodzeniem możemy korzystać z wersji bezpłatnych.

2. Pakiet Microsoft 365

Trudno wyobrazić sobie wykonywanie codziennej pracy bez pakietu narzędzi biurowych Microsoft 365, dzięki którym można: redagować i edytować dokumenty tekstowe, korzystać z inteligentnych funkcji, a także tworzyć prezentacje biznesowe. Word, Excel i Power Point – to trzy programy, które są absolutnie niezbędne dla większości osób, które pracują z domu.

Warto jednak pamiętać, że pakiet Microsoft 365 oferuje znacznie więcej. Obecnie dostępne są różne warianty tego pakietu, które różnią się od siebie przeznaczeniem oraz zawartością. Dzięki temu możemy z łatwością dostosować je do swoich potrzeb i oczekiwań.

Jeśli zdecydujemy się na zakup pakietu Microsoft 365 dla firm, to warto zwrócić uwagę nie tylko na aplikacje, ale również na:

• typ licencji (np. darmowa czy komercyjna)
• jej rodzaj (jednorazowa czy subskrypcyjna)
• ważność (terminowa czy bezterminowa)
• liczbę użytkowników (na ile urządzeń może być wykorzystywana).

3. Wirtualny dysk

Praca w domu u wielu osób opiera się w dużej mierze na wymianie „ciężkich” plików. Nie zawsze chcemy, m.in. ze względów bezpieczeństwa, przechowywać je na własnym komputerze. W takiej sytuacji z pomocą przychodzą dyski w chmurze, których zaletą jest nie tylko bezpieczne przechowywanie danych, ale również dostęp do nich z każdego miejsca, w którym mamy łączność z internetem. Wirtualny dysk jest również wygodny z tego powodu, że dzięki niemu nie musimy się martwić o utratę plików i danych w przypadku awarii komputera. Jeśli zapiszemy je w chmurze, to możemy z łatwością uzyskać do nich dostęp z dowolnego urządzenia.

Dysk w chmurze jest także świetną opcją dla rozproszonych zespołów. Dzięki wirtualnym dyskom z jednego pliku może korzystać nawet kilkanaście osób jednocześnie, co w znaczący sposób skraca czas potrzebny na pracę i wymianę informacji.

Bezpłatny dysk w chmurze, np. Dysk Google, jest świetną alternatywą dla subskrypcji przestrzeni wirtualnej, jednak trzeba pamiętać, że darmowe rozwiązania mają bardzo niskie limity na przechowywanie danych. W krótkim czasie może okazać się, że 15 GB bezpłatnej przestrzeni na Dysku Google szybko się zapełni. Stąd, do celów biznesowych, ale również prywatnych, jeżeli chcemy przechowywać np. albumy ze zdjęciami, muzykę czy dokumenty w chmurze – warto wybrać subskrypcję wirtualnego dysku w chmurze, np. Dysk Google w Google Workspace lub OneDrive w pakiecie Microsoft 365.

4. Komunikatory

Praca zdalna wymaga również stałej komunikacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu, a także ze współpracownikami zewnętrznymi. Częściowo można tę potrzebę pokryć poprzez rozmowy telefoniczne, ale nie wszystko da się załatwić w ten sposób. Niekiedy niezbędne są kilkugodzinne meetingi, na których omawiane są ważne – często strategiczne – tematy, a także prezentowane są różne wykresy, tabele i inne ważne informacje. W sytuacji, gdy spotkania fizyczne nie są możliwe (m.in. ze względu na znaczne rozproszenie poszczególnych członków zespołu), z pomocą przychodzą różnego rodzaju komunikatory, które w znaczący sposób ułatwiają codzienną komunikację w zespole. Wśród programów, które cieszą się dużą popularnością, można wymienić m.in.: Microsoft Teams (pakiet narzędzi Microsoft 365), Google Meet (Google Workspace), Zoom i Skype.

5. Aplikacje do zarządzania czasem

Jednym z największych wyzwań związanych z pracą w domu jest zarządzanie własnym czasem i zachowywanie równowagi pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym. Nie jest to zbyt łatwe – zwłaszcza w przypadku, gdy nasze miejsce zamieszkania pełni również funkcję biura. Ponadto w domu nietrudno o rozpraszacze, przez co niekiedy możemy nie wywiązywać się należycie ze swoich obowiązków zawodowych.

W takiej sytuacji niezwykle przydatne mogą być aplikacje do zarządzania czasem, których podstawowym celem jest poprawa produktywności. Przykładem takiej aplikacji jest Toggl Track, który jest świetną opcją dla osób chcących pracować nad poprawą swojej wydajności w pracy. Aplikacja ta pozwala wprowadzać różnego rodzaju zadania oraz oszacować czas, który będzie potrzebny na ich wykonanie. Dzięki temu pod koniec dnia, tygodnia lub miesiąca, będziemy mogli precyzyjnie określić, co zostało zrobione i jak dużo czasu nam to zajęło. Wśród ciekawych aplikacji do zarządzania czasem można wymienić również: Harvest, RescueTime, Kiwake i Pomidoro.

Źródło: Microsoft