Audyt raz w roku to za mało. Nadchodzi era ciągłego compliance
Świat biznesu wkracza w etap, w którym zgodność z przepisami nie kończy się na corocznym audycie, lecz staje się nieprzerwanie trwającym procesem. Continuous compliance (ciągła zgodność) to nowy standard w zarządzaniu ryzykiem, bezpieczeństwem i odpowiedzialnością. Jego zadaniem jest nadążanie za zmieniającymi się niemal z miesiąca na miesiąc regulacjami, coraz częstszymi cyberatakami, rosnącą presją ze strony kontrahentów i instytucji. To podejście odciąża pracowników, którzy spędzali setki godzin na ręcznym kontrolowaniu wszystkich niezgodności, pozwalając przy tym firmom działać szybciej, pewniej i bezpieczniej.
Podejście do compliance w ciągu ostatniej dekady zmieniło się diametralnie. Jednorazowy, coroczny audyt przekształcił się w nieprzerwane monitorowanie wszystkich aspektów działalności przedsiębiorstwa pod kątem zgodności z przepisami, normami branżowymi i wewnętrzną polityką. Aby utrzymać konkurencyjność na rynku, należy prowadzić nadzór systematycznie – umożliwiają to nowe technologie.
Continuous compliance to stałe utrzymywanie zgodności z wszystkimi obowiązującymi w danym momencie regulacjami i standardami. Dotyczy m.in. cyberbezpieczeństwa (NIS2, ISO 27001), ochrony danych osobowych (RODO), zabezpieczeń stosowanych przez instytucje finansowe w celu zapobiegania praniu brudnych pieniędzy (AML) i finansowaniu terroryzmu (KYC), ESG (raportowanie zrównoważonego rozwoju), systemów dla sygnalistów (whistleblowing), przeciwdziałaniu korupcji i szeroko pojętego corporate governance.
Wszystkie działania prowadzone są w sposób zautomatyzowany, a jakiekolwiek odstępstwa od wymaganych norm są wykrywane przez system w czasie rzeczywistym – niezależnie od dnia ani godziny. To zmiana podejścia do zgodności – z reaktywnego modelu na proaktywne i strategiczne zarządzanie ryzykiem.
– Regulacje nie śpią, a przestępcy nie robią sobie urlopu. Dlatego zgodność z przepisami nie może być jednorazowym wydarzeniem w kalendarzu. To proces, który trwa 24/7, przez 365 dni w roku – mówi Weronika Czaplewska, wiceprezeska firmy Envirly Quantifier.
Dlaczego jeden audyt w roku nie jest już wystarczający?
Świat biznesu przyspieszył, a ryzyka zmieniają się szybciej niż kiedykolwiek, dlatego potrzeba natychmiastowego reagowania na problemy stała się nieodłącznym elementem prawidłowego funkcjonowania firm.
Według przeprowadzonego przez Vecto na początku 2025 roku badania, aż 74% polskich firm doświadczyło cyberataku w 2024 roku. Jest to wzrost o ponad 5 punktów procentowych w stosunku do roku poprzedniego. Raport ENISA pokazuje natomiast, że średni koszt okupu po wycieku danych w 2024 roku przekroczył w Europie 5 milionów euro. Hakerzy atakują już nie tylko gigantów, ale również średnie firmy, które często mają słabsze zabezpieczenia.
Jednocześnie coraz częściej wprowadzane są nowe regulacje, takie jak unijne przepisy dotyczące ochrony infrastruktury krytycznej (NIS2), akty o sztucznej inteligencji (AI Act) czy odporności operacyjnej sektora finansowego (Digital Operational Resilience Act). Niewywiązanie się z zawartych w tych dokumentach zasad może grozić dotkliwymi karami finansowymi, a nawet utratą dostępu do rynku.
– Dzięki zastosowaniu agentic AI oraz automatyzacji oferowanych przez platformę Quantifier organizacje mogą osiągnąć continuous compliance przy znacząco mniejszym nakładzie pracy – są stale gotowe do spełnienia wymogów regulacyjnych, a raportowanie nie wymaga nagłych i kosztownych działań, ponieważ organizacja jest zawsze przygotowana – mówi Mateusz Masiak, prezes firmy technologicznej wdrażającej systemy compliance w Europie.
Continuous compliance jako przewaga konkurencyjna
Firmy, które wdrażają stały monitoring zgodności, zyskują znacznie więcej niż tylko bezpieczeństwo prawne. Budują wiarygodność w oczach klientów i inwestorów, co przekłada się na realną przewagę m.in. w ofertach przetargowych. Coraz częściej zapytania ofertowe zawierają pytania o posiadane certyfikaty, procesy zgodności, czy polityki antykorupcyjne. Firmy z wdrożonym ciągłym compliance mogą natychmiastowo dostarczyć niezbędną dokumentację, unikając w ten sposób utraty cennych punktów w procesie oceny.
– Zapewnienie ciągłej zgodności pozwala organizacji nie tylko minimalizować ryzyka regulacyjne, lecz także ograniczać podatności w obszarze cyberbezpieczeństwa – co jest kluczowe dla utrzymania stabilnej pozycji rynkowej i zaufania klientów – podsumowuje Masiak.
Jak wdrożyć continuous compliance?
Wdrożenie ciągłej zgodności to strategiczny proces, który wymaga integracji technologii, kultury organizacyjnej i procesów biznesowych. Zamiast traktować zgodność jako jednorazowe zadanie, firmy muszą osadzić ją w codziennej działalności, tworząc spójny i dynamiczny system obrony przed ryzykiem.
Pierwszym krokiem jest dokładne zmapowanie wszystkich regulacji, norm branżowych i wewnętrznych polityk, które obowiązują w danej organizacji. To właśnie na nich oparty zostanie model analizujący zgodność danej firmy. Następnie należy wdrożyć odpowiednie narzędzia technologiczne, które umożliwią automatyzację monitoringu i śledzenie zmian w prawie w czasie rzeczywistym, co pozwala wyeliminować ryzyko błędu ludzkiego.
Równie ważnym krokiem jest stworzenie kultury organizacyjnej, w której compliance nie jest postrzegany jako dodatkowy obowiązek, ale jako integralna część pracy. Niezbędna jest stała edukacja i szkolenia, które uświadomią zespołowi znaczenie zgodności i jej wpływ na reputację oraz bezpieczeństwo firmy. Ostatnim, a zarazem kluczowym krokiem, jest integracja zasad compliance z codziennymi procesami biznesowymi, dzięki czemu firma działać będzie w sposób pewny i bezpieczny, a zgodność stanie się naturalnym elementem jej funkcjonowania.
Continuous compliance to dziś konieczność i jedyny sposób na realną ochronę przed ryzykiem, utrzymanie reputacji i utrwalenie pozycji rynkowej.
oLIVE media to butikowa agencja digital, social media i public relations, która powstała z zamiłowania do sztuki komunikowania i rozwijających się nowych mediów. Nad strategiami pracujemy holistycznie. Firma to dla nas nie tylko jej historia, wartości, produkty i usługi czy wizja rozwoju. To przede wszystkim ludzie, którzy ją tworzą. Tylko kompleksowe prowadzenie działań w tych obszarach, pozwala na strategiczne komunikowanie oraz realizację celów wizerunkowych i biznesowych firmy.