Pieczęć elektroniczna w KSeF – konieczność czy przewaga? Materiał ekspercki
Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur coraz więcej przedsiębiorców staje przed pytaniem o sposób autoryzacji dokumentów. Jednym z rozwiązań jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która pozwala firmie podpisywać dokumenty w sposób automatyczny i bezpieczny. Jak zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl, dla części przedsiębiorstw będzie to nie tyle wybór, co praktyczna konieczność.
Korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia i autoryzacji działań w systemie. W przypadku jednoosobowych działalności często wystarczający jest podpis kwalifikowany właściciela lub profil zaufany. Jednak w większych firmach, gdzie faktury wystawiane są masowo i przez różne systemy, pieczęć elektroniczna staje się rozwiązaniem znacznie bardziej efektywnym. – Pieczęć pozwala przypisać podpis nie do konkretnej osoby, ale do firmy jako podmiotu – podkreśla ekspertka Systim.pl. Dzięki temu proces fakturowania może być w pełni zautomatyzowany.
Beata Tęgowska zaznacza, że obowiązek posiadania pieczęci nie wynika wprost z przepisów, jednak w praktyce wiele firm będzie musiało po nią sięgnąć. Dotyczy to szczególnie spółek, dużych organizacji oraz przedsiębiorstw korzystających z systemów ERP lub zewnętrznych integracji z KSeF. – W takich przypadkach podpisywanie każdej faktury przez osobę fizyczną byłoby nieefektywne i ryzykowne organizacyjnie – komentuje.
Uzyskanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wymaga skorzystania z usług certyfikowanego dostawcy. Proces obejmuje weryfikację danych firmy oraz osób uprawnionych do jej reprezentacji, a następnie wydanie certyfikatu przypisanego do przedsiębiorstwa. W praktyce konieczne jest złożenie wniosku, potwierdzenie tożsamości reprezentanta oraz podpisanie umowy z dostawcą usług zaufania – cały proces można często przeprowadzić zdalnie lub częściowo online. – To rozwiązanie dostępne zarówno dla dużych firm, jak i mniejszych podmiotów, które chcą uporządkować procesy – zauważa ekspertka.
Korzystanie z pieczęci elektronicznej w KSeF jest stosunkowo proste – po jej wdrożeniu system automatycznie „podpisuje” faktury w imieniu firmy. Pozwala to na pełną automatyzację obiegu dokumentów, eliminację błędów ludzkich oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych. Dodatkowo pieczęć gwarantuje integralność dokumentu, co ma znaczenie w razie kontroli podatkowej.
Korzystanie z pieczęci elektronicznej w KSeF jest stosunkowo proste – po jej wdrożeniu system automatycznie „podpisuje” faktury w imieniu firmy. Pozwala to na pełną automatyzację obiegu dokumentów, eliminację błędów ludzkich oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych. Dodatkowo pieczęć gwarantuje integralność dokumentu, co ma znaczenie w razie kontroli podatkowej. Jak podkreśla Beata Tęgowska, największą korzyścią z wdrożenia pieczęci elektronicznej jest oszczędność czasu i większa kontrola nad procesami księgowymi. Firmy zyskują spójność działania, ograniczają ryzyko błędów i uniezależniają się od dostępności konkretnych pracowników. – W kontekście KSeF pieczęć elektroniczna nie jest obowiązkowa, ale dla wielu przedsiębiorstw stanie się standardem – podsumowuje ekspertka.
***
Systim.pl to nowoczesny program do zarządzania firmą łączący zalety programów ERP do obsługi sprzedaży, magazynu i księgowości oraz systemów typu Intranet i CRM, przeznaczony dla mikro, małych i średnich firm.
Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.
