Co warto wiedzieć o automatyzacji promocji, konkursów czy programów motywacyjnych?

 

Tego typu akcje promocyjne sprawiają, że musimy koordynować pracę wielu osób (prawnicy, webmasterzy, bazodanowcy) lub zdać się w 100% na zewnętrzne agencje. Tu pojawia się dodatkowy czas, który musimy poświęcić na wdrożenie i rozliczenie takich akcji oraz dodatkowe koszty, które wiążą się ze zlecaniem prac zewnętrznym podmiotom. Praktyka pokazuje, że nie w każdej firmie są na to pieniądze. Niejednokrotnie organizacja i rozliczenie akcji promocyjnej staje się niemożliwe do przeprowadzenia i w konsekwencji firmy rezygnują z takich działań.

Z kolei na rynku praktycznie nie ma narzędzi, które pomagają marketerom i maketerkom w całościowym przeprowadzeniu działań promocyjnych. Dysponujemy wprawdzie infrastrukturą czy oprogramowaniem, które realizuje poszczególne elementy procesu, lecz do tej pory nie było jednego systemu, który przeprowadzi twórców akcji promocyjnej przez wszystkie działania, począwszy od ustalenia jej mechanizmu, aż po jej rozliczenie i wysyłkę nagród.

Proces organizacji i przeprowadzenia promocji można podzielić na kilka najważniejszych etapów. Przyjrzyjmy się im po kolei:

1. Przygotowanie formalno-prawne promocji

Podejmujemy decyzję, jakiego typu akcję chcemy przeprowadzić. O możliwych typach akcji wspomniałem wcześniej, teraz dwa słowa o różnicach pomiędzy najczęściej przeprowadzanymi typami promocji:

• Sprzedaż premiowa

To relatywnie najprostszy i najmniej angażujący rodzaj promocji. Ogólnie rzecz biorąc, polega on na tym, że nagradzamy każdą osobę, która kupi nasz produkt / skorzysta z naszej usługi i przystąpi do takiej promocji. Sama nagroda jest identyczna dla wszystkich laureatów, a regulamin takiej akcji jest bardzo prosty.

• Konkurs konsumencki

W przypadku konkursu zakup produktu nie jest konieczny, lecz oczywiście jest możliwy. Idea konkursu polega na tym, że nagradzamy jedynie uczestników, którzy w najlepszy sposób wykonają zadanie konkursowe, przedstawione przez organizatora.

• Loteria

Loteria, jak sama nazwa wskazuje, wprowadza element losowości, który decyduje o wyborze laureatów. Bardzo ważny jest fakt, iż ramy prawne organizacji loterii są określone w Ustawie o grach hazardowych, a jej organizator odpowiada za jej organizację i prawidłowy przebieg na podstawie przepisów karno-skarbowych.

• Program MGM (Member Gets Member)

W skrócie możemy nazwać go programem rekomendacyjnym. Polega on na tym, że nabywca kupuje produkt lub usługę dzięki rekomendacji jednego z obecnych klientów firmy. Odbywa się to w sposób, który pozwala organizatorowi programu na odnotowanie, z czyjej rekomendacji / polecenia doszło do sprzedaży.

• Program motywacyjny

Ten rodzaj akcji jest bardzo prosty. Jego głównymi odbiorcami są pracownicy Sprzedaży, niezależnie od tego, czy są pracownikami danej firmy, czy są zatrudnieni przez podmioty zewnętrzne, np. dystrybutorów. W pewnym uproszczeniu możemy powiedzieć, że uczestnik dostaje tym wyższą nagrodę, im więcej towarów firmy sprzeda.

• Promocje w miejscu sprzedaży

W tym przypadku mamy do czynienia z sytuacją, podczas której zbieramy dane klientów podczas zakupu w punkcie sprzedaży czy podczas eventów. Dane możemy zbierać z różnych powodów, np. rozbudowując bazę konsumentów czy wręczając drobne upominki za wyrażenie zgód marketingowych.

Niezależnie od rodzaju wybranego schematu promocyjnego należy pamiętać o prawidłowym rozliczeniu podatkowym takiej akcji. Jest on inny dla każdego opisanego powyżej przypadku i każdy z nich wymaga pewnej analizy, by spełnić niezbędne wymagania ustawodawcy.

2. Informacje dla uczestników i zbieranie zgłoszeń

Jeśli w firmie podjęliście już decyzję, jaki typ promocji chcecie zrobić, to pozostaje ją zorganizować i wdrożyć.

Sercem każdej promocji jest formularz rejestracyjny oraz baza danych uczestników promocji. Istnieją już na rynku narzędzia, które pozwalają na stworzenie w pełni parametryzowalnego formularza rejestracyjnego. Tak stworzony formularz można w bardzo prosty sposób (wklejenie kilku gotowych i wyświetlanych w systemie linii kodu) zintegrować z dowolną stroną internetową. Może on stać się także częścią strony www, powstałej na bazie szablonu, dostępnego w narzędziu.

Parametryzacja formularza rejestracyjnego polega na prostym wyborze jego elementów (patrz: rys. 1). Oprócz tak podstawowych danych, jak imię, nazwisko czy numer telefonu, można wybrać pola, służące do udzielenia odpowiedzi na pytanie konkursowe, wgrania skanu paragonu, faktury, przesłania zdjęcia czy wpisania kodu rekomendacji.

rys.1 Konfiguracja pól formularza (źródło app.promomanager.pl)

3. Wyłonienie laureatów

Niezależnie od tego, z jakiego rodzaju akcją mamy do czynienia, kolejnym krokiem po przyjęciu do niej zgłoszeń i zebraniu uczestników jest wyłonienie laureatów. W tradycyjnym modelu wygląda to inaczej dla każdego rodzaju opisanych powyżej akcji promocyjnych i może wymagać powołania specjalnych ciał, takich jak Komisja konkursowa, wybierająca najlepiej wykonane zadania konkursowe, czy Komisja nadzoru loterii, która odpowiada za przebieg losowania. Po dochowaniu wszelkich niezbędnych formalności lista laureatów jest podstawą do wydania nagród.

4. Wydanie nagród

Dotychczasowo wszelkie nagrody były wydawane przez organizatora promocji. Niezależnie od tego, czy była to firma, której towary bądź usługi były oferowane w promocji, czy też agencja marketingowa, która pomagała w przeprowadzeniu akcji, była to czynność wymagająca trochę czasu lub pieniędzy. Do tego dochodzi pewna odpowiedzialność, wiążąca się z wydaniem nagród właściwym osobom i kompletowaniem dokumentacji, potwierdzającej odbiór nagrody, gdy była ona potrzebna.

Teraz te czynności można zautomatyzować, a co za tym idzie, mogą one mniej kosztować. Dzięki Promomanagerowi w automatyczny sposób można wydawać nagrody w postaci  kodów elektronicznych (patrz: rys. 2) na podany i zweryfikowany adres e-mail oraz nagrody pieniężne. Przy czym wydawanie nagród pieniężnych jest wykonywane w najdogodniejszy dla laureata sposób – bezpośrednio na jego konto osobiste w banku. Częściowo zautomatyzować można także proces wydania nagród rzeczowych. Promomanager zawiera także moduł, pozwalający na zebranie adresów wysyłki nagród, co oznacza brak konieczności kompletowania ich podczas nagrywanych rozmów telefonicznych czy poprzez e-mail. Zebrane adresy trafiają prosto do bazy danych i mogą być dostępne organizatorowi od ręki.

rys.2 Automatyzacja wydania nagród (źródło app.promomanager.pl)

5. Obsługa reklamacyjna i rozliczenie

Obsługa reklamacji nie jest trudna, lecz niejednokrotnie wymaga zorganizowania specjalnej infolinii dla uczestników promocji oraz wyznaczenia osób, które będą odpisywać na reklamacje, złożone e-mailem. Nie w każdej firmie są odpowiednie zasoby, które mogą prowadzić te zadania, dlatego często trafiają one do agencji marketingowej lub innego podmiotu zewnętrznego. Kluczem do dobrego zorganizowania obsługi posprzedażowej jest odpowiednio zaprojektowana baza danych uczestników promocji, do której po kolei trafiają wszystkie niezbędne informacje, takie jak te, związane z samą rejestracją w promocji, spełnieniem warunków, dzięki którym uczestnik staje się laureatem czy wysyłką nagród.

W Promomanagerze dostęp do tak zgromadzonej bazy danych jest możliwy w trybie 24/7, z każdego miejsca. Baza danych jest przechowywania na serwerach w jednym z najbezpieczniejszych centrów danych w Polsce. Żadne dane nie trafiają do chmury, a bezpieczeństwo oprogramowania jest regularnie testowane.  Wszystko odbywa się z pełnym poszanowaniem zasad RODO.

 

Organizacja i przeprowadzenie akcji promocyjnych wydaje się być procesem skomplikowanym, lecz obecnie można go zautomatyzować i znacząco uprościć. Właśnie dlatego powstał Promomanager, pierwsze na rynku narzędzie, które wspiera marketerów i marketerki w organizacji, przeprowadzeniu i rozliczeniu różnego rodzaju akcji promocyjnych.

Innowacyjność Promomanagera polega na dostarczeniu pełnej infrastruktury technologicznej, niezbędnej do zbierania danych, takich jak leady, zgłoszenia czy rejestracje, bez konieczności angażowania działu IT lub zewnętrznych firm. Skonfigurowany w nim formularz przyjmowania zgłoszeń można w prosty sposób zintegrować z dowolną stroną internetową stworzoną przez użytkownika. Z kolei możliwość automatycznego wydawania nagród redukuje do minimum ilość pracy, poświęconą na rozliczenie promocji oraz na prace, związane z logistyką.

Promomanager może zmniejszyć ilość czasu i pieniędzy, potrzebnych na realizację promocji przez firmy, które dziś takie promocje realizują. Może także zachęcić do ich realizacji firmy, które do tej pory promocji nie realizowały, np. z powodu braku zasobów.

Artykuł powstał we współpracy z zespołem Promomanagera.