Na co warto zwrócić uwagę podczas wynajmu biura coworkingowego? | Materiał partnera

Biura coworkingowe szybko zyskują coraz większą popularność, głównie wśród freelancerów, ale nie tylko. Do wynajmu takiego biura skłaniają ich różne powody. Jedni cenią sobie możliwość coworkingu i spokojnej pracy w towarzystwie, drudzy muszą wyjść z domu by móc pracować bardziej efektywnie, a jeszcze inni potrzebują miejsca, gdzie będą mogli odbywać dużą ilość spotkań biznesowych. Pomimo różnych czynników prowadzących do takiej decyzji, każda z tych osób powinna zwrócić uwagę na kilka bardzo ważnych kwestii podczas poszukiwania idealnego coworku.

Na początek warto określić własne priorytety. Zastanówmy się, czy zależy nam najbardziej na niskiej cenie, wygodzie, prestiżu zarówno biura, jak i lokalizacji, możliwości networkingu z przyszłymi współnajemcami czy może możliwości rozwoju i zwiększania liczby pracowników w przyszłości. Ustalenie priorytetów pozwoli na ukierunkowanie i przyspieszenie poszukiwań. Przy czym należy pamiętać, że niski budżet na wynajem wcale nie oznacza wykluczenia z poszukiwań ofert w budynkach klasy A czy w samym centrum miasta. Bardzo atrakcyjne finansowo są tzw. opcje hotdesk — czyli bez przypisanego miejsca pracy, wynajmujący często oferują również bardzo ciekawe promocje przy podpisywaniu umowy na dłuższy okres.

Lokalizacja

Przy wyborze biura warto zacząć oczywiście od jego lokalizacji. Czy okolica nam odpowiada? Czy czas dojazdu nie będzie zbyt długi? Czy za oknem mamy ładny widok, czy może kolejny wysoki budynek zasłaniający świat? Jeśli nie lubimy wysokiej zabudowy i środowiska korporacyjnego, lepiej wybrać cowork znajdujący się np. w kamienicy. Jeśli przerwy w pracy chcemy spędzać na świeżym powietrzu, w cichej okolicy, poszukajmy biura znajdującego się w pobliżu parku. Jeżeli lunch często jemy na mieście, sprawdźmy, czy w okolicy znajdują się restauracje i czy znajdziemy w nich coś dla siebie.

Bardzo istotna jest kwestia czasu dojazdu. Bardziej prawdopodobne jest, że nie polubimy swojego nowego biura, jeśli dojazd do niego będzie zajmował 1,5 godziny komunikacją miejską w korkach albo najbliższy przystanek znajduje się kilometr od biura (chyba, że bardzo lubimy spacerować). Koniecznie trzeba sprawdzić, czy w budynku bądź w pobliżu znajdują się miejsca parkingowe. Nas osobiście dotyczy to, tylko gdy poruszamy się samochodem jednak to czy nasi klienci bądź partnerzy będą mieli gdzie zaparkować, przyjeżdżając na spotkanie jest bardzo ważne. Nie chcemy ich przecież narażać na przymusowe wycieczki piesze po okolicy w drodze do naszego biura.

Cena i umowa

Kiedy stworzymy już potencjalną listę biur do wyboru, przeanalizujmy to, co jest zawarte w cenie wynajmu. Czasem pozornie niska cena okazuje się szybko rosnąć, jeśli za każdą usługę trzeba dodatkowo płacić. Sprawdźmy więc, czy cena zawiera korzystanie z sal konferencyjnych, kawę i herbatę, możliwość podłączenia telefonu stacjonarnego, eventy okolicznościowe organizowane przez wynajmującego, xero i druk oraz najważniejsze — wyposażenie biura.

Jeśli interesujące nas usługi zawierają się w cenie najmu, warto się upewnić czy są one nielimitowane.

Mając w perspektywie organizację dużej ilości spotkań biznesowych w większym gronie, sprawdźmy, czy właściciel oferuje przekąski bądź owoce w cenie wynajmu.

Ustalmy, w jakiej walucie jest czynsz — euro czy złoty, najlepiej, zanim umówimy się na oglądanie coworkingu. W końcu nie chcemy się niemiło zaskoczyć, kiedy idealne miejsce do pracy okaże się 4 razy droższe niż się wydawało, a cały proces poszukiwań trzeba powtórzyć jeszcze raz przez taki drobny błąd.  

Przeczytajmy dokładnie umowę najmu, zanim ją podpiszemy — nawet dwa razy. Jeśli jakieś zapisy w umowie nie są jasne, upewnijmy się, co autor miał na myśli. Jeżeli umowa wydaje się nam podejrzana — zapytajmy znajomego biegłego w dziedzinie sporządzania umów o radę.  Zwróćmy uwagę przede wszystkim, na jaki okres zawieramy umowę, czas określony czy nieokreślony oraz jak wygląda kwestia ewentualnego wypowiedzenia umowy.

Warunki pracy

Dobrze jest wiedzieć, w jakich warunkach będziemy pracować. Czy nasze miejsce pracy jest odpowiednio doświetlone, żeby nie męczyć nadmiernie oczu? Czy można otworzyć okno, a jeśli tak to czy za oknem nie znajduje się drzewo, które w okresie letnim pyli i nas uczula? Czy jest klimatyzacja i jaki zakres temperatury obejmuje? Czy w centrum znajdują się zamykane szafki, w których bezpiecznie możemy zostawić swoje rzeczy? Czy na miejscu jest szatnia bądź szafy, w których można zostawić okrycie wierzchnie? Czy wynajmujący zadbał o odpowiednią  ilość kontaktów, dzięki czemu mamy pewność, że nie zabraknie dla nas miejsca i nie będziemy zmuszeni do czekania w kolejce, by naładować laptop? Jaka jest prędkość internetu w coworku? W jaki sposób przekazywana jest korespondencja i czy w razie potrzeby recepcja może udostępnić nam kopertę? Czy w kuchni jest lodówka i mikrofalówka? Czy biuro ma swoje wyposażenie kuchenne, czy musimy się zaopatrzyć w kubek na poranną kawę i zestaw sztućców? Czy będziemy mieć do dyspozycji telewizor i flipchart w sali konferencyjnej? Niektóre z tych kwestii mogą się wydawać błahe, ale nie dajmy się zwieść pozorom. Mogą mieć później bardzo duży wpływ na efekty i komfort naszej pracy.

Ustalmy, w jakich godzinach działa recepcja, czy możemy liczyć na jej obsługę oraz, czy może stanowić wsparcie w naszej codziennej pracy. Sprawdźmy, w jakich godzinach działa cały cowork — czy jest czynny 24 na dobę, 7 siedem dni w tygodniu i możemy przyjść, popracować również w nocy, kiedy będziemy mieć ważny projekt do zamknięcia czy funkcjonuje od rana do wieczora i będziemy ograniczeni godzinami otwarcia i zamknięcia.

Bezpieczeństwo

To, co wiąże się również z bezpieczeństwem m.in. naszego mienia to obecność ochrony oraz monitoringu. Zamykana na kluczyk szafka to nie sejf pancerny. Jeśli w budynku jest ochrona to możemy być pewni, że kiedy coś się wydarzy, na pewno ktoś szybko zareaguje. Podobnie jak w przypadku monitoringu. Sprawdźmy, czy są jakieś szanse na to, że ktoś może się podać za nas i używając naszego nazwiska, nieskontrolowany zostanie wpuszczony do centrum coworkingowego. Dla osób, którym szczególnie zależy na bezpieczeństwie danych zarówno swoich, jak i firmy, ważna będzie możliwość wydzielenia własnej sieci do połączenia internetowego i informacja kto poza nami ma dostęp do naszego biura (ochrona, pani sprzątająca, technik?)

Możliwości networkingu i rozwoju

Jeśli jesteśmy w fazie rozwoju, sprawdźmy, czy w danym coworku nasza firma może się rozrastać — czy będziemy mogli z czasem wynająć dodatkowe miejsca pracy. Jeśli zdecydujemy się na kilka prywatnych gabinetów, warto przemyśleć czy my mają to być gabinety obok siebie, czy będą rozrzucone po całym centrum coworkingowym.

Zapytajmy, czy właściciel organizuje jakieś wydarzenia networkingowe dla najemców i czy będziemy mogli na własną rękę je zorganizować, jeśli będziemy mieć taką potrzebę.

Jeżeli zależy nam na networkingu, zbadajmy jakie firmy znajdują się w danym coworku. Nawet jeśli nie chcemy się na tym skupiać, warto to sprawdzić i rozważyć możliwości potencjalnej współpracy w przyszłości. Kto wie, może kierując się tym czynnikiem, pozwolimy naszej firmie na szybki rozwój i wzrost rozpoznawalności.

Zwierzęta

Jeśli jesteśmy szczęśliwymi właścicielami równie szczęśliwego pieska albo kotka, albo nawet świnki wietnamki — powinniśmy się upewnić czy możemy przeprowadzać ze sobą zwierzę. Czasem zdarzają się sytuacje awaryjne, kiedy nie możemy zostawić zwierzaka w domu. Dlatego warto wiedzieć wcześniej, czy możemy spokojnie zabrać je ze sobą do pracy, czy musimy obdzwonić ciocię, babcię, wujka, siostrę i trzy sąsiadki, żeby zrobić wywiad, kto akurat wtedy nie pracuje i może zająć się naszym zwierzakiem. Jeśli natomiast wynajmujący nie ma nic przeciwko czworonogom w miejscu pracy mamy zielone światło do tego, by powoli przyzwyczajać je do nowego miejsca, jeśli będziemy często pracować „nadgodzinowo”.

Workin Senatorska to biuro serwisowane z pomysłową przestrzenią eventową i profesjonalnie wyposażonymi salami konferencyjnymi zdolnymi pomieścić nawet 50 osób. Centrum zajęło ponad 1800 mkw. na 1. i 2. piętrze ekskluzywnego biurowca Plac Zamkowy – Business with Heritage. Najemcy mogą tutaj liczyć nie tylko na prestiżowy adres, lecz również na „pięciogwiazdkowy” serwis i standard. Workin to więcej niż biuro, to komfort pracy w doskonałych warunkach, ciekawie zaaranżowanej przestrzeni, wśród otwartych na świat, kreatywnych ludzi. Zespół Workin wspiera rozwój biznesu swoich najemców poprzez sprawnie działającą recepcję, obsługę korespondencji, dyskretny serwis sprzątający, ultra szybki Internet, dostępne dla wszystkich aneksy kuchenne, ekspresy do kawy oraz multifunkcyjne sale konferencyjne. Program eventowy ma na celu ułatwienie użytkownikom nawiązanie cennych kontaktów biznesowych i możliwość rozwoju zawodowego.