10 sygnałów, że czas zmienić biuro rachunkowe na nowocześniejsze

1. Opóźnienia w raportach i zestawieniach finansowych

Z początkiem miesiąca ustalasz budżet? To naturalne, że jak najszybciej chcesz poznać kwoty danin publicznych – dowiedzieć się, ile musisz zapłacić tytułem podatku dochodowego, podatku VAT i składek ZUS. Dobre biuro rachunkowe nie będzie zwlekać z przekazaniem tych informacji – otrzymasz je po kilku dniach od dostarczenia dokumentów np. przez konto klienta, SMS-em lub w wiadomości e-mail.

Korzystasz z usług biura rachunkowego, do którego co miesiąc musisz dzwonić, aby uzyskać informacje o wynikach finansowych, bilansie czy właśnie kwotach podatku? Szkoda Twojego czasu – to wyraźny znak, że warto poszukać biura, którego pracownicy będą szanować Twój czas.

2. Powtarzające się błędy i korekty deklaracji

Pomyłki się zdarzają – to oczywiste. Gdy jednak składanie korekt deklaracji jest konieczne kilka czy nawet kilkanaście razy w roku, to warto przemyśleć dalszą współpracę z biurem rachunkowym. Ciągłe poprawki to wyraźny sygnał, że biuro rachunkowe ma niewystarczające procedury jakości. A to z kolei może oznaczać ryzyko sankcji, gdy firma zostanie wytypowana do kontroli.

Powtarzające się błędy i konieczność składania korekt to również:

• strata czasu – gdy pracownik biura rachunkowego poinformuje o pomyłkach, trzeba będzie zająć się tym tematem;
• zbędne nerwy – dodatkowo pojawia się myśl, że pomyłki mogą znajdować się również we wcześniej złożonych deklaracjach.

3. Brak kontaktu i opieszałość w odpowiedziach

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej pojawia się wiele pytań, a część z nich dotyczy zagadnień z zakresu rachunkowości. Czy zdarza Ci się, że odpowiedź na pytania zadane w wiadomości e-mail przychodzi po kilku tygodniach lub wcale? Musisz wykonać wiele prób połączeń, zanim dodzwonisz się do pracownika biura rachunkowego? To kolejny sygnał, że czas rozejrzeć się za innym partnerem – współpraca nie musi tak wyglądać!

Właściciele nowoczesnych biur rachunkowych doskonale wiedzą, że obsługa musi być responsywna, a klient nie może długo czekać na odpowiedzi na swoje pytania. Na partnerskiej i sprawnej współpracy zyskuje każda ze stron – firma może się rozwijać, z kolei biuro rachunkowe może pochwalić się zadowolonym klientem.

4. Reaktywność zamiast proaktywności

Przepisy podatkowe zmieniają się często. Wielu przedsiębiorcom – prawdopodobnie również Tobie – trudno na bieżąco śledzić zmiany. Czy wiesz, że dobre biuro rachunkowe wysyła do swoich klientów skondensowane informacje o zmianach, których termin wejścia w życie jest już znany? Właśnie dlatego sygnałami wskazującymi, że warto rozejrzeć się za nowym biurem rachunkowym, są:

• brak informacji o nowelizacjach przepisów – w konsekwencji przedsiębiorca nie ma świadomości, że może skorzystać np. z PIT kasowego;
• brak ostrzeżeń przed zagrożeniami – dobrym przykładem jest brak informacji o zbliżaniu się do limitu 200 000 zł, po przekroczeniu którego przestaje obowiązywać zwolnienie z podatku VAT.

5. Brak cyfrowego obiegu dokumentów i pracy online

Nie ma znaczenia, w jakiej branży prowadzisz działalność gospodarczą – prawdopodobnie z wieloma swoimi klientami kontaktujesz się za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji. Z biurem rachunkowym powinno być podobnie. Jeżeli co miesiąc tracisz czas i pieniądze na dowożenie dokumentów, to musisz wiedzieć, że może być inaczej.

Księgowość online to odpowiedź na potrzeby współczesnych przedsiębiorców. Nowoczesne biuro rachunkowe:

• zapewnia dostęp do konta klienta – po zalogowaniu się, użytkownik może dodawać dokumenty, a także uzyskać informacje np. o wynikach finansowych;
• nie wymaga, aby klient przyjeżdżał do biura co najmniej raz w miesiącu – ze względu na inwestycję w cyfrowy obieg dokumentów;
• pamięta o kwestiach bezpieczeństwa – wszystkie dane są odpowiednio chronione przed dostępne osób niepowołanych.

6. Nieczytelny sposób rozliczania i ukryte opłaty

Na czas otrzymujesz informacje o kwotach podatku do zapłaty, dokumenty możesz dostarczać na odległość, ale z miesiąca na miesiąc płacisz coraz więcej za obsługę księgową? Nie wszystkie pozycje na fakturze są dla Ciebie przejrzyste i w konsekwencji nie wiesz, za co płacisz? To zdecydowanie nie jest postawa partnerska – czas rozważyć powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych innej firmie.

Właściciel dobrego biura rachunkowego nie pozwoli sobie na brak transparentnego cennika, gdyż doskonale wie, że takie działanie może jedynie zniechęcić do współpracy. Przeciwnie – otrzymasz jasną informację, ile miesięcznie zapłacisz za korzystanie z obsługi księgowej, a także które usługi są dodatkowo płatne.

7. Przestarzałe technologie i ręczne księgowanie

Aby się rozwijać, firmy inwestują w nowe maszyny, urządzenia i technologie. Biura rachunkowe również muszą iść z duchem czasu. Jeżeli pracownicy biura ręcznie wprowadzają dane z faktur, to istnieje wyższe ryzyko błędów. Z kolei brak raportów czy informacji o wysokości podatków online oznacza barierę w dostępie do danych. To kolejny sygnał, który powinien przekonać do zmiany partnera.

Podczas poszukiwania biura rachunkowego zwróć szczególną uwagę na to, czy:

• oferuje ono integrację z systemami sprzedaży;
• wykorzystuje OCR;
• udostępnia klientom raporty online.

8. Brak doświadczenia w obsłudze spółek

Być może dopiero zakładasz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Jeżeli będziesz intensywnie rozwijać firmę, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że w pewnym momencie przekształcisz JDG w spółkę (przykładowo z o.o. czy komandytowo-akcyjną). I właśnie dlatego warto od razu poszukać biura rachunkowego, które obsługuje również spółki.

Nowoczesne biura rachunkowe doskonale wiedzą, że z czasem firmy skalują swoją działalność, a to z kolei wiąże się z koniecznością zmiany formy organizacyjno-prawnej – są one w stanie obsługiwać podmiot na każdym etapie jego rozwoju. Wybór takiego biura rachunkowego oznacza perspektywę partnerstwa na lata – oszczędzisz zarówno czas, jak i pieniądze.

9. Problemy podczas kontroli lub brak wsparcia w kontaktach z urzędami

W ostatnim czasie w Twojej firmie miała miejsce kontrola celno-skarbowa? Chociaż korzystasz ze wsparcia biura rachunkowego, to jego pracownicy nie odciążyli Cię z przygotowania dokumentów? Podczas kontroli pojawiło się wiele pytań, na które trudno było uzyskać odpowiedzi? Musisz wiedzieć, że to skrajny brak profesjonalizmu ze strony biura rachunkowego – nie tak powinno wyglądać partnerstwo.

Dobre biuro rachunkowe nigdy nie pozostawi swojego klienta bez pomocy, zwłaszcza w tak wrażliwym momencie, jakim jest wspomniana kontrola podatkowa. Do tego będzie reprezentować klienta przed wszystkimi urzędami, w tym zwłaszcza urzędem skarbowym, ZUS-em czy GUS-em.

10. Niechęć do zmian, rozwoju i szkoleń

Sygnałem do zmiany biura rachunkowego powinna być też niechęć jego właściciela do zmian i brak szkoleń pracowników. Błędne jest myślenie, że to tylko wewnętrzna polityka firmy, która nie dotyczy Ciebie jako klienta. Przeciwnie. Dla każdego klienta takiego biura rachunkowego może to oznaczać prowadzenie ksiąg rachunkowych w oparciu o uchylone już przepisy prawa podatkowego i następnie konieczność dokonania korekt.

Biura rachunkowe, którym zależy na satysfakcji i bezpieczeństwie prawnym przedsiębiorców, inwestują zarówno w pracowników, jak i compliance (np. z KSeF). Powód jest prosty – doskonale wiedzą, że taka inwestycja zwróci się w przyszłości w postaci zadowolonych klientów.

*

Współpraca z biurem rachunkowym nie układa się pomyślnie? Po lekturze powyższego artykułu zauważasz, że wymienione w nim problemy brzmią znajomo? Czas rozejrzeć się za partnerem, który zna potrzeby i oczekiwania współczesnych przedsiębiorców. W ten sposób możesz zapewnić sobie zarówno wysoki standard obsługi, jak i spokój – księgi rachunkowe Twojej firmy będą w dobrych rękach.