6 sprawdzonych zasad media relations

Postaw na komunikację

Zanim wyślesz do mediów kolejną informację prasową z prośbą o publikację, napisz do dziennikarza, opowiedz o pomyśle na artykuł, zapytaj, czy redakcja jest zainteresowana i jakie materiały możesz przygotować. Podkreśl elastyczność i możliwość dopasowania zarówno formy, jak i szaty graficznej do wyglądu danego medium.

Okaż szacunek

Nie wysyłaj informacji prasowej do wszystkich osób z bazy mediów. Redakcji ekonomicznych nie zainteresuje news o nowym ekologicznym przysmaku dla zwierząt? Segmentuj odbiorców. Pisz indywidualne wiadomości e-mail. Nie wysyłaj newsów masowo, szanuj czas (i cierpliwość) dziennikarzy. Buduj dobre relacje. Takie podejście zaowocuje w przyszłości.

Twórz dobre treści

Zanim zaczniesz pisać informację prasową, odpowiedz sobie na kilka pytań: co chcesz powiedzieć, jaki masz w tym cel, do kogo chcesz mówić, jak zainteresujesz innych tematem, gdzie chcesz, żeby Twoja informacja została opublikowana i jak sprawisz, żeby informacją się dzielono?

Każda informacja prasowa powinna być:

• aktualna,
• unikalna,
• neutralna,
• zrozumiała,
• angażująca,
• zwięzła,
• konkretna,
• użyteczna,
• wiarygodna,
• bliska odbiorcy,
• z efektem WOW.

Ustal, jaki charakter ma Twój artykuł. Jeśli jest typowo informacyjny napisz go według zasady 5xW+H, czyli odpowiedz w tekście na pytania: kto (who), gdzie (where), co (what), kiedy (when), why (dlaczego) i jak (how). Jeżeli natomiast ma charakter poradnikowy – skorzystaj z zasady odwróconej piramidy – najważniejsze informacje zawrzyj na początku artykułu.

Tekst informacji prasowej powinien być napisany prostym językiem, więc zrezygnuj z żargonu branżowego. Postaw na konkrety. „Nie owijaj w bawełnę” i „nie lej wody”. Dokładnie zaznacz cytaty, nie używaj wersalików i wykrzykników. Nie stosuj też dodatkowego formatowania.

Twój artykuł powinien być przyjazny dla oka, czyli być podzielony na akapity, posiadać wyróżniki treści i nie mieć błędów. Im mniej czasu poświęci dziennikarz na redakcję Twojego tekstu – tym lepiej. Dlatego przed wysyłką pokaż artykuł znajomemu lub skorzystaj z narzędzi, które sprawdzą Twój tekst jak np. Jasnopis i Zacerka.

Zaskocz formą

Nie twórz standardowych (i nudnych) artykułów. Pomyśl o wywiadzie, reportażu, albo wypowiedziach ekspertów. Dodaj do informacji prasowej dobrej jakości grafiki, zdjęcia lub materiały audio i wideo. To, jak dobrze przygotujesz materiały dla mediów, świadczy przede wszystkim o Twojej firmie, więc zrób to dobrze.

Pamiętaj!

W informacji prasowej nie promuj produktu lub usługi. Takiego tekstu nie opublikuje żadna redakcja. Możesz umieścić na końcu prasówki kilka zdań dotyczących firmy i kontakt dla dziennikarzy, gdyby chcieli o coś zapytać.

Nie męcz

Nie dzwoń do dziennikarza i nie zasypuj go wiadomościami, jeśli nie jest to konieczne. Uwierz, jeśli redaktor będzie miał pytanie – sam się do Ciebie odezwie. Każda osoba pracująca w mediach ceni terminowość, dotrzymywanie słowa, komunikatywność i dostępność. Dlatego, jeśli to dziennikarz potrzebuje informacji – zawsze mu ich udzielaj, trzymaj się deadlinów i nie obiecuj niczego, czego nie możesz spełnić.

Pamiętaj!

Nie nadużywaj cierpliwości dziennikarza. Tekst przesyłaj zawsze w formacie .doc lub .rtf. Nigdy w .pdf. Materiały graficzne wysyłaj w załączniku, nigdy w treści informacji. Audio lub wideo przygotuj w formatach polecanych przez redakcję.

Trzymaj się zasad

W pracy z mediami trzymaj się kilku prostych zasad. Nigdy nie kłam i nie wprowadzaj w błąd. Jeśli czegoś nie wiesz – zaproponuj, że wrócisz z odpowiedzią tak szybko, jak to możliwe. Służ pomocą i kontaktami. Odbieraj telefony z redakcji, nawet jeśli zdarzają się poza godzinami Twojej pracy lub w weekendy.

Jak wskazują badania agencji Between the Signs i Komu Komunikacja, dziennikarzy najbardziej denerwują: pytania, kiedy zostanie opublikowany materiał PR (63%), wysyłanie informacji niezwiązanej z profilem medium (58%) oraz brak merytorycznego przygotowania (38%).

Dobre relacje z mediami (także w czasie pandemii) to przede wszystkim dobra komunikacja. Nienachalna, pozbawiona reklamy i obustronna. Spersonalizowane komunikaty, bez kryptoreklamy, które odpowiadają na potrzeby odbiorców, a nie spełniają tylko Twoje oczekiwania – obronią się same.

Autorka: 

Agnieszka Gałczyńska – Content Manager, More Bananas