KSeF zmieni nie tylko faktury. Firmy będą musiały używać nowych numerów w całej księgowości

Obowiązkowy Krajowy System e -Faktur zmieni nie tylko sposób wystawiania dokumentów sprzedaży, ale także prowadzenie ewidencji księgowej i podatkowej w firmach. Wraz z jego wdrożeniem numer faktury nadany w KSeF stanie się kluczowym identyfikatorem dokument u wykorzystywanym również w innych obszarach raportowania, w tym w rozliczeniach VAT oraz nowych strukturach JPK. Oznacza to dla przedsiębiorców konieczność dostosowania systemów księgowych i procedur ewidencyjnych.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Sys temu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana sposobu wystawiania i odbierania faktur. W praktyce oznacza ono również istotne konsekwencje dla prowadzenia ewidencji księgowej i podatkowej. Jedną z kluczowych zmian jest konieczność posługiwania się numerem faktu ry nadanym w systemie KSeF także w innych obszarach dokumentacji księgowej i podatkowej – wskazuje Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w firmie Systim.pl. Każda faktura ustrukturyzowana przesłana do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikujący dokument w systemie. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług numer ten staje się podstawowym identyfikatorem faktury w obrocie gospodarczym. W praktyce oznacza to, że podatnicy powinni uwzględniać go nie tylko w procesie fakturowania, lecz także w innych elementach dokumentacji księgowej, w tym przy wystawianiu faktur korygujących czy dokumentów powiązanych z pierwotną transakcją. Konsekwencją wprowadzenia KSeF jest także rozszerzenie wykorzystania numeru nadanego w systemie w ewidencjach podatkowych. Numer KSeF będzie pełnił istotną rolę w rozliczeniach VAT, w szczególności w ewidencji sprzedaży i zakupów przekazywanej w strukturach Jednolitego Pliku Kontrolnego. Coraz większe znaczenie będzie miał również w dokumentacji stanowiącej podstawę sporządzania nowych struktur raportowych JPK_KR_PD dotyczących ksiąg rachunkowych i podatku dochodowego. Jak podkreśla Beata Tęgowska z Systim.pl, w praktyce oznacza to koni eczność dostosowania systemów finansowo -księgowych tak, aby numer KSeF był automatycznie przypisywany do zapisów księgowych oraz ewidencji podatkowych.

– Wprowadzenie obowiązkowego KSeF sprawia, że numer nadany przez system staje się centralnym identyfikatorem faktury w całym systemie raportowania podatkowego przedsiębiorstwa. Dlatego firmy już dziś powinny zadbać o odpowiednie przygotowanie procedur oraz integrację systemów księgowych z KSeF – podkreśla ekspertka.

***

Systim.pl to nowoczesny program do zarządzania firmą łączący zalety programów ERP do

obsługi sprzedaży, magazynu i księgowości oraz systemów typu Intranet i CRM,

przeznaczony dla mikro, małych i średnich firm.