Kulisy pracy event managera, czyli jak przygotować ofertę dla Klienta?

206

Praca Event Managera składa się z wielu elementów. Samo przygotowanie odpowiedniej oferty dla Klienta wymaga często znacznie więcej czasu, niż może się to teoretycznie wydawać. A ponieważ zawsze najtrudniej jest zacząć, nie można zapominać, że to właśnie koncepcja jest fundamentem każdego eventu i wymaga czasu, precyzji i zdecydowanego flow! To ona, niczym zapowiedź hitu kinowego, nadaje kierunek i delikatny posmak tego, jakich emocji może doświadczyć uczestnik podczas planowanej imprezy.

Na początku było słowo, a potem był… event!

Bo wszystko zaczyna się od POMYSŁU, który następnie, w odpowiednich słowach, należy przelać na papier!

John Maynard Keynes powiedział kiedyś: Problemem nie jest tworzenie nowych koncepcji, tylko pozbywanie się starych

W branży eventowej gotowe scenariusze już od dawna są passe, dlatego agencje kreatywne obecnie charakteryzują się indywidualnym podejściem do klienta. Otrzymując ofertę eventową, zleceniodawca powinien poczuć, że została ona stworzona specjalnie z myślą o nim. Właśnie dlatego kwestia stworzenia ciekawej i niebanalnej koncepcji dedykowanej danej firmie, wymaga od eventowca nie lada zachodu.

Zanim przejdziemy do etapu tworzenia koncepcji, warto odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań. Mimo że branża marketingowa wymaga ciągłej orientacji w aktualnych wydarzeniach i gromadzenia podstawowych informacji, to nawet najlepszemu event managerowi może umknąć jakaś drobnostka albo trop na genialny pomysł.

Przy zbieraniu podstawowych informacji na temat Klienta, warto zastosować metodę 5W+H. To akronim sześciu pytań, który pozwoli Ci stworzyć wyczerpujący opis dotyczący briefa.

  • kto? (who?)
  • co? (what?)
  • kiedy? (when?)
  • gdzie? (where?)
  • dlaczego? (why?)
  • jak? (how?)

Przedstawiony zestaw może być modyfikowany i rozszerzany. Ważne, aby zgromadzić kluczowe informacje, które pozwolą Ci stworzyć pełną i nietuzinkową ofertę. 

To musisz wiedzieć, jeśli nie chcesz, żeby event okazał się klapą!

Naszej uwadze oczywiście nie może umknąć podmiot, od którego wszystko się zaczyna, czyli “kto?” i “co?”. 

KTO?

Pytanie skłania nas do przeanalizowania potrzeb Klienta oraz jego gości.

  • W jakiej branży działa firma?

Z reguły nie jest to wyznacznikiem tematyki eventu, jednak warto uwzględnić ten aspekt przy tworzeniu koncepcji – może skutkować to porządną dawką inspiracji, która posłuży jako motyw przewodni eventu. Postaraj się poznać klienta i historię jego działalności, co pozwoli Ci na jego lepsze zrozumienie.

  • Jaka jest grupa docelowa?

Czy są to pracownicy, klienci,  czy także osoby towarzyszące lub dzieci? Dana informacja jest kluczowa przy ewentualnym uwzględnieniu atrakcji oraz menu dla młodszych uczestników imprezy, a także przy dostosowaniu charakteru imprezy. Casino Night raczej nie byłoby dobry pomysłem.

  • Ile będzie osób?

Określenie liczby gości pozwala na dobór odpowiedniego obiektu i wyceny m.in. cateringu czy atrakcji.

  • Do jakiej generacji należy klient?

Jak wiadomo, nasze społeczeństwo dzieli się na kilka generacji, charakteryzujące się innymi zachowaniami, zainteresowaniami i poglądami. Oczywiście nie należy kierować się stricte przekonaniami przypisanymi do poszczególnych pokoleń. Skupienie się na konkretnej generacji, może skutkować przypływem sporej dawki inspiracji i fali niecodziennych pomysłów. 

Załóżmy, że organizujesz urodziny dla firmy produkującej zabawki dla dzieci.

Kto jest grupą docelową? – Dzieci i ich rodzice. 

Wykorzystaj to! Przenieś swojego klienta do krainy gier i zabaw w nieco innej formie np. poprzez lata 90, automaty i Pacmana. Mamy nawiązanie do charakteru działalności, a przy tym dostosowanie także do wybranej grupy docelowej z uwzględnieniem klientów i przyjaciół firmy. 

CO?

Zwykle nie zdajemy sobie sprawy z wagi tego pytania, mając konkret podany “na tacy”. Często jest tak, że Klient rzuca myśl, a Ty w jakiś sposób musisz to ograć. Ważne jest, aby zleceniodawca wyraźnie sprecyzował, czego dokładnie od Ciebie oczekuje, aby nadać eventowi odpowiedni charakter. 

To określenie jest kolejnym kluczowym elementem przy tworzeniu oferty eventowej, ponieważ na tej podstawie, możemy doprecyzować wszystkie szczegóły.

  • Czy będzie to impreza indoorowa czy outdoorowa?
  • Jaki ma być jej rodzaj? Gala, bankiet, konferencja, piknik, urodziny czy może wypad integracyjny?
  • Czy należy uwzględnić nocleg dla gości? 

A może to Ty musisz coś zaproponować?

Określenie rodzaju eventu pozwala na nadanie spójności całej koncepcji, dobór odpowiedniej przestrzeni, aranżację scenerii, dostosowanie menu, a także zorganizowanie atrakcji adekwatnych do charakteru imprezy.

 

Jeżeli dalej nie wiesz, od czego zacząć – wypisz wszystkie skojarzenia związane z eventem – a nuż doznasz tzw. efektu “Eureki”, a reszta pójdzie już swoim rytmem?

Na przykład w przypadku imprezy urodzinowej mogą to być: 

*tort – bez ciasta się nie obejdzie, trzeba go uwzględnić w ofercie!

*rodzina, przyjaciele – czy w skład gości wejdą członkowie rodziny pracowników, najważniejsi klienci, dawni zatrudnieni, czy najbliżsi podwykonawcy?

*zaproszenia – czy powinny być w formie elektronicznej w celu podnoszenia świadomości ekologicznej, czy może w wersji tradycyjnej lub nieoczywistej (np. jako ciasteczko z wróżbą)

*świętowanie –  w jaki sposób? jakie atrakcje można zaproponować? Które z nich wpisują się w motyw przewodni?

*alkohol – w jakiej formie powinien zostać uwzględniony? Szampan, piwo, wódka, drinki? Czy klient preferuje open bar, czy raczej formę bonów z ograniczoną ilością? 

*prezenty – jak urodziny, to i prezenty! Czy powinny to być drobne upominki dla wszystkich gości, czy raczej nagrody za wzięcie udziału w konkursach i różnego rodzaju atrakcjach? A może w formie CSR-u i podarunku dla potrzebujących?

Właśnie poprzez wypisywanie różnych skojarzeń, mogą nasunąć się kolejne tematy i nowe pomysły, które można uwzględnić i zaproponować Klientowi. 

KIEDY?

Równie ważna jest data. Na przykład w przypadku sezonu zimowego, automatycznie będziemy szukać rozwiązań indoorowych, które z reguły okazują się bezpieczniejszym rozwiązaniem ze względu na zmiany pogodowe. Oczywiście kto nie ryzykuje, ten nie pije szampana, bo zawsze można postawić namiot (np. w formie igloo), rozpalić ognisko i rozłożyć mnóstwo ogrzewaczy, jednak to nie konkurs na najbardziej ekstremalny event; chociaż… jak kto woli, bo szampana każdy chce się napić.

Wybrana data może być także połączona z innymi okazjami.

  • Organizujesz jubileusz na koniec roku? Połącz to ze świątecznym spotkaniem firmowym! Klient nie tylko będzie mógł podsumować bieżący rok, ale także wszystkie lata działalności firmy.
  • Urodziny Prezesa i firmy w jednym? To idealne połączenie, które uhonoruje zarówno Klienta, jak i jego sukces.
  • Wyjazd integracyjny w Dniu Pizzy? Wykorzystaj to i zaproponuj ciekawą atrakcję w swojej ofercie!
GDZIE?

Przy określonych wyżej punktach, możemy z łatwością zaproponować dedykowane lokalizacje, czy destynacje odpowiadające oczekiwaniom Klienta. To równie istotny punkt przy tworzeniu koncepcji, ponieważ odpowiednie podejście i zaskakująca aranżacja może wpłynąć na pozytywne wrażenia uczestników eventu już na samym wejściu.

Jeśli firma składa się z kilku filii w Polsce, najodpowiedniejszym miejscem na event niewątpliwie będzie Centralna Polska (Warszawa, bądź Łódź) lub miasto, w którym znajduje się główna siedziba Klienta.

Charakter eventu również pozwala na zaproponowanie interesującej lokalizacji na organizację imprezy. Park, hotel, czy jakaś nieoczywista, surowa przestrzeń, są jednymi z pierwszych elementów, na które zwrócą uwagę goście eventu. 

Przy wyborze lokalizacji nie zapomnij o uwzględnieniu jej odległość od firmy, odpowiednim dojeździe oraz wystarczającej ilości miejsc parkingowych.

DLACZEGO?

Zebrane dotychczas informacje pozwalają uzyskać wstępny obraz tego, w jakim kierunku chcemy poprowadzić naszego Klienta. W tym momencie, ze wszystkich informacji, warto przeanalizować, dlaczego dany pomysł jest dobry i jaką wartość przyniesie on uczestnikom eventu. Drogą eliminacji możesz dojść do tego, co będzie najlepiej wpisywało się w oczekiwania i budżet Klienta. 

Pamiętaj, że z wyborem odpowiednich propozycji jest tak samo, jak z odwiecznym krakowskim dylematem – na dwór czy na pole. Każdy ma inne gusta i nigdy nie wiadomo, czego ktoś jest większym zwolennikiem.

JAK?

No i od pomysłów, przechodzimy do działania! Czyli, krótko mówiąc, sprawdzamy, czy i jak da się je wcielić w życie.

Załóżmy, że chcemy zorganizować dla Klienta akcję CSR. Wiemy CO, dla KOGO, mamy POMYSŁ, ale…no właśnie!… JAK go wcielić w życie? Otóż musimy się zastanowić nad doborem optymalnych rozwiązań, które mogłyby spełnić postawiony cel – tj. np. zaangażować i zaktywizować jak najwięcej ludzi oraz przysłużyć się budowaniu pozytywnego wizerunku firmy. 

 

Pomysł na event jest, a czy pomysł na jego realizację też? 

Inspiracja bierze się znikąd i nie ma na nią prostego przepisu. Właśnie dlatego stworzenie ciekawej oferty wymaga czasu, wiedzy i kreatywności. 

A skoro już wiemy, że wszystko zaczyna się od słowa…

 

Nadajmy temu kształt, czyli stwórzmy prezentację i kosztorys

Po zebraniu najpotrzebniejszych informacji i intensywnej burzy mózgów przychodzi czas na przygotowanie ciekawej prezentacji i wyceny proponowanych założeń, wykorzystując umiejętności “lekkiego pióra” i zaawansowanego researchu w Internecie. Podczas gdy maile w Twojej skrzynce pocztowej dwoją się i troją od wycen potencjalnych podwykonawców potrzebnych do oszacowania budżetu, popracuj nad ofertą, która powinna być spójna i zawierać wszystkie istotne informacje będące wizją planowanego eventu. Ładna, czytelna prezentacja powinna być Twoją wizytówką. Wykorzystaj chwytliwe hasła, lekkie opisy i spersonalizowane grafiki, a także nie zapomnij o przejrzyście przedstawionym kosztorysie – najlepiej sprawdzi się w osobnym załączniku w excelowskiej tabelce.

 

Czy jest to jedyny przepis na przygotowanie oferty eventowej? Nie! Sposobów jest wiele, a artykuł może posłużyć jedynie za wskazówkę, jak można to robić. Wszystko zależy tak naprawdę od zapytania ofertowego. Metoda 5W+H niewątpliwie jest pomocna przy gromadzeniu informacji, jednak zawód event managera nie charakteryzuje się wyłącznie dobrym researchem, ale też kreatywnością i samoorganizacją. Pamiętaj jednak, że wiedza jest zawsze bazą. A od czegoś trzeba zacząć.

 

Komentarze
Ładowanie...

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. AkceptujęDowiedz się więcej