Nie ma sytuacji bez wyjścia. Rozmowa z organizatorem i prelegentem wydarzenia New Reality Kick-Off

GK: Czasy są takie, że trudno nie zacząć rozmowy od pytania, jaki wpływ na wasze firmy ma aktualna sytuacja i jak sądzicie, czy to wasze biznesy w jakimś stopniu już zmieniło albo zmieni?

AU: Branża eventowa jest przyblokowana w tym momencie całkowicie przez restrykcje, które zostały na nas nałożone. Dzisiaj wiemy, że będzie to trwało bardzo długo. Patrząc perspektywicznie, myślę, że około roku, może półtorej, zanim wróci możliwość swobodnego spotykania się, a co za tym idzie organizowania wszelkiego rodzaju eventów, konferencji, festiwal etc. Nawet jeżeli te ograniczenia będą zminimalizowane, to myślę, że wszyscy bardzo zachowawczo będą podchodzić do organizacji takich spotkań, które nie są stricte poświęcone sprzedaży. Branża będzie bardzo długo wracała do siebie.

GK: Powiem szczerze, że ta wypowiedź nawet mnie wystraszyła. Marcin, może masz jakieś radośniejsze przemyślenia?

MM: Jeśli chodzi o działkę eventową, to niestety trzeba przyznać Arturowi rację. Z jednej strony są obostrzenia związane z obecną sytuacją, które wynikają z regulacji rządu, natomiast inna kwestia to tempo, w jakim firmy będą się regenerowały. Od polityk bezpieczeństwa firm klientów będzie zależało, kiedy oni rzeczywiście będą mogli wrócić do eventów fizycznych.

Nasz biznes marketingowy opierał się w 80 procentach na aktywnościach face-to-face z klientami podczas wydarzeń, szkoleń, zwiedzania fabryk. Wszystko to zostało wstrzymane, więc jest to duży impakt. Czy mogę się pogodzić z tą sytuacją? Nie patrzę na to w tej kategorii, ponieważ jest to coś, na co kompletnie nie mam wpływu. Jedyne, na co mam wpływ to jak odpowiem na tę całą sytuację. Wszyscy transformujemy się do nowej rzeczywistości, tworząc wirtualne aktywności i przerzucając rzeczy fizyczne na tyle, na ile można do świata wirtualnego, ale przy zachowaniu jakiegoś zdrowego rozsądku, bo wiadomo, że nie wszystko można przenieść. Widzimy jednak, że to się sprawdza, że jest jakieś światełko, że można część aktywności nadal realizować w digitalu.

GK: Jako BRIEF, razem z Shortlist Consulting i DELab UW, zrobiliśmy takie badanie na początku epidemii o nastrojach w branży marketingowej. Te nastroje były bardzo przygnębiające i negatywne. Wczoraj, po miesiącu, opublikowaliśmy drugą falę badania i z tego, co już wiem, nie ma jakiegoś nagłego przypływu optymizmu.

AU: Rzeczywiście, jeżeli chodzi o takie nastawienie i odbiór sytuacji, w której znaleźliśmy się wszyscy, to on postępował. Na początku mieliśmy zdecydowanie więcej optymizmu. Najpierw dotknięta została całkowicie branża eventowa, natomiast wszyscy dokoła myśleli jeszcze w tych pierwszych dniach, tygodniach, że pozostałe branże dalej będą szły starymi torami. Takie myślenie okazało się błędem, myśleniem życzeniowym. Niepewność, która się tutaj wkradła i cały czas nam towarzyszy, wpływa destrukcyjnie na wszystkie elementy naszego codziennego życia biznesowego, niezależnie od tego, jaki biznes prowadzimy.

GK: Jest takie powiedzenie, że człowiek do wszystkiego jest w stanie się przyzwyczaić. Jest więc nadzieja, że przyzwyczaimy się do tej sytuacji. Chyba powoli uczymy się w niej żyć.

AU: Zdecydowanie tak. Mogę na swoim przykładzie powiedzieć, że nawet jeśli wydaje się nam to niemożliwe, to jesteśmy w stanie się przyzwyczaić do “zdalności”. Jakiś czas temu rozpocząłem szlifowanie języka angielskiego i postanowiłem, że muszę znaleźć lektora, z którym będę się mógł spotykać w rzeczywistości, bo tylko tak wydawało mi się to naturalne. Byłem przekonany, że aby ta interakcja i nauka miała sens, to muszę siedzieć naprzeciwko niego, przywitać się i czuć fizycznie obecność tej osoby, żeby nasze rozmowy były efektywne. Z powodu słabej dostępności godzinowej nie mogłem tego osiągnąć i zacząłem spotykać się z lektorem online. W tym momencie jestem z tego bardzo zadowolony, mogę być na kanapie w swoim domu albo w każdym innym miejscu na ziemi i mimo to, tę lekcję odbyć.

To jest chyba odpowiedź na to, co nas czeka w tych najbliższych miesiącach. Mamy możliwości, musimy się tylko mentalnie przestawić na to, żeby zacząć je wykorzystywać.

MM: Człowiek ma taką tendencję do siedzenia w strefie komfortu i wiadomo, że sam z wygodnego nie będzie chciał wychodzić. Oczywiście lepiej się spotkać fizycznie i pogadać troszkę o codzienności i planach wakacyjnych, a trochę o biznesie. Online też daje takie możliwości, ale są już mniej naturalne.

GK: Przechodzimy teraz wszyscy taki trochę przyspieszony kurs cyfryzacji, pracy zdalnej i spotkań online.

MM: Ten przyspieszony kurs cyfryzacji ma miejsce na każdym polu, ale to dlatego, że wszyscy jesteśmy w tej samej rzeczywistości. Zarówno partnerzy, jak i klienci czy firmy zlecające. Całe środowisko jest w tej nowej, innej sytuacji. Można się poddać i nic nie robić, ale tak naprawdę, żeby się w niej odnaleźć, trzeba próbować.

Kiedy mamy do wyboru wersję fizyczną albo cyfrową spotkań to oczywiście wybierzemy fizyczną. Jednak kiedy nie mamy wyboru, to ta jedyna możliwa jest najbardziej efektywna. Trzeba uświadomić sobie, że to jest w tej chwili jedyna możliwość, która zostanie z nami na trochę dłużej. To, czego się nauczymy obecnie, to, w jaki sposób pracujemy, jak się uczymy, jak nauczamy, zostawi swój ślad. Nie znaczy to, że zostaniemy tylko w digitalu, ale zostanie to już w naszym DNA, moim zdaniem na zawsze.

GK: Jakie dalibyście rady firmom, które potrzebują personalnego, rzeczywistego kontaktu ze swoimi klientami, ale też rozmowy z pracownikami, konferencji czy też webinarów?

MM: Przejście do świata wirtualnego odnośnie do wszystkich konferencji, wydarzeń, warsztatów, szkoleń z dnia na dzień spowodowało dwie rzeczy. Pierwsza z nich to przejście na całkowicie zdalną współpracę z klientami, których znamy od lat i nie było to dla nich dużym problemem, ponieważ codzienna praca z nimi w praktyce bardzo często była i jest ograniczona tylko do kontaktów telefonicznych i mailowych.

Trochę inna sytuacja jest natomiast z nowymi klientami, którzy są rozsiani po całej Polsce i nie mamy z nimi wypracowanych takich świetnych osobistych relacji. Paradoksalnie ta sytuacja to dla nich szansa na uczestnictwo w naszych wydarzeniach, bo transport i logistyka przestały być w tym momencie problemem. Odnotowaliśmy trzykrotny, czasem nawet czterokrotny wzrost liczby osób biorących udział w wydarzeniach wirtualnych w stosunku do eventów fizycznych. Jeśli mówimy o takim typowym networkingu w przypadku tych nowych osób, to wiadomo, że on jest ograniczony na samym początku do interakcji na czacie. Jeśli jest on dobrze moderowany przez prowadzącego i sama prezentacja jest prowadzona w sposób bardzo interaktywny, to czat jest świetną opcją kontaktu.

W świecie digitalowym szalenie ważnym elementem jest umiejętne zbieranie informacji zwrotnej. To bardzo ważne, ponieważ dowiadujemy się, czym nasi klienci są zainteresowani, jaką wiedzę chcieliby pogłębić albo co „wziąć na warsztat i przepracować”. Staramy się też zawsze prowadzić rozmowy wideo, nie tylko audio — to daje poczucie, że znamy już tę drugą osobę i ten kontakt jest wtedy bardziej fizyczny. Bardziej naturalne jest późniejsze przejście do kontaktów rzeczywistych. Dzięki temu możemy też budować relację, najpierw digitalową, a w następnej kolejności będziemy chcieli spotkać się z tymi osobami również w realnym świecie, kiedy wrócimy do normalności. Oczywiście budowanie takich relacji nie jest łatwe i wymaga zaangażowania obu stron, jednak każdy z nas ma swoje cele do zrealizowania, a w tej chwili to jedyna metoda.

GK: Mamy zaszczyt jako BRIEF patronować waszemu wydarzeniu, które odbywa się już 5 maja. Muszę powiedzieć, że jestem pełen podziwu z powodu prelegentów, jakich udało się Wam zgromadzić. Narzuciliście im jednak bardzo krótki czas wystąpień. Dlaczego? I dlaczego akurat takie wydarzenie postanowiliście zorganizować?

AU: Pomysł na to wydarzenie przyszedł oczywiście z potrzeby. Wiele osób nie jest zaznajomionych z możliwościami, które są dostępne na rynku już teraz. My chcemy pokazać, że można je wykorzystać, jak również można śmiało pokusić się o to, żeby wyjść poza ramy znanych platform i stworzyć swoje małe, a może nawet duże firmowe show. Możemy zrobić coś na miarę programu telewizyjnego emitowanego do internetu, a wiadomo, że możliwości są ogromne i wyobraźnia też jest mniej ograniczona.

Myślę, że ten podstawowy powód, dla którego robimy tę konferencję, to jest pokazanie, jakie są możliwości i jak łatwo można je wykorzystać, ale również, jaki może być efekt finalny. Niestety wszyscy mamy poczucie, że to jest niedoskonały sposób komunikacji. Sam zresztą o tym powiedziałeś, że brakuje tego elementu socjalnego, który jest no nie do zastąpienia, w żaden sposób. Możemy jednakże wymyślać różne atrakcje, interakcje z uczestnikami, które bogacą całą konferencję. Nie zastąpimy nimi oczywiście kontaktu fizycznego, ale spowodujemy na pewno wzmożone zaangażowanie uczestników.

Jeżeli chodzi o czas wystąpień — w online najważniejszy moim zdaniem w tym momencie jest content, który przekazujemy. Bariera wejścia i wyjścia uczestnika takiego wydarzenia jest zdecydowanie mniejsza niż w przypadku wydarzenia rzeczywistego. Dlatego, jeżeli nie przykujemy jego uwagi naszym wystąpieniem, tym konkretem, który mamy dla niego do przekazania przed ekranem komputera, to możemy go dość szybko stracić. Musi być w punkt, na czas i musi być podane mięso.

GK: Nie ma kuluarów.

UA: No niestety nie ma.

GK: Niestety, a może stety. Prawdę powiedziawszy, spodobał mi się ten wątek i patrzę teraz zupełnie z innej perspektywy. Tak naprawdę to jest trochę jak przygotowywanie programu telewizyjnego. Telewizja stała się w pewnym momencie niesłychanie popularna. Może to jest też jakiś rodzaj nowej jakości, w kontaktach biznesowych, że właśnie nie ma kuluarów, nie ma tego czekania na imprezkę wieczorem, koncentrujemy się przez godzinę akurat na meritum, które nas zgromadziło. To jest na pewno duża wartość, może to jest właśnie to, o co walczymy?

MM: Tworzenie takiego eventu jest tak naprawdę realizacją wydarzenia na żywo. Trudno jest mieć tutaj jakieś kuluary, zespół jest rozproszony, ponieważ speakerzy są w różnych miejscach. Trzeba z wielu elementów złożyć program, który potem jest transmitowany i dla użytkownika końcowego jest de facto jednym obrazem. Trochę od kuchni wiem, ile na to potrzeba czasu, energii, przygotowań, żeby to osiągnąć. Niemniej jednak uważam, że taka forma jest niezmiernie doceniana przez publikę, ponieważ jest bardzo transparentna. Jest szczera i naturalna, jeśli dodatkowo jest wzbogacona tym contentem, dla którego ludzie tam przyszli, to spełnia wszystkie kryteria dobrego eventu wirtualnego, który ma szansę dostać się do świadomości uczestników i gdzieś tam zostawić swój ślad, zainspirować.

GK: Dlaczego warto wziąć udział w waszym wydarzeniu online?

MM: Myślę, że to jest taka bardzo mocna, skondensowana pigułka praktycznej wiedzy, doświadczenia, ludzi, którzy naprawdę to robią, a nie tylko opowiadają o tym, że ktoś to robi. To jest wartość sama w sobie, ponieważ nie ma jednej osoby, która wie wszystko. Byłoby dużą przesadą powiedzenie, że już jesteśmy światli i ogromnie doświadczeni w tym świecie digitalowym, w organizowaniu takich wydarzeń. Ta wiedza jest ogromna, ale rozproszona, więc najlepszą metodą jest zebranie w jednym wirtualnym miejscu i czasie praktyków i ekspertów. Mamy wtedy szansę dowiedzenia się czegoś naprawdę istotnego, nowego, inspirującego i rozwijającego.

GK: Jakich tematów możemy się spodziewać podczas wydarzenia?

AU: Będziemy mówić o tym, jak się wypowiadać, jak budować taki scenariusz wydarzenia aby był „mocny”, a myślę, że jedną z najważniejszych rzeczy jest to, żeby pokazać odmienne spojrzenie na budowę takiego wydarzenia od początku. W przypadku wydarzenia online kluczowi są odbiorcy. Musimy się naprawdę dobrze zastanowić do kogo mówimy i jaka treść będzie dla tych odbiorców ważna. Na takim fundamencie budujmy nasz przekaz. Później pomyślmy o oprawie i środkach wyrazu.

Będzie też o tym, że bardzo ważna jest jakość. To musi być wydarzenie, które jest świetnie przygotowane, to musi być wydarzenie wyreżyserowane z absolutnie precyzyjnym scenariuszem, którego musimy się ściśle trzymać. W tego typu wydarzeniach są uczestnicy, którzy są zainteresowani tylko jakąś jego częścią, która rozpoczyna się o konkretnej godzinie, i ta część oczywiście o tej konkretnej godzinie rozpocząć się powinna.

Mimo że konferencja będzie miała 60 minut, chcemy zawrzeć w niej bardzo dużo, również wszystkie wątki technologiczne, żeby pokazać, jak mogą pewne rzeczy wyglądać, jak możemy się tą technologią zabawić dzisiaj.

Wskażemy również jak ważną rolę odgrywają prelegenci i speakerzy oraz sposób, w jaki oni będą prezentować i komunikować. Mówimy do siebie poprzez ekran monitora i nie wyczuwamy tych emocji, które są na bieżąco w trakcie rozmowy face-to-face. Więc jest kilka składowych, które powodują, że ta konferencja w moim przekonaniu będzie ciekawa dla wszystkich, którzy trochę się jeszcze wahają, a wiedzą, że muszą przenieść się do online’u.

GK: Czy wydarzenie jest nagrywane i montowane, czy to wszystko będzie się działo na żywo?

AU: Absolutnie na żywo. Zależy nam na tym, żeby pokazać właśnie, że to jest na żywo, że są takie rozwiązania, dzięki którym to jest możliwe.

GK: Czyli pokazać, że można.

AU: Dokładanie, bo to jest konferencja o tym, że można. Byłoby to absolutnie nie fair, gdybyśmy się tutaj w jakikolwiek sposób asekurowali.

GK: Udało Wam się poza wszystkim, w tak szalonym tempie namówić i zgromadzić rzeczywiście fantastyczne nazwiska.

AU: My się również z tego powodu cieszymy, to jest najlepszy dowód na to, że wszyscy dostrzegają następującą nową rzeczywistość i każdy ma chęć, żeby ją lepiej poznać.

GK: Jak doszło do współpracy między tak fajnymi i ważnymi na rynku firmami?

AU: Z Marcinem współpracujemy od kilku lat i firma Dell jest jednym z naszych kluczowych klientów, których mamy przyjemność obsługiwać. Ta współpraca jest bardzo szeroka i bardzo otwarta. Naturalne było dla nas, jako że realizujemy na co dzień wydarzenia online, że chcielibyśmy Marcina zaprosić do tej współpracy.

GK: Mówimy o tym, że tego typu wydarzenia, zmuszają nas do takiego skondensowanego sposobu przekazywania wiedzy czy informacji. Wy natomiast w ubiegłym tygodniu zdaje się, zrealizowaliście konferencję, która trwała 4 dni. Czy można więc też takie obszerne konferencje realizować w ten sposób?

MM: Ta konferencja to był eksperyment. Kompletnie nie boimy się w tym momencie eksperymentować, i nie ma czegoś takiego jak porażka, jest tylko po prostu lekcja. Na szczęście to nie była lekcja z uwagi na porażkę, bo to wydarzenie to był sukces.

Czemu cztery dni? Ponieważ, my akurat jako firma IT mamy tak dużo treści merytorycznych związanych z technologią, których upchnięcie na jeden dzień spowodowałoby ograniczenie się do jakiegoś małego wycinka. Każdy dzień składał się z innego zakresu tematycznego, który może angażować i interesować różne grupy klientów.

Sednem wydarzeń digitalowych jest to, żebyśmy konkretny przekaz kierowali do bardzo precyzyjnie dobranych odbiorców, którzy chcą i potrzebują go usłyszeć. Jeśli więc mamy więcej niż jedną grupę docelową, to kwestia tego, czy będzie to wydarzenie czterodniowe, czy godzinne nie ma znaczenia, ponieważ jeśli ten content i ta wiedza będą umiejętnie rozłożone, to każdy uczestnik będzie mógł wybrać to w czym chce uczestniczyć. Dla jednych będzie to więc cztery dni po cztery godziny, a dla innych nadal będzie to jedna godzina na temat, który akurat go interesuje.

To jest bardzo duża zaleta wydarzeń online: uczestniczymy w wybranych, interesujących nas sesjach z przerwami, które możemy poświęcić na własną pracę, co w przypadku konferencji fizycznych jest raczej niemożliwe.

GK: Rozmowa z Wami dała mi bardzo dużo inspiracji i wiedzy, która oswaja mnie trochę z tą rzeczywistością i pokazaliście Panowie, że nie ma nigdy sytuacji bez wyjścia. Ta sytuacja też nie jest bez wyjścia. Bardzo się cieszę, że skupiliśmy się nie na wartościach czy możliwościach technologicznych, ale powiedzieliśmy bardzo dużo też o efektywności tego działania i o tzw. elemencie ludzkim.

MM: Ja jestem oczywiście pełen optymizmu i trzymam kciuki za całą ekipę Imagine Nation i grupę Focus. Liczę również na to, że szybko pojawi się pozytywny feedback ze strony uczestników, co pozwoli zorganizować kolejną edycję już niedługo.

GK: Bardzo chętnie będziemy przy tych wydarzeniach, chciałem powiedzieć eksperymentach, ale w pewnym momencie one przestaną być eksperymentami, a staną się doświadczeniem. Panowie bardzo serdecznie dziękuję Wam za ten poranek.