Poradnik pracownika – jak pracować wspólnie nad dokumentami na dowolnym urządzeniu z Microsoft 365?
Microsoft 365 oraz zawarty w nim pakiet Office od lat gości na naszych osobistych i służbowych komputerach. Popularne aplikacje do pracy biurowej mocno ewoluowały i stały się częścią rozbudowanej platformy Microsoft 365. Dzięki ciągłemu rozwojowi środowiska Office 365 mamy do dyspozycji wiele wygodnych funkcji, które poprawiają komfort i efektywność pracy. Jedną z nich jest współpraca nad dokumentami online w czasie rzeczywistym.
Czego potrzebujesz, aby współtworzyć dokumenty online w czasie rzeczywistym?
Podstawa wspólnej pracy nad plikami online jest niezwykle prosta do osiągnięcia. Aby współpracować na elektronicznych dokumentach w czasie rzeczywistym, potrzebujesz:
- komputera, smartfona lub innego urządzenia z dostępem do internetu,
- profesjonalnych licencji Office 365.
Jakie korzyści niesie ze sobą współpraca online? Na pewno jest Ci znana metoda wymiany dokumentów między użytkownikami za pomocą poczty e-mail. Niby operujemy dokumentami elektronicznymi i oszczędzamy papier, jednak nie oszczędzamy czasu i narażamy nasze środowisko pracy na brak porządku.
Każdy mail z załączonymi poprawkami, to tak naprawdę wysyłka innego dokumentu za każdym razem. Pobieranie załącznika, nanoszenie zmian i ponowna wysyłka to coraz wyższa „sterta” dokumentów, nad którymi trzeba zapanować. Przy takiej komunikacji łatwo o pomyłkę, a nawet nieporozumienia między użytkownikami. Gdyby okazało się, że np. używają różnych wersji Office’a i nie wszystkie poprawki i komentarze są widoczne u drugiego, można by uznać, że wykonana praca była daremna.
Współpraca online w czasie rzeczywistym eliminuje tego typu utrudnienia, ponieważ każdy użytkownik korzysta z aktualnego pakietu Office 365, dzięki czemu nie ma opcji, by funkcje poszczególnych aplikacji różniły się między sobą. Ponadto pracownicy edytują dokładnie ten sam dokument jednocześnie i zachowują w ten sposób porządek na swoim dysku.
Wspólna praca nad plikami online z Microsoft 365
Rozbudowane środowisko Microsoft 365 pozwoli Ci używać aplikacji Office na dowolnym urządzeniu, nawet jeśli nie masz zainstalowanego pakietu na komputerze.
W zależności od wybranej licencji otrzymujesz narzędzia do pracy również w przeglądarce i w ramach aplikacji mobilnych. Jak w praktyce wygląda edytowanie dokumentów online w czasie rzeczywistym?
Przeglądarkowe aplikacje Office 365 na dowolnym komputerze
To, co wystarczy do szybkiego wprowadzania zmian na udostępnionych plikach, to podłączony do internetu laptop lub komputer stacjonarny z dowolną przeglądarką. Najbardziej polecaną jest oczywiście Microsoft Edge, która naturalnie wspiera wiele dodatkowych funkcji pakietów Microsoft 365 i ułatwia synchronizację danych na różnych urządzeniach.
Aby edytować udostępnione dokumenty, arkusze czy prezentacje wystarczy, że otworzysz przeglądarkę i zalogujesz się do swojego konta Microsoft 365 na stronie producenta. Jeśli inni członkowie Twojego zespołu również mają otwarty w danej chwili ten sam plik, na bieżąco będziesz śledzić wprowadzane przez nich zmiany i vice versa.
Pamiętaj jednak, że webowe aplikacje Office posiadają funkcje o ograniczonym zakresie. Dlatego, jeśli zależy Ci na wszystkich zaawansowanych opcjach w Wordzie czy Excelu, skorzystaj z pełnych aplikacji instalowanych na dysku komputera.
Mobilne aplikacje Microsoft 365 – edytuj pliki na smartfonie i tablecie
Teoretycznie na urządzeniach mobilnych również możesz edytować pliki w przeglądarce. Jednak dużo bardziej efektywną metodą będzie skorzystanie z mobilnych aplikacji Office 365, które pobierzesz ze sklepu Google Play lub App Store.
Kiedy zainstalujesz wybrane aplikacje na smartfonie lub tablecie i zalogujesz się swoim służbowym kontem Microsoft, będziesz mieć dostęp do wszystkich plików, które przechowujesz w chmurze. Zmiany w pliku, wprowadzone za pomocą urządzenia mobilnego, będą od razu widoczne dla osób, które w danej chwili korzystają np. z firmowego laptopa.
Współpraca z pełnym pakietem desktop – oprogramowanie Office 365
Pełny pakiet zawsze aktualnych aplikacji Microsoft jest najwygodniejszym narzędziem do współpracy online na plikach. Pojedyncza licencja Office 365 umożliwia instalację klasycznego oprogramowania na 5 komputerach użytkownika, co pozwala zachować dostęp do zaawansowanych narzędzi biurowych w prosty sposób.
Po pobraniu instalatora i zainstalowaniu pakietu Office na komputerze wystarczy, że zalogujesz się danymi swojego konta Microsoft i uruchomisz wybrany program. Przy połączeniu z internetem uzyskasz dostęp do wszystkich zasobów, przechowywanych w chmurze i rozpoczniesz wspólną pracę na udostępnionych plikach.
Dostęp do wszystkich własnych oraz udostępnionych plików uzyskasz dzięki aplikacji OneDrive. Za pomocą dowolnej metody (przeglądarka, aplikacja mobilna, komputer stacjonarny) możesz zarządzać danymi, które przechowujesz w jednej, wygodnej chmurze Microsoft 365.
Udostępnianie dokumentów w chmurze Microsoft 365
Jeśli korzystasz z licencji Office 365 lub planujesz zacząć korzystać z nich w swojej firmie, zobacz jak łatwo udostępnić dokumenty i inne dowolne pliki członkom swojego zespołu:
1. Stwórz lub zacznij edycję dowolnego dokumentu, a następnie wybierz opcję udostępniania.
2. Wpisz adresy mailowe osób, które mają z Tobą pracować nad danym plikiem i nadaj im uprawnienia edytora.
Gdzie kupić firmowe licencje Microsoft 365?
Producent udostępnia wiele rodzajów biznesowych licencji Office 365. W zależności od potrzeb Twojej firmy możesz wybrać pakiety z przestrzenią pocztową na serwerach Microsoftu czy dodatkowymi funkcjami zabezpieczeń, jak Microsoft Intune.
home.pl jest oficjalnym partnerem Microsoftu i świadczy sprzedaż oraz wsparcie techniczne dla licencji Office 365. Aby efektywnie współpracować nad dokumentami, skontaktuj się z przedstawicielem home.pl i poznaj jeszcze więcej korzyści związanych z Microsoft 365.
Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.