Praca zdalna trafi do kodeksu pracy. Jakie wyzwania czekają pracodawców?

229

Praca zdalna jest formą znaną jeszcze sprzed czasu epidemii. To forma świadczenia pracy, która umożliwia wykonywanie pracownikowi swoich zadań poza stałym miejscem pracy, najczęściej z domu, o ile charakter pracy na to pozwala. Obecna sytuacja wymusza jednak aby ten sposób wykonywania pracy mocniej opisać w przepisach prawa, jak i w regulacjach wewnętrznych pracodawcy.

W głównej mierze praca zdalna dotyczy pracowników biurowych, którzy swoje codzienne obowiązki pracownicze mogą wykonywać z domu, za pomocą takich narzędzi jak laptop czy telefon. Od czasu, kiedy został ogłoszony w Polsce stan epidemii tj. od marca b.r., w wielu przedsiębiorstwach praca zdalna stała się zjawiskiem powszechnym i coraz częściej wykorzystywanym. Ustawodawca umożliwił pracodawcom skorzystanie z tej formy świadczenia pracy, poprzez wprowadzenie do porządku prawnego możliwości wykonywania pracy zdalnej na mocy tzw. ustawy antycovidovej[1]. Po kilku miesiącach obowiązywania tych przepisów, regulacje w zakresie pracy zdalnej nadal budzą wiele pytań zarówno ze strony pracowników, jak i pracodawców. Ustawodawca postanowił więc doprecyzować przepisy w tym zakresie, a ponadto wprowadzić pojęcie pracy zdalnej do kodeksu pracy, co może świadczyć o tym, że praca zdalna zagości na stałe w polskim porządku prawnym.

Dotarliśmy do projektu nowelizacji Kodeksu Pracy, który w najbliższym czasie ma trafić pod obrady Sejmu (aktualnie projekt jest w fazie konsultacji społecznych) i w niniejszym artykule postaramy się przybliżyć jego najważniejsze założenia.

Głównym celem ustawodawcy jest uregulowanie zasad i warunków dotyczących wykonywania pracy zdalnej. Dla pracodawców może oznaczać to obowiązek wprowadzenia w organizacji dodatkowych procedur, regulaminów oraz wzorów oświadczeń.

Wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej

Pracodawca ureguluje zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Regulamin będzie uwzględniał takie elementy jak grupy pracowników objęte pracą zdalną czy też zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego w przypadku wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi stanowiących jego własność. Ponadto w regulaminie trzeba będzie określić również zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem wykonującym pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy, a także sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. W przypadku, gdy u pracodawcy nie zostanie wprowadzony regulamin, zasady wykonywania pracy zdalnej będą mogły być określone w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu z pracownikiem, z uwzględnieniem uzasadnionych potrzeb pracownika.

Natomiast jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, to zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową.

Praca zdalna nie dla wszystkich

Wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe w przypadku, gdy charakter świadczenia pracy umożliwia pracownikowi wykonywanie pracy poza stałym miejscem pracy, a także pod warunkiem, że pracownik będzie posiadał warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca będzie mógł dopuścić pracownika do wykonywania pracy zdalnej pod warunkiem, że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie zawierające potwierdzenie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu wskazanym przez niego zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W przypadku wykonywania pracy zdalnej, za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej będzie odpowiadał pracownik.

Dodatkowe obowiązki organizacyjne po stronie pracodawcy

Pracodawca będzie miał obowiązek dostarczenia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Ponadto koniecznie będzie także zapewnienie pracownikowi pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi służących do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca poniesie także wszelkie koszty związane  z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi.

Pracodawca będzie musiał także określić zasady ochrony danych przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną oraz przeprowadzić wśród pracowników instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Prawo do ekwiwalentu

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana zarówno przy pomocy środków technicznych zapewnionych przez pracodawcę, jak i przy pomocy narzędzi oraz materiałów należących do pracownika. W przypadku korzystania  przez pracownika ze swoich narzędzi, będzie miał on prawo do ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie swoich materiałów oraz narzędzi przy wykonywaniu pracy zdalnej. Wysokość ekwiwalentu określają pracodawca i pracownik w porozumieniu, biorąc przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe.

Kontrola pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca zyska nowe uprawnienie: prawo do kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną w miejscu wykonywania pracy. Jeśli  praca zdalna będzie wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika wykonującego pracę zdalną, pracodawca będzie miał prawo w godzinach pracy pracownika, w miejscu jego zamieszkania przeprowadzić kontrolę. Kontrola będzie musiała być poprzedzona wyrażeniem przez pracownika zgody na jej przeprowadzenie. Kontrola będzie mogła być przeprowadzona w zakresie:

  • wykonywania pracy,
  • w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonych narzędzi, a także ich instalacji,
  • w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Należy zauważyć, że wykonywanie przez pracodawcę czynności kontrolnych nie będzie mogło naruszać prywatności  pracownika wykonującego pracę zdalną i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Nowa ocena ryzyka oraz zmiany w informacji wydawanej na podstawie art. 29 § 3 kp 

Pracodawca będzie miał obowiązek sporządzenia oceny ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą oraz opracowania informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej uwzględniające w szczególności wpływ tej pracy na wzrok oraz układ mięśniowy i szkieletowy.

Z kolei w informacji wydawanej pracownikowi na podstawie art. 29 § 3 kodeksu pracy,  trzeba będzie dodatkowo określić jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną, a także wskazać osobę odpowiedzialną za współpracę z pracownikiem oraz upoważnioną do przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Mając powyższe na uwadze warto wyprzedzić planowane zmiany i wprowadzić stosowne regulacje do regulaminów pracy. Możliwe jest także wprowadzenie całkowicie nowego regulaminu pracy zdalnej. W tym kontekście pojawia się nadto rekomendacja, aby działania podjąć możliwie wcześnie, gdyż należy uwzględnić czas potrzebny na ich konsultację z pracownikami oraz należytą publikację w zakładzie pracy

 

*Niniejszy materiał ma charakter informacyjny i został sporządzony na podstawie projektu ustawy o zmianie ustawy kodeks pracy, wersja z dnia 18 września 2020 r.

[1] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1842.z późn. zm.)


Autor:

Maksymilian Graś, partner w kancelarii Graś i Wspólnicy

 

Komentarze
Ładowanie...

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. AkceptujęDowiedz się więcej