Trendy na rynku konferencji i kongresów, które warto śledzić

Jak podają autorzy The Eventex 2025 Events Industry Trends Report wartościowy i atrakcyjny kontent zalicza się obecnie do trójki najpoważniejszych trendów w organizacji konferencji i kongresów. Nacisk kładziony jest nie tyle na ilość, co na jakość przekazywanych podczas spotkań informacji oraz ich unikalność.

Co ciekawe, tematy oraz treści dostarczane są nie tylko przez organizatorów, ale coraz częściej tworzą je sami uczestnicy, już w trakcie wydarzeń. Gwarantuje to bardziej spersonalizowane treści, a przy tym zapewnia interaktywne i wciągające doświadczenia.

Siła networkingu

Poza częścią merytoryczną, równie istotnym elementem konferencji i kongresów stał się networking. Mniej formalne rozmowy i nawiązywanie kontaktów między sesjami od zawsze cieszyły się popularnością, jednak teraz ich znaczenie znacząco wzrosło. W konsekwencji prowadzi to do zmian w projektowaniu formatów i przebiegu tego typu wydarzeń.

Tworząc ich program organizatorzy powinni przeznaczyć więcej czasu na przerwy, nawet kosztem nieco krótszych wykładów, warsztatów czy prelekcji. Liczy się też odpowiednio zaplanowana przestrzeń, z wydzieleniem specjalnych miejsc do networkingu i spokojnej konwersacji oraz tzw. stref roboczych, gdzie delegaci mogą nadrobić zaległości w pracy.

– Technologie cały czas mają ogromny wpływ na branżę MICE. Ostatnio zmieniła się jednak popularność poszczególnych zaliczanych do nich narzędzi. Rok temu przemysł spotkań dopiero zaczynał przecież badać potencjał sztucznej inteligencji, z kolei teraz nie wyobraża sobie już bez niej życia – zauważa Michał Kalarus, Editor in Chief Think Mice. I dodaje: – Wśród innych popularnych udogodnień, wykorzystywanych chętnie przez organizatorów konferencji i kongresów można wymienić m.in. aplikacje mobilne, kody QR, narzędzia do rejestracji, głosowania, prowadzenia ankiet na żywo oraz wyrażania i przekazywania opinii.

Zrównoważony rozwój

Eventy są kluczową platformą służącą do prezentacji wartości danej firmy. Nic więc dziwnego, że większość zleceniodawców takich wydarzeń wykazuje daleko idące zainteresowanie zrównoważonym rozwojem, uznając go za bardzo istotny. Wynika to zarówno z ich własnych przekonań, ale i z troski o wizerunek reprezentowanej marki.

Dzisiejsi goście zwracają bowiem dużą uwagę na takie kwestie, jak przeciwdziałanie marnowaniu żywności czy wykorzystywanie materiałów wielokrotnego użytku. Coraz częściej przyglądają się również wspieraniu lokalnych społeczności oraz polityce CSR i DEI, przeciwdziałającej wykluczeniom.

Gromadzenie i analiza danych to ważny element pracy organizatorów spotkań. Dzięki nim mogą lepiej dostosować eventy do indywidualnych celów i potrzeb danej grupy oraz skuteczniej ocenić związany z nimi ROI. Jak podaje ICE Annual Benchmarking Research Report, sukces wydarzeń najczęściej mierzony jest zadowoleniem biorących w nich udział osób (opowiedziało się za tym 93,5 proc. respondentów). Dane pomagają poza tym lepiej zarządzać ryzykiem, co w obliczu wyzwań ekonomicznych, społecznych i politycznych nie pozostaje bez znaczenia.

Bleisure & Wellness

Duże zainteresowanie łączeniem wyjazdów służbowych z prywatnymi, pozwalającymi na lepsze poznanie odwiedzanej okolicy, ma niebagatelny wpływ na destynacje wybierane przez planistów konferencji i kongresów. Liczą się miejsca atrakcyjne turystycznie, autentyczne, mogące pochwalić się lokalną kulturą i charakterem. Na popularności zyskuje też podejście wellness. Organizatorzy rezerwują dzisiaj nie tylko więcej czasu wolnego dla uczestników, ale tworzą programy oparte o relaks oraz włączające aktywności poprawiające zdrowie fizyczne i psychiczne.

– Dla Hotelu Belmonte, resortu położonego w malowniczej Krynicy-Zdroju, to bardzo zauważalny trend. Organizując konferencję poza miastem meeting planerzy wybierają destynacje, które w swojej różnorodności regionu, mogą zapewnić grupie dodatkowe atrakcje. Zdarzają się również spotkania, na które uczestnicy przyjeżdżają ze swoimi partnerami, rodziną. Work – life balance staje się coraz bardziej popularnym trendem również w odniesieniu do branży spotkań. Dlatego tak ważna staje się oferta dodatkowa, zarówno propozycji hotelu, jak i atrakcji regionu. Często to właśnie ona definiuje wybór ostatecznego miejsca na konferencję, event czy inne spotkanie biznesowe – podkreśla Iwona Kątny, Head of Marketing hotelu Belmonte.

Ofertę pięciogwiazdkowego hotelu konferencyjnego Belmonte można znaleźć na stronie internetowej https://www.belmonte.com.pl/biznes/konferencje.

Oczekiwania dotyczące rozwoju i kondycji branży spotkań w najbliższym czasie są dobre. Aż 66 proc. profesjonalistów MICE (dane Amex GBT Meetings & Events) oczekuje wzrostu budżetów na różnego typu realizacje. Większość zleceniodawców (59 proc.) decyduje się poza tym na organizację wydarzeń wyłącznie stacjonarnych.