Zmiana systemu – koszmar czy nowa era? Historia biura, które się odważyło

Księgowi muszą dziś nie tylko prowadzić księgi i przygotowywać różnego rodzaju deklaracje, raporty i rozliczenia, lecz również śledzić zmiany w przepisach, edukować klientów i zapewnić im wysoką jakość usług. Obowiązków z roku na rok przybywa, a czas nie jest przecież z gumy. W tak zmiennym środowisku dużym wsparciem może okazać się program do zarządzania biurem rachunkowym, który zautomatyzuje i uprości codzienne zadania, zapewni większą elastyczność i usprawni komunikację z klientami. 

Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe? 

Biura rachunkowe często przez lata korzystają z tych samych narzędzi, przyzwyczajając się do ich funkcjonalności – lub ich braków. W pewnym momencie jednak dotychczasowy system przestaje spełniać oczekiwania. Może to być związane z rosnącą liczbą klientów, większymi wymaganiami dotyczącymi raportowania czy potrzebą pracy zdalnej. Problemy zaczynają się od drobnych niedogodności, takich jak długie czasy przetwarzania danych, konieczność ręcznego wpisywania faktur czy brak synchronizacji informacji między zespołem. Z czasem jednak mogą narastać do poziomu, który utrudnia codzienną pracę. 

Magdalena Grabińska, prowadząca biuro rachunkowe od 2020 roku, doświadczyła tego na własnej skórze. Jej poprzednie oprogramowanie wydawało się funkcjonalne, ale z biegiem czasu zauważyła, że brakuje mu istotnych funkcji usprawniających organizację pracy. – Wiele czynności, takich jak wprowadzanie faktur do systemu czy generowanie i wysyłanie deklaracji, trzeba było wykonywać ręcznie. Do tego napotykałam problemy z synchronizacją danych i obsługą klientów na odległość. Potrzebowałam narzędzia, które pozwoliłoby mi lepiej zarządzać księgowością – tłumaczy Grabińska. W obliczu rosnącej liczby obowiązków i klientów zmiana stała się koniecznością. 

Bezpieczeństwo danych w biurach rachunkowych 

Ochrona danych finansowych klientów to jedno z najważniejszych wyzwań, przed którymi stoją biura rachunkowe. Każda pomyłka lub naruszenie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi oraz utratą zaufania klientów. Dlatego tak ważne jest korzystanie z systemów, które zapewniają odpowiednie standardy bezpieczeństwa – od automatycznych kopii zapasowych, przez szyfrowanie danych, po zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem. 

Nowoczesne rozwiązania informatyczne pozwalają minimalizować ryzyko związane z cyberatakami czy utratą danych. Regularne aktualizacje zapewniają zgodność z przepisami, a funkcje takie jak wielopoziomowe autoryzacje i dzienniki aktywności pomagają śledzić wszelkie zmiany w systemie. Dla Magdaleny Grabińskiej pewność, że wszystkie dokumenty są bezpieczne i zawsze dostępne, była jednym z kluczowych czynników przy wyborze nowego oprogramowania. Dzięki temu mogła skupić się na pracy merytorycznej, nie martwiąc się o kwestie techniczne. 

Elastyczność w księgowości – konieczność czy luksus? 

Jeszcze do niedawna biuro księgowe kojarzyło się z papierowym chaosem i stertami segregatorów. Dziś, w dobie cyfrowej transformacji, to już nie tylko przestarzały obraz, ale i ryzykowna strategia. Księgowi nie tylko oczekują mobilności i dostępu do narzędzi z każdego urządzenia – wymusza to na nich cyfrowa rewolucja w administracji publicznej. Unijne dyrektywy i nacisk na bezpapierowy obieg dokumentów zmieniają reguły gry. Możliwość zdalnej obsługi klientów, kiedy i skąd się chce, to już nie luksus, a konieczność, by sprostać zarówno oczekiwaniom klientów, jak i dynamicznie zmieniającym się regulacjom prawnym. 

– Zmiany technologiczne – owszem – są trudne, ale przynoszą wymierne korzyści. Dzięki nowemu systemowi jestem w stanie znacznie szybciej realizować zadania, które jeszcze kiedyś zajmowały mi mnóstwo czasu. Korzystając z aplikacji mobilnej, mogę szybko przejrzeć dokumenty czy odpisać na wiadomości klientów. W efekcie zyskałam elastyczność, której wcześniej bardzo mi brakowało – komentuje Grabińska. Jak podkreśla, jako mama trójki dzieci, ten aspekt był dla niej kluczowy. – Zyskałam czas, by rozwijać swoje kompetencje i wreszcie zdobyć certyfikat doradcy podatkowego – dodaje.

Nowoczesne zarządzanie relacjami z klientami 

Biuro rachunkowe to nie tylko miejsce przetwarzania faktur i deklaracji – to także centrum obsługi klientów, którzy oczekują szybkiej, przejrzystej i skutecznej komunikacji. Częstym problemem w biurach rachunkowych jest chaos informacyjny: zapytania od klientów napływają różnymi kanałami, dokumenty są przesyłane e-mailem, a rozmowy telefoniczne często nie zostają odpowiednio zarchiwizowane. To sprawia, że łatwo o nieporozumienia i opóźnienia w realizacji zadań. 

Nowoczesne systemy umożliwiają prowadzenie komunikacji w sposób uporządkowany i zorganizowany. Dzięki zintegrowanym narzędziom księgowi mogą szybko udostępniać klientom rozliczenia, dodawać załączniki i prowadzić konsultacje online. W przypadku Magdaleny Grabińskiej nowe rozwiązanie pozwoliło usprawnić komunikację i ograniczyć czas poświęcany na ręczne przypominanie klientom o zaległościach czy brakujących dokumentach. 

Automatyzacja jako klucz do efektywności 

Jednym z największych wyzwań w księgowości jest ogromna ilość powtarzalnych czynności, które zajmują czas, a nie wymagają specjalistycznej wiedzy. Wprowadzanie faktur, wysyłka deklaracji, generowanie raportów – to wszystko można zautomatyzować, oszczędzając godziny pracy każdego tygodnia. Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50% czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie. 

Nowe narzędzia pozwalają na skanowanie faktur i automatyczne uzupełnianie danych, wykrywanie duplikatów dokumentów oraz monitorowanie należności. Magdalena Grabińska podkreśla, że odkąd wdrożyła nowoczesne rozwiązania, może skupić się na bardziej wymagających aspektach swojej pracy, zamiast tracić czas na rutynowe operacje. Dzięki temu biuro działa sprawniej, a ona ma więcej czasu na rozwój zawodowy i edukację klientów. 

Automatyzacja, bezpieczeństwo, elastyczność i lepsza komunikacja z klientami to tylko niektóre z korzyści płynących z wdrożenia nowoczesnych systemów. W dynamicznie zmieniającym się środowisku księgowym warto zastanowić się, które procesy można usprawnić, by codzienna praca była bardziej efektywna i satysfakcjonująca. 

—  

O Symfonii  

Symfonia to ekosystem technologiczny wspierający ponad 55 tysięcy firm i biur rachunkowych w Polsce i Rumunii. Jako część międzynarodowej Grupy Symfonia, do której należą spółki HRTec, moreBIT, Softeh Plus i Nefeni, integruje najlepsze światowe praktyki i technologie. Współpraca z globalnym funduszem inwestycyjnym Accel-KKR oraz MidEuropa pozwala na rozwijanie rozwiązań i dostosowywać ich do potrzeb rynku.   

Dążąc do wzmocnienia pozycji MŚP w gospodarce, Symfonia dostarcza rozwiązań, które pozwalają przedsiębiorcom skupić się na strategicznych celach i szybciej podejmować decyzje. Jej oprogramowanie jest dostępne w wersjach chmurowych, desktopowych i hybrydowych. Firma tworzy narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi we współpracy z ponad 200 partnerami, organizacjami branżowymi i pozarządowymi.  

Symfonia realizuje swoją misję również poprzez zaangażowanie społeczne. Fundacja Symfonii aktywnie wspiera inicjatywy dobroczynne i tworzenie nowej jakości edukacji, której celem jest wyrównywanie szans rozwojowych i promowanie środowiskowych korzyści płynących z cyfryzacji. Fundacja działa w duchu zrównoważonego rozwoju, aktywnie wspierając pięć wybranych celów ONZ (Zero głodu, Dobre zdrowie i jakość życia, Dobra jakość edukacji, Równość płci i Życie na lądzie).