Jak robić strony WWW dla ministerstw?

Odbiorcy serwisów ministerialnych

Grupą docelową serwisów rządowych są wszyscy obywatele. Są oczywiście Ministerstwa, których odbiorcy będą bardziej sprecyzowani, jak np. Ministerstwo Rolnictwa. Nie oznacza to jednak, że serwis ten nie będzie posiadał innych grup docelowych. Zawsze będziemy mieli do czynienia z mediami, które chcą zaczerpnąć informacji z pierwszej ręki. Dotychczas serwisy te rzadko zaspokajały tę potrzebę i tak naprawdę dopiero od niedawna w nowo powstałych serwisach pojawiają się dedykowane sekcje dla mediów.

Kolejną grupą są użytkownicy szukający informacji o samej instytucji: uczniowie, studenci, w zasadzie wszyscy zainteresowani tym, za co wskazany urząd jest odpowiedzialny. Na ten przykład spora część obywateli nie wie czym tak naprawdę zajmuje się Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Dlatego serwis, nad którym pracowaliśmy musiał spełniać także rolę edukacyjną. W prosty i przejrzysty sposób przedstawiać informacje ogólne i przekierowywać na odpowiednie podstrony, jeśli ktoś chciał te informacje pogłębić.

Bardzo trudnym przypadkiem jest Ministerstwo Zdrowia, które przoduje w różnorodności grup docelowych, organów podległych i zależnych, i ilości treści zamieszczanej na podstronach. W tym przypadku bardziej skomplikowane staje się przekazanie informacji o zadaniach Ministerstwa, bo ludzie często mylą kompetencje organów podległych, takich jak NFZ, z kompetencjami samego Ministerstwa Zdrowia. Poza tym mamy do tu czynienia zarówno z pacjentami, jak i lekarzami, pielęgniarkami, farmaceutami, ale także z całymi placówkami. Do tego dochodzą jeszcze media. Żeby pogodzić interesy tych wszystkich grup docelowych trzeba je podzielić i wyróżnić niezależne ścieżki nawigacji.

Wyzwania i ograniczenia

Głównym problemy z jakimi musimy się zmierzyć w trakcie przygotowywania architektury informacji w serwisie rządowym to przede wszystkim ogrom różnorodnych treści, często niespójnych, bo przygotowywanych przez różne jednostki podległe lub zależne. Brak spójności polega nie tylko na innej stylistyce, ale i na innej terminologii i strukturze. Od strony usability zmierzyć się musimy z treścią pisaną w sposób urzędowy, często niezrozumiały dla naszych grup docelowych. Niestety rzadko jest czas na redakcję istniejących tekstów i do nowej struktury serwisu dostosowywane zostają jedynie nowo powstające materiały. A i to nie zawsze, bo agencje mają znikomy wpływ na przygotowywaną treść, przez co trudno mówić o dopasowaniu do poszczególnych grup docelowych. 

Często materiały publikowane są w formie PDFa czy pliku RTF. W efekcie wyszukiwarka nie zawsze spełnia swoją rolę.

Serwis taki jak np. Ministerstwa Zdrowia posiada bardzo skomplikowaną strukturę. Dodatkowo jest ona zmienna, co trzeba przewidzieć już na etapie projektu. Poszczególne sekcje mogą się rozrastać o kolejne podstrony, których treść również jest zróżnicowana. Każda z takich podstron musi być edytowalna. Redaktorów jest kilku, każdy może mieć różne uprawnienia. Trzeba więc stworzyć odpowiedni CMS do zarządzania strukturą, treścią, uprawnieniami i publikacją.

Oprócz treści pochodzących bezpośrednio z Ministerstwa i organów zależnych w serwisie często znajdziemy też odnośniki czy podstrony akcji prowadzonych przez instytucje zewnętrzne czy inne ministerstwa. Treści te najczęściej dostarczane są w formie przygotowanej pod kątem serwisów tamtych instytucji i nijak nie wpasowują się w strukturę budowanego serwisu. Na taką sytuację też trzeba być przygotowanym.

Zdarza się, że materiał nie jest wstawiany do treści strony, a stanowi załącznik do ściągnięcia. W przypadku Ministerstwa Zdrowia są to na przykład listy leków refundowanych. Mechanizmy CMS nie są przygotowane na import każdego rodzaju danych. W efekcie wyszukiwarka staje się bezużyteczna.

Problemy te nie powinny być obecne przy tworzeniu jakiegokolwiek serwisu o tak złożonej treści, a tym bardziej serwisu, który budowany jest na kilka, a nawet kilkanaście lat, bo niestety taki bywa cykl życia serwisu ministerialnego w Polsce. Z jednej strony to dobrze, bo nikt nie wszczyna dyskusji o marnotrawieniu publicznych pieniędzy, z drugiej strony jeżeli mamy zrobić serwis na lata, to powinien to być serwis zrobiony dobrze.

Perspektywy na przyszłość

Dużą nadzieję na zmianę sytuacji daje nowelizacja ustawy „Prawo zamówień publicznych”. Ministerstwa miały rzeczywisty wpływ na wybór firmy odpowiadającej za wdrożenie serwisu poniżej progu przetargowego (14.000 Euro). Natomiast w przetargach publicznych, gdzie głównym kryterium była zazwyczaj cena, a Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia zawierała zarówno zapotrzebowanie na grafikę, jak i wdrożenie serwisu, urzędnicy państwowi skupiali się przede wszystkim na aspektach technicznych i wysokich wymaganiach w zakresie bezpieczeństwa, co sprawiało, że zamówienia te były poza polem zainteresowania agencji interaktywnych. Serwisy były realizowane w dużej mierze przez firmy IT, wyspecjalizowane w kwestiach związanych z bezpieczeństwem i infrastrukturą, ale nie mające pojęcia o usability, architekturze informacji i designie. W tej chwili nie dość, że próg został podniesiony do dużo rozsądniejszej kwoty 30.000 Euro, to zmieniły się też kryteria oceny w zamówieniach publicznych.

Myślę, że otworzy to drogę firmom, dla których do tej pory udział w tego rodzaju przetargach był nieopłacalny, co w przyszłości powinno wyraźnie podnieść jakość tworzonych serwisów.

::

Autor: Bartłomiej Cymer, CEO Peppermint

© Angel Vasilev – Zobacz portfolio