Opóźnione płatności w Twojej firmie? Sprawdź jak z tym walczyć!

Weryfikacja potencjalnych kontrahentów

Podpisanie dużego zamówienia z partnerem biznesowym może być dobrym interesem. Pod warunkiem, że druga strona wywiąże się z umowy.  Dlatego ważnym elementem zarządzania ryzykiem w korporacjach jest dogłębna weryfikacja przyszłych kontrahentów.

Powinna ona objąć takie elementy jak:

• status firmy – np. to, czy jest aktywna oraz czy nie są wobec niej prowadzone postępowania upadłościowe/naprawcze;
• obecność podmiotu na listach sankcyjnych i w innych rejestrach, które stanowiłyby „czerwoną flagę”;
• pozycja finansowa podmiotu – przede wszystkim to, czy nie ma on zadłużenia oraz czy regularnie reguluje zobowiązania.

Przy zawieraniu umów ze spółkami (prawa cywilnego i handlowego) istotne jest też sprawdzenie umocowania danych osób do zaciągania zobowiązań w imieniu podmiotu.

Wszystkie te informacje można uzyskać np. w ramach Raportu o firmie z BIG InfoMonitor. Mogą one zostać uzupełnione choćby o Wskaźnik ryzyka MŚP, czyli literową ocenę wiarygodności finansowej potencjalnego partnera. Atutem istotnym z perspektywy korporacji jest możliwość automatycznego pobierania danych niezbędnych do masowej weryfikacji poprzez API. Cały proces można zatem zautomatyzować, a co za tym idzie – znacząco przyspieszyć, nawet przy współpracy z bardzo dużą liczbą partnerów B2B.

Monitorowanie kontrahentów

Przy długotrwałej współpracy z danym podmiotem jego jednorazowa weryfikacja nie wystarczy. Sytuacja na rynku jest dynamiczna i może się zdarzyć, że po kilku miesiącach czy latach do tej pory rzetelny kontrahent zacznie mieć problemy. Wiedza na ten temat pozwoli szybko wdrożyć działania prewencyjne, np. zakończyć kontrakt albo zażądać płatności z góry. Status kontrahentów można weryfikować również w ramach współpracy z BIG InfoMonitor. Ten proces – podobnie jak wstępna weryfikacja – może zostać zautomatyzowany z wykorzystaniem API.

Pieczęć prewencyjna na fakturach

Instrumentem ułatwiającym monitorowanie wierzytelności i pomagającym zmniejszyć ryzyko opóźnień jest pieczęć prewencyjna. To dodatkowy znak graficzny umieszczany na fakturze, sygnalizujący, że jej wystawca współpracuje z zaufaną instytucją, p.. BIG InfoMonitor. Ta informacja jest swoistą przestrogą – dającą znać, że w razie opóźnień w płatnościach można się spodziewać szybkiego działania. Chodzi oczywiście o umieszczenie wpisu o nierzetelnym kontrahencie w bazie BIG.

Co istotne, korporacje wykorzystują pieczęci prewencyjne zarówno w komunikacji B2B, jak również z osobami prywatnymi. Na rynku B2C, szczególnie przy obsłudze klienta masowego, ten prosty zabieg może przełożyć się na znaczące ograniczenie problemów z terminowością płatności.

Wezwanie do zapłaty z informacją o wpisie w BIG

Jeżeli płatność nie zostanie uregulowana na czas, kolejnym krokiem windykacji jest wysłanie wezwania do zapłaty. Aby zwiększyć jego wiarygodność oraz moc, również można się posłużyć autorytetem instytucji zewnętrznej – choćby wspomnianego BIG InfoMonitor.

Oficjalne pismo, które trafi do kontrahenta, pomoże mu bardziej uświadomić sobie konsekwencje niepłacenia. W zależności od segmentu rynku, wysłanie wezwania do zapłaty we wskazanej formie może oznaczać nawet ponad 50% szans na sukces.

Wezwanie powinno też zawierać informację, że w razie nieuregulowania płatności dług zostanie zgłoszony do BIG. Można tego dokonać w sytuacji, gdy termin płatności upłynął co najmniej miesiąc wcześniej, a dłużnik został poinformowany o takim zamiarze z 30-dniowym wyprzedzeniem.

Warto przy tym podkreślić, że do BIG mogą trafić informacje przekazane na podstawie tytułu wykonawczego lub określonego stosunku prawnego, np. umowy zawartej między stronami. W tym drugim przypadku mowa o zaległościach na poziomie:

• 500 zł w przypadku do firm;
• 200 zł, gdy w grę wchodzą zaległości konsumenckie.

Jakie są konsekwencje wpisu do BIG?

Informacje z BIG są weryfikowane przy ocenie wiarygodności danego podmiotu. Firma mająca „na koncie” negatywne wpisy może mieć problem z zaciąganiem zobowiązań oraz z zawieraniem kontraktów B2B.

Podsumowując, istnieje szeroka gama sposobów na to, aby zmniejszyć ryzyko opóźnień w otrzymywaniu płatności. Warto skorzystać z dostępnych narzędzi już przy podejmowaniu decyzji o współpracy z danym podmiotem, a także na każdym kolejnym etapie działań. To klucz do utrzymania dobrego cash flow.