Przetargi publiczne, czyli o najniższej cenie i dialogu technicznym

Prymat najniższej ceny – niestety ciągle trwa

W październiku ubiegłego roku weszła w życie nowelizacja ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Precyzuje ona m.in. kwestię kryteriów przetargowych, a dokładniej ogranicza zamówienia, w których można stosować wyłącznie „najniższą cenę”. To lubiane przez niektóre urzędy i bardzo popularne narzędzie oceny ofert teraz ma być stosowane wyłącznie do standardowych i powszechnie dostępnych na rynku usług lub dostaw. Takimi, jak wiadomo, kampanie promocyjne z reguły nie są. Dodatkowo w nowelizacji wprowadzono obowiązek uzasadnienia sytuacji, gdy ogłaszający przetarg posłuży się przy wyborze najlepszej oferty jedynie kryterium najniższej ceny.

Pozornie taka zmiana w Ustawie przyniosła rezultaty. Z danych prezentowanych na stronie Urzędu Zamówień Publicznych¹ wynika, iż odsetek przetargów, w których jedynym kryterium jest cena drastycznie zmniejszył się – z 93 proc. od końca 2014 roku – do 31 proc. w roku bieżącym
(w przypadku zamówień do tzw. progów unijnych²), a z 85 proc. do 33 proc. w przypadku zamówień go przewyższających, czyli w zależności od rodzaju instytucji wyższych niż 134 000, 207 000 lub 414 000 euro.

Urząd Zamówień Publicznych podaje też listę najczęściej stosowanych przez urzędy kryteriów tzw. „pozacenowych”. Są to: termin realizacji, rękojmia, warunki płatności, jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, wiedza i doświadczenie.

Aktualnie, ciekawym i znaczącym trendem jest to, iż mając obowiązek odejścia od kryterium wyłącznie cenowego, instytucje bardzo niechętnie stosują więcej niż dwa kryteria przy ocenie ofert złożonych w przetargach. Ponad 92 proc. z nich używa właśnie dwóch, a już tylko 6,19 proc. trzech. Cztery kryteria przy ocenie ofert stosuje 1,18 proc. instytucji, a 5 – niecałe 0,5 proc.

Co to oznacza w praktyce?

Ogłaszający przetarg może użyć jawnego kryterium cenowego (o nazwie „najniższa cena”) oraz ukrytego o nazwie np. „dodatkowe artykuły – liczba”, „najkrótszy termin realizacji”, czyli takiego, który uwarunkowany jest głównie ceną – im więcej, np. artykułów, tym wyższa nota w danym kryterium, ale też tym droższa kampania. Dodając tylko takie kryterium zamawiający już spełnia warunki ustawy.

I tak też, niestety bardzo często się dzieje. Wystarczy odwiedzić wspomniany Portal Zamówień Publicznych i losowo wybrać z wyszukiwarki przetargi na kampanie reklamowe. Wspomniana wyszukiwarka, daleka jest skądinąd od intuicyjności, gdy chce się znaleźć zamówienia na usługi promocyjne to należy albo wpisywać długi kod CPV, albo wyszukiwać go wśród setek kodów, nie do zapamiętania albo wpisywać części słów, które mogą się powtarzać w nazwie zamówienia, np. „promo”, „reklam”. Korzystając więc z wyszukiwarki przetargów dowiadujemy się, że bardzo popularne kryteria w przetargach na kampanie promocyjne to np.:

• w przetargu na „przeprowadzenie kampanii promocyjnej”: cena – 90 proc., a 10 proc. – funkcjonalność wyrażona jako średnia sprzedaż wydań drukowanych tygodnika x;

• w przetargu na „wykonanie usługi reklamowej”: cena – 95 proc., 5 proc. – emisja reklamy na dodatkowym nośniku x;

• w przetargu na „realizację kampanii informacyjno-promocyjnej”: cena – 70 proc., dodatkowe narzędzia promocyjne – 30 proc.

Jak łatwo się domyślić – powyżej przytoczone kryteria „pozacenowe” są de facto ukrytymi kryteriami ceny, tylko o innych nazwach. Aby zapewnić emisję w najlepiej poczytnym czasopiśmie trzeba zapłacić, aby zapewnić określoną liczbę dodatkowych emisji reklam, czy też zapewnić dodatkowe narzędzia promocyjne – również trzeba ponieść określone nakłady finansowe. Takie zapisy, przy tak wysokim udziale kryterium cenowego, są swoistym paradoksem – oferta ma być tania, ale ma gwarantować jak najwięcej dodatkowych np. emisji…

Zamawiający idą niestety w tym temacie na totalną łatwiznę. Nie jest sztuką bowiem ogłosić przetarg, posługując się w całości kryteriami ilościowymi i cenowymi. Ale jaki to ma sens? Czemu służyć ma kampania, w której agencja musi zamawiać najtańsze nośniki i zatrudniać osoby bez doświadczenia, żeby kampanię realizować? I jak te praktyki mają się do zasady efektywności finansów publicznych?

Czy trudno napisać dobry przetarg i ocenić go sprawiedliwie?

Niestety, do rzadkości należą wciąż instytucje, które korzystają z wprowadzonego w 2013 roku trybu „dialogu technicznego”. A jest to przecież świetne i, przede wszystkim, darmowe narzędzie do zdobycia profesjonalnej wiedzy – jak napisać dobry SIWZ.

Dialog techniczny polega bowiem na zaproszeniu (oficjalnym, np. za pośrednictwem strony internetowej) potencjalnych wykonawców do rozmowy o przyszłym SIWZie i SOPZie³. Zgodnie z zapisami ustawy ogłasza się go po to, by poznać najnowsze i najlepsze rozwiązania techniczne, organizacyjne i ekonomiczne dotyczące przedmiotu zamówienia – w przypadku zamówień na usługi marketingowe mogą to być, np. kwestie dotyczące wskaźników mediowych, najbardziej skutecznych dla danej grupy docelowej kanałów dotarcia, czy narzędzi marketingowych.

W praktyce wygląda to tak, że pracownicy instytucji publicznej zapraszają firmy do swojej siedziby i pytają jak skonstruować opis zamówienia, by osiągnąć optymalne rezultaty, czyli jak zaplanować po prostu dobrą kampanię. Dzięki temu trybowi można szybko, tanio i w towarzystwie profesjonalnych partnerów skonstruować SIWZ/SOPZ. Korzyści z takich spotkań mają obie strony – instytucje publiczne dowiadują się jak myślą i pracują agencje, co w opisie zamówienia jest dla nich ważne. Agencje z kolei poznają swoich potencjalnych partnerów i mogą bezpośrednio usłyszeć o celach i założeniach przyszłych kampanii. A zatem, dlaczego wciąż do nielicznych należą urzędy, ministerstwa i spółki skarbu państwa, które stosują tą procedurę jawnej współpracy
z przyszłymi kontrahentami?

Można wymienić kilka przyczyn takiego stanu rzeczy. Po pierwsze, pracownicy instytucji publicznych wciąż jeszcze dokładnie nie znają zasad stosowania tego trybu, a w ich instytucjach nie ma kultury współpracy z potencjalnymi kontrahentami przed ogłoszeniem przetargu. Niektórym instytucjom po prostu łatwiej i bezpieczniej ogłosić przetarg cenowy – bez zagrożenia bycia oskarżonym o stronniczość wobec przyszłego oferenta. Po drugie – kwestia planowania zamówień publicznych w instytucjach. Często planowane są w niewłaściwy sposób i często na dialog techniczny po prostu nie ma czasu, bo wniosek o płatność do Unii trzeba rozliczyć, bo rok budżetowy się kończy, bo ktoś w projekcie zapisał, że kampania ma skończyć się w danym miesiącu i nie ogłosił odpowiednio wcześnie dialogu.

Na koniec pozytywna refleksja: zarówno ubiegłoroczna nowelizacja, znosząca prymat najniższej ceny jako jedynego kryterium w przetargach, jak i wcześniejsze wprowadzenie dialogu technicznego pozwalają wierzyć w to, że prawo jest konstruowane tak, by dać pracownikom instytucji szanse na konstruowanie dobrych przetargów. Dbałość i rzetelność w kwestiach wydatkowania publicznych pieniędzy, również w przetargach na usługi marketingowe powinna być na bieżąco monitorowana przez instytucje kontrolujące przetargi oraz opinię publiczną i środowisko branżowe. Miejmy nadzieję, że widoczne efekty dobrze skonstruowanych przetargów na kampanie pozwolą instytucjom uczyć się od siebie i realizować tylko dobre projekty. W końcu publiczne pieniądze należą do nas wszystkich…

© ottawawebdesign – Zobacz portfolio