Skuteczne przeniesienie eventów offline do online na przykładzie Ringier Axel Springer Polska [CASE STUDY]

519

Ringier Axel Springer Polska jest wiodącą firmą mediowo-technologiczną w Polsce i częścią międzynarodowej grupy Ringier Axel Springer Media AG, działającej w Europie Środkowo – Wschodniej. Portfolio spółki obejmuje ponad 20 tytułów prasowych i cyfrowych, takich jak: Onet, Fakt, Forbes, Newsweek, Business Insider i NOIZZ. Firma w każdym miesiącu organizuje dziesiątki eventów dla swoich klientów i partnerów biznesowych, ponadto setki mniejszych spotkań. Ringier Axel Springer Polska tworzy także autorskie konferencje, które wypełnione są merytorycznym contentem, budującym zaangażowaną społeczność wokół marek firmy.

shell brand is the future

Wyzwanie

Wybuch pandemii i jej następstwa nie oszczędziły podmiotów jak Ringier Axel Springer Polska. Firma z dnia na dzień musiała wstrzymać wszystkie zaplanowane eventy stacjonarne, tym samym tracąc możliwość kontaktu z wieloma kluczowymi dla biznesu grupami.

W początkowym okresie pandemii postawiono w spółce na klasyczne webinary, prowadzone przy wykorzystaniu narzędzi do wideokonferencji. Dość szybko okazało się, że oczekiwania klientów są znacznie większe – chcą oni aktywnie uczestniczyć w wydarzeniach, rozmawiać z innymi uczestnikami, wyrażać swoje zdanie, a nie jedynie być biernymi odbiorcami prezentacji. Webinary nie dawały uczestnikom takich doświadczeń, jak eventy stacjonarne. Ringier Axel Springer Polska zaczął przegląd dostępnych na rynku narzędzi do przeprowadzania eventów online, by móc jak najpełniej przenosić do digitalu doznania, wrażenia i efekty z eventów in person. Duża część relacji B2B była budowana w spółce z wykorzystaniem eventów, a firma również w czasie pandemii chciała mieć kontakt z klientami, edukować ich, informować o swojej ofercie i aktywnościach oraz wspierać ich w tym trudnym czasie.

Naszym celem jest rozwój współpracy z klientami przez pomoc w poszerzaniu ich digitalowych kompetencji i wspieraniu ich w procesie cyfryzacji. W Impact Academy od ponad 6 lat robimy to za pomocą eventów edukacyjnych – konferencji, seminariów, webinarów, podcastów (wcześniej odbywających się w realu, obecnie online). Wykorzystujemy fakt, że mamy w firmie wysokie kompetencje i wiedzę w obszarze digital oraz, że – jako organizacja międzynarodowa – możemy czerpać z doświadczeń i zasobów różnych krajów. Nasi ludzie to pasjonaci, którzy lubią dzielić się swoją wiedzą. Elementem naszej kultury organizacyjnej, który w covidowych czasach nabiera coraz większego znaczenia, jest właśnie dzielenie się wiedzą. Wykorzystujemy to i dzielimy się naszymi kompetencjami i doświadczeniem z klientami. Mamy nadzieję, że w ten sposób budujemy u naszych klientów zaufanie i wizerunek rzetelnego, wartościowego partnera. Spotkania edukacyjne to także ważny obszar poszerzania wiedzy o potrzebach i wyzwaniach biznesowych naszych klientów. Insighty pozyskane na eventach pomagają lepiej dopasowywać się z ofertą do potrzeb klientów. 

Ewa Hutny, project manager Impact Academy w Ringier Axel Springer Polska

Potrzeby

Ringier Axel Springer Polska szukając dostawcy narzędzia do organizacji eventów online miał jasno określone cele i potrzeby – znalezienie rozwiązania, które pozwoli realizować eventy online równie skutecznie, jak wydarzenia stacjonarne. Firma szukała narzędzia/platformy umożliwiającej przeprowadzanie angażujących spotkań i wydarzeń, oferującej szerokie opcje networkingowe. Dla spółki istotnym aspektem były także możliwość komunikacji z klientami i partnerami przed, w trakcie i po wydarzeniu. Docelowe narzędzie miało mieć funkcję połączenia i przekazania zebranych danych bezpośrednio do wewnętrznych systemów firmy tak, aby pracownik działu biznesowego lepiej rozumiał potrzeby klientów. Przykładowo, jeśli klient podczas eventu wypowiada się, że interesuje go dotarcie do grupy seniorów, to pracownik działu biznesowego Ringier Axel Springer Polska powinien o tym wiedzieć i zweryfikować, czy przedstawiona oferta jest dla klienta jeszcze aktualna. To pozwoli na utrzymanie z nim relacji.

Realizacja

Współpraca Ringier Axel Springer Polska z Eventory rozpoczęła się w maju 2020 roku. Eventory zostało wybrane spośród innych rozwiązań ze względu na swoją kompleksowość – dawało zarówno możliwość prowadzenia transmisji online, którą również umożliwiają platformy typu Zoom, ClickMeeting, ale przede wszystkim narzędzia do rejestracji i prowadzenia komunikacji z uczestnikami.

Podczas eventów Ringier Axel Springer Polska korzysta najczęściej z kilku oferowanych przez Eventory funkcji:

  • opcji tworzenia dedykowanych poszczególnym wydarzeniom landing page’y,
  • rejestracji na event,
  • funkcji komunikacji z uczestnikami przed, w trakcie i po evencie za pomocą kampanii e-mailingowych,
  • quizów, głosowań i ankiet w trakcie wydarzeń i modułu do pytań na żywo,
  • ogólnego czatu dostępnego na każdym wydarzeniu,
  • możliwości zbierania feedbacku i ocen od uczestników wydarzeń.

Ponadto jedną z kluczowych opcji stała się dla firmy możliwość samodzielnego tworzenia średniej wielkości eventów, bez konieczności wsparcia ze strony działu tech, bez agencji eventowych i bez wsparcia technicznego Eventory. Zagwarantowało to samodzielność, niezależność i elastyczność osób odpowiedzialnych za wydarzenia realizowane przez Ringier Axel Springer Polska.

Dla mnie ważna jest też obsługa CMS Eventory – przyjazność powodująca, że wszystko, co jest związane z wydarzeniem, robi się w Eventory nie tylko szybko i sprawnie, ale i z przyjemnością. Obsługa CMS-a platformy jest logiczna, prosta i intuicyjna. Gotowe szablony i layouty e-maili czy formularza rejestracyjnego są bardzo funkcjonalne (czytelne, przejrzyste) i jednocześnie po prostu estetyczne. Widać, że projektowane przez kogoś, kto zna się na rzeczy. W dodatku wszystko można zmieniać i edytować w dowolnej chwili, także z telefonu: wprowadzasz, odświeżasz i działa. To bardzo ważne, bo podczas każdego eventu sytuacja jest dynamiczna i zmienia się do ostatniej chwili.

Ewa Hutny, project manager Impact Academy w Ringier Axel Springer Polska

Efekty

Po kilku pierwszych miesiącach pandemii istniało ryzyko, że frekwencja na organizowanych początkowo webinarach zacznie być zauważalnie mniejsza, gdyż przestrzeń online została zalana takimi aktywnościami, a odbiorcy po prostu przestali reagować na zaproszenia do udziału w nich. Dzięki współpracy z Eventory Ringier Axel Springer Polska wprowadził zupełnie nową jakość komunikacji z uczestnikami. Obecnie firma z wykorzystaniem platformy Eventory realizuje nawet po kilka wydarzeń i spotkań online tygodniowo. Sumarycznie, od początku współpracy udało się zbudować społeczność prawie 13 400 uczestników, stale korzystających z eventów Spółki. Intuicyjny interfejs platformy sprawia, że między 80% a 90% pracy przy organizacji poszczególnych eventów zespoły wewnątrz Ringier Axel Springer Polska realizują już samodzielne.

Inne efekty wdrożenia – pozytywne zmiany w organizacji

Praca nad organizacją wydarzeń online stała się w Ringier Axel Springer Polska łatwiejsza. W zeszłym roku firma korzystała z kilku innych narzędzi. Dzięki wdrożeniu Eventory event marketing spółki realizowany jest obecnie w obrębie jednej platformy, gdzie zagregowane są wszystkie informacje o działaniach eventowych prowadzonych tak całościowo, jak i w określonej kategorii. Mówiąc wprost: eventy organizowane przy użyciu platformy Eventory są obecnie zebrane w jednym miejscu, a ich jakość i prezentacja wizualna zostały zunifikowane.

Inne efekty wdrożenia – wnioski project managerów

Sytuacja związana z pandemią mocno zweryfikowała nasze podejście przy doborze partnerów biznesowych. W dzisiejszych czasach stawiamy mocno na “obecność”, zaufanie, a także spójne rozumienie potrzeb i wyzwań, jakie rysują się podczas tworzenia i realizacji wydarzeń online. Eventory jest takim partnerem. Odnoszę wrażenie, że podczas projektu nigdy nie byliśmy z naszymi problemami sami, a nastawienie na sukces projektu stało się naszym wspólnym celem.

Aleksandra Brzozowska, head of knowledge network w Ringier Axel Springer Polska

Siłą Eventory jest customer success i ludzie. Firma oferuje wsparcie klienta na bardzo wysokim poziomie, a jego intensywność jest dostosowywana do danego eventu. Niejednokrotnie Eventory dopasowywało ogólne zmiany w produkcie do naszych potrzeb, a my mieliśmy możliwość udziału w projektowaniu funkcjonalności – takich, jakie były nam akurat potrzebne. Sama platforma jest intuicyjna, co jest jedną z jej wielkich zalet. Przy tak dużej liczbie wydarzeń, jaką organizujemy w Ringier Axel Springer Polska i tempie, w jakim się one odbywają, potrzeba nam partnerów, na których można polegać. A Eventory jest takim partnerem na każdym etapie współpracy.

Ewa Hutny, project manager Impact Academy w Ringier Axel Springer Polska

Kolejne kroki

Współpraca Eventory z Ringier Axel Springer Polska rozwija się z każdym kolejnym miesiącem. W najbliższym czasie zostanie ona poszerzona o kolejne opcje networkingu, a system Eventory ma zostać zintegrowany z CRM Spółki. W dalszych planach firmy uwzględniają organizację eventów w formie hybrydowej.


Źródło: Eventory

 

shell brand is the future

Komentarze
Ładowanie...

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. AkceptujęDowiedz się więcej