Aplikacja mobilna to konferencyjny „must have”
Nowe technologie zmieniają świat dokoła nas – to niezaprzeczalne. Korzystamy z nich intensywnie, zdając sobie sprawę jak wiele ułatwień zapewniają w życiu codziennym. Aplikacje z mapami, do obróbki zdjęć czy do komunikacji, powodują, że smartfon staje się narzędziem niezbędnym w naszym życiu. Zdajemy sobie sprawę, że telefon towarzyszy nam każdego dnia. Dla wielu branż jest to sygnał do intensyfikacji obecności w kanale mobilnym. Również branża MICE powinna już teraz zauważyć korzyści, jakie płyną z wykorzystania aplikacji mobilnych.
Kierunek: Technologia
W ostatnim roku zmiany na rynku technologii zawędrowały dalej niż się spodziewaliśmy. Pojawienie się rozwiązań związanych z rozszerzoną rzeczywistością (Augumented Reality), video mappingiem czy beacon’ami dało osobom odpowiedzialnym za organizację eventów i konferencji zielone światło do wykorzystania ich możliwości w swoich przedsięwzięciach.
Możliwości technologiczne – transmisje live z konferencji, wykorzystanie beaconów do aktywizacji uczestników – wymagają odpowiedniego podejścia i doświadczenia. Większość wspomnianych rozwiązań potrzebuje odpowiedniej infrastruktury – zarówno rozwiązań technicznych jak i funkcjonalnych. Już dziś w branży konferencyjno-eventowej głośno mówi się o potrzebach dostosowywania obiektów do nowych realiów rynku. Jasne stało się również, że kluczem do odpowiedniej komunikacji przed, w trakcie jak i po konferencji jest wykorzystanie do tego aplikacji mobilnej.
Centra konferencyjne i hotele powoli zauważają technologiczne potrzeby klientów – aby zachować swoją konkurencyjność muszą na nie reagować. AccorHotels tworząc Centralne Biuro Sprzedaży – jednostkę dedykowaną branży MICE – wyszedł naprzeciw temu zapotrzebowaniu. Posiadane doświadczenie i szerokie portfolio realizacji są gwarantem sukcesu nawet dla najbardziej wymagającego organizatora konferencji.
Infrastruktura
Wykorzystując w komunikacji konferencyjnej czy eventowej, dedykowaną aplikację mobilną, nie zapominajmy, aby zapewnić uczestnikom dostęp do Internetu oraz gniazdek elektrycznych. Projektowanie rozwiązań powinno podążać jednym tokiem myślowym. Jeśli aplikacja mobilna jest głównym trzonem konferencyjnej komunikacji, to telefony użytkowników muszą mieć dostęp do wydajnej sieci WI-FI (co nadal nie jest standardem) oraz punktów ładowania – miejsc w których mogą doładować swoje urządzenia mobilne.
Grupa AccorHotels jako najlepszy przykład wskazuje hotel Novotel Warszawa Centrum. Obiekt wyróżnia się nie tylko nowoczesnym zapleczem konferencyjnym, spełniającym oczekiwania najbardziej wymagających klientów ale i nowoczesnymi rozwiązaniami infrastrukturalnymi. Organizowane tutaj konferencje mają zapewniony dostęp do nowoczesnej sieci WI-FI, wspieranej przez kilkanaście pracujących razem nadajników – wszystko w celu zapewnienia szerokopasmowego dostępu do internetu dla uczestników konferencji i ich urządzeń.
Aplikacje mobilna to rdzeń konferencji
Organizatorzy konferencji chcąc aktywizować użytkowników, zapewnić im kanał komunikacji oraz dostęp do informacji o konferencji korzystają z szerokiej gamy dostępnych na rynku aplikacji eventowych, dostosowując je do potrzeb realizowanej konferencji. Wykorzystując doświadczenie zespołów developerskich w prosty i szybki sposób można dostosować możliwości aplikacji pod specyfikę konkretnego wydarzenia. Użyteczna aplikacja konferencyjna powinna skupiać w sobie wszystkie elementy zapewniające komfort uczestnika. Oprócz agendy, oceny poszczególnych prelegentów, lokalizacji innych uczestników (rozwiązanie wspomagające networking) i możliwości oceny jakości prelekcji w aplikacji powinien znaleźć się moduł, który sprawnie doprowadzi nas do lokalizacji w której odbywa się konferencja. Znacznym ułatwieniem są również moduły biletowe eliminujące potrzebę drukowania papierowych zaproszeń.
„Bogata lista funkcjonalności powstających obecnie aplikacji pozwala zbudować z uczestnikami eventu relację”
Za pomocą aplikacji goście mogą również sprawdzić m.in. menu, oraz zdefiniować jeszcze przed konferencją preferencje żywieniowe.
Bogata lista funkcjonalności powstających obecnie aplikacji pozwala zbudować z uczestnikami eventu relację – aplikacja zachęca do korzystania z niej wielokrotnie w ciągu dnia i planowania z nią zajęć, a o to chodzi organizatorom. W tym aspekcie niezwykle ważne są także te funkcje, które ułatwiają uczestnikom nawiązywanie kontaktów biznesowych – interaktywność pozwala zmniejszyć dystans pomiędzy uczestnikami, rozpocząć rozmowę, zadać pytanie na temat wysłuchanego wykładu itp.
Warto zastanowić się nad wykorzystaniem aplikacji dla organizowanych konferencji. Dzięki nim budujemy w oczach potencjalnych klientów wizję partnera, który nie boi się nowinek technologicznych i jest otwarty na kreatywne rozwiązania.
Beacony – wiemy gdzie jesteś!
Innowacyjnym podejściem do nawigacji gości po przestrzeni eventowej (w przypadku dużych konferencji) jest zastosowanie beaconów. Te niewielkiego rozmiaru urządzenia wyposażone są w nadajniki Bluetooth. Integracja aplikacji mobilnej z tą technologią daje olbrzymie spektrum możliwości – łącznie z grywalizacją czy nagradzaniem uczestników a także aktywizacją uczestników.
Beacony są w stanie określić dokładne położenie danego użytkownika urządzenia mobilnego i bezpośrednio się z nimi komunikować po zalogowaniu do aplikacji. Kiedy nasz gość przekroczy drzwi obiektu, beacon wyśle mu informacje, które pozwolą mu szybko i łatwo poruszać się po organizowanym przez nas wydarzeniu.
Obiekt wyróżnia się nie tylko nowoczesnym zapleczem konferencyjnym, spełniającymoczekiwania najbardziej wymagających klientów, ale i nowoczesnymi rozwiązaniami infrastrukturalnymi
Żeby jeszcze uatrakcyjnić aplikację i zwiększyć zaangażowanie uczestników, możemy wprowadzić elementy rywalizacji – przyznawać punkty za testowanie przygotowanych atrakcji, zadanie pytania prelegentowi czy nawiązanie kontaktu z innym uczestnikiem konferencji.
Nie zapominajmy o nagrodach – mogą to być np. zniżki na usługi wybranej firmy czy bezpłatny udział w kolejnej konferencji. Pamiętajmy, że nowe technologie znacznie uatrakcyjnią nasz event, ułatwią nam pracę, a uczestnikom poruszanie się po obiekcie ale kluczowe jest znalezienie narzędzia odpowiedniego dla potrzeb naszych gości.
Rozwiązania mobilne powoli wpisują się na stałe w obraz konferencji. Zapewnienie użytkownikom jednego scentralizowanego miejsca, w którym mogą oni uzyskać wszystkie informacje o konferencji, dyskutować czy oceniać jest najlepszym wyjściem. Należy jednak pamiętać, że nawet najlepiej przygotowana aplikacja mobilna nie będzie sukcesem, jeśli nie zostanie jej zapewniona odpowiednia infrastruktura. Dlatego przy wyborze przestrzeni konferencyjnej kierujmy się tym faktem, nie zapominajmy, że naszym celem jest zapewnienie użytkownikowi jak najlepszych doświadczeń z uczestnictwa w evencie!
::
O autorze:
Joanna Olszewska reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce, odpowiedzialna jest za współpracę z klientami korporacyjnymi.
Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.