Przejście w firmie na system ERP – jak się na to przygotować?

System ERP może znacząco zwiększyć wydajność przedsiębiorstwa, zautomatyzować powtarzalne procesy i usprawnić pracę organizacji. Wiele firm odwleka jednak finalną decyzję o wdrożeniu systemu ERP, obawiając się wpływu zmian na poszczególne obszary działalności. Przeczytaj, jak przygotować się do wdrożenia ERP dla produkcji lub handlu niezależnie od branży.

W którym momencie decydować się na wdrożenie ERP w przedsiębiorstwie?

Usprawnienie prac organizacji poprzez wdrożenie ERP wymaga odpowiedzenia na pytanie, kiedy należy zaimplementować taki system w swojej firmie. Większość firm zajmujących się projektowaniem i wdrażaniem programów klasy ERP rekomenduje przejście na nowy system w momencie, kiedy liczba procesów lub stopień ich złożoności są na tyle duże, że zaczyna generować błędy lub też niewspółmiernie do zysku angażuje czas i wysiłki pracowników.

Testowanie poszczególnych modułów i ich uruchomienie można rozpocząć niezależnie od roku fiskalnego, okresu urlopowego, szkolenia pracowników, zaangażowanych możliwości produkcyjnych, wielkości przedsiębiorstwa. Kluczowe znaczenie ma dokładne zaplanowanie całego procesu wdrożeniowego.

Nawet jeśli wymaga on zaangażowania przedsiębiorstwa i może wydawać się kłopotliwy, prawidłowa realizacja projektu przyniesie wymierne korzyści w wielu obszarach działalności.

Jak przygotować się do wdrożenia systemu ERP?

Wdrożenie ERP w firmie wymaga starannego zaplanowania całego procesu. To bardzo ważne, ponieważ nowy system informatyczny powinien funkcjonować w już uporządkowanym środowisku. Jego celem nie jest porządkowanie chaosu w Twojej firmie, a usprawnienie już działających procesów. Planowanie prac wdrożeniowych obejmuje:

• ustal zakres działania ERP – system powinien odpowiadać na potrzeby przedsiębiorstwa i specyfikę danej branży,
• zdefiniuj obszary wymagające wsparcia – kierownik projektu powinien zadbać o analizę potrzeb biznesowych firmy; nowe oprogramowanie działa najlepiej wtedy, gdy wspiera przedsiębiorstwo w obszarach wymagających optymalizacji, np. planowania produkcji, obsługa gospodarki magazynowej, baz danych klientów, księgowości,
• zdefiniuj mierzalne KPI – na etapie analizy przedwdrożeniowej określ konkretne cele biznesowe, które chcesz osiągnąć lub dane, które planujesz mierzyć; może być to np. obciążenie gniazd produkcyjnych w czasie lub ilość odpadów powstałych podczas produkcji,
• ustal budżet i znajdź dostawcę systemu ERP – pamiętaj, że uruchomienie produkcyjne ERP to nie wszystko; firma powinna wygospodarować budżet na szkolenia użytkowników, aktualizacje oprogramowania, jego utrzymanie, dodatkowe rozszerzenia, zapewnienie zgodności z przepisami.

Jednym z najczęstszych wyzwań dla przedsiębiorstw jest uporządkowanie baz danych w organizacji. Aby system ERP przynosił wymierne korzyści, musi pracować w gotowym środowisku pracy, które uwzględnia wszystkie dane i specyficzne wymagania dla danej branży. Analiza przedwdrożeniowa identyfikuje wąskie gardła w procesach.

Dobre wdrożenie ERP zaczyna się na długo przed uruchomieniem systemu. Kluczowe jest nie tylko wybranie odpowiedniego rozwiązania, ale przede wszystkim uporządkowanie procesów, danych i określenie, co firma chce dzięki wdrożeniu osiągnąć. Szczególnie ważne są analiza przedwdrożeniowa i dobrze przygotowany projekt wdrożenia. To na tym etapie należy określić potrzeby, zakres prac, kluczowe procesy i sposób ich odwzorowania w systemie. Im lepiej przygotowana organizacja i projekt, tym łatwiej osiągnąć oczekiwane efekty wdrożenia.

Krzysztof Milczarski – Wiceprezes Zarządu Humansoft

Jak wygląda proces wdrożenia ERP i konsultacje z firmą wdrożeniową?

Proces wdrożenia systemu ERP to złożony proces składający się z kilku etapów. Wszystkie je należy zaplanować z uwzględnieniem konkretnych ram czasowych tak, aby projekt nie zaczął się „rozjeżdżać”. Uogólniając prace wdrożeniowe, można wyodrębnić 7 kroków:

1. analiza przedwdrożeniowa pod kątem potrzeb klienta,
2. przygotowanie projektu wdrożenia,
3. wdrożenie i konfiguracja systemu ERP z uwzględnieniem bieżących potrzeb firmy,
4. migracja danych historycznych i ich uporządkowanie,
5. testowanie systemu przez zespół projektowy i pracowników zamawiającego,
6. szkolenia pracowników dopasowane do konkretnych ról,
7. start produkcyjny i wsparcie powdrożeniowe.

Dobre praktyki uwzględniają przede wszystkim staranne mapowanie procesów i bliską współpracę z firmą wdrożeniową. Warto pamiętać, że to zamawiający najlepiej zna procesy, które występują w jego organizacji i wie, czego potrzebuje do dalszego rozwoju. Nawet najbardziej zaangażowany wdrożeniowiec nie jest w stanie przeprowadzić skutecznego wdrożenia, jeśli nie pozna dobrze specyfiki danej branży. Współpraca i „gra do jednej bramki” są tutaj niezwykle istotne.

Jak długo może trwać proces wdrożenia systemu ERP i od czego to zależy?

Wdrożenie systemu ERP trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od rozmiaru i złożoności organizacji, zakresu wymaganych funkcjonalności oraz stopnia dostosowania już funkcjonujących procesów. Ostatecznie na czas wdrożenia wpływają takie czynniki jak:

• wielkość przedsiębiorstwa poddawanego cyfrowej transformacji,
• liczba modułów do wdrożenia,
• liczba procesów biznesowych w przedsiębiorstwie i ich złożoność,
• liczba użytkowników końcowych,
• konieczność integracji z zewnętrznym oprogramowaniem,
• potrzeba implementacji niestandardowych funkcji.

Pamiętaj, aby wybór ERP poprzedzić wielowymiarowym procesem weryfikacji. Nie zawsze szybsze lub tańsze wdrożenie oprogramowania oznacza lepsze rezultaty.

Co zyskujesz, decydując się na wdrożenie oprogramowania ERP?

Prawidłowe wdrożenie systemu ERP to przede wszystkim praca na aktualnych danych pochodzących z jednego źródła, a nie rozproszonych rejestrach. ERP umożliwia płynny przepływ informacji między działami przedsiębiorstwa. Dla pracowników oznacza to mniej pracy ręcznej, szybsze raportowanie, eliminację błędów, ale też większe bezpieczeństwo.

Możliwości systemu ERP wykorzystuje jednak przede wszystkim kadra zarządzająca. Dostęp do wiarygodnych informacji ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych. To lepiej ukierunkowany i bardziej dynamiczny rozwój Twojej organizacji.