5 sztuczek, które ułatwiają pracę biurową w aplikacjach Google

561

Prawie każdy z nas na co dzień ma mniejszą lub większą styczność z aplikacjami Google. Jedni korzystają z nich w pracy w ramach biznesowego rozwiązania chmurowego G Suite, drudzy używają prywatnego konta Gmail i dostępu do pozostałych narzędzi biurowych online jako alternatywy dla aplikacji desktopowych, często płatnych.

Aplikacje Google to pakiet programów, które pomagają w pracy biurowej. Google wykorzystuje rozwiązanie chmurowe, więc programy są łatwo dostępne, a użytkownicy dzięki temu mogą skorzystać z nich na każdym urządzeniu na całym świecie. Dodatkowym i bardzo cennym atutem jest to, że Google stale rozwija i aktualizuje swoje aplikacje. Coraz więcej osób i firm zaczyna doceniać potencjał programów giganta z doliny Krzemowej.

Jak wynika z badania BetterCloud, 29 procent administratorów G Suite potwierdza, że usługi Google to podstawa do działania ich biznesu, natomiast prawie 60 procent odpowiada, że odgrywają one potężną rolę w ich firmach. W rzeczywistości, do korzystania z Internetu można byłoby używać aplikacji tylko i wyłącznie od Google — przeglądarka, wyszukiwarka, poczta, serwis wideo, mapy, narzędzia biurowe, narzędzia analityczne i marketingowe, a nawet darmowe kursy marketingu internetowego. A wszystko to w intuicyjnym i przejrzystym interfejsie, z którego przyjemnie się korzysta.

Większość użytkowników G Suite szczególnie docenia prostotę obsługi tego oprogramowania. Pracownicy firm naszych klientów korzystają też z prywatnych kont Gmail, więc nie muszą przyzwyczajać się do nowego interfejsu.

Marcin Milewski, Deployment Engineer we Fly On The Cloud

Podstawową aplikacją, z którą styka się najwięcej użytkowników, jest oczywiście poczta elektroniczna Gmail. Kolejne, których używamy najczęściej to Dokumenty, Arkusze i Prezentacje, porządkujemy je natomiast w Dysku Google. Dostęp do programów online ułatwia i przyspiesza pracę. Warto jednak zastanowić się, jakie rozwiązania poza podstawowymi funkcjami mogą pomóc nam w zwiększeniu wydajności i jakości pracy oraz bezpieczeństwa danych.

Obok Gmaila, najczęściej wykorzystywane aplikacje to Kalendarz, Dokumenty, Arkusze Google, a także program do wideokonferencji – Hangouts Meet. Wszystkie narzędzia w G Suite są ze sobą ściśle powiązane i tworzą spójny ekosystem do współpracy wewnątrz organizacji i poza nią.

Kamil Lasek, Marketing Manager we Fly On The Cloud

Przedstawiamy kilka sztuczek, o których możecie nie wiedzieć (my też nie wiedzieliśmy o wszystkich!), a bardzo pomagają nam w codziennej pracy redakcji.

Cofanie wysyłania wiadomości

Funkcja bardzo przydatna dla każdego użytkownika poczty. Ile razy zdarzyło Ci się wysłać wiadomość, i sekundę po tym zauważyć literówkę w treści, błąd w adresie odbiorcy albo brak załącznika? Gmail przychodzi z pomocą i umożliwia cofanie wysłania wiadomości. W zależności od potrzeb można czas na cofnięcie ustawić na 5, 10, 20 albo 30 sekund. Wbrew pozorom to bardzo dużo na zastanowienie się, czy w wiadomości zawarliśmy wszystkie istotne informacje.

Utwórz nowy dokument

Charakter naszej pracy wymaga częstego korzystania z edytorów treści. Najwygodniejszą opcją dla nas są oczywiście Dokumenty Google. Dzięki nim nie musimy pobierać otrzymanych mailowo dokumentów na dysk komputera i możemy pracować wspólnie nad jednym plikiem w czasie rzeczywistym. By utworzyć dokument, trzeba otworzyć Dysk Google. Z poziomu Dysku należy kliknąć Nowy i wybrać z listy Dokument, Arkusz bądź dokument, którego aktualnie potrzebujemy. Przy tworzeniu dużej liczby materiałów w ciągu dnia, przechodzenie każdorazowo tej ścieżki może być nieco uciążliwe. Na szczęście jest alternatywa! Google stworzyło skróty, które po wpisaniu do paska przeglądarki Google Chrome otwierają od razu nowy dokument np. doc.new.

Rozgałęzienia w formularzach

Formularze Google pozwalają stworzyć bardzo rozbudowane ankiety, które można wykorzystać jako formularze zgłoszeń na wydarzenia albo ankiety do badań opinii. W tym drugim przypadku bardzo przydaje się podzielenie formularza na kilka ścieżek odpowiedzi np. jeśli chcemy pogrupować respondentów w zależności od wieku bądź miejsca zamieszkania. W pytaniu, które ma ich podzielić, musimy wybrać opcję dodatkową Przejdź do sekcji w oparciu o odpowiedź. Osoby wypełniające ankietę zostaną skierowane do różnych sekcji w zależności od tego, jakiej udzielą odpowiedzi na to pytanie.

Zapisywanie stron internetowych na Dysku Google

Czasem trafiamy w sieci na artykuły, które wydają się nam bardzo ciekawe i chcemy się z nimi zapoznać, ale w danej chwili nie mamy na to czasu. Możemy skorzystać wtedy z jednej z kilkunastu aplikacji do przechowywania artykułów z Internetu, które trzeba wcześniej pobrać i zarejestrować się w nich albo skorzystać z narzędzia, które mamy dosłownie pod ręką. W Google Web Store pobieramy rozszerzenie do przeglądarki Save to Google Drive i możemy zapisywać na dysku strony internetowe jednym kliknięciem używając przycisku na pasku przeglądarki.

Aliasy adresów mailowych dla użytkowników

Biznesowe adresy mailowe zazwyczaj tworzy się według podobnego schematu: imię.nazwisko@nazwafirmy.pl/com. Kiedy ktoś posiada długie imię i długie nazwisko, tym bardziej dwuczłonowe, łatwo o pomyłki przy zapisywaniu albo wprowadzaniu adresu do wiadomości. Dlatego bezpiecznym rozwiązaniem jest utworzenie aliasów. Usprawniają one zdecydowanie komunikację wewnątrz firmy. Kiedy podajemy adres swojej skrzynki przez telefon czy podczas spotkania, łatwiej i bezpieczniej jest podyktować inicjały, bądź samo imię zamiast pełnego adresu. Funkcja jest dostępna w panelu administratora G Suite w ustawieniach konta każdego Użytkownika.

Zarządzanie hasłami

Dane w chmurze dają nieograniczone możliwości, ale również powodują wiele zagrożeń, przede wszystkim związanych z bezpieczeństwem. By skuteczniej chronić dane firmy i klientów, warto zadbać o to, by pracownicy odpowiednio zabezpieczyli swoje konta w G Suite. Funkcje administracyjne pozwalają nam zdefiniować z poziomu Zabezpieczeń, z ilu znaków powinno składać się hasło oraz jak silne ma być. Dodatkowo możemy wymusić weryfikację dwuetapową przy logowaniu na konta w domenie firmy — poprzez urządzenie mobilne bądź klucz zabezpieczający.

To wszystko to tylko kropla w morzu możliwości, jakie oferują usługi Google. Zachęcamy do bardzo dokładnego zapoznania z wszystkimi elementami, jakie widzimy w menu narzędzi. Często w taki sposób można znaleźć funkcje, których się w ogóle nie spodziewamy, a bardzo ułatwią naszą pracę i pozwolą nią lepiej zarządzać.

Wszystkie tricki zostały uwzględnione w ebooku Sekrety aplikacji Google, czyli jak pracować wydajniej ze swoim kontem Gmail, przygotowanym przez zespół Fly On The Cloud.