7 grzechów głównych prezentacji

1. Zbyt dużo informacji

„- Wiesz co, dodaj jeszcze informację o parametrach.
– Ale to się już nie zmieści.
– Dodaj, dodaj, bo to ważne.”

Tego rodzaju dialog przeprowadzany jest, podejrzewam, przed co drugą albo co trzecią prezentacją w dużych korporacjach. I niemal zawsze kończy się tym samym: dorzuceniem informacji tak szczegółowej, że dla ogólnego przekazu prezentacji jest ona bez znaczenia. Co w konsekwencji prowadzi do inflacji informacji – te „naprawdę ważne” giną w natłoku „dość ważnych” lub nawet „mało ważnych”.

Problem nie polega na tym, że slajdy w prezentacjach mają wymiary jedynie pulpitu Windowsa. Problem polega na braku umiejętności określania priorytetów: są bowiem rzeczy ważne, bardzo ważne i najważniejsze. Menadżerom bardzo trudno zrozumieć, że z rzeczy ważnych czasem trzeba zrezygnować, by rzeczy najważniejsze mogły nabrać mocy. Nie tylko ze względu na ograniczenia czasowe. Także ze względu na ograniczoną zdolność odbiorców do przetwarzania wielu informacji na raz.

Rada Steve’a Jobsa okazuje się tu bardzo na miejscu: „Tylko usuwając to, co mało istotne, dajesz wybrzmieć temu, co niezbędne.”

2. Chaos na slajdzie

Jest pewien obraz Jacksona Pollocka, który przychodzi mi na myśl za każdym razem, kiedy widzę slajd ze zdjęciami rozrzuconymi w nieładzie, z tekstami umieszczonymi na skraju i logotypem zasłoniętym (ale tylko częściowo) przez diagram typu Smart Art. Ten obraz ma tytuł „Numer 1”. Choć bardziej adekwatny byłby „Chaos”.

Elementarne zasady estetyki wymagają porządku. A brak porządku to ni mniej, ni więcej brak profesjonalizmu i jest to podobne faux pas jak niewyprasowana koszula na rozmowie kwalifikacyjnej albo jak brudna ręka wyciągnięta na powitanie klienta.

Owszem, porządkowanie informacji na slajdach wymaga czasu. Ale jest narzędzie, które znacząco przyspiesza takie porządki. Nazywa się „prowadnice”. W PowerPoincie znaleźć je możne w zakładce Widok – wystarczy zaznaczyć kwadrat przy nazwie Prowadnice i wówczas na ekranie pojawią się przerywane linie. Wzdłuż tych swobodnie dających się przesuwać linii można ułożyć równo każdy z elementów na slajdzie.

3. Za dużo tekstu, za mało obrazów

Zmuszanie do czytania klienta albo partnera biznesowego, przed którymi pokazujemy swoją prezentację, to strzał w kolano. Nie tylko dlatego, że odbiorca naszej prezentacji nie jest najprawdopodobniej fanem Pousta czy Hemingwaya. Ale przede wszystkim dlatego, że jest to wysoce nieskuteczny sposób prezentacji.

Badania naukowców pokazują, że z prezentacji złożonej z samych tekstów zapamiętujemy zaledwie 10% informacji. Kiedy informacje te uzupełnimy korespondującymi z nimi zdjęciami – wówczas zapamiętanie osiągnie już poziom 65%. Wychodzi więc na to, że obrazki są ponad 6 razy lepsze niż słowa.

Zamiast więc rozwijać długie zdania na każdym slajdzie, wystarczy odrobina pracy, by długi tekst zamienić na hasłowe nagłówki i dopełnić je zdjęciem, które dobrze odda przekaz. Prezentacja będzie nie tylko bardziej estetyczna, ale i lepiej zapamiętywana.

4. Słaba widoczność ze względu na dobór kolorystyki lub małą czcionkę

Nie trzeba być grafikiem z kilkuletnim stażem, by wiedzieć, że mało kontrastowa kolorystyka powoduje zacieranie granic między elementami graficznymi slajdu. Nie to jest jednak najgorsze. Najgorsze jest to, że niskiej jakości rzutniki często deformują kolorystykę slajdów. W efekcie zastosowany na przykład jasnożółty tekst na ciemnożółtym tle – choć widoczny na ekranie komputera – może być całkowicie nieczytelny na planszy.
Jeszcze powszechniejszym błędem jest wybór małej czcionki w sytuacji, gdy prezentacja będzie przedstawiana w dużej sali, na końcu której publiczność nie ma szans odczytać jakiegokolwiek tekstu. No chyba że na prezentację przyszła z lornetkami.

Guy Kawasaki, znany marketingowiec z Doliny Krzemowej, zaproponował na tę przypadłość zasadę 10/20/30, która upowszechniła się w wielu firmach. To formuła zaaranżowania prezentacji zgodnie z zasadą: nie więcej niż 10 slajdów, maksymalnie 20 minut i czcionka co najmniej 30 punktów.

Jakkolwiek rygorystyczna ta zasada może się wydawać, stanowi ona dobrą wskazówkę dla menadżerów: krótko, na temat i dużymi literami!

5. Prezenter czyta tekst ze slajdu

Błąd ten popełniają najczęściej osoby niedoświadczone w sztuce prezentacji, osoby zestresowane i nieprzygotowane do wygłoszenia mowy. Popełniają go, choć być może intuicyjnie czują, że ten sam tekst, który oni czytają na głos, publiczność jest w stanie przeczytać w myślach kilkukrotnie szybciej. Brak synchronizacji między tekstem widzianym a słyszanym powoduje u odbiorców irytację. Dokładnie taką samą, jak podczas, dajmy na to, próby napisania wiersza przy akompaniamencie młotów pneumatycznych.

Dwie rzeczy mogą nas od tego uratować: po pierwsze, mniej tekstu na slajdzie. Po drugie, przed wygłoszeniem prezentacji przemyślmy, jak sformułować naszą wypowiedź.

6. Brak jasnej myśli przewodniej

Większość prezentacji to zlepione na slajdach porcje informacji. Luźne porcje bez korelacji. Tymczasem w biznesie chodzi nie o same informacje, ale przede wszystkim o wnioski z nich płynące. Wypełniona mnóstwem danych prezentacja, która prowadzi donikąd, pozostawia odbiorców z pytaniem: ok, ale co z tego wynika?

Jeszcze zanim powstanie pierwszy slajd warto zadać sobie pytanie: jaki cel ma osiągnąć moja prezentacja? W ten sposób ukujemy nie tylko główną myśl prezentacji, ale i postawimy sobie jasny drogowskaz, który naprowadzać nas będzie na właściwe tory za każdym razem, kiedy zboczymy z głównego wątku lub ugrzęźniemy w martwym punkcie. Taką główną myśl najlepiej wyrazić na małym skrawku papieru – dzięki temu łatwiej będzie sformułować myśl, która jest krótka, zwarta i zrozumiała dla innych.

7. Brak przygotowania do wygłoszenia prezentacji

Z prezentacją jest jak ze sztuką teatralną – bez prób nie ma mowy o dobrym występie. Im ważniejsza to prezentacja, tym większy nacisk powinno się położyć na jej przećwiczenie.

Co istotne, przygotowanie do prezentacji nie oznacza nauczenia się na pamięć swojej wypowiedzi słowa po słowie. Wręcz przeciwnie – uczenie się na pamięć może wpędzić nas w nie lada kłopoty, kiedy to w samym środku prezentacji zastygniemy w milczeniu próbując sobie przypomnieć dokładnie te same słowa, które wcześniej zapisaliśmy sobie na kartce. Przygotowanie oznacza poznanie swojego materiału, zapamiętanie ogólnej struktury i kolejności głównych zagadnień i odbywa się to poprzez przeprowadzanie prób.

Stąd bierze się pewność siebie prezenterów. Zazwyczaj nie z ich naturalnej charyzmy, ale właśnie z pewności swoich umiejętności i znajomości omawianych zagadnień.

::

Fot. Fotolia/ nd3000