Jak aranżacja biura zwiększa efektywność pracowników?

fot. Marc Mueller, Pexels
69

Przeprowadzka do nowej siedziby to szansa na modyfikacje kultury i stylu pracy w firmie – wynika najnowszego raportu pt. „Lepiej niż w domu. Jak zadbać o komfortowe i twórcze środowisko pracy”, opracowanego przez Well.hr, Colliers International i PwC. Publikacja zawiera inspiracje, jak poprzez aranżację przestrzeni wpływać na styl i kulturę pracy, oraz opisuje dobre praktyki dotyczące budowania pozytywnych doświadczeń (employee experience) w środowisku pracy.

Dobrze zaprojektowane i atrakcyjne miejsce pracy nie zastąpi skutecznego przywództwa, wymiany wiedzy, dobrej współpracy i otwartej kultury organizacyjnej. Może jednak stworzyć warunki, które będą im sprzyjać – twierdzą autorzy raportu. Publikacja powstała w oparciu o analizę trendów i najnowszych badań dotyczących środowiska pracy oraz blisko 200 dobrych praktyk pracodawców z kraju i ze świata.

Aranżacja ma znaczenie

Zdaniem ekspertów wypowiadających się w raporcie, wdrożone w biurze zmiany mogą się przełożyć na efektywność pracy w organizacji.

– Przeprowadzka lub remont biura może być okazją do wprowadzenia nowych koncepcji zarządzania, nowych procesów biznesowych lub poprawy komunikacji w zespole – mówi Joanna Kotzian z Well.hr. 

Miejsce pracy kształtuje kulturę organizacji – jego lokalizacja, architektura czy estetyka wywierają wpływ na wartości i zachowania pracowników. Odpowiednio aranżując powierzchnię biurową, możemy tworzyć warunki do twórczej i efektywnej pracy, a także wpływać na zachowania pracowników. W raporcie opisano przykłady wielu organizacji, które poprzez zastosowane w swoich biurach rozwiązania świadomie wpływają na kulturę organizacyjną i styl pracy. Przykładowo, Pixar zorganizował swoje biura w ogromnej otwartej przestrzeni atrium, tworząc w ten sposób otoczenie, w którym pracownicy przez cały dzień przypadkowo „wpadają” na siebie, wdając się w krótkie, nieplanowane rozmowy. W tokijskim Innovation Hubie firmy Accenture pracownicy i klienci firmy wspólnie prowadzą doświadczenia i pracują nad nowymi rozwiązaniami. W nowym warszawskim biurze Coca-Cola HBC zrezygnowano z zamkniętych pokoi, a liderzy, w tym członkowie zarządu, siedzą blisko swoich zespołów. Bezpośrednia współpraca oraz dwustronna komunikacja wzmacniają efektywność codziennych działań. Pozbawione ścianek działowych biuro Colliers International sprzyja zacieraniu się granic i dobrej współpracy pomiędzy zespołami. Dla odmiany w siedzibie Allegro programiści pracują w niewielkich pokojach odpowiadających wielkością typowym zespołom scrumowym i właśnie takie rozwiązanie pozwala im działać efektywniej. 

Brak uniwersalnej recepty

Jak mówi Jacob Morgan – autor książki „The Future of Work” – nie wszystko, co robi Google, zadziała w twojej firmie i nie wszystko, co robisz w swojej firmie – zadziała w Google. Zmiany wprowadzane w środowisku pracy powinny wpisywać się w kulturę konkretnej organizacji i w potrzeby jej pracowników. Aby układ i design biura wspierał nowe koncepcje zarządzania i pożądany styl pracy, etap projektowania warto poprzedzić badaniami, które zapewnią dostosowanie projektu do potrzeb organizacji i pozwolą ustalić obszary, które wymagają zmian. Jako przykład można podać Grupę Pracuj, która w fazie projektowania nowego biura prowadziła ankiety, rozmowy i obserwacje, które pozwoliły jej dobrze poznać preferencje pracowników. W firmie Colliers International remont siedziby poprzedziły badania obejmujące obserwacje stylu pracy oraz ankiety i badania w grupach fokusowych z udziałem pracowników. Jak wynika z analiz Well.hr, pracodawcy coraz częściej powołują na potrzeby przeprowadzki grupy ambasadorów, którzy opiniują propozycje projektowe architektów. W zespole New Office Heroes L’Oreal znaleźli się reprezentanci wszystkich działów firmy. 

Zanim zaczniemy projektować aranżację, warto poświęcić czas na precyzyjne zdefiniowanie wizji kultury organizacyjnej, jaką chcemy kształtować. Gdy już to wiemy, kluczowe jest podjęcie świadomej decyzji w zakresie wpływu, jaki aranżacja biura oraz reguły, które w nim panują, powinny mieć na użytkowników. Tak zaprojektowane środowisko pracy staje się narzędziem biznesowym, które może przyspieszać i ułatwiać transformację kultury organizacyjnej w pożądanym kierunku – mówi Dorota Osiecka, Dyrektor Działu Workplace Innovation w Colliers International. 

Dobrym przykładem takiego podejścia jest kompleks Spark, który został zaprojektowany z myślą o budowaniu społeczności, a w jego tworzenie zaangażowani zostali nawet okoliczni mieszkańcy. 

Powołując się na badania, eksperci wypowiadający się w raporcie przekonują, że wygląd biura i sposób jego aranżacji są też ważnym komunikatem na temat tego, jacy jesteśmy i jakie wartości podzielamy. Potwierdzają to liczne przykłady przywoływane w publikacji. Inspiracją dla projektu biura Allegro był dom – przestrzeń, w której każdy czuje się komfortowo, która odpowiada na unikalne potrzeby pracowników i uwzględnia ich różnorodność. Dlatego w aranżacji firma postawiła na miękkie materiały, wykładziny dywanowe, drewno i cegłę. Coca-Cola HBC zależało na tym, by nowa siedziba odzwierciedlała jej kulturę organizacyjną, której integralną częścią są flagowe marki produkowane i dystrybuowane w Polsce i krajach bałtyckich, dlatego każda z sal konferencyjnych jest inspirowana produktami firmy. Dla L’Oreal ważne było, by nowa siedziba nawiązywała do historii i dziedzictwa firmy, odzwierciedlała jej wartości, a jednocześnie tworzyła inspirujące miejsce pracy. Dlatego motywem przewodnim we wnętrzach są łuki nawiązujące do paryskich arkad i integrujące ze sobą różne funkcje przestrzeni. Hawajski wystrój i egzotyczne rośliny w biurze OpsTalet mają wyrażać panujący w tej firmie luz i flow. 

Raport „Lepiej niż w domu. Jak zadbać o komfortowe i twórcze środowisko pracy” można pobrać nieodpłatnie na stronie Well.hr.