Lepiej zapobiegać niż leczyć, czyli 5 sposobów na uniknięcie eventowej wtopy

93

Są koszmarem każdego event managera. Śnią nam się po nocach albo nie dają zasnąć tuż przed realizacją. Jeśli zapytać nas o znienawidzone prawo, większość zapewne wskaże Prawo Murphy’ego. Choć niektórych wpadek nie da się uniknąć, doświadczony event manager wyczuje większość z nich, zanim te pojawią się na horyzoncie i zdążą popsuć mu wydarzenie. Gdzie zatem tkwi sekret udanego eventu?

  1.   Wizja lokalna

 Zabrzmi banalnie, ale najważniejszy jest plan. Nie tylko ten samego eventu, ale również przestrzeni, w której ma się odbyć nasze wydarzenie. Nie wierz na słowo, gdy ktoś zapewnia Cię, że dana lokalizacja jest skrojona na miarę Twoich potrzeb. Jeszcze przed podpisaniem umowy pojedź na miejsce i sam sprawdź, czy dany obiekt ma dogodny dojazd, wejście dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, szerokie ciągi komunikacyjne, wystarczającą ilość toalet, czy dojścia do prądu w miejscach, w których planujesz ustawić dodatkowe atrakcje. Checklista jest oczywiście długa i każdorazowo inna, ale zawsze chodzi o to samo – pewność, że dane miejsce dysponuje odpowiednim zapleczem. Będąc w danej lokalizacji osobiście, nie tylko masz okazję empirycznie poczuć jej klimat i zauważyć/wykorzystać rzeczy, o których wcześniej nie pomyślałeś, ale również zobaczyć, jak zachowują się zatrudnieni tam ludzie – czy pracujące tam osoby to doświadczony i zgrany zespół, czy łapanka sezonowych pracowników. Kto doświadczył kiedyś tego drugiego wie, że ta informacja jest na wagę złota.

Nasza wskazówka: Gdy masz już plan przestrzenny, pamiętaj, że ludzie często nie przykuwają uwagi do wydrukowanych map i znaków, więc będą szukać wsparcia u napotkanych osób. Przed rozpoczęciem wydarzenia poświęć zatem kilka minut briefingu hostess na oprowadzenie ich po całym obiekcie by wiedziały, gdzie kierować gości, kiedy ci zapytają je o drogę. Bo zapytają na pewno, daję Ci na to słowo.

  1.   (Dys)proporcje

Niekończąca się kolejka do recepcji lub punktu gastronomicznego? Za ciasne przejścia pomiędzy stołami bankietowymi? Chyba każdemu zdarzyło się być na takiej imprezie i zapewne nie ma o niej dobrego zdania. Odpowiednia wielkość sali, liczba obsługi czy punktów wydawczych to obowiązkowy element każdego udanego eventu i nie można iść tu na kompromisy.

Nasza wskazówka: Przy planowaniu atrakcji zawsze pytaj dostawców o przepustowość ich stanowiska i trzymaj się tego, co usłyszysz. Bądź asertywny i nie daj się nikomu namówić by zamiast 4 stanowisk były 2, jeżeli 4 to wyraźna rekomendacja Twojego partnera. To on wie, jakie możliwości mają jego sprzęt i ludzie oraz ilu uczestników będzie w stanie obsłużyć przy zachowaniu właściwych dla siebie standardów. To samo tyczy się np. cateringu. Nawet najlepsza atrakcja czy jedzenie, do którego nie można się dostać przez niebotyczną kolejkę, zamiast radości wywoła frustrację uczestników i wpłynie na negatywny odbiór imprezy, a to finalnie będzie postrzegane jako Twoja wina, bo to Ty jako organizator odpowiadasz za całokształt wydarzenia.

  1.   Lista „to do”

Multitasking, z którym się mierzymy to też multiodpowiedzialność, a ponieważ pamięć ludzka bywa zawodna, najlepiej notować wszystkie rzeczy, których musimy dopilnować przed realizacją wydarzenia. Nieważne czy wolisz klasyczny papierowy kalendarz czy bardziej nowoczesne aplikacje do zarządzania zadaniami – ważne, by było to rozwiązanie, z którym jest Ci wygodnie i które sprawia, że zawsze masz dostęp do swojej listy i możesz wykreślać, jak i dopisywać do niej kolejne pozycje. 

Nasza wskazówka: Nie musisz wszystkiego robić sam! Planując i projektując event podziel go na mniejsze zadania i w miarę możliwości przypisz je do kilku innych osób. Dzięki temu będziesz mógł pilnować wyznaczonych deadline’ów i „spinać” wszystko w całość, ale nie zatracisz się w tysiącu spraw, które należy załatwić. Więcej osób w projekcie, to też większe szanse na wyłapanie potencjalnego ryzyka.

 

  1.   Sprawdzaj, sprawdzaj …i jeszcze raz sprawdzaj

 Wydaje Ci się, że wszyscy wszystko wiedzą. Dziesięć razy mówiłeś, że meble eventowe mają być rozstawione do 14.30, florystka zaczyna pracę o 14.00, a barmani ubrani w granatowe koszule ze swoim stanowiskiem mają być gotowi na 18.00. Ale czy na pewno? Sprawdź jeszcze raz. A najlepiej napisz maila z podsumowaniem, a nawet podsumowanie podsumowania. 9 na 10 osób będzie o wszystkim pamiętać, ale prawie zawsze znajdzie się ta 1, której wydawało się, że umawialiście się inaczej. Nieporozumienia są tym bardziej prawdopodobne, im więcej osób pośredniczy w komunikacji, a w sytuacjach kryzysowych „Mówiła Pani, że…” nie działa. Liczy się to, co masz na piśmie i tylko to możesz egzekwować.

Nasza wskazówka: Zawsze proś o bezpośrednie kontakty do osób, które będą obsługiwać twoją imprezę i niezależnie od wcześniej wymienianej korespondencji staraj się jeszcze raz omówić z nimi ich udział w evencie. Lepiej wyjść na control freak’a, niż 2h przed piknikiem dowiedzieć się, że dostawca leżaków nie wjedzie na teren imprezy, bo nie zabrał ze sobą potrzebnych dokumentów.

  1.   Przezorny zawsze ubezpieczony

Eventowe pudełko, zestaw Mary Poppins, magiczny plecak lub event kit. Jakkolwiek by tego nie nazwać, chodzi o podręczny zestaw rzeczy, który może się przydać podczas Twojego eventu. Jeżeli to konferencja w hotelu, nie ruszaj się bez dodatkowych markerów, taśmy klejącej, nożyczek, czegoś na ból głowy dla gości na drugi dzień i mini zestawu do szycia. Jeżeli wybierasz się na offroad koniecznie zabierz ze sobą jeszcze wielofunkcyjny scyzoryk, apteczkę, plastry na otarcia, żel antybakteryjny, dodatkową paczkę chusteczek higienicznych i krem do rąk (dla żeńskiej części wyprawy). Niezależnie, gdzie jedziesz, zawsze miej przy sobie taśmę silver tape i trytytki, bo to one w 90% przypadków uratują Ci życie.

Nasza wskazówka: Najlepszym sposobem na wyłapanie potencjalnych problemów podczas zbliżającego się eventu, jest wyobrażenie sobie, że jest się jego uczestnikiem i przejście całej ścieżki imprezy z jego perspektywy. Kiedy mamy już gotowy scenariusz wydarzenia warto też zagrać z resztą swojego zespołu w „3 trudne pytania” – każdy myśli wtedy, co podczas realizacji imprezy może się nie udać i swoje wątpliwości wyraża w pytaniu „Co jeśli…” Jeżeli mamy odpowiedź na każde pytanie, jesteśmy gotowi do eventu. 

 

Na koniec pamiętaj, że cechą branży eventowej jest jej zmienność, a zatem prędzej czy później zmierzysz się z sytuacją, kiedy mimo zachowania wszystkich środków ostrożności coś pójdzie nie tak. Co wtedy zrobić? Najlepiej zatrzymaj się na chwilę, weź głęboki oddech i… po prostu zacznij działać. 

Jeżeli pracujesz w tej branży na pewno nie brak Ci kreatywności, a “fackupy” rozwiązujesz od ręki. Z tymi cechami, dasz sobie radę ze wszystkim.

 

Komentarze
Ładowanie...

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. AkceptujęDowiedz się więcej