Czy technologii i eventom jest razem po drodze?

187

Cofnijmy się na moment do 2015 i wyobraźmy sobie event, na którym do dyspozycji uczestników oddano gogle VR – szaleństwo, prawda? Dzisiaj nie jest już tak łatwo uzyskać oczekiwany efekt WOW. Na szczęście z odsieczą przychodzą nowe technologie, którym z branżą eventową coraz częściej jest razem po drodze! Tylko kto siedzi za sterem: jeszcze event managerowie czy już boty?

Planowanie trasy

Technologia może pomóc przy twoim evencie jeszcze na długo zanim uczestnicy zbiorą się w wyznaczonym miejscu, zgasną światła, a na scenie pojawi się prowadzący.

Cała podróż zaczyna się od e-zaproszeń, które nie tylko zyskają uznanie wszystkich zwolenników ekologicznego stylu życia, ale też na pewno dotrą na czas.

Dodatkowo, możemy w nich przemycić prośbę o RSVP,  zapytać o preferencje żywieniowe uczestników czy umieścić nagranie prelegenta, który “osobiście” zachęci do wzięcia udziału w wydarzeniu każdego zaproszonego gościa.

Następnym, naturalnym krokiem jest zaopiekowanie się tymi, którzy się zarejestrowali. Na rynku znajdziecie wiele aplikacji eventowych, tworzonych/ dopasowanych do konkretnych wydarzeń i będących kompletną bazą wiedzy dla uczestników. Agenda spotkania, możliwość networkingu, aktualności, sylwetki speakerów, spersonalizowana komunikacja, powiadomienia push czy FAQ – to tylko niektóre z pomysłów na to, co może się tam znaleźć. Jeżeli macie możliwości – apkę możecie oczywiście zbudować od podstaw, ale prostszym i tańszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie już istniejącej i dopasowanie jej do waszych aktualnych potrzeb oraz oczekiwań i identyfikacji wizualnej klienta.

Jazda bez trzymanki 

Czyli zupełnie znienacka i jak zwykle o kilka godzin za szybko nadszedł dzień eventu. Ludzie tłoczą się pod wejściem, kolejka rośnie, hostessy nerwowo przeglądają listy z nazwiskami a zdenerwowany klient pyta, czy można przyspieszyć proces rejestracji – brzmi znajomo? Już nie musi, bo dzięki mobilnej aplikacji do check-inu uczestników poprzez skanowanie QR kodów wysyłanych do nich po potwierdzeniu obecności, cały proces przebiega szybko i sprawnie. Można także pokusić się o holohostessę, która doda wydarzeniu nowoczesnego charakteru już na starcie. 

Warte sprawdzenia są też Beacony, które na swoim evencie możesz wykorzystać na milion sposobów. Te miniaturowe urządzenia pracujące w technologii Bluetooth pozwalają z dużą dokładnością lokalizować użytkowników aplikacji mobilnych i przekazać im odpowiedni komunikat – w zależności od pory i miejsca, w którym się znajdują. I tu rozpościera się morze możliwości. Mogą to być:

  • Informacje o mijanych stoiskach (w przypadku targów)
  • Linki ze stroną www, o której mówi właśnie prowadzący
  • Polecenia i wskazówki w kolejnych etapach eventowego scavenger hunt
  • Komunikaty o długości kolejek do poszczególnych atrakcji czy baru 
  • Zdjęcia i tweety zrobione przez innych uczestników tego wydarzenia
  • …Cokolwiek przyjdzie Ci do głowy: sky is the limit!

Na granicy możliwości 

Przełamywanie barier i przekraczanie granic to jedna z wielu misji każdego event managera i kolejna, w której możemy wykorzystać nowe technologie. 

Mogą znaleźć one praktyczne zastosowanie w niemal każdej sferze eventowej produkcji: 

  • Technologia AR (ang. augumented reality – rozszerzona rzeczywistość) i VR (ang. virtual reality – wirtualna rzeczywistość) pozwoli poszerzyć granice tego, co jest realne i jednym ruchem ręki przenieść w dowolne miejsce na świecie. Dzięki niej możliwe jest wszystko –  nawet przeprowadzenie kursu pierwszej pomocy w samym środku tropikalnej dżungli w trakcie trwania konferencji odbywającej się pod Krakowem – bo właściwie, dlaczego nie?
  • Live streaming (transmisja w czasie rzeczywistym)  pomoże przełamać bariery kilometrów i pozwoli wziąć udział w evencie w zasadzie nieograniczonej liczbie uczestników. Zadaniem organizatorów jest sprawienie, żeby ludzie c h c i e l i dołączyć; technologia sprawi, że będa mieli taką możliwośc. 
  • Technika oraz scenografia eventowa dają tak szeroką gamę możliwości, że jest to temat na osobny artykuł. Projekcje realizowane na ruchomych obiektach, mappingi 3D, ekrany diodowe w dowolnym kształcie i z najwyższej jakości obrazem, ekrany mgielne czy hologramy przeniosą wydarzenie na zupełnie inny poziom. Jaki? To zależy od pomysłu i środków, jakimi dysponujemy. 
  • Atrakcje towarzyszące, takie jak gratisomat, fotobudka 360, interaktywna podłoga, aplikacje sprawdzające wiedzę uczestników czy mobilny greenbox to kolejne opcje, które mają szansę zainteresować waszych klientów, a jako tańsze propozycje świetnie sprawdzą się  na wydarzeniach o mniejszej skali i budżecie.

Kierunek przyszłość – a co z człowiekiem?

Chociaż nowości technologiczne fascynują, inspirują i dostarczają tematów do rozmów to zawsze będą tylko elementami składowymi eventu, a bez doświadczonego event managera mogą stać się kosztownymi wpadkami;) Kluczem do efektywnego wykorzystania technologicznych rozwiązań jest ich personalizacja oraz dopasowanie do aktualnych potrzeb. Nasza złota rada: nie stosujmy technologii tylko dlatego, że jest na wyciągnięcie ręki.

Nic nie zastąpi kreatywnego pomysłu  i wydarzenia dopasowanego do oczekiwań klienta; tak jak nawet najlepsza symulacja oceanu nie zastąpi morskiej bryzy i dotyku gorącego piasku pod stopami. 

Nina Stolarczyk
Senior Event Manager
Cyrek Events

 

Komentarze
Ładowanie...

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. AkceptujęDowiedz się więcej