Czy technologii i eventom jest razem po drodze?
Cofnijmy się na moment do 2015 i wyobraźmy sobie event, na którym do dyspozycji uczestników oddano gogle VR - szaleństwo, prawda? Dzisiaj nie jest już tak łatwo uzyskać oczekiwany efekt WOW. Na szczęście z odsieczą przychodzą nowe technologie, którym z branżą eventową coraz częściej jest razem po drodze! Tylko kto siedzi za sterem: jeszcze event managerowie czy już boty?
Planowanie trasy
Technologia może pomóc przy twoim evencie jeszcze na długo zanim uczestnicy zbiorą się w wyznaczonym miejscu, zgasną światła, a na scenie pojawi się prowadzący.
Cała podróż zaczyna się od e-zaproszeń, które nie tylko zyskają uznanie wszystkich zwolenników ekologicznego stylu życia, ale też na pewno dotrą na czas.
Dodatkowo, możemy w nich przemycić prośbę o RSVP, zapytać o preferencje żywieniowe uczestników czy umieścić nagranie prelegenta, który “osobiście” zachęci do wzięcia udziału w wydarzeniu każdego zaproszonego gościa.
Następnym, naturalnym krokiem jest zaopiekowanie się tymi, którzy się zarejestrowali. Na rynku znajdziecie wiele aplikacji eventowych, tworzonych/ dopasowanych do konkretnych wydarzeń i będących kompletną bazą wiedzy dla uczestników. Agenda spotkania, możliwość networkingu, aktualności, sylwetki speakerów, spersonalizowana komunikacja, powiadomienia push czy FAQ – to tylko niektóre z pomysłów na to, co może się tam znaleźć. Jeżeli macie możliwości – apkę możecie oczywiście zbudować od podstaw, ale prostszym i tańszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie już istniejącej i dopasowanie jej do waszych aktualnych potrzeb oraz oczekiwań i identyfikacji wizualnej klienta.
Jazda bez trzymanki
Czyli zupełnie znienacka i jak zwykle o kilka godzin za szybko nadszedł dzień eventu. Ludzie tłoczą się pod wejściem, kolejka rośnie, hostessy nerwowo przeglądają listy z nazwiskami a zdenerwowany klient pyta, czy można przyspieszyć proces rejestracji – brzmi znajomo? Już nie musi, bo dzięki mobilnej aplikacji do check-inu uczestników poprzez skanowanie QR kodów wysyłanych do nich po potwierdzeniu obecności, cały proces przebiega szybko i sprawnie. Można także pokusić się o holohostessę, która doda wydarzeniu nowoczesnego charakteru już na starcie.
Warte sprawdzenia są też Beacony, które na swoim evencie możesz wykorzystać na milion sposobów. Te miniaturowe urządzenia pracujące w technologii Bluetooth pozwalają z dużą dokładnością lokalizować użytkowników aplikacji mobilnych i przekazać im odpowiedni komunikat – w zależności od pory i miejsca, w którym się znajdują. I tu rozpościera się morze możliwości. Mogą to być:
- Informacje o mijanych stoiskach (w przypadku targów)
- Linki ze stroną www, o której mówi właśnie prowadzący
- Polecenia i wskazówki w kolejnych etapach eventowego scavenger hunt
- Komunikaty o długości kolejek do poszczególnych atrakcji czy baru
- Zdjęcia i tweety zrobione przez innych uczestników tego wydarzenia
- …Cokolwiek przyjdzie Ci do głowy: sky is the limit!
Na granicy możliwości
Przełamywanie barier i przekraczanie granic to jedna z wielu misji każdego event managera i kolejna, w której możemy wykorzystać nowe technologie.
Mogą znaleźć one praktyczne zastosowanie w niemal każdej sferze eventowej produkcji:
- Technologia AR (ang. augumented reality – rozszerzona rzeczywistość) i VR (ang. virtual reality – wirtualna rzeczywistość) pozwoli poszerzyć granice tego, co jest realne i jednym ruchem ręki przenieść w dowolne miejsce na świecie. Dzięki niej możliwe jest wszystko – nawet przeprowadzenie kursu pierwszej pomocy w samym środku tropikalnej dżungli w trakcie trwania konferencji odbywającej się pod Krakowem – bo właściwie, dlaczego nie?
- Live streaming (transmisja w czasie rzeczywistym) pomoże przełamać bariery kilometrów i pozwoli wziąć udział w evencie w zasadzie nieograniczonej liczbie uczestników. Zadaniem organizatorów jest sprawienie, żeby ludzie c h c i e l i dołączyć; technologia sprawi, że będa mieli taką możliwośc.
- Technika oraz scenografia eventowa dają tak szeroką gamę możliwości, że jest to temat na osobny artykuł. Projekcje realizowane na ruchomych obiektach, mappingi 3D, ekrany diodowe w dowolnym kształcie i z najwyższej jakości obrazem, ekrany mgielne czy hologramy przeniosą wydarzenie na zupełnie inny poziom. Jaki? To zależy od pomysłu i środków, jakimi dysponujemy.
- Atrakcje towarzyszące, takie jak gratisomat, fotobudka 360, interaktywna podłoga, aplikacje sprawdzające wiedzę uczestników czy mobilny greenbox to kolejne opcje, które mają szansę zainteresować waszych klientów, a jako tańsze propozycje świetnie sprawdzą się na wydarzeniach o mniejszej skali i budżecie.
Kierunek przyszłość – a co z człowiekiem?
Chociaż nowości technologiczne fascynują, inspirują i dostarczają tematów do rozmów to zawsze będą tylko elementami składowymi eventu, a bez doświadczonego event managera mogą stać się kosztownymi wpadkami;) Kluczem do efektywnego wykorzystania technologicznych rozwiązań jest ich personalizacja oraz dopasowanie do aktualnych potrzeb. Nasza złota rada: nie stosujmy technologii tylko dlatego, że jest na wyciągnięcie ręki.
Nic nie zastąpi kreatywnego pomysłu i wydarzenia dopasowanego do oczekiwań klienta; tak jak nawet najlepsza symulacja oceanu nie zastąpi morskiej bryzy i dotyku gorącego piasku pod stopami.
Nina Stolarczyk
Senior Event Manager
Cyrek Events
Cyrek Events to agencja eventowa, która powstała by łączyć dwie rzeczywistości: offline i online, zamiłowanie do nowych technologii i miłość do eventów. Wiemy, że coraz trudniej zaskoczyć czymś uczestników, dlatego uważnie śledzimy, (a czasem wyprzedzamy!) bieżące trendy, aby zapewnić naszym klientom niepowtarzalne doznania i efekt WOW! cyrekevents.com