Ludzie są biologicznie nie dostosowani do budowania relacji online. 5 praktyk, które podniosą jakość Twojej współpracy w środowisku wirtualnym

Po pierwsze, w komunikacji online’owej nie mamy możliwości odczytania bardzo istotnego elementu komunikacji interpersonalnej jakim są mikroekspresje. Są to półsekundowe, spontaniczne komunikaty emocjonalne, które odkrywają nasze prawdziwe intencje. Przekazywane są one podświadomie między nadawcą i odbiorcą. Obecnie nawet najwyższej klasy technologia nie zapewnia takiej jakości przekazu by osoby rozmawiające podczas wideocallu mogły dostrzec mikroekspresje. Stąd często sami dopowiadamy sobie intencje naszego rozmówcy. Niejednokrotnie zakładając złe intencje.

Po drugie, budowanie zaufania w warunkach online jest znacząco trudniejsze. Dzieje się tak, ponieważ ważnym biologicznym elementem budowania zaufania jest wydzielanie się hormonu więzi, czyli oksytocyny. Gdy interakcja z człowiekiem jest satysfakcjonująca np. podczas uścisku dłoni, nawiązania kontaktu wzrokowego, dochodzi wtedy do wyrzutu oksytocyny do krwi. Dr Susan Pinker zbadała, iż interakcje online nawet te bardzo pozytywne (np. jak świętowanie sukcesu zespołu) nie powodują podobnie wysokich pików oksytocyny jak kontakt bezpośredni. Środowisko wirtualne jest pełne nieporozumień i pułapek komunikacyjnych, które nadwyrężają zaufanie..

Po trzecie, w świecie wirtualnym stajemy się mniej empatyczni i trudniej nam „wejść w buty” drugiej osoby. Dzieje się tak ponieważ neurony lustrzane reagują słabiej. Innymi słowy nasz poziom reakcji na interakcje na wideocallu jest porównywalny do reakcji na film w kinie.

Zatem co możemy zrobić by poprawić jakość współpracy online’owej?

Kluczem do tego wyzwania jest zadbanie o jakość komunikacji na kilku płaszczyznach. Oto kilka praktycznych wskazówek.

1.  Zadbaj o to by Twój komunikat był przejrzysty. Nazwij swoje intencje. Gdy masz obawę, iż druga strona mogła mylnie Ciebie zrozumieć poproś o sparafrazowanie Twojego komunikatu.
2.  W zespole ustal z jakich narzędzi korzystacie w komunikacji i jakie macie wzajemne oczekiwania odnośnie szybkości odpowiadania. Nie ma nic gorszego dla stabilności zaufania niż wysłanie maila i oczekiwanie na odpowiedź więcej niż by się oczekiwało. Zatem można ustalić, iż. Np. na maile odpowiadamy max 3h, na komunikatorze max 30 min, a telefony traktujemy jako potrzeba kontaktu priorytetowego.
3.  Zweryfikuj powody, dla których spotykasz się na videocallach. Menedżer spędza statystycznie 4,3h dziennie na spotkaniach online’owych co wywołuje uczucie zmęczenia i problemy z koncentracją. Stąd warto zastanowić się w jakim celu planujesz spotkanie oraz czy w inny sposób nie można przekazać informacji. Spotkania dłuższe niż 45 min gdzie uczestniczy więcej niż 5 osób są nieefektywne i sprawiają, iż uczestnicy wybierają multitasking. Zetem czemu mają służyć spotkania online? 1. Budowaniu relacji 2. Wymianie wiedzy 3. Wspólnemu kreowaniu.
4.  Współpraca wirtualna wymaga zastąpienia tradycyjnej mowy ciała cyfrową. Przykładowo, chcąc przekazać ufność rozmówcy w biurze nie krzyżujemy rąk i kiwamy głową w trakcie rozmowy. Te sygnały wirtualnie możemy zastąpić jedynie poprzez: precyzyjnie przygotowany, bezpośredni komunikat oraz zdanie na końcu wiadomości okazujące życzliwość np. „Napisz, jeżeli potrzebujesz mojego wsparcia”.
5.  Zbuduj wspólny kontekst. Pracując każdy z innego miejsca mamy tendencje do zamykania się we własnej perspektywie i zapominania o różnorodności swojego zespołu. We współpracy wirtualnej konflikty szybciej nabierają charakteru osobistego (innymi słowy: nie lubię GO) zamiast merytorycznego. Różnimy się między sobą nie tylko doświadczeniem, językiem, lecz motywatorami a także stylem myślenia. Póki nie poznamy w zespole wymiarów różnorodności, trudno będzie budować komunikaty odpowiadające potrzebom poszczególnych osób.

Trenerka, coach oraz konsultantka z 15 letnim doświadczeniem zawodowym. Jest certyfikowaną konsultantką z FRIS ® , REISS Motivation Profile ® oraz Value Match, którego jest partnerem strategicznym na Polskę. Pomaga w odkryciu swoich naturalnych predyspozycji i potrzeb, tak aby klienci świadomie projektowali swój sposób pracy indywidualnej i zespołowej oraz dbali o równowagę między życiem prywatnym i zawodowym. Jest współautorką książek „Pracuj zdalnie i skutecznie” oraz „Life Energy Management. Zarządzanie energią życiową”. Jako badaczka i konsultantka specjalizuje się w tematyce zarządzania i transformacji organizacji w środowisku wirtualnym oraz strategiami wspierania innowacji. Wspiera ludzi w rozwoju komunikacji wirtualnej oraz inspiruje do zmian na poziomie organizacyjnym. Wykładowca na studiach podyplomowych, Executive MBA w Akademii Leona Koźmińskiego w obszarach: zarządzania wirtualnymi zespołami, zarządzania sobą m.in. w oparciu o FRIS ® Style Myślenia i Działania, a także nowoczesnych metod kreowania innowacji. Należy do grona najlepszych wykładowców Koźmiński International School. Jako New Business Partner w Kirov&Partners. prowadzi szkolenia i sesje rozwojowe. Jest również partnerem w Fundacji Pasja do Rozwoju i Edukacji, gdzie prowadzi warsztaty dla rodziców i nauczycieli z obszaru wspierania różnorodności. Od 10 lat prowadzi projekty rozwojowe z obszaru zarządzania przy wykorzystaniu gier symulacyjnych.