Monitoring w pracy

176

Monitoring w zakładzie pracy to szczególny rodzaj nadzoru, jaki pracodawca sprawuje nad pracownikiem. Stanowi ingerencję w prawo pracownika do prywatności, dlatego nie może odbywać się bez wiedzy osób zatrudnionych. Kodeks pracy reguluje warunki, na jakich pracodawca może monitorować pracownika. W zależności od formy stosowanego przez pracodawcę monitoringu, mają zastosowanie odpowiednie regulacje. Muszą one być adekwatne i współmierne do celu, jaki pracodawca zamierza w ten sposób osiągnąć. Na szczęście odstępstwa od zasady ochrony prywatności i tajemnicy komunikowania się są bardzo ściśle przez ustawodawcę reglamentowane.

Monitoring – czym jest

Obejmuje wszystkie czynności nadzorcze pracodawcy, które mają na celu gromadzenie informacji na temat pracowników za pomocą urządzeń elektronicznych. Te czynności nadzorcze to oczywiście obserwacja, najczęściej za pomocą urządzeń wizyjnych (kamery), ale także monitoring poczty elektronicznej, aktywności w sieci, połączeń telefonicznych, przesyłanych wiadomości sms, geolokalizacji pracowników, a nawet podsłuch przekazów informacji.

Dane osobowe

Monitoring dotyczy przetwarzania danych osobowych, dlatego istnieją zasady, których pracodawcy muszą przestrzegać. Zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych w związku z monitoringiem zostały określone w art. 5 ust. 1 RODO.

Zasady te są następujące:

50 haslo 1
  • zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość – dla osoby, której te dane dotyczą;
  • ograniczenie celu ich przetwarzania do tego, co niezbędne, to jest tylko w celu, jaki ma zostać osiągnięty i zakaz dalszego przetwarzania tych danych;
  • minimalizacja danych – tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia celu ich przetwarzania;
  • prawidłowość przetwarzanych danych – przetwarzane mogą być tylko dane prawidłowe i aktualne, pozostałe należy niezwłocznie usunąć;
  • ograniczenie czasu przechowywania danych;
  • integralność i poufność oznaczają przetwarzanie tych danych w sposób bezpieczny, przy zapewnieniu wysokiego poziomu ich ochrony.

Monitoring wizyjny

Jak sama nazwa wskazuje monitoring może być tylko wizyjny, a nie audio-wizyjny, ponieważ wówczas oznaczałoby to, że pracodawca nie tylko obserwuje osoby zatrudnione w zakładzie pracy, ale jeszcze je dodatkowo podsłuchuje i to przez cały czas pracy, co jest – rzecz jasna – zabronione. Na nagraniu z kamery może być zatem tylko obraz, ale już nie dźwięk.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (art. 22² § 1), pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Warto zwrócić uwagę, że w definicji jest mowa tylko o „środkach technicznych umożliwiających rejestrację obrazu”, a nie obrazu i dźwięku; należy o tym pamiętać.

Pracodawca nie może sobie ot tak po prostu wprowadzić monitoringu, albowiem każdy monitoring stanowi ingerencję w prawo pracowników do prywatności. Prawo do prywatności jest dobrem osobistym i dotyczy każdego człowieka, także pracownika. Niektórzy pracodawcy zdają się o tym „zapominać”. Zapewne dlatego właśnie ustawodawca postanowił, że możliwości naruszenia tego prawa będą ściśle reglamentowane, a pracodawca, który chce takiej ingerencji dokonać, musi ją bardzo dobrze uzasadnić i lepiej, żeby potrafił to zrobić w sposób przekonujący dla pracowników. Jeśli nie zdoła przekonać pracowników, że narusza ich prywatność w celu innym niż tylko inwigilowanie ich w celu szykanowania pod pozorem nadzoru, „do którego przecież ma prawo jako pracodawca”, to pracownicy z powodzeniem mogą wnosić kolejne sprawy do Sądu z roszczeniami za naruszenie ich dóbr osobistych.

Przesłanki wprowadzenia tego szczególnego rodzaju nadzoru to:

  • niezbędna ochrona w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników

lub

  • mienia

lub

  • kontroli produkcji

lub

  • zachowania w tajemnicy informacji, które mogłyby narazić pracodawcę na szkodę.

Warto zauważyć, że w przepisie przesłanki te są oddzielone spójnikiem „lub”, co oznacza, że każda z nich może zaistnieć oddzielnie, ale też mogą zaistnieć wszystkie razem.

Ograniczenia

Monitoring wizyjny nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, a także pomieszczeń przeznaczonych dla związków zawodowych. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca udowodni, że zastosowanie monitoringu wizyjnego jest niezbędne w celu realizacji któregoś z wymienionych w ustawie celów i jeszcze dodatkowo nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. W takim przypadku jednak, pracodawca musi uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej, a obraz z monitoringu w tych pomieszczeniach musi być tak zniekształcony, aby nie można było rozpoznać, kto na tym nagraniu jest.

Pomieszczenia związkowe powinny być oczywiście chronione po to, aby zgłaszający się po pomoc zatrudnieni mogli bez obaw do pomieszczenia związkowego przyjść i w trakcie pełnienia dyżurów związkowych sprawę łamania praw pracowniczych zgłosić. Monitoringiem zatem nie może być objęta ta część sfery ruchu pieszego, która wiedzie lub przechodzi obok pomieszczenia związkowego, ani też ta część budynku na zewnątrz, która za pomocą monitoringu dawałaby możliwość monitorowania wnętrza pomieszczenia związkowego przez okno. Pomieszczenie związkowe nie może być również przeszklone ani w całości, ani w części, oczywiście z wyjątkiem okna.

Czas przechowywania

Nagrania obrazu z monitoringu wizyjnego mogą być przechowywane tylko 3 miesiące od dnia nagrania pod warunkiem, że zostały przetworzone wyłącznie do celów zgodnych z przepisami. Po upływie 3 miesięcy nagrania uzyskane z monitoringu ulegają zniszczeniu chyba, że w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa mogą one stanowić dowód w sprawie, wtedy mogą być przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia sprawy. Potem nagrania te również powinny zostać zniszczone.

Oczywiście rażącym naruszeniem prawa pracownika i jego dóbr osobistych będzie przetwarzanie nagrań obrazu z monitoringu w celu wytworzenia niby-dowodów na okoliczność rzekomej niesubordynacji pracownika albo co gorsza – jako dowód we wniesionej przeciwko niewygodnemu pracownikowi sprawie o oszustwo, którego nie było. Niedopuszczalne jest również przetwarzanie nagrań z monitoringu, na których został utrwalony samochód pracownika wraz z numerem rejestracyjnym, nie wspominając już o celowym fotografowaniu tego samochodu stojącego na parkingu dla pracowników, ponieważ własność pracownika również jest dobrem osobistym i podlega ochronie.

Obowiązek informacyjny pracodawcy

Informacja o celu, zakresie i sposobie (formie) monitoringu powinna zostać ustalona w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy, a jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do wprowadzenia regulaminu pracy albo nie jest objęty układem zbiorowym pracy to musi przekazać te informacje w obwieszczeniu pracodawcy w terminie nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Informacja zostaje podana do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a każdy nowy pracownik przez dopuszczeniem do pracy otrzymuje tę informację na piśmie.

Informacja nie może oczywiście polegać na przekopiowaniu „żywcem” przepisów dotyczących monitoringu zawartych w art. 22² i art. 22³ Kodeksu pracy.

Obowiązek informacyjny obejmuje również konieczność oznaczenia każdego pomieszczenia i terenu, które są monitorowane w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Monitoring poczty elektronicznej

Pracodawca może wprowadzić również monitoring poczty elektronicznej pracownika, ale tylko służbowej, co nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Te inne dobra osobiste to oczywiście prawo do prywatności. Jeżeli pracownik prowadzi korespondencję służbową w imieniu pracodawcy, to oczywiście stroną takiej korespondencji jest pracodawca, ponieważ pracownik go reprezentuje, działa w jego imieniu i na jego rzecz.

Przesłankami wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej są konieczność zapewnienia właściwej organizacji pracy i właściwego wykorzystania narzędzi, jakie pracownik otrzymał od pracodawcy. Innymi słowy chodzi o to, aby pracodawca mógł skontrolować, czy pracownik wykonuje pracę na rzecz tego pracodawcy, a nie np. w czasie godzin pracy dorabia sobie na rzecz innego pracodawcy, a także czy na pewno otrzymany sprzęt komputerowy wykorzystuje do celów służbowych, a nie prywatnych.

W tym przypadku obowiązki informacyjne pracodawcy są takie same, jak przy wprowadzeniu monitoringu wizyjnego.

Pozostałe formy monitoringu

Podobnie rzecz ma się z rozmowami telefonicznymi prowadzonymi przez pracownika z klientami pracodawcy, w jego imieniu i na jego rzecz. Pracodawca ma wtedy prawo monitorować takie rozmowy służbowe, ponieważ w razie jakichkolwiek nieporozumień, ma możliwość odtworzyć ich treść w celu sprawdzenia, jak naprawdę taka rozmowa wyglądała, a w przypadku zgłoszonych przez klienta roszczeń, ma na tę okoliczność stosowny materiał dowodowy. Oczywiście zarówno pracownik, jak i dzwoniący klient, muszą być poinformowani, że „rozmowy są nagrywane”.

Inne formy monitoringu to znajdujący się w telefonie służbowym GPS, dzięki któremu pracownik jest monitorowany w trakcie wykonywania czynności w terenie. Monitoring GPS zamontowany w samochodach służbowych ma służyć zapewnieniu właściwej organizacji pracy w celu pełnego wykorzystania czasu pracy, a nie np. w celu ochrony przez kradzieżą.

Naruszenia

Monitoring oczywiście nie może służyć szykanowaniu pracowników, kontrolowaniu ich w czasie ustawowej przerwy na spożycie posiłku (art. 134 kodeksu pracy), wytwarzaniu dowodów ich potwornej winy poprzez manipulowanie przetworzonymi danymi osobowymi uzyskanymi z monitoringu. Przetworzone dane uzyskane z monitoringu nie mogą być dalej wykorzystywane w celu monitorowania, w jaki sposób pracownicy spędzają czas wolny od pracy, kiedy jeszcze znajdują się na terenie zakładu pracy, co robią w czasie przerw i z jaką prędkością poruszają się po korytarzach, a także czy na pewno przestrzegają przepisów BHP w zakresie „poruszania się po specjalnie wyznaczonych strefach ruchu pieszego”.

Niedopuszczalne jest również kontrolowanie podłączonego do sieci laptopa służbowego w celu uzyskania dowodów na okoliczność spędzania przez pracownika czasu i wykorzystywania tego narzędzia zamiast na pracę, to na „zabawianie się”.

Pracodawca nie ma prawa kontrolować prywatnych rozmów telefonicznych, ani prywatnej korespondencji mailowej. W jednym ze stanów faktycznych, przedstawiciel pracodawcy w postaci dyrektora generalnego wrzeszcząc na pracowników zapowiedział im wprost, że „będzie kontrolował ich skrzynki mailowe służbowe i prywatne”. Trudno o większy brak wyobraźni; ciekawe, w jaki sposób zamierzał kontrolować prywatne skrzynki mailowe pracowników?

Komentarze
Ładowanie...