Czym jest zaangażowanie pracowników? Jak o nie zadbać w małej firmie? Czy znajdzie się na to czas?

Kontynuując, z opublikowanych badan wiemy, że organizacje, które dbają o wysoki poziom zaangażowania, odnotowują wyższe zyski, a wraz ze wzrostem zaangażowania pracowników spada prawdopodobieństwo ich odejścia z firmy, wydajność natomiast idzie w górę. Analizy Instytutu Gallupa potwierdziły, że obniża się absencja – i to nawet o 37%. Z kolei, badania K.Ayers potwierdzają, że koszt niezaangażowanego pracownika to 35% kosztów wynagrodzenia brutto.  To znaczące kwoty w budżecie każdej firmy. Mówiąc wprost: nie stać nas na niezaangażowanych pracowników. Z raportu polskiego Enpulse (którego moja firma używa na co dzień) „Zaangażowanie 2021” pracownicy Zaangażowani stanowili 41% respondentów (to o 1 p.p. mniej niż w 2020, na kilkutysięcznej próbie). Nie jest to wystarczające dla utrzymania wysokiej efektywności organizacji. Z tegoż raportu wiemy również, że udział pracowników ze statusem Niezaangażowani wyniósł 15% (wzrósł od 2020 o 2 p.p.).

Kto i dlaczego powinien dbać o zaangażowanie pracowników?

Do niedawna panowało przekonanie, że o zaangażowanie należy dbać, jeśli firma ma więcej niż 100 pracowników (!), a poziom zaangażowania weryfikowano w firmach zazwyczaj raz w roku. Całe szczęście to się zmieniło.  Gdy zarządzający zorientowali się, że badania, nie odzwierciedlają aktualnej sytuacji, a jedynie pokazują przeszłe odczucia i nastroje, wiele firm zaczęło regularnie ankietować pracowników (w tym również moja).

Zarządzam firmą zatrudniającą poniżej 40 osób i od zawsze starałam się dbać o zaangażowanie w swojej organizacji. Czy mam na to czas? Na początku nie miałam, ale potraktowałam to jako jeden z priorytetów. Stosuję kilka prostych zasad, którymi chętnie się podzielę, bo uważam, że to właśnie mniejsze firmy powinny szczególnie dbać o pracowników. Mamy mniejsze zaplecza finansowe i często rośniemy szybciej niż się spodziewamy. Ludzie, którzy z nami i dla nas pracują są najważniejsi w budowaniu naszych firm.

Badam zaangażowanie w interwałach miesięcznych. Wydaje się to trudne, ale z pomocą przychodzi narzędzie. Oszczędzam dzięki niemu sporo czasu, nie muszę projektować kwestionariusza badań, mogę opierać się na sprawdzonej metodologii. Co mi to daje? Pracownicy wiedzą, że ich opinie przynoszą realne skutki i poprawiają sytuację. Mają poczucie sprawstwa. Niby mała firma, a nie z każdym da się porozmawiać, nie każdego potrzeby da się określić. Dodatkowo, ludzie często mają blokady komunikacyjne i w rozmowie wstydzą się lub boją artykułować swoje potrzeby.

Jak zacząć?

Jeżeli nie macie czasu albo nie chcecie robić tego sami zdecydujcie się na zewnętrzną platformę. Jak często? Prawda jest taka, że częstotliwość należy dostosować do dynamiki organizacji Jednym wystarczy 12 pytań raz w roku, inni starają się badać ten obszar nawet raz w tygodniu. U mnie sprawdza się częstotliwość miesięczna. Atuty automatycznego narzędzia:

1. Badanie zaangażowania przeprowadzane na zewnętrznej platformie z wystandaryzowanymi pytaniami to pewność, że przeprowadzamy badanie zgodnie ze sztuką. Miesięczne lub np. kwartalne badanie pozwala wprowadzać działania odpowiadające bieżącym potrzebom i odczuciom pracowników co oszczędza czas i obniża koszty wprowadzanych zmian.

Badanie należy traktować jak zbieranie informacji zwrotnej od pracowników. Nie jest ona ani dobra, ani zła. Pozwala za to skupić się na tym co w danym momencie jest najważniejsze dla pracowników.

2. Responsywność – można ją utrzymać na poziomie 75% i więcej przez cały rok. Po pierwsze, pracownicy muszą wiedzieć, w jakim celu robimy badanie. Po drugie, muszą mieć pewność, że ankiety są anonimowe, a odpowiedzi nie spowodują negatywnych konsekwencji personalnych. Po trzecie, powinni mieć dostęp do wyników i wiedzieć jakie, na tej podstawie, będą przeprowadzane działania w firmie.
3. Analiza danych. Automatyczne platformy pozwalają śledzić wyniki w czasie rzeczywistym oraz porównywać je pomiędzy komórkami organizacyjnymi.  Warto też zwrócić uwagę na możliwości eksportu raportu do pptx, pdf czy xls. Nie muszę się znać na analizie danych z badań behawioralnych, aby zrozumieć wyniki i zajmuje to niewiele czasu.
4. Komunikacja z pracownikami. Chętnie dzielę się wynikami z pracownikami. Jednak czasem mamy tak gorące okresy, że zamiast spotkań umieszczam informacje na platformie w dziale Aktualności. Niby niewiele, ale wykorzystuję wszystkie zasoby maksymalnie. Pokazuję przy tym, że moja firma jest transparentna, a podejmowane działania nie są prowizoryczne.

Pamiętajmy, że aby naprawdę zadbać o zaangażowanie nie trzeba od razu tworzyć rozbudowanych planów działań. Wręcz przeciwnie, warto skupić się na kontakcie z pracownikami i weryfikować poszczególne inicjatywy na podstawie pozyskanych danych.

Pamiętajmy również, że badanie to pewien rodzaj zobowiązania wobec zespołu. Skoro chcę zebrać dane, w domyśle – mam zamiar z nimi pracować i ulepszać swoją organizację. Inaczej – ludzie w niej zatrudnieni, nie będą widzieli sensu w odpowiadaniu na pytania. To może wiele zmienić.

Związana z rynkiem pracy od 2000 roku i od 2004 z Transgranicznym Zatrudnieniem – delegowanie pracowników z Polski do innych krajów oraz legalizacja zatrudnienia cudzoziemców w Polsce. Interim Manager w obszarze Doradztwa, Rozwoju Biznesu w Polsce i w projektach międzynarodowych. Certyfikowany „Financial Adviser EFG® i EFC®” oraz Dyrektor ds Rozwoju MIędzynarodowego w European Federation of Financial Professionals in Poland. Członek zespołu ds. wpisania kwalifikacji na listę Ministerstwa Finansów w ramach Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji w obszarze doradztwa i planowania finansów osobistych przygotowywanych w ramach prac z Instytutem Badań Edukacyjnych i instytucji tj. EFFP Polska, UE w Poznaniu i UE w Katowicach.
Współpracuje z Firmami Doradczymi, Kancelariami, Izbami, Instytucjami Rynku Pracy, Stowarzyszeniami oraz Fundacjami na terenie Polski, UE i na Świecie m.in. w Stanach Zjednoczonych, Rosji, Nepalu. Ekspert Inicjatywy Mobilności Pracy, OKAP i Pracodawców RP w zakresie rynku pracy i Transgranicznego Zatrudnienia. Wykładowca Europejskiej Akademii Planowania Finansowego, PKF Consult, Polskim Towarzystwie Ekonomicznym i Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu oraz polskich izb pracodawców. Prowadzi warsztaty i szkolenia w zakresie prawa pracy, transgranicznego zatrudnienia i mobilno-ści pracy dla Firm i Instytucji Pozarządowych.
Zaangażowana w projekty społeczne, w aktywizację zawodową osób niepełnosprawnych i zarzadzaniem kosztami PFRON z Międzynarodową Fundacja REAXUM. Jest Ambasadorem Przedsiębiorczości Kobiet i Mentorem w programach Fundacji Przedsiębiorczości Kobiet oraz VITAL Voices Chapter Poland. Współpracuje przy projekcie badawczym zmotywowani.pl badając zaangażowanie pracowników z Polski i cudzoziemców.

Marta Zięba-Szklarska jest członkinią Sieci Przedsiębiorczych Kobiet, w ramach której kobiety zyskują przestrzeń do rozwoju i promocji swoich biznesów, a także mentorką w Klubie Mentorek Sieci Przedsiębiorczych Kobiet, który jest realizowany w ramach programu Biznes w Kobiecych Rękach finansowanego przez Citi Foundation i Fundację Citi Handlowy.