Doświadczenie firmy w czasie COVID-19. Alicja Zarzycka, Employer Branding Country Manager, Volvo Polska [WYWIAD]

199

Mówi się, że kryzysy sprzyjają kreatywności. W Volvo sytuacja ta sprzyja otwartości. Tej rozumianej jako wyraz troski o wspólne dobro. O tym, jak w piękny, efektywny i bezpieczny sposób można przechodzić w biznesie przez czas pandemii opowiada Alicja Zarzycka, Employer Branding Country Manager w Volvo Polska.

Z wywiadu dowiesz się:

– w jaki sposób można przeprowadzić efektywną rekrutację w czasach pandemii
– jakimi wartościami kieruje się Volvo podczas zarządzania w kryzysie
– jakie nowe inicjatywy wspierające samopoczucie i zdrowie pracowników powstały w trakcie pandemii
– na czym obecnie skupia się komunikacja employer brandingowa Volvo

 

Patryk Adamczyk: Alicjo, dziękuję, że w tym gorącym, przedświątecznym czasie znalazłaś chwilę na naszą rozmowę. Zacznę od ogółu – powiedz proszę, jaki wpływ na codzienną pracę w Volvo ma pandemia?

Alicja Zarzycka: Jesteśmy firmą z branży motoryzacyjnej, którą kryzys ekonomiczny nie potraktował łaskawie. Sercem naszej wrocławskiej lokalizacji jest produkcja autobusów. Kiedy z początkiem pandemii to serce przestało bić – na szczęście wstrzymaliśmy produkcję tylko na krótką chwilę – myślę, że większość z nas była przerażona. Kluczową obawą, która towarzyszyła nam na pierwszym etapie, była ta o stabilność biznesu. Tylko część naszych obszarów biznesowych mogła pozwolić sobie na zmianę trybu pracy na tryb zdalny. Autobusów nie da się przecież wyprodukować z domu.

Kiedy na przełomie marca i kwietnia opustoszały nasze biura, a pracownicy administracyjno-biurowi z pozostałych obszarów biznesowych (Volvo Buses, IT, HR Shared Services, Financial Control & Accounting i pozostałe) w ogromnej większości zaczęli pracować z domów, traktowaliśmy to jako rozwiązanie tymczasowe. Myślę, że nie było u nas osoby, która sądziła, że w grudniu nadal będziemy pracować z domu, a statystyki zachorowań i zgonów w wyniku COVID-19 będą bić kolejne rekordy.

Duże znaczenie miało wówczas – ma zresztą i teraz – powszechne wykorzystanie przez pracowników aplikacji w chmurze, na których opiera się cała nasza współpraca (np. cały pakiet Office 365). Te zespoły, które z tych aplikacji do czasu ogłoszenia pandemii nie korzystały, szybko nabyły tych nowych dla nich kompetencji.
Przejście w tryb „zdalny” oznaczało jednak nie tylko zmianę miejsca wykonywania pracy czy powszechne użycie aplikacji w chmurze. Jak określiła to Alicja Olszewska, Dyrektor HR w Volvo Group IT:
Postawiliśmy na poszukiwanie nowych możliwości. Powołujemy różnorodne, wielofunkcyjne zespoły, które eksperymentują i przygotowują innowacyjne rozwiązania np. w obszarze zarządzania doświadczeniami pracownika. Jeśli zaproponowane zmiany przynoszą wartość, od razu je wdrażamy”.

Na koniec chciałabym wspomnieć o kluczowym aspekcie, bez którego to wszystko nie miałoby szansy powodzenia, a mianowicie o zaufaniu. Pozwolę sobie zacytować tu Monikę Żmigrodzką, Deliver Manager w Volvo Group IT: „I jest jeszcze jedna piękna korzyść: jedną z wartości naszej firmy jest zaufanie i teraz to jest wartość absolutnie żywa, która musiała stać się standardem, abyśmy mogli pracować komfortowo.”

Od dekad słyniecie z tego, że wartości Volvo, są nierozłącznym elementem i drogowskazem w każdej decyzji i sytuacji biznesowej – to piękne. A jakie były największe wyzwania w obszarze wsparcia pracowników w tym czasie?

Skutki ostatnich miesięcy, zatrzymanie gospodarki, obostrzenia dotyczące kontaktów międzyludzkich to wielki kryzys, z którym zetknęliśmy się wszyscy. Nie ulega wątpliwości, że chyba większość z nas globalnie ma do czynienia z tak dużą zmianą i na takie okoliczności nie była przygotowana.
Dla nas najistotniejszym zadaniem do wykonania, bo nie traktuje tego jako wyzwania, było niewątpliwie zapewnienie bezpieczeństwa naszych pracowników, bez konieczności wprowadzania przestojów w pracy. Zdrowie i Bezpieczeństwo to podstawa naszego działania i jest mocno wpisane w nasze EVP. Wszelkie inicjatywy, zmiany, zarządzenia wprowadzane były właśnie w trosce o nasze zdrowie i bezpieczeństwo.

Co jest także istotne, pod tym hasłem rozumiemy nie tylko zdrowie fizyczne i to, że nie skupiliśmy się tylko na akcjach mających na celu ograniczenie rozpowszechniania się wirusa.

Wydarzenia, na które nikt nie miał wpływu, zachwiały także psychiką nas wszystkich. Jak sobie z tym poradziliśmy jako organizacja? W biznesie obserwowaliśmy jeszcze większą uważność na pracownika, zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego, ale też zadbanie o dobrostan psychiczny. Tak naprawdę robiliśmy to od lat, ale kluczowe stało się przypomnienie i wzmocnienie komunikacji w tym obszarze.

Dbałość o zdrowie (w tym także to psychiczne) i bezpieczeństwo naszych pracowników jako kluczowego zasobu organizacji powoduje, że zyskujemy nie tylko jako przedsiębiorstwo, ale zyskuje również całe nasze otoczenie biznesowe – nasi klienci i partnerzy biznesowi – a ryzyko poniesienia konsekwencji przestojów spowodowanych przez obowiązkową kwarantannę w przypadku zachorowania na COVID-19 znacząco spada.

To wymaga dużej uważności pracodawcy, ale też sporego zaangażowania i zmiany podejścia – jakie rozwiązania i inicjatywy zostały wprowadzone w firmie w odpowiedzi na pandemię?

Ponieważ było ich całkiem sporo, wymienię kilka z nich. Zarząd Volvo Polska na spotkaniu 16 marca podjął decyzję o powołaniu Polskiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego (funkcjonującego do dziś), w skład którego wchodzą szefowie obszarów biznesowych w ramach Volvo Polska Joint Company, Volvo Maszyny Budowlane Polska, Volvo Construction Equipment Poland oraz VFS Usługi Finansowe. Jednocześnie podjęto decyzję o strukturze codziennych spotkań, aby śledzić bieżącą, zmieniającą się sytuację z COVID-19, jak również wpływ, jaki ma ona na naszą działalność biznesową.

Każdy obszar biznesowy jest proszony o przedstawianie statusu prac Zespołu ds. ciągłości działalności, który działa obecnie we wszystkich obszarach biznesowych. To pozwala nam na zabezpieczenie jednego wspólnego podejścia, monitorowanie i przestrzeganie polityki Grupy Volvo oraz zapewnienie dostosowania do lokalnych, polskich przepisów.

W związku z COVID-19 została utworzona strona, na której na bieżąco aktualizowane są informacje dla pracowników Volvo w Polsce. Znajdują się na niej między innymi wytyczne dla pracowników (dotyczące na przykład postępowania w przypadku wystąpienia objawów, zasad obowiązujących na terenie firmy, spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, ogólnego podejścia do bezpieczeństwa), najnowsze komunikaty, ważne linki i dokumenty.

Ponadto wydaliśmy zarządzenie, iż na czas pandemii będą obowiązywały zmienione rozkłady czasu pracy dla pracowników na stanowiskach produkcyjnych zatrudnionych w Volvo Polska Centrum Przemysłowe, Autobusy. Czas pracy został skrócony z 8h do 7h 45 min., co ma na celu umożliwienie pracownikom skorzystanie z szatni oraz opuszczenie zakładu pracy przed przybyciem na teren firmy pracowników kolejnej zmiany (przy czym obniżenie czasu pracy nie powoduje obniżenia wynagrodzenia).

Dla pracowników biurowych, którzy z różnych przyczyn nie mogą pracować z domu, udostępnione zostały określone piętra w budynkach na kampusie.

W obszarze zdrowia psychicznego zadziało się całkiem sporo. Volvo od lat oferuje darmowe i anonimowe wsparcie psychoterapeutyczne we współpracy z Dolnośląskim Centrum Psychodynamicznym. W czasie pandemii zdecydowaliśmy się uruchomić dodatkowe telefoniczne pogotowie psychologiczne 5 razy w tygodniu. Ideą pogotowia jest jego szybka i łatwa dostępność w sytuacjach kryzysu emocjonalnego lub psychicznego.

Ponadto, w ramach inicjatywy #ActiveCare zorganizowaliśmy serię webinarów i spotkań dla pracowników i menadżerów. Przy wsparciu Mental Health Center by Diversity Hub omawialiśmy takie temat jak odporność psychiczna i elastyczne reagowanie na trudne wydarzenia, oznaki kryzysu pracownika, jak wspierać bez przekraczania granic. Zadbaliśmy o to, aby nasi pracownicy zrozumieli podstawowe przyczyny odczuwania stresu i pokazaliśmy skuteczne umiejętności radzenia sobie z nimi. W tych spotkaniach w Polsce w sumie wzięło udział ponad 2200 uczestników.

Na koniec powstał przewodnik po zdrowiu emocjonalnym. Znajdziemy w nim informacje o tym jakie wskazania są do wizyty u psychoterapeuty, gdzie szukać pomocy, jak przebiega taka wizyta i o co będziesz pytany, itp. Wszystko po to, aby przybliżyć nam wszystkim ten temat i uświadomić, że czasem warto zasięgnąć pomocy specjalisty. My jako pracodawca natomiast zadbaliśmy o to, aby było to dla naszych pracowników komfortowe.

Mówi się, że kryzysy sprzyjają kreatywności. W Volvo sytuacja ta sprzyja otwartości. Otwartości rozumianej jako wyraz troski o nasze wspólne dobro. Tak powstała m.in. inicjatywa pracownicza Experts@Volvo: idea edukacyjnych warsztatów i spotkań online, które pomagają pracować, żyć lepiej i odnaleźć się w nowej rzeczywistości, dają przestrzeń na inspirację i pozwalają pozostać w kontakcie z osobami w firmie. Ekspertami są nasi pracownicy, którzy w tym trudnym czasie postanowili podzielić się swoją wiedzą i doświadczeniami.

W obszarze Rozwoju wdrożyliśmy także Wewnętrzny Program Coachingowy, dostępny dla wszystkich pracowników, niezależnie od stanowiska czy stażu pracy. Coaching oferujemy wszystkim tym pracownikom, którzy mając wysoką motywację wewnętrzną aktywnie poszukują możliwości rozwoju zawodowego i osobistego, a przy tym są otwarci na niestandardowe metody i narzędzia. Obecnie do roli Coacha w programie zgłosiło się 10 pracowników (akredytowani Coachowie ICF oraz osoby w trakcie procesów akredytacji i/lub osoby, które ukończyły szkoły coachingu), które zupełnie za darmo i często po godzinach pracy oferują swoją pomoc i doświadczenie. Obecnie 23 pracowników bierze udział w programie. Jest to jedna z piękniejszych inicjatyw, które miałam okazje współtworzyć.
To niezwykle budujące widzieć, jak bardzo pracownicy Volvo chcą zrobić coś dobrego dla swoich koleżanek i kolegów, zadbać o zespół – i po prostu tworzyć dobrą atmosferę.

Ta lista jest imponująca, serdecznie gratuluję. Na jakie emocje na podstawie Twojego doświadczenia powinien zwrócić uwagę pracodawca w komunikacji z pracownikami i kandydatami? Volvo jest w końcu mistrzem pokazywania emocji w komunikacji.

To, co było dla nas istotne, to w tym dziwnym i trudnym dla nas wszystkich czasie, odnieść się do kluczowych dla nas wartości jako pracodawcy. A są to: zdrowie i bezpieczeństwo, rozwój i kariera, work-life balance, różnorodność i włączanie oraz środowisko pracy oparte na szacunku i zaufaniu. Te pięć filarów, w badaniach przeprowadzonych przed pandemią, wskazali właśnie nasi pracownicy jako kluczowe dla nich. To one odpowiadają na pytanie: dlaczego tak fajnie się u nas pracuje?

Te wartości w czasie pandemii okazały się prawdziwe. Na ich kanwie zorganizowane zostały przeróżne inicjatywy pracownicze. To właśnie je staraliśmy się podkreślać zarówno w komunikacji wewnętrznej jak i zewnętrznej. Transparentnie pokazujemy cały czas przykłady na to, co dzieje się wokół nas i ile dobra z tego wynika.

A co, jeśli chodzi o rekrutacje? Jak w czasie pandemii zmieniło się Wasze podejście? Czy tu również pojawiły się jakieś nowe narzędzia, nowe procesy?

Jak u większości pracodawców, także i u nas w marcu rekrutacje zostały albo praktycznie wstrzymane, albo zredukowane (w zależności od obszaru biznesowego). Oczywiście rozpoczęte procesy rekrutacyjne toczyły się swoim torem. Szczególnie w początkowym okresie niepewności staraliśmy się gasić niepokoje i na bieżąco kontaktować z kandydatami informując o statusie ich aplikacji, ale także o sytuacji w firmie.

Wraz z pojawieniem się pandemii naturalnym stało się dla nas przejście w tryb zdalny także w tym obszarze naszej działalności. A dzięki temu, że na bieżąco korzystamy z wewnętrznych narzędzi wspierających zarządzanie rekrutacjami, to przejście było dla nas niezwykle proste. CV, dane kontaktowe, testy kompetencyjne, statusy, wszystko mamy w jednym miejscu. Także tu zadaniem do wykonania stało się dla nas jedynie przeniesienie poszczególnych etapów rekrutacji do sieci. Dla przykładu: ostatni etap, czyli rozmowa z menadżerem i zespołem odbywał się zazwyczaj na kampusie.

Ciekawym wyzwaniem stało się jednak zatrudnienie 17 stażystów do naszego corocznego programu stażowego w Volvo Group IT rozpoczynającego się w styczniu 2021. Do tej pory najskuteczniejszym źródłem pozyskiwania tej grupy docelowej były targi pracy czy wydarzenia karierowe organizowane na wrocławskich uczelniach wyższych. W tym roku z wiadomych względów one się nie odbyły (lub nie w takim formacie, jakbyśmy oczekiwali), więc postanowiliśmy przetestować całkiem nowe dla nas rozwiązanie, a mianowicie własny event online. I tak powstał DRIVEIT WITH VOLVO 2020. Jeden dzień pełen wykładów, prelekcji i dyskusji prowadzonych przez naszych pracowników Volvo Group IT. O ile celem nadrzędnym było oczywiście zrekrutowanie stażystów na określone stanowiska do programu stażowego, to jednak to, co sprawiło, że tak mocno się zaangażowaliśmy w tę inicjatywę, to był ten cel edukacyjny i chęć podzielenia się wiedzą. Wyszliśmy naprzeciw potrzebom studentów, dla których pandemia także nie była łatwa, ich głód wiedzy był dla nas motorem do działania.

Podsumowując: 150 osób wzięło udział w wydarzeniu, przeprowadziliśmy 7 wykładów i 24 speed recruitments, 8 kandydatów przeszło już w tym dniu do kolejnego etapu a z tej grupy 2 osoby niemal natychmiast zostały zatrudnione. 4,53/5 to poziom zadowolenia z wydarzenia.

20 osób było w sumie zaangażowanych w stworzenie eventu. Wspominam o tym, ponieważ dużo się teraz mówi o budowaniu czy wzmacnianiu zaangażowania w trakcie pandemii. Na podstawie doświadczeń z tego eventu muszę powiedzieć, że było to naturalne dla całego zespołu. Widziałam niesamowity entuzjazm, który nam towarzyszył cały czas w trakcie przygotowań. Wszyscy wiemy, że ludzie tworzą klimat firmy, a ja mam to szczęście pracować z niezwykłymi koleżankami i kolegami. To dzięki nim i takim historiom moja praca ma znaczenie i sprawia mi ogromną frajdę.

Także w procesie onboardingu pojawiło się sporo zmian. Mając na uwadze zdrowie i bezpieczeństwo nowozatrudnionych pracowników, przy użyciu wewnętrznych narzędzi jak i pełnym zaangażowaniu kluczowych zespołów, na czas trwania pandemii ułożyliśmy proces zatrudnienia i wdrożenia nowego pracownika tak, aby ograniczyć fizyczny kontakt do niezbędnego minimum (dostarczenie podpisanych dokumentów czy odbiór sprzętu komputerowego).

Wszystkie niezbędne i wymagane szkolenia (np. BHP, ochrona ppoż., ISO) od marca odbywają się online (zarówno dla pracowników administracyjno-biurowych jak i produkcyjnych). Zrezygnowaliśmy z wszelkich dodatkowych szkoleń np. mających na celu zapoznanie z historią czy specyfiką firmy, ponieważ nie chcieliśmy zbytnio obciążać pracowników, dla których początek i tak był stresujący. Docierają do nas sygnały, że jest to jednak dość istotny aspekt i stąd pojawił się pomysł na wdrożenie specjalnej platformy onboardingowej, na której m.in. te elementy jak i wiele innych (benefity, nasze EVP, powitanie przez zarząd) będą zabezpieczone.

To, czego jednak nie jesteśmy w stanie w pełni transferować przez ekran komputera – zresztą nie my jedyni – to nasza kultura firmy, atmosfera, rozmowy w kuchniach, stołówki firmowe tętniące życiem. Szczerze wierzę w to, że w niedalekiej przyszłości nowi pracownicy będą mogli tego znowu w pełni doświadczyć.

Na koniec dopytam o to, co teraz. Na czym obecnie skupia się komunikacja Employer Brandingowa Volvo i jaki jest jej cel?

Obecnie skupiamy się na komunikacji wewnętrznej, takiej do naszych aktualnych pracowników. Transparentnej i odpowiadającej na indywidualne potrzeby nas wszystkich. Nie jest to łatwe, ponieważ jesteśmy liczną grupą i każdy z nas ma inne potrzeby, ale jest to konieczne i do tego dążymy. Zwłaszcza teraz nie wyobrażam sobie innego podejścia, jak przekierowanie uważności na pracownika i jego priorytety.

Alicjo, raz jeszcze bardzo dziękuję i niezmiennie pozostaję pod olbrzymim wrażeniem Waszego biznesu. Gratuluję i mocno trzymam kciuki. Wszystkiego dobrego.


Volvo Group to czołowy producent ciężarówek, autobusów, maszyn budowlanych oraz morskich i przemysłowych układów napędowych. Zatrudnia około 100 000 osób, posiada zakłady produkcyjne w 18 krajach i sprzedaje swoje produkty na ponad 190 rynkach. W portfolio marki znajdują się: Volvo, Volvo Penta, UD, Terex Trucks, Renault Trucks, Prevost, Nova Bus i Mack. Jako partnerzy współpracują i realizują przedsięwzięcia typu joint venture z markami SDLG, Eicher i Dongfeng.

W Polsce natomiast Volvo Group zatrudnia ponad 3,5 tysiąca pracowników i jest istotnym pracodawcą na rynku. Potwierdzają to liczne wyróżnienia m.in. zdobywany od 10 lat z rzędu certyfikat najlepszego pracodawcy TOP EMPLOYERS POLSKA.

Alicja Zarzycka – Employer Branding Country Manager w Volvo Polska. Employer Branding, talent management, kampanie rekrutacyjno-wizerunkowe, komunikacja wewnętrzna, eventy, ale przede wszystkim współpraca z ludźmi to jej żywioł. W swojej roli słucha, obserwuje i adaptuje. Głęboko w sercu leży jej dbałość o budowanie zaufania w firmie, partycypację pracowników w decyzjach dotyczących ich pracy i rozwoju, o uważne wsłuchiwanie się w głosy i pasje ludzi. W czasach globalnej pandemii spędza czas myśląc o tym, jak się czują pracownicy Volvo i o czym myślą. Prywatnie – praktykuje uważność i wprowadza ją do swojego życia osobistego i zawodowego.

Patryk Adamczyk jest współwłaścicielem i partnerem zarządzającym Be About | Hybrid Agency, pierwszej w Polsce agencji hybrydowej działającej w obszarze employer brandingu, komunikacji, PR i marketingu marki pracodawcy.

Komentarze
Ładowanie...

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. AkceptujęDowiedz się więcej