Event w czasie kwarantanny – jakie marketingowe techniki zastosować by zgromadzić uczestników przed komputerami?

986

W typowych warunkach na wydarzenie, które branżowo nazywamy eventem, składa się kilka czynników. Najważniejsze z nich to: organizator, czyli podmiot który za sprawą spotkania chce osiągnąć jakiś cel (społeczny lub marketingowy), grupa uczestników dla których dane wydarzenie jest organizowane, koncept kreatywny, którego celem jest zrobienie jak największego wrażenia na uczestnikach oraz zestaw narzędzi wykorzystywanych do zrealizowania postawionych wcześniej celów biznesowych. Równie ważne są elementy takie jak lokalizacja czy catering. Mowa tu jednak o normalnej sytuacji, gdzie pracę wykonuje się z biur, ludzie spotykają się na mieście, a środki komunikacji publicznej są wypełnione po brzegi podróżnymi.

No właśnie… A co możemy zrobić podczas pandemii, gdy wszyscy podlegamy czasowej izolacji i nie możemy, albo nie chcemy się fizycznie spotykać?

Cyfrowy nomadyzm – pracuj skąd chcesz, spotykaj się jak chcesz

Żyjemy w czasach cyfrowego nomadyzmu. Dzięki rozwojowi szybkiego internetu i różnego rodzaju platform do pracy zdalnej możemy wykonywać nasze obowiązki skądkolwiek tylko chcemy. Dla pracodawcy ważne jest by praca została wykonana, a pracownik był zadowolony i przede wszystkim – bezpieczny. Coraz więcej osób doświadcza tego rodzaju pracy i nie są to już tylko informatycy. Dzięki rozwojowi technologii przedstawiciele wielu różnych branż zyskują taką możliwość.

Obecna sytuacja w kraju i skala epidemii jest czymś zupełnie nowym, wyzwaniem na które nie byliśmy gotowi i wyzwaniem, które weryfikuje naszą umiejętność do szybkiego dostosowywania się do nieprzewidzianych sytuacji. Tylko czas pokaże jakie unikatowe i nowe rozwiązania zostaną opracowane w tym niespokojnym okresie.

Na szczęście jesteśmy przyzwyczajeni do oglądania treści wideo w sieci i nie mam tu na myśli filmików z kotkami z You Tube. Na myśli mam liczne szkolenia dostępne w formie online, które często traktujemy jako immanentny element naszego rozwoju zawodowego. Kursy w takiej formie dają realne certyfikaty potwierdzające nasze nowo nabyte umiejętności i zdobytą wiedzę. Operatorzy platform ze szkoleniami twierdzą, że posiadanie cyfrowego certyfikatu poświadczającego dane kompetencje przekłada się na ponad sześciokrotnie większy ruch na naszym profilu LinkedIn. W chwili obecnej większość kursów online udostępnionych jest za darmo. Jest to doskonała okazja żeby zapoznać się z różnego rodzaju platformami, dostępnymi na nich narzędziami i znalezieniem możliwości do wykorzystania ich w prowadzonej przez nas działalności.

Poza doskonaleniem naszych umiejętności zawodowych mamy również możliwość organizowania spotkań. Niegdyś nowoczesne czaty ewoluowały w platformy do prowadzenia wideokonferencji, które są jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w pracy marketingowej. Ile razy każdy z nas prowadził długą rozmowę telefoniczną, podczas której próbował dojść z rozmówcą do consensusu, a w rzeczywistości tylko nakręcaliśmy negatywne emocje i brak wzajemnego zrozumienia? Za pomocą wideoporad/konferencji mamy możliwość fizycznego, wręcz namacalnego, wskazania danego problemu skupiając się na tym co ważne, a nie na tym czyja racja jest „najmojsza”. Możemy prezentować plany, schematy, założenia, możemy dzielić się ekranem i udostępniać go wszystkim obecnym na konferencji, możemy ich rzeczywiście angażować dzięki czemu ich rola zmienia się ze zwykłego odbiorcy, do współtwórcy.

Co ciekawe, duże koncerny przed wprowadzeniem nowych pracowników do pracy szkolą ich w przestrzeni wirtualnej nie od dziś. Za pomocą gogli VR pracownicy przechodzą przez cały zestaw procesów związanych z ich stanowiskami pracy, jak i cały zestaw możliwych awarii wraz z instrukcjami, jak sobie w danej sytuacji poradzić. Może nie jest to wgrywanie baz danych do mózgu, jak to miało miejsce w Matrixie, ale kierunek zaczyna się z grubsza zgadzać. Volkswagen Group przeszkoliło w wirtualnej rzeczywistości 10 tysięcy robotników z zakresu obowiązków pracy w fabryce, zanim ci mieli możliwość realnego wejścia na jej teren. BP przeprowadza wirtualne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i ewakuacji z platform wiertniczych, ExxonMobil prowadzi wirtualne zajęcia dla operatorów stacji benzynowych, a KFC uczy przyszłych pracowników jak najlepiej i najszybciej przyrządzić smacznego kurczaka za pomocą gry VR.

Dzięki rozwojowi technologii mamy możliwość pracy z dowolnego miejsca na ziemi oraz organizowania spotkań w jednym miejscu, mimo że uczestnicy takiego spotkania pochodzą z różnych kontynentów. Tylko od nas zależy jak szybko dostosujemy te możliwości do naszych obowiązków.

Technikalia – od niezbędnego minimum, do eventu premium

Posiadając laptop z kamerą i mikrofonem, podobnie wyposażony smartfon wraz z podłączeniem do internetu, dysponujemy tak naprawdę narzędziami do zorganizowania mikroeventu w świecie digital dla mniejszego lub większego grona uczestników. Dzięki nim jesteśmy w stanie zrobić jednostronny stream lub wideokonferencję. Wieloosobowa konferencja, gdzie każdy streamuje swój obraz przeznaczona jest jednak dla mniejszych grup uczestników. Daje poczucie większej intymności i jest o wiele bardziej skuteczna. Dlaczego? Dlatego, że jeżeli w konferencji bierze udział pięciu uczestników to jesteśmy w stanie obserwować ich reakcje na prezentowane przez nas treści i zależnie od nich zmieniać styl przekazywania wiadomości, bądź wciągać uczestników w dyskusję powodując, że przestaną być tylko odbiorcami treści.

Powstało wiele ciekawych narzędzi programowych takich jak Zoom Cloud Meetings, którego twórcy na czas pandemii postanowili odblokować funkcje wycinania postaci z tła, tak aby każdy mógł streamować wideo z domu bez pokazywania tego co się w nim znajduje, za to z możliwością pokazania wcześniej wybranego i wgranego przez nas tła.

Istnieją również możliwości przygotowania naprawdę profesjonalnych streamingów, jednak wymagają one wyboru lokalizacji (jak przy klasycznych eventach), stworzenia dedykowanej scenografii oraz wynajęcia firmy, której zadaniem będzie realizacja wideo z reżyserią i streamingiem online. W tym wypadku wszystko wygląda pięknie i profesjonalnie, jakość streamu powala, a scenografia nadaje teatralności naszemu wydarzeniu. Jednakże w dalszym ciągu pozostaje to „płaski”, jednostronny przekaz do wirtualnego widza. Dobry event to taki, który transformuje cele biznesowe klienta w realne przeżycia konsumenckie nadając im pewien wymiar emocjonalny. W tej branży relacja z uczestnikami wydarzeń jest podstawą decydującą o sukcesie projektu. Tak więc jak możemy te relacje nawiązać? Możemy wykorzystać technologie live chat z moderatorem, który na bieżąco śledzi wpisy odbiorców, a najciekawsze kwestie przekazuje prowadzącemu. Niezależnie od tego czy są to pytania od publiczności, czy uwagi na temat prowadzenia prezentacji. Dzięki temu prezentujący ma możliwość reakcji i wciągnięcia uczestników jeszcze bardziej w wydarzenie, które przestaje być jednostronnym przekazem. Mimo tego, iż jest to tylko jeden, drobny element interakcji, to nadaje on głębszego wymiaru naszemu wydarzeniu online.

Human Touch – o aspekcie ludzkim

Finalnie to widz decyduje o tym co ogląda. Naszą relację możemy upublicznić na wiele sposobów. Od płaskiego streamu, przez stream z wielu kamer, który jest moderowany i reżyserowany, aż po możliwości streamu 360, co jest ukłonem w stronę posiadaczy gogli VR mających możliwość wejścia jeszcze głębiej w przedstawiane treści.

Zazwyczaj widz/uczestnik oczekuje czegoś więcej, niż suchej relacji okraszonej dźwiękami, bądź statycznymi grafikami. Można tu znaleźć analogię do świata gier komputerowych, gdzie najpopularniejsze z nich oferują możliwość rywalizacji z ludzkim przeciwnikiem, który za pomocą awatara zanurza się w cyfrowy świat i rzuca nam angażujące wyzwanie. Ta sama zasada wydaje się być spiritus movens dla przyszłych wydarzeń online. Komputer, kamera i światłowód to tylko narzędzia, content to tylko mniej lub bardziej interesująca treść, sednem każdego wydarzenia jest nawiązanie relacji między ludźmi i nadanie tej relacji pewnej wartości emocjonalnej. Eventy mają kreować doświadczenia i wspomnienia, zakorzenić się w naszej pamięci. Tylko wtedy możemy mówić o dobrze zorganizowanym wydarzeniu. W każdym innym wypadku mamy do czynienia z jednostronnym wykładem, a jak doskonale wiemy – takie formy prezentacji wpadają jednym, a wypadają drugim uchem 😉

Dlatego też każda forma uatrakcyjnienia eventu będzie bardziej i efektywna, i efektowna, jeśli po drugiej stronie znajdzie się człowiek z krwi i kości, a nie aplikacja czy maszyna. Oczywiście hybrydowe rozwiązania już istnieją i będą się coraz szybciej rozwijać, co może stanowić zupełnie nową niszę dla chociażby animacji online-eventowych, jednakże to czynnik ludzki jest w dalszym ciągu decydującym faktorem podczas organizowania każdego rodzaju wydarzenia.

Jest to ciekawy i skomplikowany temat, który wymaga pewnych umiejętności w prowadzeniu eventów online. Zawodowi streamerzy doskonale wiedzą jak przykuć uwagę widza i to od nich możemy nauczyć się kilku zasad, które później zaimplementujemy w naszej pracy. Ze względu na format wydarzenia techniki prezentacji będą musiały się zmienić. W dalszym ciągu merytoryka pozostanie najważniejszym elementem składowym wystąpienia, jednak to jego oprawa, elementy angażujące odbiorców i charyzma prezentera będą przekładać się na ocenę całości wydarzenia.

Interaktywność

Co dalej? Jest mnóstwo narzędzi, które bez instalowania dodatkowych aplikacji umożliwiają, poprzez wejście na daną stronę, wzięcie udziału w interaktywnych prezentacjach. Pollev, Sli.do czy Kahoot! to tylko niektóre z nich, które dodatkowo wprowadzają elementy grywalizacji do naszego wydarzenia. Najlepsze jest jednak to, że wszystkie działają w czasie rzeczywistym. Dzięki temu jesteśmy na bieżąco nie tylko z reakcjami uczestników wydarzenia, ale w bardzo przyjazny sposób angażujemy publikę w interakcję z nami i naszą prezentacją. Poprzez grywalizację możemy wprowadzić system punktacji do pytań, które zamierzamy zadać słuchaczom. A punktacja z kolei może przełożyć się na zdobycie realnych nagród dostarczanych do zwycięzców za pomocą przesyłek kurierskich.

Co z cateringiem? Mimo tego, że restauracje są tymczasowo zamknięte to w dalszym ciągu realizują zlecenia na dostawy. Każdy z gości naszego interaktywnego wydarzenia, po zalogowaniu w odpowiednie miejsce, otrzyma kupon do jednej z platform pozwalających zamówić jedzenie w dostawie – takie na jakie tylko ma ochotę i w porze, która będzie dla niego najbardziej dogodna. Zazwyczaj podczas „normalnych” eventów zawsze znajdzie się ktoś, komu jedzenie nie będzie smakować. W tym wypadku decyzyjność przekazana jest w ręce gości wydarzenia i to oni dokonują wyboru, a nie organizator. Brzmi smacznie? Jak najbardziej!

Na horyzoncie pojawiają się również bardzo innowacyjne platformy do spotkań w wirtualnej rzeczywistości. Przykładowo Facebook Horizon (obecnie w wersji beta), który za pomocą gogli VR umożliwia przeniesienie się do wcześniej stworzonego świata i interakcje z innymi użytkownikami czy nawet stworzenie własnego „świata”, np. przestrzeni eventowej (przypomina Simsy prawda?).

Koncepcja cyfrowych przestrzeni do spotkań mocno kojarzy się z filmem Stevena Spilberga „Ready Player One”, ale nie mówimy już o stworzeniu konceptu na potrzeby kina, a o rzeczywistości w której żyjemy i która dalej będzie się rozwijać – czy wejdziemy w ten świat lub nie, to zależy tylko od nas samych.

Atrakcje eventowe online i moderacja real time

Moderowanie komentarzy w czasie rzeczywistym jest czymś co doskonale znamy z telewizji, gdzie na paskach informacyjnych pojawiają się treści wysyłane przez widzów. Przy organizacji wirtualnego wydarzenia będziemy musieli jednak skorzystać z doświadczenia ekspertów od reżyserii czy realizacji telewizyjnych.

Dlaczego? Jeśli chcemy by nasze wydarzenie online było czymś więcej niż zwykłą wideokonferencją, to musimy kierować się takimi samymi wyznacznikami, którymi kierowalibyśmy się przy organizowaniu klasycznej imprezy, gdzie w realizatorce siedzi operator i reżyser sterując wszystkim zza kulis. Percepcja uczestników eventów online będzie się zmieniać z roku na rok i będą oni wymagać coraz więcej. Najstarsi użytkownicy internetu pamiętają jaką radość sprawiało wgranie obrazka JPG na stronę i ile to zajmowało. Teraz niezaładowanie jakiegokolwiek elementu, bądź wszelkiego rodzaju opóźnienia (lagi) powodują irytację i wpływają na finalną ocenę prowadzonego projektu. Celowo używam tu terminów wziętych z gier, takich jak lagi, albowiem świat gier komputerowych i jego „natychmiastowość” powinien być inspiracją dla organizatorów wydarzeń online. Należy zadbać o to, aby wszystkie elementy działały płynnie i były ze sobą powiązane, im więcej „lagów” i „glitchy” – tym bardziej narażamy się na niezadowolenie uczestników. W dalszym ciągu jedną z najważniejszych części składowych eventu jest customer journey i jej odpowiednie przygotowanie. Brak osób, które będą nadzorować realizację naraża nas na dużą liczbę problemów, których można było uniknąć. Oczywiście wszystkie treści merytoryczne będą nagrywane z możliwością wielokrotnego powrotu do nich w czasie, chociaż z drugiej strony poprzez ograniczenie czasowe dostępności treści czy dodatkowych atrakcji możemy wpływać na niepowtarzalność i prestiżowość wydarzenia. A niepowtarzalność ma znaczenie.

Zastanawiam się czy i kiedy pojawi się rozwiązanie, bądź narzędzie służące w roli muzycznego przerywnika odgrywanego gdzieś na żywo, a streamowanego w naszych prezentacjach lub wydarzeniach. Idąc dalej tego rodzaju atrakcje eventowe mogą też odbywać się w postaci hybrydy analogowo-cyfrowej. Co przez to rozumiem? Weźmy na przykład atrakcję rodzaju łapa szczęścia, gdzie zamiast przedmiotów do wygrania możemy zdobyć kody na dane produkty. Wyobrażam sobie sytuację, w której uczestnik naszej, załóżmy „warszawskiej” konferencji w przerwie kawowej słucha streamu z koncertu na żywo w Londynie i gra w grę na automacie znajdującym się w kasynie w Las Vegas – na ekranie widzi obraz z kamery, jak porusza joystickiem za pomocą swojej klawiatury i wygrywa kupon na daną nagrodę, którą może zrealizować w wybranym miejscu, bądź na wybranej stronie internetowej.

Idąc dalej – fotobudki można zamienić w filtry/skórki do wykorzystania w różnego rodzaju social mediach, które będą dostępne tylko dla użytkowników wydarzenia i tylko podczas trwania eventu, a elementy grywalizacji w eventach online są praktycznie niczym nieograniczone! No może tylko naszą własną wyobraźnią…

Najbliższe kilka miesięcy pokaże nam jak rozwinie się branża eventów online. Podstawowym elementem nadal będą „części stałe” takie jak goście wydarzenia, prelegenci i odpowiednie przygotowanie merytoryczne. Natomiast to drobne „smaczki” sprawią, że dane wydarzenia będą zapamiętywane, a inne już nie. To do nas, jako przedstawicieli branży eventowej, należy zadanie tworzenia sytuacji, przeżyć i wartości, które emocjonalnie poruszą uczestnika i pozwolą mu zachować wspomnienie wydarzenia na dłużej 😊


Tomasz Podkowa

Autorem tekstu jest: Tomasz Podkowa, Tech R&D Manager, Imagine Nation

Komentarze
Ładowanie...

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Akceptuję Dowiedz się więcej