6 dobrych nawyków w służbie produktywności

Wraz z początkiem roku przychodzi czas składania sobie samym obietnic. Przyrzekamy więc sobie, że będziemy regularnie ćwiczyć, jeść zdrowo, trzymać się wyznaczonych terminów lub poświęcać więcej czasu rodzinie i przyjaciołom. Wiele z tych postanowień to ogólne stwierdzenia, takie, jak „będę bardziej efektywna w pracy”. Rzadko jednak zastanawiamy się nad tym, w jaki sposób chcemy to osiągnąć i jakie wskaźniki będą mówiły nam o postępach. Tymczasem wiadomo, że znacznie łatwiej jest zrealizować te cele, które są konkretne. Z tego względu prezentujemy kilka określonych nawyków, których wykształcenie może faktycznie pomóc nam zwiększyć ogólnie rozumianą produktywność.

Zanim jednak przejdziemy do konkretów, warto pamiętać o tym, że zmiana nawyków to proces stopniowy. Bardzo trudno jest zmienić wszystkie nielubiane przez nas zachowania z dnia na dzień – doskonale zdają sobie z tego sprawę nałogowi palacze – szczególnie, jeśli dotyczą one wielu aspektów naszego funkcjonowania. Zamiast więc zakładać szeroki kwantyfikator, mówiąc sobie: „Już nigdy nie spóźnię się na spotkanie” lub „Od dziś zawsze będę regularnie ćwiczył”, czasem lepiej jest skupić się na teraźniejszości i tworzyć postanowienia dotyczące tylko tego, jednego dnia, mając jednak na uwadze cel, jaki dzięki temu chcemy osiągnąć.

1. Monotasking zamiast multitaskingu

 

Często wydaje nam się, że słynny multitasking to nasza tajna broń w walce z bezproduktywnością. Dlatego też nierzadko zdarza nam się odpisywać na zaległe maile w trakcie mało innteresującego spotkania, rozpoczynać kilka zadań jednocześnie i poświęcać każdemu z nich nie więcej niż 5 minut przed przejściem do kolejnej czynności czy przeglądać media społecznościowe podczas oglądania filmu w telewizji. I chociaż mamy wrażenie, że dzięki takiemu postępowaniu oszczędzamy czas. W istocie rzecz ma się zgoła inaczej.

Badania jednoznacznie pokazują, że wykonywanie kilku czynności na raz nie tylko nie pozwala na szybszą ich realizację, ale również ma zgubny wpływ dla naszego mózgu. Prawda jest bowiem taka, że coś takiego, jak „podzielność uwagi”, nie istnieje – jedyne, o czym możemy mówić, to przerzutność. I za każdym razem, gdy zmuszamy nasz mózgu do przełączania uwagi z jednego zadania na drugie sprawiamy, że dwie struktury odpowiedzialne za koncentrację – kora przedczołowa i prążkowie – szybciej spalają glukozę, potrzebną do realizacji jednego zadania w skupieniu, w wyniku czego szybciej stajemy się zmęczeni. Dodatkowo, ciągłe rozpoczynanie zadań od nowa powoduje wzrost kortyzolu we krwi, co znów skutkuje uczuciem niepokoju.

W nowym roku dobrze jest więc postawić na tzw. monotasking i zamiast poddawać się pokusie realizacji kilku czynności na raz, zrobić jedną, ale skutecznie.

2. Ćwicz!

 

Regularne uprawianie sportów to dla wielu z nas jedno z podstawowych noworocznych postanowień. I chociaż prawdopodobniet nie uda się go zrealizować – a przynajmniej nie w tak rozbudowanej wersji, jak codzienne bieganie czy chodzenie na basen – warto jest podjąć ten wysiłek. I to nie tylko ze względu na nasze zdrowie, ale również efektywność w pracy.

Ćwiczenia pomagają zredukować stres, który może pojawić się u nas po ciężkim dniu w biurze i który nie zawsze mija po nocy – szczególnie, jeśli ta jest bezsenna. Tymczasem regularny wysiłek fizyczny nie tylko poprawia nastrój, ale również pomaga porządnie się wyspać i stawić czoła porannym obowiązkom. Dodatkowo, wyrobienie nawyku codziennego ćwiczenia – lub chociaż wykonywania ćwiczeń co drugi dzień – i stawiania tego na pierwszym miejscu na liście priorytetów pomoże nam skuteczniej organizować czas. Warto też pamiętać o tym, by wpleść kilkunastominutowe przerwę na ćwiczenia w ciągu dnia pracy – po to, by dać odpocząć nie tylko mózgowi, ale również naszemu kręgosłupowi.

3. Wysypiaj się

 

Wśród ludzi pragnących zwiększyć swoją efektywność w pracy pokutuje błędne przekonanie, że jedna godzina snu mniej lub więcej nie robi zbyt dużej różnicy. Dlatego, zamiast porządnie wysypiać się co noc, ci mają tendencję do zarywania nocy, a następnie odsypiania w weekendy. Niestety, takie postępowanie może mieć zgubny wpływ.

Po pierwsze, wystarczy przytoczyć dane Światowej Organizacji Zdrowia, zgodnie z którymi czas między 24.00 a 6.00 to godziny spania. Poświęcanie na sen mniej, niż 6 godzin na dobę, nie jest rekomendowane przez WHO.

Po drugie, jeśli czujemy, że nie odpoczywamy dostatecznie, a mimo wszystko nie zrywamy z tym zgubnym nałogiem, późniejsza regeneracja w efekcie może nam zająć więcej czasu. I wreszcie, niewystarczająca regeneracja mózgu w ciągu nocy skutkuje obniżeniem zdolności poznawczych w porównaniu do naszego potencjału, gdy jesteśmy wypoczęci, co oczywiście odbija się negatywnie na efektywności.

4. Wyznaczaj priorytety

 

Jak często zdarza nam się w pracy czuć tak, jakbyśmy nie wiedzieli „w co włożyć ręce”? Nadmiar obowiązków „na już” przytłacza nas i demotywuje, przez co, zamiast zacząć realizację jednego z zadań, zbyt dużo czasu poświęcamy na decydowanie, która z czynności powinna być wykonana najpierw lub, co gorsza, na próby wykonania wszystkiego na raz.

Dlatego, zanim usiądziemy przy biurku, dobrze zastanówmy się nad tym, które z zadań faktycznie ma status „priorytet” i od tego zacznijmy nasz dzień. Dobrze jest też ułożyć listę czynności po kolei pod względem ważności po to, by, gdy już uda nam się skończyć pierwszą czynność, po chwili odpoczynku móc gładko przejść do kolejnych obowiązków. Warto przy tym pamiętać, że tak naprawdę tylko kilka rzeczy jest ważnych – reszta to szum, który dobrze jest umieć wyciszać. Oczywiście, nie jest to łatwe zadanie – w jego realizacji pomóc może opublikowana niedawno książka „Esencjalista”, autorstwa McKeowena.

5. Śledź doniesienia dotyczące Twojej branży

 

Zdarza Ci się czasem siedzieć na spotkaniu biznesowym i nie nadążać za tym, o czym mowa? To zły znak. Ci najbardziej efektywni pracownicy łapią bowiem w lot to, co słyszą, a na podstawie zdobytych informacji potrafią stworzyć nowe rozwiązania. Z tego względu, nawet jeśli nie masz czasu na codzienną prasówkę wszystkich portali, co rano poświęć chociaż pół godziny na przejrzenie najważniejszych doniesień dotyczących Twojej branży.

Pomocne mogą być przy tym aplikacje takie, jak Feedly, pełniące rolę agregatorów treści, w których można wybrać preferowane tematy, a także tzw. Google Alerty. Do tego, od czasu do czasu warto poświęcić jeden dzień na to, by udać się na konferencję branżową, gdzie prezentowane są najnowsze trendy oraz narzędzia wykorzystywane w danym sektorze.

6. Dbaj o relacje

 

Chociaż może się wydawać, że sukces w pracy to rzecz indywidualna, w istocie rzecz ma się zgoła inaczej – niezależnie od tego, jakie stanowisko zajmujemy, prędzej czy później będziemy postawieni w sytuacji współpracy z innymi. Dobrze jest więc dbać o relacje zarówno z przełożonymi, jak z kolegami i koleżankami z biura – po pierwsze, pozwala to na pracę w dobrej atmosferze, po drugie zaś ułatwia wspólną realizację tego lub innego projektu. Pamiętajmy też o tym, że to relacje międzyludzkie – przyjaźnie i związki – w największej mierze wpływają na nasze poczucie szczęścia. A, jak pokazują badania, najbardziej produktywni jesteśmy wtedy, gdy jesteśmy w dobrym nastroju. Dobrze jest więc robić wszystko, by go kultywować.