Nowy rok, nowe biuro?| Materiał partnera

101

Postanowienia noworoczne to gorący temat pierwszych tygodni stycznia każdego roku. Zarówno w sferze prywatnej, jak i zawodowej, by ich dotrzymać, trzeba być wytrwałym i stanowczym w swoich działaniach. To jednak jest tylko jeden z wielu czynników, który zbliża nas do spełnienia danych sobie obietnic. Jak wdrażać postanowienia noworoczne?

Każdy z nas wie, że z nadejściem lutego większość osób puści w niepamięć swoje plany zmian i powróci do poprzedniego trybu życia czy pracy. Nie zawsze przyczyną jest niechęć czy lenistwo. Zdarza się, że w międzyczasie nasze postanowienie okazuje się niepotrzebne, zaplanowane na siłę, żeby tylko odczuć możliwość wprowadzenia zmian w naszym życiu. Często nie jesteśmy w stanie utrzymać postanowień, ze względu na brak czasu. Najczęściej są one jednak nierealne, ponieważ nie zostały prawidłowo zaplanowane.

Jak więc planować i wdrażać swoje postanowienia noworoczne?

Najważniejszą rzeczą, którą musimy zapamiętać, jest to, że postanowienia noworoczne to cele. Nie mogą być jednak celami samymi w sobie. Warto je zaplanować — stworzyć strategię, która będzie uwzględniała cele krótkoterminowe i możliwość analizy efektów. Skuteczne planowanie działań prowadzących do osiągnięcia danego celu musi być dobrze przemyślane.

S.M.A.R.T to koncepcja formułowania celów z uwzględnieniem pięciu cech, którymi te cele powinny się charakteryzować.

Jakie to cechy?

S, czyli skonkretyzowany (Specific) co oznacza, że nasze postanowienie powinno być jasno określone i jednoznaczne, tak by nie dało się go interpretować w żaden inny sposób niż ten przez nas zamierzony.

M, czyli mierzalny (Measurable). Perfekcyjnie byłoby, gdyby nasz cel był sformułowany w taki sposób, że możemy liczbowo wyrazić stopień jego realizacji. Jeśli nie jest to możliwe, należy go ująć tak, byśmy mogli jednoznacznie stwierdzić postępy bądź ich brak w realizacji działań.

A, czyli osiągalny (Achievable) – nasz cel powinien być ambitny, ale realny. Postawmy sobie wyzwanie, ale takie, które będziemy w stanie pokonać. Zbyt ambitny cel często uniemożliwia nam jego realizację, a za mało wymagający stwarza wrażenie braku zmian. Ważne, by dopasować postanowienie do własnych możliwości i czynników zewnętrznych, które mogą nam ułatwić lub utrudnić jego realizację.

R, czyli istotny (Relevant). Ta cecha pozwala ocenić czy dane postanowienie tak naprawdę ma sens w naszym przypadku. Dlaczego? Ponieważ mówi o tym, że cel musi mieć znaczenie dla osoby, która będzie do niego dążyć. Powinien być dla niej ważnym krokiem naprzód i stanowić jakąś określoną wartość.

T, czyli określony w czasie (Time-bound). Planując cel, należy dokładnie określić czas, w jakim zamierzamy go osiągnąć. Nie trzeba tutaj wiele wyjaśniać, po prostu bez tego elementu planowanie zmian i stawianie celów to syzyfowa praca!

Gdzie zacząć?

Nie powinniśmy się rzucać na głęboką wodę z postanowieniami noworocznymi. Jeśli chcemy wprowadzić kilka zmian, warto podzielić je w czasie. Sama nazwa „noworoczne” nie zmusza nas do przewrotu życia o 180 stopni już od 1 stycznia. Wprowadzajmy działania stopniowo. Ustalmy hierarchię celów i zacznijmy realizować najpierw te, które są dla nas najważniejsze. Każdy kolejny możemy wprowadzać na przykład z początkiem każdego kolejnego miesiąca.

Rozplanujmy i zapiszmy strategię realizacji naszych postanowień. Być może będzie to przypominało trochę planowanie strategii biznesowej, ale na pewno znacznie ułatwi ich realizację. Można sobie ułatwić i uprzyjemnić ten proces korzystając z codziennego kalendarza, plannera lub aplikacji mobilnej, w których jest miejsce właśnie na zaplanowanie swoich całorocznych celów (np. Simple Planner i Simple Calendar). Bardzo popularną aplikacją jest Evernote. Zawiera bardzo dużą ilość szablonów do wykorzystania (np. Śledzenie celów, Cele roczne).  Dzięki temu możemy mieć zawsze pod ręką plan realizacji postanowień i w każdej chwili porównać go ze stopniem jego realizacji.

Realizację postanowień na pewno ułatwi nam również obecność drugiej osoby. Łatwiej utrzymywać motywację do codziennego biegania, jeśli ktoś nam towarzyszy. Podobnie jest w przypadku noworocznych postanowień biznesowych. Chcemy sprawniej przeprowadzać projekty dla klientów? Nie ograniczajmy się tylko do sprawniejszego delegowania zadań. Zaplanujmy pracę z całym zespołem, co dwie głowy (a nawet więcej) to nie jedna. Na pewno zainspirują nas ciekawymi pomysłami, które mogą znacząco usprawnić pracę.

Zmień otoczenie…

Oprócz zmian w sferze prywatnej warto zastanowić się, czy nasze sprawy zawodowe mają się dobrze. Jeśli w obecnej pracy Ci się nie układa i rozważasz zmianę, przemyśl czy na pewno warto zmieniać firmę, bądź stanowisko. Może wystarczą małe zmiany organizacyjne?

Przy dużym tempie pracy, często brak porządku na biurku sprawia, że w nasze działania wdziera się chaos. Ze względu na dużą ilość zadań i skomplikowane procesy decyzyjne, pewne sprawy umykają, a źle zorganizowana praca powoduje opóźnienia i stresujące sytuacje. Można tego w łatwy sposób uniknąć.

Jeśli Twoim problem jest właśnie bałagan na biurku, zastanów się, które rzeczy są Ci niezbędne do codziennej pracy i tylko te zostaw na blacie. Wyposaż się w organizer dokumentów lub przyborów. Gdy duży bałagan na biurku jest kwestią np. częstych zmian projektów — wprowadź cotygodniowe, poniedziałkowe „czyszczenie biurka”.

Gdy największą trudność sprawia Ci organizacja czasu pracy — zainwestuj w wyżej wspomniany terminarz, planner albo aplikację na telefon. Zapisuj zarówno spotkania, jak i zadania do wykonania. Każdego dnia rano zaplanuj pracę na cały dzień. Nie muszą być to plany bardzo dokładne. Wystarczy, że stworzysz na przykład godzinne sloty, a każdy z nich przeznaczysz na inne zadania. Pierwsze godziny po przyjściu do pracy zaplanuj na tak zwaną pracę głęboką, czyli pracę wymagającą dużego skupienia. Kiedy umysł jest świeży i wypoczęty, taka praca jest o wiele bardziej efektywna. Kolejne godziny rozplanuj dowolnie, np. według ważności danych zadań.

Osoby wykonujące pracę zdalną często spotykają się z problemem mało wydajnej pracy z domu. Dlaczego? W domu bardzo dużo rzeczy przyciąga naszą uwagę i nas rozprasza. Przecież łatwiej jest zrobić pranie bądź pozmywać naczynia niż zrobić raport finansowy za cały poprzedni rok. Są również osoby, które mają wręcz odwrotną sytuację — potrafią się skupić i wykonać o wiele wydajniejszą pracę w domu niż w biurze, gdzie kilkunastu pracowników siedzi w jednym pomieszczeniu i zewsząd słychać rozmowy i klawisze klawiatury. Podobnych rozterek mogą doświadczać właściciele firm jednoosobowych.

Warto wtedy przemyśleć czy najlepszym postanowieniem noworocznym nie będzie dla nas po prostu zmiana biura bądź domu na biuro. Dla osób, które mogą swobodnie wykonywać pracę zdalną, najlepszym rozwiązaniem są oczywiście biura coworkingowe. Takie biuro daje wiele możliwości, których nie otrzymamy przy najmie gabinetu w kamienicy. W naszym pierwszym artykule znajdziecie podpowiedzi czym kierować się przy wyborze takiego biura.

Jeśli Twoim miejscem pracy jest właśnie biuro coworkingowe, Twoje postanowienia noworoczne mogą dotyczyć również kwestii networkingowych. Gdy chcesz rozwijać swój biznes i uświadomić więcej osób o istnieniu Twojej marki — ustal, że w jeden dzień w tygodniu, po lunchu przeznaczysz 2 godziny na rozmowy z innymi coworkerami i wymienisz się kontaktami przynajmniej z jedną osobą. W ten sposób łatwo zbudujesz sieć kontaktów i być może zyskasz towarzyszy do wspólnych lunchów.

Biura coworkingowe z reguły mają zawsze takie samo wyposażenie. Postawienie na biurku małej roślinki doniczkowej, której nie trzeba często podlewać uprzyjemni każdy dzień pracy. Czujesz się przytłoczony? Być może jest to problem np. złego ustawienia biurka? Jeśli siedzisz twarzą do ściany, obróć biurko, tak by siedzieć naprzeciwko okna.  

Coworkingi często mają przestrzenie otwarte, dostępne dla wszystkich wynajmujących. Gdy Twoja praca jest bardzo wyczerpująca umysłowo, zaplanuj w ciągu dnia 15-minutowe przerwy, podczas których przeniesiesz się do przestrzeni otwartej i posłuchasz muzyki klasycznej z zamkniętymi oczami. Dzięki temu Twój mózg się zresetuje i będzie łatwiej ruszyć z dalszą pracą.

Twoim postanowieniem noworocznym jest zdrowsze odżywianie się bądź zrzucenie kilku kilogramów? Zdarza się, z biura coworkingowe w cenie najmu oferują kawę, herbatę i wodę. Dla wielu osób obowiązkowym pierwszym elementem dnia pracy jest kawa. Zamień kawę na wodę! Najlepiej taką z cytryną. Jeśli właściciel biura nie oferuje nielimitowanego dostępu do wody pitnej — zrób większe zakupy i postaw zgrzewkę wody pod biurkiem, by zawsze była pod ręką.

Pomysłów na biurowe postanowienia noworoczne jest tyle ile biur. Każdy z nas powinien się zastanowić indywidualnie nad tym, czego potrzebuje najbardziej. Również nad każdym postanowieniem, które chcemy wprowadzić w sferze prywatnej, można się zastanowić w kontekście wykorzystania go w pracy.

Pamiętajmy tylko o tym, by były przemyślane i dobrze zaplanowane!

Życzymy Wam i sobie udanych postanowień noworocznych!