Zatrudniasz? Zobacz, jakie masz obowiązki na koniec roku względem swoich pracowników
Schyłek roku to moment, w którym przedsiębiorca musi spełnić nie tylko pewne obowiązki formalne i sprawozdawcze względem państwa, ale i te dotyczące pracowników. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, pod koniec roku musisz dopilnować kwestii związanych m.in. z ekwiwalentami urlopu, rozliczeniem wynagrodzeń, zwolnieniami lekarskimi pracowników czy zasiłkami. Jakie inne obowiązki informacyjne i kadrowe na Tobie spoczywają?
Urlop pracowników
Pierwszą kwestią, o którą musi zadbać każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników, jest rozliczenie urlopów. Zgodnie z Kodeksem pracy pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę każdego roku nabywają prawo do 20 lub 26 dni płatnego urlopu wypoczynkowego. Pod koniec roku to w gestii pracodawcy leży takie zorganizowanie toku pracy, by móc umożliwić zatrudnionym wybranie pozostałych wolnych dni przysługujących im w danym roku. Co ważne, plan urlopów nie musi obejmować pełnego roku kalendarzowego i nie ma obowiązku uwzględniania w nim 4 dodatkowych dni wolnego, tzw. urlopu na żądanie. Należy pamiętać, że pracownicy mają prawo do wykorzystania urlopu za dany rok aż do września kolejnego roku. Oznacza to, że jeśli pracownik w 2023 roku nie wykorzysta urlopu za ten rok w pełnym wymiarze, pozostałe dni może wybrać jeszcze do września 2024 roku.
Pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, którzy nie skorzystali z prawa do urlopu, musisz wypłacić ekwiwalent pieniężny za każdy dzień pozostały w puli urlopowej. Co ważne, wartość współczynnika urlopowego do obliczania ekwiwalentu co roku ulega zmianie. W pełnym miesięcznym wymiarze, po odliczeniu niedziel i dni wolnych, w nadchodzącym roku współczynnik ten dla osób zatrudnionych na pełen etat wynosi 20,92.
Wynagrodzenia i zasiłki
Pod koniec roku musisz też pamiętać o nadchodzących zmianach w zakresie płac. Od stycznia 2024 roku najniższa krajowa będzie wynosić 4 242 zł brutto, a od lipca wzrośnie do 4 300 zł brutto. To zmiana, którą jako pracodawca musisz uwzględnić w przypadku wszystkich pracowników zarabiających najniższą krajową i rozliczanych stawką godzinową (ta od 1 stycznia 2024 r. będzie wynosić 27,70 zł brutto a do lipca 28,10 zł brutto).
W ostatnim kwartale roku każdy pracodawca musi też wskazać liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Jeśli na dzień 30 listopada 2023 r. w Twojej firmie jest to więcej niż 20 osób, oznacza to, że w kolejnym roku będziesz płatnikiem zasiłków. Więcej szczegółowych informacji o wszystkich obowiązkach pracodawcy względem zatrudnionych pracowników przeczytasz na portalu Firmove.
Rozliczenia i obowiązki informacyjne
Istnieje kilka dokumentów rozliczeniowych, które Twoi pracownicy muszą od Ciebie otrzymać każdego roku. Są to przede wszystkim:
- deklaracja PIT-11, czyli informacja o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych;
- deklaracja PIT-8C, czyli informacja o wypłacie świadczeń z innych źródeł, od których nie była odprowadzona zaliczka na podatek dochodowy ani zryczałtowany podatek.
Obie deklaracje musisz przekazać pracownikom do ostatniego dnia lutego 2024 roku. W tym samym terminie musisz także dostarczyć deklarację IFT-1/IFT-1R, która informuje o wysokości przychodu osób fizycznych zamieszkujących poza terenem Polski.
Nie zapominaj, że pod koniec każdego roku ważne jest również monitorowanie zapowiedzi wszelkich zmian w przepisach prawa. W nadchodzącym roku będzie to nie tylko wzrost minimalnej płacy i stawki godzinowej. W 2024 roku pracodawcy powinni też poznać obowiązki i zmiany związane m.in. z work-life balance oraz z zakresem dodatkowej ochrony pracownika.
Brief.pl - jedno z najważniejszych polskich mediów z obszaru marketingu, biznesu i nowych technologii. Wydawca Brief.pl, organizator Rankingu 50 Kreatywnych Ludzi w Biznesie.